7/17/2015 Gmail - Camera Brooke Williams  Camera Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN)  To: Laura Oggeri  Cc: "Brooke Williams (brookewilliams.dc@gmail.com)"  Mon, Jul 13, 2015 at 11:27 AM Hi, Laura. Here are the cases we looked at. Let me know if you have any questions. Thanks very much. Ally   Below are the pothole cases we have questions about. The questions are above each set of case numbers.   Also, in cases where you determined the street was another agency's jurisdiction, could you please tell us how and when you alerted that agency and provide the documentation?   Why did crews leave other potholes unfilled at the same location in the cases below?   101001379457 101001401989 101001402507 101001403434 101001403673 101001403967 101001403984 101001404256 https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 1/13 7/17/2015 Gmail - Camera 101001404259 101001404364 101001405311 101001406324 101001406459 101001410464 101001410546 101001410704 101001412214 101001417777 101001418165 101001418221 101001423529   Why did the city close these cases (below) without fixing the pothole(s)?    101001289330 101001379952 101001403922 101001403957 101001411939 101001412215 101001412219 101001369936 101001413744 https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 2/13 7/17/2015 Gmail - Camera 101001406147 101001406903 101001416915 101001405052   What happened with these cases below? 101001402482 101001404354 101001411997   Why did the city close this case June 8? 101001404108       Ally Donnelly Investigative Reporter Cell: 617.839.0685 @Allynecn adonnelly@necn.com   https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 3/13 7/17/2015 Gmail - Camera       On Jul 10, 2015, at 12:32, "Laura Oggeri"  wrote: Hi Ally,    Here are a few initial responses. I need to connect with 4500 now to see what documentation they have for the first question but wanted to get these over to you at least.   In the meantime, could you provide documentation on when and how you alerted DCR or MassDOT about Truman Parkway and the entrance to the Pike?    The standard operating procedure is to reallocate non­jurisdictional cases back to 4500 where 4500 then reaches out to the outside agency. (I'll follow­up on this one.)   Could you also tell us how many DPW employees involved in the filling or inspection of potholes have phones or cameras for the purpose of documenting work done?   On any given day this time of year, there are twenty+ employees involved in the inspection of potholes with phones documenting work done (and work to be done). This number is significantly higher (50+) in the early Spring pothole season.   Could you tell us when crews went back to Commercial Street to finish the job?    Yesterday morning.   What is the case number for that job or jobs? Could you tell us where it is documented when the Commissioner sends someone out to confirm that the work has been done if the inspector fails to upload a photo? https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 4/13 7/17/2015 Gmail - Camera   We ask that employees close with picture whenever possible, but this does not make operational sense for all cases.    Talk soon, Laura   On Fri, Jul 10, 2015 at 9:34 AM, Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN)  wrote: Terrific. Thanks. I will. Ally Donnelly Investigative Reporter 617.839.0685 Ally.Donnelly@nbcuni.com @allynecn           On Jul 10, 2015, at 9:29, "Laura Oggeri"  wrote: Ok, thanks for the update. Sure, I'll send to Dennehy to have him pull together responses asap. Let me know when you hear from Brooke!    On Fri, Jul 10, 2015 at 9:28 AM, Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN)  wrote: Hi. I'm still waiting to connect with Brooke. She was sick yesterday and was heading to the doctor this morning. I'll let you know as soon as we talk. In the meantime, could I get the answers to the questions I sent yesterday https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 5/13 7/17/2015 Gmail - Camera in response to Juli's email? Thanks. Ally Ally Donnelly Investigative Reporter 617.839.0685 Ally.Donnelly@nbcuni.com @allynecn           On Jul 9, 2015, at 19:05, "Laura Oggeri"  wrote: Hi Ally, just left you a VM. Give me a call when you can, (617) 980­9739. Thanks!   On Thu, Jul 9, 2015 at 6:54 PM, Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN)  wrote: Hi, Juli. I’m pretty confused. You and I gave each other our word that we would get you some of the data examples and you would let us know what time in the morning the interview would be. This was not a last­minute request. Regardless, the example we gave you are only some of the examples and, as I told you, this is a larger issue story on how the city is using the data and technology to improve city services. We had hoped to do the interview in the Commissioner’s office so he or staff would have the data at their fingertips as we talked – especially if the issues are easily explainable. We are not giving you our story ahead of time. You have access to the same data we do (and then some). We believe it best serves the public interest for the Commissioner to sit down with us on the record, and we would like to again request an on camera interview. In the meantime, could you provide documentation on when and how you alerted DCR or MassDOT about Truman Parkway and the entrance to the Pike? Could you also tell us how many https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 6/13 7/17/2015 Gmail - Camera DPW employees involved in the filling or inspection of potholes have phones or cameras for the purpose of documenting work done?  