10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
SECTION 63: IN­HOME AND COMMUNITY SUPPORT SERVICES FOR ELDERLY 
AND OTHER ADULTS 
 
63.01 DEFINITIONS 
 
(A)
In­Home and Community Support Services for Elderly and Other Adults, 
hereinafter referred to as Home Based Care (HBC), is a state funded program to 
provide long term care services to assist eligible consumers to avoid or delay 
inappropriate institutionalization. Provision of these services is based on the 
availability of funds. State funds furnished through 22 MRSA §§ 7301­7306 and 
§§ 7321­7323 may not be used to supplant the resources available from families, 
neighbors, agencies and/or the consumer or from other Federal, State programs 
unless specifically provided for elsewhere in this section. State HBC funds shall 
be used to purchase only those covered services that are essential to assist the 
consumer to avoid or delay inappropriate institutionalization and which will foster 
independence, consistent with the consumer's circumstances and the authorized 
plan of care. 
 
(B)
Activities of daily living (ADLs)​
. For purposes of eligibility ADLs shall only 
include the following as defined in Section 63.02(B): bed mobility, transfer, 
locomotion, eating, toileting, bathing and dressing. 
 
(C)
Acute/Emergency. ​
Acute/Emergency means an unscheduled occurrence of an 
acute episode that requires a change in the physician ordered treatment plan or an 
unscheduled occurrence where the availability of the consumer’s informal support 
or caregiver is compromised. 
 
(D)
Assessing Services Agency (ASA)​
 Assessing Services Agency means an 
organization authorized through a written contract with Office of Elder Services 
to conduct face­to­face assessments, using the Department’s Medical Eligibility 
Determination (MED) form, and the timeframes and definitions contained therein, 
to determine medical eligibility for MaineCare and state­funded covered services. 
Based upon a recipient’s assessment outcome scores recorded in the MED form, 
the Assessing Services Agency is responsible for authorizing a plan of care, 
which shall specify all services to be provided under this Section, including the 
number of hours for services, and the provider types. The Assessing Services 
Agency is the Department’s Authorized Agent for medical eligibility 
determinations and care plan development, and authorization of covered services 
under this Section. 
 
(E)
Assisted Living Services ​
means the provision by an assisted housing program, 
either directly by the provider or indirectly through contracts with persons, 
entities or agencies, of assisted housing services, assisted housing services with 
the addition of medication administration or assisted housing services with the 
addition of medication administration and nursing services. 
 
Page 1 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(F)

 
(G)

 
(H)

 
(I)

(J)

 
(K)

Authorized Agent​
 means an organization authorized by the Department to 
perform functions, including intake, assessment and case management, under a 
valid contract or other approved, signed agreement. The Assessing Services 
Agency and any designated Home Care Coordinating Agency are Authorized 
Agents under this Section. 
Authorized Plan of Care ​
means a plan of care which is authorized by the 
Assessing Services Agency, or the Department, which shall specify all services to 
be delivered to a recipient under this Section, including the number of hours for 
all covered services. The plan of care shall be based upon the recipient’s 
assessment outcome scores, and the timeframes contained therein, recorded in the 
Department’s Medical Eligibility Determination (MED) form. The Assessing 
Services Agency has the authority to determine and authorize the plan of care. All 
authorized covered services provided under this Section must be listed in the care 
plan summary on the MED form. 
Behavior threshold​
. Problem behavior is wandering with no rational purpose; or 
verbal abuse; or physical abuse; or socially inappropriate/disruptive behavior. A 
“threshold” score for problem behavior on the Medical Eligibility Determination 
(MED) form is equal to a score of 2 or 3 on one of these four criteria and occurs 
at least 4 days per week. 
Care Plan Summary​
 is the section of the MED form that documents the 
Authorized Plan of Care and services provided by other public or private program 
funding sources or support, and their service category, reason codes, duration, 
unit code, number of units per month, rate per unit, and total cost per month. 
 
Cognitive capacity:​
 The consumer who chooses to manage his or her own 
personal support services under the Family Provider Service Option as outlined​
 ​
in 
63.10(C) must have cognitive capacity to do so. This capability will be 
determined by the Authorized Agent as part of the eligibility determination using 
the Medical Eligibility Determination (MED) findings. Minimum MED form 
scores are (a) decision making skills: a score of 0 or 1; (b) making self 
understood: a score of 0,1, or 2; (c) ability to understand others: a score of 0,1, or 
2; (d) self performance in managing finances: a score of 0,1,or 2; and (e) support 
in managing finances, a score of 0,1,2, or 3. An applicant not meeting the specific 
scores will be presumed incapable of hiring, firing, training, and supervising the 
plan of care under the Family Provider Service Option. 
Cognitive threshold​
. Cognition is the ability to recall what is learned or known 
and the ability to make decisions regarding tasks of daily life. Cognition is 
evaluated in terms of: 
(1)
Memory: short­term and long­term memory; 
(2)
Memory/recall ability during last seven (7) days, or 24­48 hours if in a 
hospital; and 
 
Page 2 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(3)

(L)
(M)

(N)

(O)

(P)

Cognitive skills for daily decision making on a scale including: 
independent; modified independence; moderately impaired; severely 
impaired; 
A “threshold” score for “impaired cognition” on the Medical Eligibility 
Determination (MED) form is equal to a score of 1 for loss of short term memory 
and 2 of items A­D or E none for memory/recall ability and a score of 2 or 3 for 
cognitive skills for decision making. 
 
Covered Services ​
are those services for which payment can be made by the 
Department, under Section 63 of the Office of Elder Services policy manual. 
 
Cueing​
 shall mean any spoken instruction or physical guidance which serves as a 
signal to do an activity. Cueing is typically used when caring for individuals who 
are cognitively impaired. 
 
Dependent Allowances. ​
Dependents and dependent allowances are defined and 
determined in agreement with the method used in the MaineCare. The allowances 
are changed periodically and cited in the MaineCare Eligibility Manual, TANF 
Standard of Need Chart. Dependents are defined as individuals who may be 
claimed for tax purposes under the Internal Revenue Code and may include a 
minor or dependent child, dependent parents, or dependent siblings of the 
consumer or consumer’s spouse. A spouse may not be included. 
 
Disability­related expenses​
: Disability­related expenses are out­of­pocket costs 
incurred by the consumers for their disability, which are not reimbursed by any 
third­party sources. They include: 
(1)
Home access modifications: ramps, tub/shower modifications and 
accessories, power door openers, shower seat/chair, grab bars, door 
widening, environmental controls; 
(2)
Communication devices: adaptations to computers, speaker telephone, 
TTY, Personal Emergency Response systems; 
(3)
Wheelchair (manual or power) accessories: lap tray, seats and back supports; 
(4)
Vehicle adaptations: adapted carrier and loading devices, one 
communication device for emergencies (limited to purchase and 
installation), adapted equipment for driving; 
(5)
Hearing Aids, glasses, adapted visual aids; 
(6)
Assistive animals (purchase only); 
(7)
Physician ordered medical services and supplies; 
(8)
Physician ordered prescription and over the counter drugs; and 
(9)
Medical insurance premiums, co­pays and deductibles. 
 
Extensive Assistance​
 means although the individual performed part of the 
activity over the last 7 days, or 24 to 48 hours if in a hospital setting, help of the 
following type(s) was required and provided: 
(1)
Weight­bearing support three or more times, or 
 
Page 3 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(Q)

 
(R)

 
(S)

 
(T)

(2)
Full staff performance during part (but not all) of the last 7 days. 
 
Family Provider rates: ​
The rates for Personal Support Specialist services under 
the Family Provider Service Option consist of three components: the employer 
expense component and the PSS family provider wage component and the payroll 
agent (FI) cost: 
(1)
PSS rate​
­portion of the PSS rate that is designated as the PSS’s gross 
hourly wage for authorized care provided by the family provider; 
(2)
Family Provider expense component­​
the portion of the family provider 
rate designated as reimbursement to consumers for any mandated 
employer’s share of social security, federal and state unemployment taxes, 
Medicare, and worker’s compensation insurance premiums. Under this 
section a PSS who is the spouse, son or daughter of the consumer is not 
required to be covered by workers’ compensation. 
(3)
Administrative rate­​
Fee paid by the family provider to the FI for payroll 
services 
Family Provider Service Option ​
a service provision option that allows an adult, 
twenty­one years or older, to register as a Personal Care Agency solely for the 
purpose of managing his or her own services or solely for managing the services 
of no more than two of his/her family members. For purposes of this definition 
only, family members include individuals related by blood, marriage or adoption 
as well as two unmarried adults who are domiciled together under a long­ term 
arrangement that evidences a commitment to remain responsible indefinitely for 
each other’s welfare.  
Fiscal Intermediary (FI) ​
is an organization that provides administrative and 
payroll services on behalf of family providers who employ and manage their own 
support workers. FI services include, but are not limited to, preparing payroll 
withholding taxes, making payments to suppliers of goods and services and 
ensuring compliance with state and federal tax, labor and Home Based Care 
program requirements. 
Health Maintenance Activities​
 are activities designed to assist the consumer 
with Activities of Daily Living and Instrumental Activities of Daily Living, and 
additional activities specified in this definition. These activities are performed by 
a designated caregiver for an individual that would otherwise perform the 
activities, if he or she were physically able to do so and enable the individual to 
live in his or her home and community. These additional activities include, but are 
not limited to, catheterization, ostomy care, preparation of food and tube feedings, 
bowel treatments, administration of medications, care of skin with damaged 
integrity, occupational and physical therapy activities such as assistance with 
prescribed exercise regimes​
.  

