E *A* iii M M KØBENHAVNS KOMMUNE Koncernservice Personalejura og Forhandling Nils Mulvad Nils.mulvad@kaasogmulvad.dk Vedrørende aktindsigt- 3. persons aktindsigt efter offentlighedsloven Koncernservice i Københavns Kommune har, efter telefonisk drøftelse af afslag på din første aktindsigtsanmodning, den 11. september 2014 modtaget din fornyede anmodning om aktindsigt i niveau 2 og niveau 3 Chefers personalesager i Københavns Kommune, i form af sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk, hvoraf løn og navne samt evt. afdeling på niveau 2 og niveau 3 chefer fremgår). Du anmoder specifikt om: ”adgang til data-grundlaget for en rapport om lønninger for chefniveau 2 og 3 - beriget med navn og evt. afdeling, hvad der nu kan lade sig gøre og herefter med fjernelse af cpr-nummer.” Afgørelse Din anmodning om aktindsigt i oplysninger om navne og løn fra niveau 2 og niveau 3 Chefers personalesager i form af dataudtræk, imødekommes ikke. Begrundelse Man kan søge om aktindsigt i sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold (”personalesager”) efter offentlighedslovens regler, jf. offl. § 21, såfremt man ikke er part i sagen. Enhver kan endvidere, jf. offentlighedslovens § 11, forlange, at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Retten til at få foretaget en sammenstilling gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format. Du har anmodet om aktindsigt i oplysninger, der stammer fra personalesager, således navn og løn, samt evt. afdeling, for niveau 2 og niveau 3 chefer i Københavns Kommune, i form af sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk) med oplysning. Det skal oplyses, at der er tale om 467 personalesager på niveau 2 og niveau 3 chefer. 19-09-2014 Sagsnr. 2014-0185460 Dokumentnr. 2014-0185460-3 Personalejura og Forhandling Borups Allé 77 2400 København NV Telefon 3366 4467 EAN nummer 579800980942 I Af offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1 fremgår, at behandlingen af en anmodning om aktindsigt kan afslås, i det omfang behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et - i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde - uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsforbrug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsanmodningen. Der må i den forbindelse bl.a. lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen om aktindsigt vedrører. Adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndighederne i forbindelse med behandlingen af anmodningen - det vil sige såvel fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne samt myndighedens vurdering af, om der kan meddeles aktindsigt heri - må forventes at overstige ca. 25 timer, svarende til mere end tre fulde arbejdsdage. Ret til sammenstilling af Oplysninger (dataudtræk), jf. offentlighedslovens § 11, er betinget af, at sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Denne betingelse tager sigte på at varetage hensynet til den ressourcemæssige belastning af den offentlige forvaltning, som en sammenstillingsret vil indebære, og betingelsen vil alene være Opfyldt, hvis sammenstillingen kan foretages af myndigheden uden brug af væsentlige ressourcer. Ved vurderingen af, om sammenstillingen er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil ikke være opfyldt, hvis sammenstillingen ikke kan foretages i løbet af kort tid. Af offentlighedslovens § 41 fremgår, at såfremt der bliver fremsat anmodning om aktindsigt i (oplysninger hidrørende fra) personalesager, underretter myndigheden den ansatte herom med angivelse af, hvem der har fremsat anmodningen. Når der er truffet afgørelse om aktindsigt, underretter myndigheden den ansatte om, hvilke oplysninger i sagen der er udleveret. Koncemservice vil, såfremt der skal gives aktindsigt i løn og navne på alle niveau 2 og niveau 3 chefer, være forpligtet til at underrette samtlige niveau 2 og niveau 3 chefer herom, jf. § 41. Koncernservice har vurderet, at sammenstillingen med navn og den deraf følgende underretning er for ressourcekrævende. Underretningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug. Side 2 af8 Du oplyste såvel i din første anmodning som ved den efterfølgende telefonsamtale med Personalejura og Forhandling, at du skal bruge oplysningerne til at analysere lønudvikling i kommunen. Koneemservice skal, således som allerede skrevet i tidligere fremsendte afgørelse om aktindsigt, gøre opmærksom på, at du kan tilgå databasen www.krl.dk, hvor du kan få den gennemsnitlige lønudvikling på alle stillingskategorier i Københavns Kommune med antal personer og årsværk, opdelt på løndele. www.krl.dk indeholder, som ligeledes tidligere oplyst, ikke navne på medarbejderne, men i henhold til dit oplyste formål med anmodningen / interesse i indsigten ”en analyse af lønudvikling i kommunen”, fremstår behovet for disse oplysninger ej heller sagligt, relevant eller proportionalt. I den forbindelse bemærkes, at Koncernservices vurdering i medfør af offentlighedsloven er foretaget i lyset dels af de i persondataloven grundlæggende principper om god databehandlingsskik, dels af bkg. nr. 528 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning. lT-sikkerhedsbekendtgørelsen skal således sikre, at ikke alle har mulighed for adgang til visse personoplysninger, fx lønoplysninger, selvom der er tale om oplysninger, der i enkeltstående form er aktindsigt i. (Der er eksempelvis kun adgang til lønoplysninger/lønsystemet for de medarbejdere, hvis arbejdsopgaver er forankret i arbejde med lønoplysninger/lønsystemet, og kommunen er, jf. denne bekendtgørelse, forpligtet til at sikre, at ikke alle har adgang til dette system/disse oplysninger.) Økonomi- og Lønstyring i Koncernservice har netop oplyst, at man indenfor kort tid vil kunne udarbejde og sende en sammenstilling af oplysninger (dataudtræk) af aktuelt lønniveau pr. februar 2014, for niveau 2 chefer (administrative chefer (kontorchefer mv.)) og niveau 3 chefer (decentrale ledere med budget- og personaleansvar), opdelt på forvaltninger med hhv. antal og gennemsnitlig, udbetalt løn (nettoløn) pr. måned. Såfremt