Could you tell us when crews went back to Commercial Street to finish the job? What is the case number for that job or jobs? Could you tell us where it is documented when the Commissioner sends someone out to confirm that the work has been done if the inspector fails to upload a photo? Thanks very much, Ally     Ally Donnelly Investigative Reporter Cell: 617.839.0685 @Allynecn adonnelly@necn.com     From: Juli Hanscom [mailto:juli.hanscom@boston.gov]  Sent: Thursday, July 09, 2015 5:12 PM To: Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN) Cc: Brooke Williams (brookewilliams.dc@gmail.com); Laura Oggeri; Bonnie McGilpin Subject: Re: Camera   Hi Ally,    Thank you SO much for your patience ­ things have been crazy over here today.    Unfortunately, we have a huge groundbreaking tomorrow that Commissioner Dennehy is lead on, https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 7/13 7/17/2015 Gmail - Camera so he won't be able to do any on camera interviews.    On a larger note, we think it would be more productive if you give us the data for Commissioner Dennehy to investigate. For example, the four examples you sent over are easily explained (see below). While some of these can be tracked down on the computer, not all can. Often times, the Commissioner has to send someone out to confirm that the work has been done if the inspector fails to upload a photo.    1. Why did the city close the pothole complaint on Auburn St. (101001404022) saying it "patched sinkhole" on June 7 when the sinkhole remained unfilled? When was the sinkhole repaired? This case was directed to Boston Water and Sewer (the hole was around a casting).    2. Why did the city close the pothole complaint on Massachusetts Ave & Newbury Street (101001403957) June 8 when it had not repaired the potholes? This is at the entrance to the Mass Pike, so it was sent to the state to fix.    3. Why did the city close the case on Truman Pkwy (101001411939) June 18 when it had not repaired the pothole? What does "Case noted" mean? Truman Pkwy is also a state road.    4. Why did the city only repair one pothole on Commercial St. (101001417777) and leave many others in the same exact location? In an interview last month, Commissioner Dennehy said crews were expected to fill all potholes at a location­­not just the one(s) reported in a complaint. In this case, the crew ran out of hot top to finish the entire job. They returned, and made sure that the job was complete when they had more hot top.      We could set up a background conversation for you and Brooke to have with the Commissioner for him to explain each pothole case you've found, and then do an on camera interview about the process, what potholes the City is required to fix, what we do when other complaints come in (like on state roads), etc.    https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 8/13 7/17/2015 Gmail - Camera Let me know what you think,  Juli       On Thu, Jul 9, 2015 at 3:38 PM, Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN)  wrote: Hi, Juli. Any update?   Ally Donnelly Investigative Reporter Cell: 617.839.0685 @Allynecn adonnelly@necn.com     From: Juli Hanscom [mailto:juli.hanscom@boston.gov]  Sent: Thursday, July 09, 2015 11:02 AM To: Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN) Cc: Brooke Williams (brookewilliams.dc@gmail.com) Subject: Re: Camera   Hi Ally,    I'm in meetings until 1:30 pm and then I will call the Commissioner right after to get the best time for him in the AM. Will let you know then!  https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 9/13 7/17/2015 Gmail - Camera   On Thu, Jul 9, 2015 at 11:01 AM, Donnelly, Ally (NBCUniversal, NECN)  wrote: Hi, Juli. Do you have a time for the interview with the commissioner yet? We are hoping to get the plans for our day set as soon as possible. Thanks. Ally   Ally Donnelly Investigative Reporter Cell: 617.839.0685 @Allynecn adonnelly@necn.com       ­­ Juli Hanscom  Deputy Press Secretary Office of Mayor Martin J. Walsh o: (617) 635­4461 c: (617) 388­2544   Notice: https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 10/13 7/17/2015 Gmail - Camera This email is subject to MGL: Chpt.66, Sec.10 Public Records Law.   ­­ Juli Hanscom  Deputy Press Secretary Office of Mayor Martin J. Walsh o: (617) 635­4461 c: (617) 388­2544   Notice: This email is subject to MGL: Chpt.66, Sec.10 Public Records Law.   ­­ Laura K. Oggeri Chief Communications Officer Office of Mayor Martin J. Walsh o: (617) 635­4461 c: (617) 980­9739 laura.oggeri@boston.gov   Please note: This email is subject to MGL: Chpt.66, Sec.10 Public Records Law.   https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 11/13 7/17/2015 Gmail - Camera   ­­ Laura K. Oggeri Chief Communications Officer Office of Mayor Martin J. Walsh o: (617) 635­4461 c: (617) 980­9739 laura.oggeri@boston.gov   Please note: This email is subject to MGL: Chpt.66, Sec.10 Public Records Law.     ­­ Laura K. Oggeri Chief Communications Officer Office of Mayor Martin J. Walsh o: (617) 635­4461 c: (617) 980­9739 laura.oggeri@boston.gov   Please note: This email is subject to MGL: Chpt.66, Sec.10 Public Records Law.   https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 12/13 7/17/2015 Gmail - Camera   ­­ Laura K. Oggeri Chief Communications Officer Office of Mayor Martin J. Walsh o: (617) 635­4461 c: (617) 980­9739 laura.oggeri@boston.gov   Please note: This email is subject to MGL: Chpt.66, Sec.10 Public Records Law.   https://mail.google.com/mail/u/0/?ui=2&ik=d769194ffc&view=pt&q=ally%20juli%20questions&qs=true&search=query&msg=14e880754534674c&siml=14e880754534674c 13/13