 
 
Page 4 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(U)

 
(V)

(W)

 
(X)

Home Care Coordinating Agency​
. The Home Care Coordinating Agency means 
an organization authorized, through a written contract with Office of Elder 
Services to conduct a range of activities on behalf of all consumers except for 
those receiving services through a Licensed Assisted Living Agency under Level 
V of this Section. The Home Care Coordinating Agency is responsible for the 
following: coordinate and implement the services in the consumer’s plan of care 
authorized by the Assessing Services Agency; ensure that authorized services in 
the care plan summary are delivered according to the service authorizations; 
reduce, deny, or terminate services under this section; serve as a resource to 
consumers and their families to identify available service delivery options and 
service providers; answer questions; and assist with resolving problems. The 
Home Care Coordinating Agency is also responsible for administrative functions, 
including: maintaining consumer records; processing claims; overseeing and 
assuring compliance with policy requirements by any and all sub­contractors; 
final determination of the consumer copayment on receipt of the required 
information and collection of consumer co­payments: and conducting required 
utilization review activities. 
Income​
 includes: 
(1)
Wages  from  work,   including  payroll  deductions,  excluding  state  and 
Federal taxes and employer mandated or court ordered withholdings; 
(2)Benefits from Social Security, Supplemental Security Insurance, pensions, 
insurance, independent retirement plans, annuities, and Aid and 
Attendance; 
(3)Adjusted gross income from property and/or business, based on the consumer's 
most recent Federal income tax; and 
(4)Interest and dividends. 
Not included are benefits from: the Home Energy Assistance Program, Food 
Stamps, General Assistance, Property Tax and Rent Refund, emergency 
assistance programs, or their successors. 
 
Instrumental Activities of Daily Living (IADLs). ​
For purposes of the eligibility 
criteria under this section of policy, IADLs are defined in section 63.02 (B) and 
are limited to the following: main meal preparation: preparation or receipt of the 
main meal; routine housework; grocery shopping and storage of purchased 
groceries; and laundry either within the residence or at an outside laundry facility. 
Limited Assistance​
 means the individual was highly involved in the activity over 
the past seven days, or 24 to 48 hours if in a hospital setting, but received and 
required  

 
● guided maneuvering of limbs or other non­weight bearing physical assistance 
three or more times or 

 
Page 5 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
● guided maneuvering of limbs or other non­weight bearing physical assistance 
three or more times plus weight­bearing support provided only one or two 
times 
(Y)

Liquid asset​
 is something of value available to the consumer that can be 
converted to cash in three months or less and includes: 

 
(1)
Bank accounts; 
(2)Certificates of deposit; 
(3)
Money market and mutual funds; 
(4)
Life insurance policies; 
(5)
Stocks and bonds; 
(6)
Lump sum payments and inheritances; and 
(7)
Funds from a home equity conversion mortgage that are in the consumer’s 
possession whether they are cash or have been converted to another form. 
 
Funds which are available to the consumer but carry a penalty for early 
withdrawal will be counted minus the penalty. Exempt from this category are 
mortuary trusts and lump sum payments received from insurance settlements or 
annuities or other such assets named specifically to provide income as a 
replacement for earned income. The income from these payments will be counted 
as income. 
 
(Z)  Long term care needs ​
are those needs determined as a result of completion of the 
Medical Eligibility Determination form, resulting from an individual's inability to 
manage ADLs and IADLs, as a result of physical, emotional, or developmental 
problems. 
 
(AA) A medical condition is unstable​
 when it is fluctuating in an irregular way and/or 
is deteriorating and affects the client's ability to function independently. The 
fluctuations are to such a degree that medical treatment and professional nursing 
observation, assessment and management at least once every 8 hours is required. 
An unstable medical condition requires increased physician involvement and 
should result in communication with the physician for adjustments in treatment 
and medication. Evidence of fluctuating vital signs, lab values, and physical 
symptoms and plan of care adjustments must be documented in the medical 
record. Not included in this definition is the loss of function resulting from a 
temporary disability from which full recovery is expected. 
 
(BB)  Medical Eligibility Determination (MED) Form​
 shall mean the form approved 
by the Department for medical eligibility determinations and service authorization 
for the plan of care based upon the assessment outcome scores. The definitions, 
scoring mechanisms and time­frames relating to this form as defined in Section 63 
provide the basis for services and the care plan authorized by the Assessing 
Services Agency. The care plan summary contained in the MED form documents 
 
Page 6 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
the authorized care plan to be implemented by the Home Care Coordinating 
Agency in the service order or, for Level V, by the Licensed Assisted Living 
Agency. The care plan summary also identifies other services the recipient is 
receiving, in addition to the authorized services provided under this Section. 
 
 
(CC) Multi­disciplinary team (MDT). The MDT ​
includes the consumer, the 
designated home care coordinating agency staff person as appropriate, the RN 
assessor, or a health professional and may also include other people who provide 
or have an interest in the consumer's services. 
 
(DD) One­person Physical Assist​
 requires one person over the last seven (7) days or 
24­48 hours if in a hospital setting, to provide either weight­bearing or 
non­weight bearing assistance for an individual who cannot perform the activity 
independently. This does not include cueing. 
 
(EE) Personal Support Services ​
are those covered ADL and IADL services provided 
by a home health aide, certified nursing assistant or personal support specialist 
which are required by an adult with long­term care needs to achieve greater 
physical independence, in accordance with the authorized plan of care. 
 
(FF) Personal Support Specialist (PSS)​
 is a person who provides personal support 
services for ADL and IADL needs and has completed a Department approved 
training course of at least 50 hours, unless otherwise exempt under Section 63, 
which includes, but is not limited to, instruction in basic personal care procedures, 
such as those listed in Section 63.02(B)(1)(b), first aid, handling of emergencies 
and review of the mandatory reporting requirement under the Adult Protective 
Services Act. PSS are unlicensed assistive personnel as defined in Title 22 MRSA 
§1717(1)(D). 
 
(GG) Provider ​
means any entity, agency, facility or individual who offers or plans to 
offer any in­home or community support services. 
 
(HH) Residential care facility­​
 means a house or other place that, for consideration, is 
maintained wholly or partly for the purpose of providing residents with assisted 
living services. Residential care facilities provide housing and services to 
residents in private or semi­private bedrooms in buildings with common living 
areas and dining areas. “Residential Care facility” does not include a licensed 
nursing home or a supported living arrangement certified by DHHS (formerly 
DBDS) for behavioral and developmental services. 
 
(II)

Service order means ​
the document used by the Home Care Coordinating Agency 
to engage and order the subcontractor or independent contractor to complete the 
tasks, authorized by the Assessing Services Agency on the care plan summary of 
the MED form. The hours on the service order shall not exceed the hours 
 
Page 7 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
authorized on the MED form care plan summary and must include only the 
covered services from Section 63.04. 
 
(JJ) Significant change​
. A significant change is defined as a major change in the 
consumer’s status that is not self limiting, impacts on more than one area of their 
functional or health status, and requires multi­disciplinary review or revision of 
the plan of care. A significant change assessment is appropriate if there is a 
consistent pattern of changes, with either two or more areas of improvement, or 
two or more areas of decline, that requires a review of the care plan and potential 
for a level of care change. 
 
(KK) Signature.​
 Effective with the implementation of the computerization of the 
Medical Eligibility Determination (MED) form, signature of the RN assessor or 
the HCCA staff will equate with “login” onto the appropriate electronic system. 
 
(LL) Skills training­consumer instruction­ ​
Instructional services provided by the 
HCCA to assist family providers under the Family Provider Option who have 
attained prior authorization for PSS services, in developing the skills and 
activities related to the fiscal intermediary. 
 
(MM) Total Dependence​
 means full staff person/caregiver performance of the activity 
during the entire last seven (7) day period across all shifts, or during each eight 
hour period in twenty four (24) hours. . 
 
(NN) Unlicensed Assistive Personnel ​
means individuals, including personal support 
specialists and homemakers, who, as defined in Title 22 MRSA §1717, are 
employed to provide hands­on assistance with daily living to individuals in 
homes, assisted living centers, residential care facilities, hospitals and other health 
care settings. Unlicensed assistive personnel does not include certified nursing 
assistants employed in their capacity as certified nursing assistants. 
 
(OO) Licensed Assisted Living Agency ​
means a provider that is licensed by the 
Department as an Assisted Living Program ​
and ​
that holds a valid contract with the 
Office of Elder Services to provide assisted living services for consumers eligible to 
receive services under Level V of this Section. These providers employ certified 
residential medication aides (CRMA’s) with the intention to serve consumers who 
have daily medication administration needs pursuant to Level V eligibility. The 
Licensed Assisted Living Agency is responsible for delivering services in the 
consumer’s plan of care as authorized by the Assessing Services Agency; ensuring 
that the authorized services in the care plan summary are delivered according to the 
service authorizations; and reducing, denying or terminating services, as 
appropriate, under this Section. The Licensed Assisted Living Agency is also 
responsible for administrative functions, including: maintaining consumer records; 
submitting claims; and final determination of the consumer co­payment on receipt 
of the required information and collection of consumer co­payments. 
 
Page 8 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
 
(PP)

Medication Administration ​
for Level V​
 ​
is the daily administration of routine 
prescription medications by a Licensed Assisted Living Agency performed by a 
Certified Residential Medication Aide (CRMA) under the supervision of a 
registered Nurse. 