du er interesseret heri, bedes du skriftligt bekræfte dette, og i umiddelbar forlængelse af forelæggelsen på Økonomiudvalgsmødet heraf, vil dataudtrækket blive tilsendt dig fra Økonomi- og Lønstyring i Koncernservice. Sagsfremstilling Koncernservice i Københavns Kommune har den 11. september 2014 modtaget din fornyede anmodning om aktindsigt i hhv. navn og løn i Side 3 af8 niveau 2 og niveau 3 chefers personalesager i Københavns Kommune i form af sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtræk). Den 19. september 2014 fremsender Koneernservice bekræftelse heraf sammen med afgørelse om aktindsigt. Klagevejledning Du har fået afslag på aktindsigt i hhv. navn og løn i niveau 2 og niveau 3 Chefers personalesager i Københavns Kommune i form af sammenstilling af oplysninger i databaser (dataudtraek). Denne afgørelse kan ikke påklages til anden administrativ myndighed. Såfremt sagsbehandlingen, herunder sagsbehandlingstiden alligevel skulle give anledning til utilfredshed, fremsendes klage herom til Personalejura & Forhandling i Koncernservice. Koncernserviee skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til tilsynsmyndigheden Statsforvaltningen, Storetorv 10, 6200 Aabenraa. Tilsynsmyndigheden vurderer herefter sagen, jf. offl. §§ 37-39. Uddrag af offentlighedsloven vedlægges. d I S M En e 'Le e Munc Side 4 af8 Retsgrundlag Offentlighedsloven, Lov nr. 606 af 12/ 06/2013 om offentlighed i forvaltningen § 9. En anmodning om aktindsigt efter §§ 7 og 8 skal I) indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og 2) angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Stk. 2. Behandlingen af en anmodning om aktindsigt efter § 7 kan, uanset at betingelsernei stk. 1 er opfyldt, afslås, i det omfang 1) behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug eller 2) anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el.lign. § 11. Enhver kan forlange, at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Såfremt oplysningerne er omfattet af §§ 19-35, gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering el.lign., der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Retten til at få foretaget en sammenstilling gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format. Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder ikke anvendelse med hensyn til personoplysninger omfattet af § 10 i lov om behandling af personoplysninger. §21. Retten til aktindsigt omfatter ikke sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter bortset fra bestemmelsen i § 8 heller ikke andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. dog stk. 3 og 4. Stk. 3. l sager som nævnt i stk. 2 skal der i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For så vidt angår ansatte i ehefstillinger, gælder lovens almindelige regler endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet. Stk. 4. I sager som nævnt i stk. 2 skal der ud over de oplysninger, der er nævnt i stk. 3, i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed m.v. Side 5 af8 Stk. 5. Justitsministeren kan bestemme, at retten til aktindsigt i sager, der er omfattet af stk. 2, tillige skal gælde for andre oplysninger end dem, der er nævnt i stk. 3 og 4. Stk. 6. Stk. 1-5 gælder også for institutioner mv., der i medfør af §§ 3 og 4 er omfattet af loven. Kapitel 5 Behandlingen og afgørelsen af anmodninger 0m aktindsigt mv. Behandlingen af anmodninger om aktindsigt m. v. §36. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed mv., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed mv., der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En amnodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f. eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Stk. 3. Stk. 2 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser,jf. § 12. Stk. 4. Vedkommende minister kan fastsætte bestemmelser, der fraviger reglen i stk. 1. Klage over afgørelser om aktindsigt mv. § 37. Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed m.v., hvis afgørelse der klages over. Myndigheden skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen. Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over en afgørelse om aktindsigt have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til ñistoverskridelsen og om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Side 6 af8 Stk. 4. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte, at en anden myndighed end den i stk. 1 nævnte skal være klageinstans. Stk, 5. Stk. 2-4 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med klager over afgørelser om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12. Stk. 6. Vedkommende minister kan fastsætte regler om, at afgørelser om aktindsigt, der træffes af institutioner mv., der er omfattet af §§ 3-5, kan påklages. §38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i § 37, stk. 2. Stk. 2. Stk] finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med afgørelser om sammenstilling af Oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12. Kiage over sagsbehandlingstiden § 39. Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden. Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt. Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af feks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet. Stk. 4. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte, at en anden myndighed end den i stk. 1 nævnte skal være klageinstans. Stk. 5. Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, eller om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12, inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan Side 7 af 8 sagsbehandlingstiden påklages særskilt. I sådanne tilfælde finder stk. 2-4 tilsvarende anvendelse. Underretningspligt §41. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt i sager som naevnt i § 21, stk. 2, underretter myndigheden den ansatte herom med angivelse af, hvem der har fremsat anmodningen. Når der er truffet afgørelse om aktindsigt, underretter myndigheden den ansatte om, hvilke Oplysninger i sagen der er udleveret. Side 8 af 8