H MI., M KØBENHAVNS KOMMUNE Koncernservice Personaleiura og Forhandling Nils Mulvad Nils.mulvad@kaasogmulvad.dk Vedr. klage over afslag på aktindsigt i oplysninger fra personalesager Koncernserviee har med e-mail af 23. september 2014 modtaget din klage over afslag på aktindsigt. Anmodningen om aktindsigt angik: ”datagrundlaget for en rapport om lønninger for chefniveau 2 og 3 - beriget med navn og evt. afdeling, hvad der nu kan lade sig gøre og herefter med fjernelse af cpr-nummer.” Du skriver i din henvendelse, at Koncernservice i afgørelsen fejlagtigt skriver, at du ikke har ret til at klage, og anfører i forlængelse heraf, at dette dog ikke er tilfældet, j fr. den kommunale styrelseslov. Hertil skal det oplyses, at offentlighedslovens § 38 foreskriver, at en afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region mv. i overensstemmelse med ordningeni § 37, stk. 2. Bestemmelsen fastslår en særlig vejledningspligt i forhold til kommunale aktindsigtsafgørelser. Bestemmelsen fastsætter, at en afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed. Det indebærer, at der skal gives vejledning om, at den aktindsigtssøgende i givet fald skal fremsende sin henvendelse om, at sagen skal indbringes for den kommunale tilsynsmyndighed til pågældende kommune, hvis afgørelse ønskes indbragt for tilsynsmyndigheden. Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med, at en kommune ikke står i et almindeligt underordnelsesforhold til en anden forvaltningsmyndighed. Dette medfører, at mange aktindsigtsafgørelser ikke kan påklages til en administrativ myndighed, da afgørelsen af selve den sag, der er søgt aktindsigt i (den materielle sag), ikke kan påklages i medfør af den ulovbestemte 26-09-2014 Sagsnr. 2014-0194344 Dokumentnr. 2014-0194344-2 Personaleju ra og Forhandling Borups Allé 77 2400 København NV Telefon 3366 4467 EAN nummer 5798009809421 adgang til at påklage afgørelser til den myndighed, der er den almindeligt overordnede. Da det er tilfældet i denne sag vedr. aktindsigt, har Koncernservice vejledt i overensstemmelse hermed, jf. vores brev af 19. september 2014 med afgørelse vedr. aktindsigt, ”Klagevejledning”, s. 4 samt 5. 6-7 under ”Retsgrundlag”. Da Koncernservice fastholder den afgørelse, vi traf ved brev af 19. september 2014, vil Koncernservice sørge for at videresende din klage, sagen og dens dokumenter til tilsynsmyndigheden Statsforvaltningen, Storetorv 10, 6200 Aabenraa senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Tilsynsmyndigheden vurderer herefter sagen, jf. offl. §§ 37-39. Du skriver endvidere i din henvendelse, at begrundelsen for klagen er, at du ikke mener, at det er et meget stort arbejde. Du anfører i den forbindelse, at du mener ”Det er jo bare at give mig en kopi af de data, kommunens kontor har trukket ud, og så sende en enslydende mail til de pågældende chefer.” samt at ”Det må være meget enkelt at sende en kort mail ud til de pågældende med de relevante oplysninger.” Hertil skal det oplyses, at afslaget, således som også anført i afgørelsen, er givet ud fra en ressourcemæssig vurdering, jf. § 9, stk. 2, nr. 1. af, at underretningen, jf. offl § 41, vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug. I Københavns Kommune arbejdes med esdh (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) samt ud fra enkeltsagSprincippet. Dette betyder, at der i forbindelse med en anmodning om aktindsigt i (oplysninger fra) en personalesag, skal oprettes en Speciñk sag på hver enkelt medarbejder. På denne sag journaliseres anmodningen om aktindsigt, ligesom et kort orienteringsbrev til medarbejderen om, at anmodning om aktindsigt er modtaget samt et efterfølgende brev til medarbejderen med orientering om indholdet af selve aktindsigtsafgørelsen skal Oprettes, udarbejdes og fremsendes til medarbejderen. Da du har anmodet om aktindsigt i oplysninger vedrørende 469 medarbejdere, vil der skulle oprettes 469 personalesager, jf. esdh og enkeltsagsprincippet, og herefter oprettes, udarbejdes og fremsendes 2 breve på hver personalesag. Selvom selve indholdet i brevenes tekst overvejende er enslydende, vurderes det at ville tage væsentligt længere end 3 dage at gennemføre ovenstående. Side 2 af4 Koncernserviee skal derfor fastholde afslaget med henvisning til vurderingen af, at underretningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug. Som allerede redegjort fori aktindsigtsafgørelsen, har Koncernserviee i vurderingen af sagen også medtaget hensynet til det oplyste formål ”analyse af lønudviklingen”, jf. i det hele ligeledes brev af 19. september 2014. Du skriver endvidere i din henvendelse, at vi netop har skåret opgaven til i fællesskab, så den måtte være overkommelig. Hertil skal det bemærkes, at Koncernservice ikke deler denne opfattelse. Den 10. september 2014 under den telefoniske drøftelse (pba Koneernserviees afslag på din første anmodning om aktindsigt i oplysninger fra samtlige 45.000 personalesager i Københavns Kommune), blev der bl.a. redegjort for vores afslag i form af uddybende forklaringer af, hvorledes Økonomi- og Lønstyring arbejder (tekniske beskrivelser), herunder redegjort for, hvad det ville kræve ressourcemæssigt, hvis din anmodning skulle imødekommes. På baggrund af dette forespurgte du, hvad den seneste rapport, der er udarbejdet i KS omhandlede. Du fik oplyst, at det var en rapport vedr. niveau 2 og niveau 3 Chefers lønninger. Du bad herefter om aktindsigt i denne rapport, suppleret med navne (og evt. enheder). I forlængelse heraf blev du bedt om at formulere og fremsende din fornyede anmodning om aktindsigt, således at Koncernserviee på baggrund af heraf efterfølgende kunne vurdere, hvorvidt dette ville kunne imødekommes. Du blev speciñkt oplyst om, at der ikke på forhånd - under telefonsamtalen - kunne gives et tilsagn om, at dette ville blive imødekommet, bl.a. fordi den medarbejder, der havde udarbejdet grundlaget for rapporten var på ferie, og først ville være tilbage i slutningen af uge 38 til at redegøre for denne rapport, herunder for grundlaget for rapporten. At rapporten fx omhandlede 497 medarbejdere, hvilket har været en væsentlig faktor i ressoureevurderingen, blev således først oplyst os den 18. september 2014. Det skal Slutteligt Oplyses, at Koneernservice onsdag den 24. september 2014 blev orienteret om, at rapporten (datagrundlaget, som du har ønsket aktindsigt i) forelægges ØU denne dag, og at rapporten vil kunne hentes via www.kk.dk fra fredag den 26. september 2014. Side 3 af4 Du kan således tilgå de ønskede oplysninger i anonymiseret form via dette link: https:// subsite.kk.dk⁄P01itikOgIndf]vdelse/ Moedem ateriale/Oekonomi udvalgetaspx * venl' hi sen -r-l" Enhedéchef i Lene Munck Side 4 af 4