 
(OO) Personal Care Services ​
includes personal support services and medication 
administration.  

63.02 ELIGIBILITY 
(A)

General and Specific Requirements.​
 To be eligible for services a consumer 
must: 
(1)
Be at least 18; 
(2)
Live in Maine; 
(3)
For an individual, have liquid assets of no more than $50,000, or for 
couples have assets of no more than $75,000. 
(4)Lack sufficient personal and/or financial resources for in­home services; 
(5)Be ineligible for the MaineCare Private Duty Nursing/Personal Care Services 
except as otherwise provided in this Section, MaineCare Home and 
Community Based Waiver, MaineCare Adult Day Health, MaineCare 
Consumer­Directed Attendant Services programs; 
(6)Not be participating in Section 61: Adult Day Services, Section 62: 
Independent Housing with Services, Section 68: Respite Care for People 
with Alzheimer’s Disease or Related Disorders, Section 69: Office of 
Elder Services Homemaker Services or Consumer­Directed Home Based 
Care program enacted by 26 MRSA §1412­G; 
(7)Not be residing in a Residential Care facility; a supported living arrangement 
certified by DHHS for behavioral and developmental services; or a 
licensed or unlicensed Assisted Living Program except for those that meet 
the definition of a Licensed Assisted Living Agency set forth in Section 
63.01(OO); 
(8)Not be residing in a hospital or nursing facility; 
(9)Consumer or legal representative agrees to pay the monthly calculated 
consumer payment; and 
(10) If the assessment for continued eligibility indicates medical eligibility for 
a MaineCare program and potential financial eligibility for MaineCare, 
consumers will be given written notice, that the consumer has up to thirty 
(30) days to file a MaineCare application. If HBC services are currently 
being received, services shall be discontinued if an Office of Integrated 
Access and Support notice is not received within thirty (30) days of the 
assessment date indicating that a financial application has been filed. 
Services shall also be discontinued if, after filing the application within 
thirty (30) days the application requirements have not been completed in 
the time required by MaineCare policy. No further notice of termination is 
 
Page 9 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
required in order for the termination to be effective as soon as MaineCare 
eligibility is established. Service under this section will not be terminated 
if MaineCare eligibility is denied. 
 
(B)

Medical and Functional Eligibility Requirements 
Applicants for services under this section must meet the eligibility requirements as 
set forth in this Section 63.02(B) and documented on the Medical Eligibility 
Determination (MED) form. Medical eligibility will be determined using the MED 
form as defined in Section 63.01. A person meets the medical eligibility 
requirements for Home Based Care if he or she requires a combination of items 
from Activities of Daily Living 63.02(B)(1)(b), Instrumental Activities of Daily 
Living Section 63.02(B)(1)(c) and Nursing Services 63.02(B)(1)(d) or, for Level V, 
medication administration. The levels of care define which combined items are 
required for each level of care. 63.02 (1) OR (2) OR (3) OR (4) OR (5) below. The 
clinical judgment of the Department’s Assessing Services Agency shall be the basis 
of the scores entered on the Medical Eligibility Determination (MED) form. 

 
(1)

Level I​
 A person meets the medical eligibility requirements for Level I of 
Home Based Care if he or she requires the combination of criteria of 
Activities of Daily Living, Instrumental Activities of Daily Living and 
Nursing Services, as described below: 
(a)
Eligibility items 
(i)
Requires cueing 7 days per week for eating, toilet use, 
bathing, and dressing as defined in Section 63.01(L); or 
(ii)
Requires limited assistance plus a one person physical 
assist with at least two (2) ADLs from the following: bed 
mobility, transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, 
and bathing and assistance/done with help plus physical 
assistance with at least one (1) IADL; or 
(iii)  Requires limited assistance plus a one person physical 
assist with at least one (1) ADL from the following: bed 
mobility, transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, 
and bathing and assistance/done with help plus physical 
assistance with at least two (2) IADLs from the following: 
main meal preparation, routine housework, grocery 
shopping, and laundry; or 
(iv)
Requires limited assistance plus a one person physical 
assist with at least three (3) ADLs from the following: bed 
mobility, transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, 
and bathing or 
(v)
Requires one of the nursing services items i – xi below, at 
least once per week, that are or otherwise would be 
performed by or under the supervision of a registered 
professional nurse, as described in Section 63.02(B)(1)(d) 
below and limited assistance plus a one person physical 
 
Page 10 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(vi)

(vii)

 
(b)

(c)

assist with at least two (2) ADLs from the following: bed 
mobility, transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, 
and bathing: or 
Requires two (2) of the nursing services items i – xi below, 
at least once per week, that are or otherwise would be 
performed by or under the supervision of a registered 
professional nurse, as described in Section 63.02 (B)(1)(d) 
below and limited assistance plus a one person physical 
assist with at least one (1) ADL from the following: bed 
mobility, transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, 
and bathing or 
Requires one of the nursing services items i – xi below, at 
least once per week, that are or otherwise would be 
performed by or under the supervision of a registered 
professional nurse, as described in Section 63.02 (B)(1)(d) 
below and limited assistance plus a one person physical 
assist with at least one (1) ADL from the following: bed 
mobility, transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, 
and bathing and assistance/done with help plus physical 
assistance with at least one (1) IADL from the following: 
main meal preparation, routine housework, grocery 
shopping, and laundry: 

Activities of Daily Living: 
(i)
Bed Mobility: How person moves to and from lying 
position, turns side to side, and positions body while in bed; 
(ii)
Transfer: How person moves between surfaces to/from: 
bed, wheelchair, standing position (excluding to/from 
bath/toilet); 
(iii)
 Locomotion: How person moves between locations, in 
room and other areas. If in wheelchair, self­sufficiency 
once in chair; 
(iv)
Eating: How person eats and drinks (regardless of skill); 
(v)
Toilet Use: How person uses the toilet room (or commode, 
bedpan, urinal): transfers on/off toilet, cleanses, changes 
pad, manages ostomy or catheter, adjusts clothes; 
(vi)
 Bathing: How person takes full­body bath/shower, sponge 
bath and transfers in/out of tub/shower (exclude washing of 
back and hair); and 
(vii) Dressing: How person puts on, fastens, and takes off all 
items of street clothing, including donning/removing 
prosthesis. 
Instrumental activities of daily living. 
(i)
“Instrumental activities of daily living (IADLs)” are regularly 
necessary home management activities listed below: 
 
Page 11 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(ii)

(d)

Daily instrumental activities of daily living (within the last 7 
days): 
(aa) main meal preparation: preparation or receipt of main meal; 
(iii)
Other instrumental activities of daily living (within the last 
14 days): 
(aa) routine housework: includes, but is not limited to 
vacuuming, cleaning of floors, trash removal, 
cleaning bathrooms and appliances; 
(bb) grocery shopping: shopping for groceries and 
storage of purchased food or prepared meals; 
(cc) laundry: doing laundry in home or out of home at a 
laundry facility; 
Nursing Services 
(i)
intraarterial, intravenous, intramuscular, or subcutaneous 
injection, or intravenous feeding for treatment of unstable 
conditions requiring medical or nursing intervention other 
than daily insulin injections for an individual whose 
diabetes is under control; 
(ii)
nasogastric tube, gastrostomy, or jejunostomy feeding, for a 
new/recent (within past 30 days) or unstable condition; 
(iii)
nasopharyngeal  suctioning  or  tracheostomy  care;  however, 
care  of  a  tracheostomy  tube  must  be  for  a  recent  (within 
past 30 days) or unstable condition; 
(iv)
treatment and/or application of dressings when the 
physician has prescribed irrigation, the application of 
prescribed medication, or sterile dressings of stage III and 
IV decubitus ulcers, other widespread skin disorders 
(except psoriasis and eczema), or care of wounds, when the 
skills of a registered nurse are needed to provide safe and 
effective services (including, but not limited to, ulcers, 2nd 
or 3rd degree burns, open surgical sites, fistulas, tube sites, 
and tumor erosions); 
(v)
administration of oxygen on a regular and continuing basis 
when the recipient's medical condition warrants 
professional nursing observations, for a new or recent 
(within past 30 days) condition; 
(vi)
professional nursing assessment, observation and 
management of an unstable medical condition (observation 
must, however, be needed at least once every eight hours 
throughout the 24 hours); 
(vii) insertion and maintenance of a urethral or suprapubic 
catheter as an adjunct to the active treatment of a disease or 
medical condition may justify a need for skilled nursing 
care. In such instances, the need for a catheter must be 
documented and justified in the recipient's medical record; 
 
Page 12 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(viii)
(ix)
(x)

(2)

services to manage a comatose condition; 
care to manage conditions requiring a ventilator/respirator; 
direct assistance from others is required for the safe management 
of an uncontrolled seizure disorder, (i.e.: grandmal); 
(xi)
physician­ordered occupational, physical, or speech/ 
language therapy or some combination of the three (time 
limited with patient­specific goals) which is provided by, and 
requires the professional skills of a licensed or registered 
therapist. (Therapy services may be delivered by a qualified 
licensed or certified therapy assistant under the direction of a 
qualified professional therapist.) Maintenance or preventive 
services do not meet the requirements of this section; 
Level II.​
 A person meets the medical eligibility requirements for Level II 
of Home Based Care if he or she requires any of the nursing services, 
items i to xvi below, at least once per month, that are or otherwise would 
be performed by or under the supervision of a registered professional 
nurse, as described below in Section 63.02(B)(2)(a) 
(a)
Nursing Services 
(i)
intraarterial, intravenous, intramuscular, or subcutaneous 
injection, or intravenous feeding for treatment of unstable 
conditions requiring medical or nursing intervention other 
than daily insulin injections for an individual whose 
diabetes is under control; 
(ii)
nasogastric tube, gastrostomy, or jejunostomy feeding, for a 
new/recent (within past 30 days) or unstable condition; 
(iii)
nasopharyngeal suctioning or tracheostomy care; however, 
care of a tracheostomy tube must be for a recent (within 
past 30 days) or unstable condition; 
(iv)
treatment and/or application of dressings when the 
physician has prescribed irrigation, the application of 
prescribed medication, or sterile dressings of stage III and 
IV decubitus ulcers, other widespread skin disorders 
(except psoriasis and eczema), or care of wounds, when the 
skills of a registered nurse are needed to provide safe and 
effective services (including, but not limited to, ulcers, 2nd 
or 3rd degree burns, open surgical sites, fistulas, tube sites, 
and tumor erosions); 
(v)
administration of oxygen on a regular and continuing basis 
when the recipient’s medical condition warrants 
professional nursing observations, for a new or recent 
(within past 30 days) condition; 
(vi)
professional nursing assessment, observation and 
management of an unstable medical condition (observation 
must, however, be needed at least once every eight hours 
throughout the 24 hours); 
 
Page 13 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(vii)

(viii)
(ix)
(x)
(xi)

(xii)
(xiii)

(xiv)
(xv)
(xvi)

insertion and maintenance of a urethral or suprapubic 
catheter as an adjunct to the active treatment of a disease or 
medical condition may justify a need for skilled nursing 
care. In such instances, the need for a catheter must be 
documented and justified in the recipient's medical record; 
services to manage a comatose condition; 
care to manage conditions requiring a ventilator/respirator; 
direct assistance from others is required for the safe 
management of an uncontrolled seizure disorder, (i.e.: 
grandmal); 
physician­ordered occupational, physical, or speech/ 
language therapy or some combination of the three (time 
limited with patient­specific goals) which is provided by, 
and requires the professional skills of a licensed or 
registered therapist. Therapy services may be delivered by 
a qualified licensed or certified therapy assistant under the 
direction of a qualified professional therapist. Maintenance 
or preventive services do not meet the requirements of this 
section; or 
Professional nursing assessment, observation and 
management of a medical condition; 
administration of treatments, (excluding nebulizers​
, ​
CPAP 
or BIPAP systems and airway clearance system vest), 
procedures, or dressing changes which involve prescription 
medications for post­operative or chronic conditions 
according to physician orders, that require nursing care and 
monitoring; 
professional nursing for physician ordered radiation 
therapy, chemotherapy, or dialysis; 
professional nursing assessment, observation and 
management for impaired memory, and impaired recall 
ability, and impaired cognitive ability; 
professional nursing assessment, observation, and 
management for problems including wandering, or physical 
abuse, or verbal abuse or socially inappropriate behavior; 

 
(a)

In addition to above, one of the following: 
(i)
requires daily (7 days per week) "Cueing" (defined in 
Section 63.01(L)) for all of the following criteria: 
63.02(B)(2)(c)(eating, toilet use, bathing, and dressing), 
OR 
(ii)
At least "limited assistance" (defined in 63.01(U)) and a 
"one person physical assist" (defined in 63.01(AA) is 
needed with at least two of the following: bed mobility, 
transfer, locomotion, eating, toilet use, dressing, and 
 
Page 14 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(3)

bathing as defined below in Section 63.02(B)(2)(c): 
(b)
Activities of Daily Living: 
(i)
Bed Mobility: How person moves to and from lying 
position, turns side to side, and positions body while in bed; 
(ii)
Transfer: How person moves between surfaces to/from: 
bed, wheelchair, standing position (excluding to/from 
bath/toilet); 
(iii)
Locomotion: How person moves between locations, in 
room and other areas. If in wheelchair, self­sufficiency 
once in chair; 
(iv)
Eating: How person eats and drinks (regardless of skill); 
(v)
Toilet Use: How person uses the toilet room (or commode, 
bedpan, urinal): transfers on/off toilet, cleanses, changes 
pad, manages ostomy or catheter, adjusts clothes; 
(vi)
Bathing: How person takes full­body bath/shower, sponge 
bath and transfers in/out of tub/shower (exclude washing of 
back and hair); and 
(vii) Dressing: How person puts on, fastens, and takes off all 
items of street clothing, including donning/removing 
prosthesis. 
(c)
Instrumental activities of daily living. 
“Instrumental activities of daily living (IADLs)” are regularly 
necessary home management activities listed below: 
(i)
Daily instrumental activities of daily living (within the last 
7 days) 
(aa) main meal preparation: preparation or receipt of 
main meal; 
(ii)
Other instrumental activities of daily living (within the last 
14 days): 
(bb) routine housework: includes, but is not limited to 
vacuuming, cleaning of floors, trash removal, 
cleaning bathrooms and appliances; 
(cc) grocery shopping: shopping for groceries and 
storage of purchased food or prepared meals; 
(dd) laundry: doing laundry in home or out of home at a 
laundry facility; 
Level III​
 A person meets the medical eligibility requirements for Level III 
of Home Based Care if he or she requires at least “limited assistance and a 
"one person physical assist" in two of the following five ADLs: and 
assistance/done with help plus physical assistance with at least three 
IADLs from the following: 
(a)
Activities of Daily Living: 
(i)
Bed Mobility: How person moves to and from lying 
position, turns side to side, and positions body while in bed; 
 
Page 15 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(ii)
(iii)
(iv)
(v)

Transfer: How person moves between surfaces to/from: 
bed, wheelchair, standing position (excluding to/from 
bath/toilet); 
Locomotion: How person moves between locations, in 
room and other areas. If in wheelchair, self­sufficiency 
once in chair; 
Eating: How person eats and drinks (regardless of skill); 
Toilet Use: How person uses the toilet room (or commode, 
bedpan, urinal): transfers on/off toilet, cleanses, changes 
pad, manages ostomy or catheter, adjusts clothes; 

 
(b)

(4)

Instrumental activities of daily living. 
“Instrumental activities of daily living (IADLs)” are regularly 
necessary home management activities listed below: 
(i)
Daily instrumental activities of daily living (within the last 
7 days) 
(aa) main meal preparation: preparation or receipt of 
main meal; 
(ii) Other instrumental activities of daily living (within the last 14 
days): 
(aa) routine housework: includes, but is not limited to 
vacuuming, cleaning of floors, trash removal, 
cleaning bathrooms and appliances; 
(bb) grocery shopping: shopping for groceries and 
storage of purchased food or prepared meals; 
(cc) laundry: doing laundry in home or out of home at a 
laundry facility; 
Level IV​
 A person meets the medical eligibility requirements for this level 
IV of Home Based Care if he or she meets the medical eligibility 
requirements for nursing facility level of care set forth in Chapter 2, 
Section 67.02­3 Nursing Facility Services of the MaineCare Benefits 
Manual. 

 
(5)

Level V. Personal Care Services for Consumers with Daily Medication 
Needs. ​
An individual meets the medical eligibility requirements for Level 
V if the following are met: 
 
1. The individual requires daily assistance with medication 
administration for routine prescription medications delivered by a 
CRMA and physical assistance with at least 2 IADLs; ​
or 
 
2. The individual requires daily assistance with medication 
administration for routine prescription medications delivered by a 
CRMA and physical assistance with at least 1 ADL; ​
or 

 
 
Page 16 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
3.

The individual meets eligibility for Level I, II or III under this 
Section and resides in a facility that meets the requirements of 
being a Licensed Assisted Living Agency as defined in Section 
63.01(OO).  

 
 

63.03

DURATION OF SERVICES 
Each Home Based Care consumer may receive as many covered services as are required 
within the limitations and exceptions as described below. Home Based Care coverage of 
services under this Section requires prior authorization from the Department or its 
Assessing Services Agency. Beginning and end dates of a consumer’s medical eligibility 
determination period correspond to the beginning and end dates for Home Based Care 
coverage of the plan of care authorized by the Assessing Services Agency or the 
Department. 

 
(A)

Exception to the Limit: For consumers accessing Adult Day Services reimbursed 
by HBC funds, the caps may be exceeded by an amount determined by the 
Department. 
(B)
Consumers classified for Level I level of care (see Section 63.02(B)(1)), the total 
monthly cost of services may not exceed the lesser of the monthly plan of care 
authorized by the Assessing Services Agency or the "Level I" cap, established by 
the Department. 
(C)
Consumers classified for Level II level of care (see Section 63.02(B)(2)), the total 
monthly cost of services may not exceed the lesser of the monthly plan of care 
authorized by the Assessing Services Agency or the "Level II" cap established by 
the Department. 
(D)
Consumers classified for Level III level of care (see Section 63.02(B)(3)), the 
total monthly cost of services may not exceed the lesser of the monthly plan of 
care authorized by the Assessing Services Agency or the "Level III" cap 
established by the Department. 
(E)
Consumers classified for Level IV level of care (see Section 63.02(B)(4)), the 
total monthly cost of services may not exceed the lesser of the monthly plan of 
care authorized by the Assessing Services Agency or 80% of the average cost of 
MaineCare nursing facility level of care established by the Department. 
(F)
Consumers classified for Level V level of care (see Section 63.02(B)(5)), the total 
monthly cost of services may not exceed the lesser of the monthly plan of care 
authorized by the Assessing Services Agency or the "Level V" cap established by 
the Department. 
(G)​
      Suspension. Services may be suspended for up to thirty (30) days. If the 
circumstances requiring suspension extend beyond thirty (30) days, the 
consumer’s eligibility in the program will be terminated. 
(H)
Services under this Section shall be reduced, denied or terminated by the 
Department, the Assessing Services Agency, the Licensed Assisted Living 

 
Page 17 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
Agency or the Home Care Coordinating Agency, as appropriate, for one or more 
of the following reasons: 
(1)
The consumer does not meet eligibility requirements; 
(2)
The consumer declines services; 
(3)
The consumer is eligible to receive long­term care services under 
MaineCare including any MaineCare Special Benefits, except as otherwise 
provided in this section for MaineCare Private Duty Nursing/Personal 
Care Services; 
(4)
The consumer is eligible and chooses to receive services under the 
Consumer Directed Home Based Care Program enacted by 26 MRSA 
§1412­G; 
(5)
The consumer appears to be eligible for long term care services under 
MaineCare pursuant to the procedure set forth in Section 63.02(A)(10); 
(6)
Based on the consumer’s most recent MED assessment, the plan of care is 
reduced to match the consumer’s needs as identified in the reassessment 
and subject to the limitations of the program; 
(7)
The health or safety of individuals providing services is endangered; or 
(8)
Services have been suspended for more than thirty (30) days; or 
(9)
Consumer refuses personal care or nursing services; or 
(10) Consumer has failed to make his/her calculated monthly co­payment 
within thirty (30) days of receipt of the co­pay bill; or 
(11) When the consumer or designated representative gives fraudulent 
information to Department of Human Services, the Assessing Services 
Agency or Home Care Coordinating Agency; or 
(12) The consumer is eligible to receive home health services for some or all of 
the services authorized under this section from Medicare or another third 
party payer; or 
(13) The availability of informal or formal supports, including public and 
private sources, duplicate the services provided under this section; or 
(14) There are insufficient funds to continue to pay for services for all current 
consumers which results in a change affecting some or all consumers. 
 
Notice of intent to reduce, deny, or terminate services under this section will be done in 
accordance with Section 40.01 of this policy manual. 
 
63.04 COVERED SERVICES 
 
Covered services are available for consumers meeting the eligibility requirements set 
forth in Section 63.02. All covered services require prior authorization by the 
Department, or its Assessing Services Agency, consistent with these rules, and are 
subject to the limits in Section 63.03. The Authorized Plan of Care shall be based upon 
the consumer’s assessment outcome scores recorded on the Department’s Medical 
Eligibility Determination (MED) form, according to ​
it’s​
 ​
its​
 definitions, and the 
timeframes therein and the Task Time Allowances defined in the appendix to this section. 
 
 
Page 18 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
Services provided must be required for meeting the identified needs of the consumer, 
based upon the outcome scores on the MED form, and as authorized in the plan of care. 
Coverage will be denied if the services provided are not consistent with the consumer’s 
authorized plan of care. The Department may also recoup payment from the Home Care 
Coordinating Agency or Licensed Assisted Living Agency for inappropriate services 
provision, as determined through post payment review. The Assessing Services Agency 
has the authority to determine the plan of care, which shall specify all services to be 
provided, including the number of hours for each covered service. 
 
The Assessing Services Agency will use Task Time Allowances set forth in the appendix 
to this section to determine the time needed to complete authorized ADL tasks for the 
plan of care not to exceed the program limits specified elsewhere in this section. 
 
Covered Services are: 
 
(A)  Care Management,​
 or case management, by the Home Care Coordinating 
Agency is a system for identifying, implementing, locating, coordinating, 
reviewing, and monitoring consumer’s need for services as authorized by the 
Assessing Services Agency during the eligibility determination process. 
 
Care Management tasks performed by a Home Care Coordinating Agency which 
are required for overall program administration, management, distribution of 
funds and reporting include, but are not limited to: 
 
(1)
(2)
(3)

(4)

(5)
(6)

Ensuring the implementation, monitoring and modification of the 
consumer plan of care authorized by the Assessing Services Agency; 
Advocating on behalf of the consumer for access to appropriate 
community resources; 
Implementing the Assessing Services Agency authorized care plan and 
coordinating of service providers who are responsible for delivery of 
services pursuant to the consumer’s authorized plan of care and identified 
needs; 
Maintaining contacts, on behalf of the consumer, with family members, 
designated representative, guardian, providers of services or supports and 
the Assessing Services Agency to ensure the continuity of care and 
coordination of services; 
Monitoring the services and support; and evaluating the effectiveness of 
the plan with the consumer or the designated representative, guardian and 
providers of services or support; 
Calculating the consumer’s co­payment based on the estimated copayment 
determined by the Assessing Services Agency and receipt and review of 
the documented dependent allowances and disability related expenses. 
Consumers receiving services under this section may be selected for 
verification of income and assets; 
 
Page 19 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(7)

(B)

Notifying the Assessing Services Agency of the due date of the annual 
financial reassessment. 
(8)
Coordinating and requesting of required and unscheduled reassessments 
including the provision of an up to date status report of the consumer and 
their situation. 
(9)
Preparing the consumer for the reassessment process. 
(10) Beginning discharge planning on the first day of services. A discharge 
plan will enable the consumer to transition to other services, as 
appropriate; 
(11) In the event a consumer experiences an unexpected need, the Home Care 
Coordinating Agency has the authority to adjust the frequency of services 
under the authorized care plan, in order to meet the needs, as long as the 
total authorized care plan hours for the eligibility period are not exceeded 
(12) In the event a consumer experiences an emergency or acute episode as 
defined in Section 63.01(C), the Home Care Coordinating Agency has the 
authority to adjust the authorized plan of care up to 15% of the monthly 
authorized amount not to exceed the applicable cap. Services resulting 
from an acute or emergency incident may not continue beyond fourteen 
(14) days and the Home Care Coordinating Agency must request a 
reassessment on the date the increase is implemented; 
(13) Issuing a “notice of intent to reduce, deny or terminate HBC services” as 
defined and applicable in Section 63.03. 
(14) Other administrative tasks include, but are not limited to: 
(a)
Processing assessment packets; 
(b)
Maintaining consumer records; 
(c)
Tracking and reporting services; 
(d)
Preparing the Home Care Coordinating Agency budget and 
processing of claims to the Department; 
(e)
Contracting with service providers including fiscal intermediaries 
and requiring compliance by any and all sub­contractors with policy 
requirements; and conducting required utilization review activities. 
(f)
Reimbursing subcontracted home care providers; and 
(g)
Preparing information as required by the Department. 
Care Monitoring​
. Care monitoring are those services provided by a licensed 
social services or health professional (contracted with or employed by a Home 
Care Coordinating Agency), to assist a Home Care Coordinating Agency to 
identify the medical, social, educational, and other needs of an eligible consumer, 
and facilitate access to needed services. Care monitoring may be provided only to 
eligible consumers who are receiving or awaiting other authorized HBC services. 
Care monitoring is provided according to the plan of care authorized by the 
Assessing Services Agency and implemented by a Home Care Coordinating 
Agency. The care monitor will complete the following activities and report 
findings to the Home Care Coordinating Agency based on the task specific 
authorization: 
(1)
monitor services delivered; 
 
Page 20 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(C)

(D)

evaluate  the  effectiveness  of  the  implementation  of  the  authorized  plan of 
care; 
advocate on behalf of the consumer; 
counsel  the  consumer  or  responsible  party  about  the  plan  of  care 
authorized by the Assessing Services Agency ; 
evaluate the consumer’s health status and services needs; 
identify gaps in service or care needs; 
document  and  submit  to  the  Home  Care  Coordinating  Agency  progress 
notes that include the outcome of the face­to­face care monitoring; and 
make recommendations for any authorized care plan modifications or need 
for referrals to community resources. 

 
Diagnostic Services​
. Diagnostic services necessary and not covered by a third 
party payor, to enhance the authorized plan of care, including independent living 
evaluation. Venipuncture services may be covered only as a part of a Registered 
Nurse authorized service. Venipuncture is not covered as a stand­alone service. 
Homemaking Services​
. Homemaking services means services to assist a 
consumer with his or her general housework, meal preparation, grocery shopping, 
laundry, and incidental personal hygiene and dressing. If the consumer is 
receiving care at Level I, IADL tasks may constitute up to, but shall not exceed, 2 
hours per week of authorized services. 

 
(E)

Personal Care​
 ​
Services​
. Personal Care Services consist of personal support 
services to aid consumers with ADLs and IADLs and Level V medication 
administration. 
(1)
Personal support ADL services include bed mobility, transfer, locomotion, 
eating, toilet use, bathing and personal hygiene, dressing, and health 
maintenance activities. When authorizing a plan of care that includes 
personal support services the Assessing Services Agency will use the task 
time allowances specified in the appendix attached to this section not to 
exceed limits specified elsewhere in this Section. ADL services may be 
provided in the consumer’s residence or at an adult day services program. 
 
(2)
Personal support IADL services include meal preparation, grocery 
shopping, routine housework and laundry, which are directly related to the 
consumer’s plan of care. 
(a) These tasks must be performed in conjunction with personal support 
ADL services or Level V medication administration services delivered 
by a Certified Residential Medication Assistant. 
(a) These IADL tasks would otherwise be normally performed by the 
consumer if he or she were physically or cognitively able to do so, and 
it must be established by the Assessing Services Agency that there is 
no family member or other person available and willing to assist with 
these tasks. 
(c) If the consumer is receiving care at Level I, IADL tasks may constitute 
 
Page 21 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(3)
(4)
(5)

(6)

(F)

up to, but shall not exceed, 2 hours per week of authorized personal 
care services. 
(d) If the consumer is receiving care at Level II, IADL tasks may 
constitute up to, but shall not exceed, 3 hours per week of authorized 
personal support services. 
(e) If the consumer is receiving care at Level III, IADL tasks 
may constitute up to, but shall not exceed, 4 hours per week of 
authorized personal support services. 
(f) If the consumer is receiving care at Level IV, there are no limitations 
on IADLs, the total monthly cost of services authorized may not 
exceed the lesser of the cost of the monthly plan of care authorized by 
the Assessing Services Agency or 80% of the average cost of 
MaineCare nursing facility level of care established by the 
Department. 
(g) If the consumer is receiving care at Level V, IADL tasks 
may constitute up to, but shall not exceed, four (4) hours per week of 
authorized personal support services. 
(h) If the consumer is receiving care at Level V, medication administration 
may constitute up to, but shall not exceed, three (3) medication pass 
visits per day for a total of twenty­one (21) medication passes weekly​
.  
 
 
All personal support services may be used for ADLs if necessary.  
No  individual  providing  this  service  may  be  reimbursed  for  more  than  40 
hours  of  care   per  week  for  an  individual  consumer  or  for  a  household  in 
which there is more than one consumer. 
When authorizing a consumer’s plan of care, personal support services for 
ADLs must be authorized in accordance with the Task Time Allowances 
not to exceed programs caps or limits specified elsewhere in this section 
(see appendix to this section). If these times are not sufficient when 
considered in the light of a consumer’s unique circumstances as identified 
by the authorized agent, the authorized agent may make an appropriate 
adjustment as long as the authorized hours do not exceed limits 
established for consumer’s level of care. Task time allowances will 
consider the possibility for concurrent performances of activities and tasks 
listed. Services listed in the Task Time Allowances that are not covered 
services under this section may not be authorized. 
Except for Level V, a “one Hour” PSS visit.  This is a one​
 –​
hour visit to 
deliver personal care services and health maintenance activities to a 
member, no more then once per day. This service may be authorized up to 
seven days per week. If a person requires more then one hour of personal 
care service on a given day, then the PSS services must be billed using the 
half­hour units. 

 
Handyman/Chore Service​
. Chore services to assist a consumer with occasional 
 
Page 22 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(G)

(H)

(I)

heavy­duty cleaning, raising and lowering of combination screen/storm windows, 
repairs and similar minor tasks to eliminate safety hazards in the environment. 
Home Health Services​
. Home health services to assist a consumer with health 
and medical and ADL needs as identified on the MED form and authorized by the 
Assessing Services Agency. These include nursing; home health aide and certified 
nursing assistant services; physical, occupational, and speech therapy; and 
medical social services, when no other method of third party payment is available. 
Home Health services may only be purchased from licensed agencies and shall be 
reimbursed at an hourly rate. When authorizing personal care services provided 
by a HHA or CNA, the Assessing Services Agency must use the task time 
allowances set forth in the appendix attached to this section to authorize the time 
covered to complete authorized ADL and IADL tasks for the plan of care not to 
exceed the program caps or limits specified elsewhere in this section. 
Respite​
. Services provided to individuals, furnished on a short­term basis because 
of the absence of or need for relief of the caregiver. This service may be provided 
at home, in a licensed Adult Day Program, or in an institutional setting.  An 
institution is: 
(1) An assisted housing program licensed in accordance with ​
22 MRSA §7851(2) 
excluding independent housing with services programs; 
(2) A nursing facility or unit, licensed in accordance with 22 MRSA 
§§1811­1824; 
(3) An acute care or rehabilitation facility, licensed in accordance with 22 MRSA 
§§1811­1824; or 
 
(4) A facility for the treatment or management of people who have mental 
retardation or mental illness. 
The annual cost of respite services may not exceed an annual cap as established 
by the Office of Elder Services and is included in the individual’s annual care 
plan cost limit. A consumer receiving MaineCare Private Duty Nursing/Personal 
Care Services may receive respite services to the extent that budgeted resources 
permit and to the extent that there is no waiting list under Section 63. 
Transportation​
. Personal Support Specialists, Certified nursing assistants, home 
health aides and homemakers may escort or transport a consumer only to carry 
out the plan of care. Any individual providing transportation must hold a valid 
State of Maine driver's license for the type of vehicle being operated. All 
providers of transportation services shall maintain adequate liability insurance 
coverage for the type of vehicle being operated. Escort services may be provided 
only when a consumer is unable to be transported alone, there are no other 
resources (family or friends) available for assistance, and the transportation 
agency can document that the agency is unable to meet the request for service. 
Reimbursement shall only be made for mileage in excess of ten (10) miles per 
single trip on a one­way trip for transportation provided by personal care 
assistants, homemakers, or other home health providers in the course of delivering 
a covered service under this section. 
 
Page 23 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(J)
(K)
(L)
(M)

Adult Day Services​
. Adult day services furnished by providers who are licensed 
and certified by the Department of Human Services. 
Mental Health​
. Mental health services provided by licensed mental health 
practitioners. 
Home Modification​
. Home modifications necessary to promote independent 
living and carry out the plan of care up to a life time cost of $3,000, and when 
there is no alternative source of funding. 
Personal Emergency Response System (PERS).​
 A Personal Emergency 
Response System is an electronic device which enables certain high­risk 
individuals to secure help in the event of an emergency. PERS services may be 
provided to those individuals who live alone, or who are alone for significant 
parts of the day, who are capable of using the system, and have no regular 
caregiver for extended periods of time, and who would otherwise require 
extensive routine supervision. 

 
63.05 NON COVERED SERVICES 
The following services are not reimbursable under this Section: 
 
(A)
(B)

(H)

Rent and Board 
Services  for  which  the   cost  exceeds  the  limits  described  in  Section  63.03  and 
63.04, except as described in 63.03(A); 
Services delivered in a Residential Care facility, a supported living arrangement 
certified by DHHS for behavioral and developmental services or a licensed or 
unlicensed Assisted Living Program except for those that meet the definition of a 
Licensed Assisted Living Agency set forth in Section 63.01(OO); 
Services provided by anyone prohibited from employment under the following: 
(1)
a personal support specialist or homemaker who is prohibited from 
employment under Title 22 MRSA §1717(3), §2149­A, §7851, or §8606; or 
(2)
a certified nursing assistant who is prohibited from employment under 
Title 22 MRSA §1812(G). 
Homemaker and handyman/chore services not directly related to medical need 
pursuant to Section 63.04(D) and (F); 
Those  services  which  can  be  reasonably  obtained  by  the  consumer  by  going 
outside his/her place of residence; 
Supervisory  visits  made  for  the  purpose  of  supervising  home  health  aides, 
certified nursing assistants, or personal care assistants; and 
Custodial or supervisory care. 

(I)

Venipuncture is not covered as a stand­alone service. 

(C)

 (D)

(E)
(F)
(G)

 
63.06 POLICIES AND PROCEDURES 
(A)
Eligibility Determination 
An eligibility assessment, using the Department's approved MED assessment 
form, shall be conducted by the Department or the Assessing Services Agency. 
 
Page 24 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
All other Home Based Care services require eligibility determination and prior 
authorization by the Assessing Services Agency to determine eligibility pursuant 
to Section 63.02. 
(1)
The Assessing Services Agency will accept verbal or written referral 
information on each prospective new consumer, to determine 
appropriateness for an assessment. When funds are available to conduct 
assessments, appropriate consumers will receive a face to face medical 
eligibility determination assessment at their current residence within the 
time requirement specified by OES in the contract, of the date of referral 
to the Assessing Services Agency. All requests for assessments shall be 
documented indicating the date and time the assessment was requested and 
all required information provided to complete the request. The individual 
conducting the assessment shall be a Registered Nurse (RN) and will be 
trained in conducting assessments and developing an authorized plan of 
care with the Department’s approved MED form. The assessor shall, as 
appropriate within the exercise of professional judgment, consider 
documentation, perform observations and conduct interviews with the 
long­term care consumer, family members, direct care staff, the 
consumer’s physicians and other individuals and document in the record 
of the assessment all information considered relevant in his or her 
professional judgment. The RN assessor’s findings and scores recorded in 
the MED form shall be the basis for establishing eligibility for services 
and the authorized plan of care. The anticipated costs of covered services 
to be provided under the authorized plan of care must conform to the 
limits set forth in Section 63.03 (A­F) and 63.04. 
(2)
The Assessing Services Agency shall inform the consumer of available 
community resources and authorize a plan of care that reflects the 
identified needs documented by scores and timeframes on the MED form, 
giving consideration to the consumer’s living arrangement, informal 
supports, and services provided by other public and private funding 
sources. HBC services provided to two or more consumers sharing living 
arrangements shall be authorized by the Assessing Services Agency with 
consideration to the economies of scale provided by the group living 
situation, according to limits in Section 63.03 and 63.04.​
 ​
The Assessing 
Services Agency shall assign the appropriate level of care for which the 
consumer is eligible (see Section 63.02) and authorize a plan of care based 
upon the scores and findings recorded in the MED assessment. The 
covered services to be provided in accordance with Level I, II, III, IV or V 
and the authorized plan of care shall: 1) not exceed the lesser of the 
monthly plan of care authorized by the Assessing Services Agency or the 
financial caps established by the Office of Elder Services for the 
corresponding level of care; 2) be prior authorized by the Department or 
its Assessing Services Agency. The assessor shall approve an eligibility 
period for the consumer, based upon the scores and needs identified in the 
 
Page 25 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

MED assessment and the assessor’s clinical judgment. An initial eligibility 
period for Level IV shall not exceed three (3) months. 
The assessor will provide a copy of the authorized plan of care, in a format 
understandable by the average reader, a copy of the applicable eligibility 
notice, release of information and the appeal hearing rights notice, to the 
consumer at the completion of the assessment. The assessor will inform 
the consumer of the estimated co­payment and the cost of services 
authorized. 
Except for those consumers eligible to receive services under Level V of 
this Section, the assessor shall forward the completed assessment packet to 
the Department’s authorized Home Care Coordinating Agency within 
seventy­two (72) hours of the medical eligibility determination and 
authorization of the plan of care. For those consumers eligible to receive 
services under Level V of this Section, the assessor shall forward the 
completed assessment and plan of care to the appropriate Licensed 
Assisted Living Agency.   
For Level I­IV, the Home Care Coordinating Agency shall contact the 
consumer within the time required under their contract with OES of 
transmission of the MED assessment and authorized plan of care. The 
Home Care Coordinating Agency shall assist the consumer with locating 
providers and obtaining access to services authorized on the careplan 
summary by the Assessing Services Agency or the Department. The Home 
Care Coordinating Agency shall implement and coordinate services with 
the provider agency or independent contractor using service orders, as 
well as, monitor service utilization and assure compliance with this policy. 
For Levels I­IV, the provider or independent contractor shall request 
through the Home Care Coordinating Agency any change in the 
authorized plan of care. The Home Care Coordinating Agency shall be 
responsible to assure that the authorized service plan shall not exceed the 
lesser of the plan of care authorized by the Assessing Services Agency or 
the financial cap established by the Department for the level of Home 
Based Care authorized. 
For Levels I­IV, the direct care provider or independent contractor 
contracted by the Home Care Coordinating Agency to provide skilled 
nursing services shall develop a nursing plan of care, which shall be 
reviewed and signed by the recipient’s physician. It shall include the 
personal care and nursing services authorized by the Assessing Services 
Agency or the Department, and the medical treatment plan signed by the 
recipient’s physician. A copy must be forwarded to the Home Care 
Coordinating Agency at no additional charge. 
For Levels I­IV, the Home Care Coordinating Agency will complete 
standardized referral requests for reassessment and submit the requests to 
the Department or the Assessing Services Agency at least five (5) days 
prior to the reassessment due date. The most up to date status of the 
 
Page 26 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(9)

(B)
 

 
Waiting List 
(1)

 
(2)
 
(3)

 
(4)
 
(5)
(6)

(C)

consumer as reported by the care coordinator, care monitor and any MDT 
findings must be included in the reassessment request. 
For Level V, the Licensed Assisted Living Agency will complete 
standardized referral requests for reassessment and submit the requests to 
the Department or the Assessing Services Agency at least five (5) days 
prior to the reassessment due date. The most up to date status of the 
consumer must be included in the reassessment request.  

When funds are not available to assess all prospective consumers, the 
Assessing Services Agency will establish a statewide waiting list for 
assessments. As funds become available, consumers will be assessed on a 
first come, first served basis. 
For consumers found ineligible for HBC services the Assessing Services 
Agency will inform each consumer of alternative services or resources, 
and offer to refer the person to those other services. 
When funds are not available to serve new consumers who have been 
assessed for eligibility or to increase services for current consumers, a 
waiting list will be established for Levels I­IV by the Home Care 
Coordinating Agency. For consumers on the wait list, eligibility will be 
advisory only. As funds become available consumers will be taken off the 
list and served on a first come, first served basis and eligibility will be 
determined and a plan of care authorized. 
When there is a waiting list, the Home Care Coordinating Agency will 
inform each consumer who is placed on the waiting list of alternative 
services or resources, and offer to refer the person to those other services. 
The Home Care Coordinating Agency will maintain one statewide waiting list. 
Consumer names may be removed from the waiting list at the request of 
the consumer or if the HCCA determines that another funding source is 
available to the consumer, or the consumer has entered a hospital, 
residential care facility or nursing facility for longer than 30 days or upon 
the death of the consumer. 

 
Suspension ​
Services may be suspended for up to thirty (30) days. If the 
circumstances requiring suspension extend beyond thirty (30) days, the 
consumer’s eligibility in the program will be terminated. After services are 
terminated, a consumer will need to be reassessed to determine medical eligibility 
for services and be subject to the requirements of the waiting list. If the HCCA 
does not become aware until after 30 days of the circumstances requiring 
 
Page 27 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
suspension, the consumer will be terminated as of the date the HCCA verifies the 
change in status. 
 
(D)

Reassessment and Continued Services 
(1)
For all  recipients under this section, in  order for the reimbursement of 
services to continue uninterrupted beyond the approved classification 
period, a reassessment and prior authorization of services is required and 
must be conducted within the timeframe of five (5) days prior to and no 
later than the reassessment due date. HBC payment ends with the 
reassessment date, also known as the end date.​
 ​
If the reassessment date for 
a consumer occurs within the thirty­day suspension period, that 
reassessment date will be extended for as long as services are suspended, 
but no later than the last day of the thirty­day suspension period. If 
services are suspended beyond thirty­days, the consumer’s eligibility in 
the program will be terminated. After services are terminated, a consumer 
will need to be reassessed to determine medical eligibility for services and 
will be placed on the waiting list and will be subject to the waiting list 
requirements. 
(2)
An individual's specific needs for Home Based Care Services must be 
reassessed at least every twelve months, or earlier if indicated by the 
clinical judgment of the nurse assessor; 
(3)
Unscheduled reassessments due to financial changes that may potentially 
result in a change in program funding source must be requested by the 
Home Care Coordinating Agency or the Licensed Assisted Living 
Agency. 
(4)
Unscheduled financial reassessments may be completed by the Home Care 
Coordinating Agency or Licensed Assisted Living Agency when a spouse 
or significant other household member passes away or there has been a 
documented change of 20% or greater in the asset or income level of the 
household; 
(5)
Unscheduled reassessments due to eligibility or service needs must be 
justified with consideration given to any MDT findings and requested by 
the Home Care Coordinating Agency. 
(6)
Significant change reassessments will be requested by the Home Care 
Coordinating Agency or the Licensed Assisted Living Agency according 
to the definition in Section 63.01(JJ). The Assessing Services Agency will 
review the request and the most recent assessment to determine whether a 
reassessment is warranted and has the potential to change the level of care 
or alter the authorized plan of care. 
(7)
For consumers currently under the appeal process, reassessments will not 
be conducted unless the consumer experiences a significant change as 
defined in Section 63.01(JJ) or has an acute or emergency episode as 
defined in Section 63.01(C). 

 
63.07 Professional and Other Qualified Staff 
 
Page 28 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
 
(A)

The Assessing Services Agency and the Home Care Coordinating Agency 
shall: 
(1)
Employ staff qualified by training and/or experience to perform assigned 
tasks and meet the applicable licensure requirements. 
(2)
Comply with requirements of 22 MRSA §§3471 et seq. and 22 MRSA 
§§4011­4017 to report any suspicion of abuse, neglect or exploitation. 
(3)
Pursue other sources of reimbursement for services prior to the 
authorization of HBC services. 
(4)
Operate and manage the program in accordance with all requirements 
established by rule or contract. 
(5)
Have sufficient financial resources, other than Federal or State funds, 
available to cover any Home Based Care expenditures that are disallowed 
as part of the Office of Elder Services utilization review process. 
(6)
Inform in writing any consumer or any designated representative of a 
consumer with an unresolved complaint regarding their services about 
how to contact the Long Term Care Ombudsman. 
(7)
Assure that costs to HBC funds for services provided to a consumer in a 
twelve month period do not exceed the applicable annual authorized care 
plan cost limit, per level of care for which the consumer is determined 
eligible, established by the Office of Elder Services.  
(8)
Assure when hiring or contracting for delivery of services that conflict of 
interest has been disclosed and measures taken to avoid the issue in 
provision of services. If conflict of interest is identified, document that 
specific measures have been taken to comply. 

(B)

The Assessing Services Agency shall: 
(1)
Implement an internal system to assure the quality and appropriateness of 
assessments to determine eligibility and authorize care plans including, but 
not limited to the following: 
(a)
Consumer satisfaction surveys; 
(b)
Documentation of all complaints, by any party including resolution 
action taken; 
(c)
Measures taken by the Authorized Agent to improve services as 
identified in (a) and (b). 
(2)
Consider, as appropriate, any findings of the MDT. The Assessing 
Services Agency will consider, as appropriate, these findings, when 
completing the assessment and reassessment in the development of the 
authorized plan of care that promotes the consumer’s independence. 
(3)
Forward to the Home Care Coordinating Agency or, when appropriate, the 
Licensed Assisted Living Agency, the completed assessment, consumer 
friendly plan of care, signed choice letter and signed release of 
information. Maintain individual consumer records that include the above 
items. 
 

 
Page 29 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
C.

The Home Care Coordinating Agency shall, for Levels I­IV: 
(1)
Assure that service providers employed by agencies and independent 
contractors meet applicable licensure and/or certification and/or training 
requirements, and maintain records which show entrance and exit times of 
visits, total hours spent in the home, and tasks completed. Travel time to 
and from the location of the consumer is excluded. 
(2)
Maintain annual written agreements with service providers employed by 
agencies and independent contractors, and communicate current policy or 
service rate changes to all providers. 
(3)
Implement an internal system to assure the quality and appropriateness of 
services delivered including, but not limited to the following: 
(a)
Consumer satisfaction surveys; 
(b)
Documentation of all complaints, by any party including resolution 
action taken; 
(c)
Measures taken by the Authorized Agent to improve services as 
identified in (a) and (b). 
(4)
Include a provision in service provider agreements for reimbursing the 
Home Care Coordinating Agency if services paid for by HBC are 
subsequently reimbursed by another payor. 
(5)
Establish MDT’s who will review plans of care, as needed, to identify 
overlaps of service, over utilization of services or deficits in plans of care. 
Consider, as appropriate, any findings of the MDT when implementing the 
authorized plan of care and issuing service authorizations. The RN 
assessor is considered a member of the MDT 
(6)
Assure contact with each consumer as required under the contract 
with OES to verify receipt of authorized services, discuss consumer’s 
status, review any unmet needs and provide appropriate follow­up and 
referral to   community resources. 
(7)
Employ either directly or through contract face­to­face care monitors and 
care coordinators who are either a licensed social worker or registered 
professional nurse with at least one year of community service experience. 
(8)
Assure that all contracts for personal support services and homemaker 
services require checks of the CNA registry and any required​
 ​
criminal 
background checks for all employees prior to the provision of services by 
the employees of the agency under contract or a Family Provider Service 
Option memorandum of agreement with the HCCA. 
(9)
Reimburse providers in accordance with these rules and the HCCA 
contract with the Department based on the unit of service and rates 
established by the Department 
(10) Recoup funds for services provided if the sub­contracted agency or Family 
Provider did not provide required documentation to support qualifications 
of the agency, staff or services billed 
(11) Ensure the quality of services and has the authority to determine whether a 
PCA agency or Family Provider has the capacity to comply with all service 
requirements. Failure to meet standards must result in no­approval or 
 
Page 30 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(12)

(D)

termination of sub­contracts or memorandums of agreement for PCA services. 
Termination of a sub­contract cannot be appealed under Section 40. 
Contract with a Fiscal Intermediary who agrees to perform 
employer­related tasks and administrative tasks specified in Section 
63.01(S), including but not limited to tasks described in Section 63.07(I). 

 
Registered Professional Nurse 
A registered professional nurse employed directly or through a contractual 
relationship with a home health agency or acting as an individual practitioner may 
provide services by virtue of possession of a current license to practice their 
health care discipline in the State in which the services are performed. 
 

(E)

Licensed Practical Nurse 
A licensed practical nurse employed directly or through a contractual relationship 
with a home health agency may provide services by virtue of possession of a 
current license to practice their health care discipline in the State in which the 
services are performed provided they are supervised by a registered professional 
nurse. 

(F)

Home Health Aide 
Any home health aide employed by a home health agency must have satisfactorily 
completed a training program for certified nurse assistants and receive supervision 
consistent with the rules and regulations of the Maine State Board of Nursing. 
Home health aides employed by a home health agency must also have 
satisfactorily completed an agency orientation as defined by the Regulations 
governing the Licensing and Functioning of Home Health Care Services and be 
listed on the CNA registry and must not be prohibited from employment under 
Title 22 MRSA §1812(G). 

(G)

Certified Nursing Assistant (CNA) 
A CNA employed by, or acting under a contractual relationship with, a home 
health agency must have satisfactorily completed a training program for certified 
nurse assistants  and receive supervision consistent with the Rules and 
Regulations of the Maine State Board of Nursing and be listed on the CNA 
registry and must not be prohibited from employment under Title 22 MRSA 
§1812(G). 
 

(F)

Certified Nursing Assistant/Medications 
A CNA who meets the requirements in Section 63.07(G) above and has 
satisfactorily completed Department­approved medication course for certified 
Nursing Assistants, consistent with Rules and regulations of the Maine State 
Board of Nursing and be listed on the CNA registry and must not be prohibited 
from employment under Title 22 MRSA §1812(G). 
 
Page 31 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(I)

Fiscal Intermediary  
The FI acts as an agent of the employer in matters related to the employment of 
personal support specialist and purchase of other support services or goods, 
including but not limited to carrying out payroll and tax and functions necessary 
to ensure compliance with federal and state tax and labor laws and program rules. 

(J)

Social Worker 
A social worker must hold a Master's Degree from a school of social work 
accredited by the Council on Social Work Education, and must be licensed 
through the Maine Board of Social Worker Registration as documented by written 
evidence from such Board pursuant to 32 MRSA Chapter 83, and may provide 
only those services allowed under the scope of that license. 

 

 
(K)

Physical Therapist 
A physical therapist must be a graduate of a program of physical therapy 
approved by both the Council on Medical Education of the American Medical 
Association and the American Physical Therapy Association or its equivalent and 
must be licensed by the State of Maine. A physical therapist may be reimbursed 
for services provided in his or her own office if the therapist is approved by 
Medicare pursuant to 42 CFR §405.1730. 

(L)

Occupational Therapist 
An occupational therapist must be licensed to practice occupational therapy by the 
Maine Board of Occupational Therapy Practice, as documented by written 
evidence from such Board. 

(M)

Speech Pathologist 
A speech pathologist must be licensed to practice speech pathology by the Maine 
Board of Examiners on Speech Pathology and Audiology, as documented by 
written evidence from such Board. 

(N)

Certified Residential Medication Aide 
Certified Residential Medication Aide​
 (​
CRMAs) are allowed to administer 
medications to persons served by DHHS Licensed Assisted Living Programs and 
other licensed facilities only after they have successfully taken a minimal 40­hour 
class, passed a written test, and demonstrated medication administration 
competence to an RN.  CRMA services are reimbursable under this section only 
when the CRMA is employed by the Licensed Assisted Living Agency as defined 
in Section 63.01(OO) and is working under the consultation of an R.N. 

 
 
63.08 Consumer Records and Program Reports 
 

 
Page 32 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(A)

Content of Consumer Records​
. The Home Care Coordinating Agency must 
establish and maintain a record for each consumer receiving Level I­IV that 
includes at least: 
(1)
The consumer's name, address, mailing address if different, and telephone 
number; 
(2)
The name, address, and telephone number of someone to contact in an 
emergency; 
(3)
Complete medical eligibility determination form and financial assessments 
and reassessments that include the date they were done and the signature 
of the person who did them; 
(4)
A care plan summary that promotes the consumer's independence, 
matches needs identified by the scores and timeframes on the MED form 
and authorized by the Assessing Services Agency, gives consideration of 
other formal and informal services provided and which is reviewed no less 
frequently than semiannually. The service plan includes: 
 
(a)
Evidence of the consumer's participation; 
(b)
Identification of needs; 
(c)
The desired outcome; 
(d)
Who will provide what service, when and how often, reimbursed 
by what funding source, the reason for the service and when it will 
begin and end; and 
(e)
The signature of the nurse assessor who determined eligibility and 
authorized a plan of care and the Home Care Coordinating Agency 
staff who authorized the actual service plan. 
(5)
A dated release of information signed by the consumer that conforms with 
applicable state and federal law is renewed annually and that: 
(a)
Is in language the consumer can understand; 
(b)
Names the agency or person authorized to disclose information; 
(c)
Describes the information that may be disclosed; 
(d)
Names the person or agency to whom information may be disclosed; 
(e)
Describes the purpose for which information may be disclosed; and 
(f)
Shows the date the release will expire. 
(6)
Documentation that consumers eligible to apply for a waiver for consumer 
payments, were notified that a waiver may be available; 
(7)
A copy of the consumer's signed and dated request form authorizing the 
Home Care Coordinating Agency to arrange services described in the 
authorized plan of care; 
(8)
Monthly service orders to providers that specify the tasks to be completed; 
(9)
Written progress notes that summarize any contacts made with or about 
the consumer and: 
(a)
The date the contact was made; 
(b)
The name and affiliation of the person(s) contacted or discussed; 
(c)
Any changes needed and the reasons for the changes in the plan of 
care; 
 
Page 33 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(d)
(e)

(B)

The results of any findings of MDT contacts or meetings; and 
The signature and title of the person making the note and the date 
the entry was made. 
Written  Progress  Notes  for  Services  Delivered  by  a  Direct  Care  Provider 
(includes HCCA sub­contracted agencies) 

 

(C)

Written progress notes shall contain: 
 
(1)
The service provided, date, and by whom; 
 
(2)
Entrance  and  exit  times  of  nurse's,  home  health  aide's,  certified  nursing 
assistant's  and  personal  support  specialist’s  visits   and  total  hours  spent  in 
the  home  for  each  visit.  Exclude  travel  time  [unless  provided  as  a  service 
as described in this Section]; 
 
(3)
A  written  service  plan  that  shows  specific  tasks  to  be  completed  and  the 
schedule for completion of those tasks; 
 
(4)
Progress  toward  the  achievement  of  long  and  short  range  goals.  Include 
explanation when goals are not achieved as expected; 
 
(5)
Signature of the service provider; and 
 
(6)
Full  account  of  any  unusual  condition  or   unexpected  event,  dated  and 
documented. 
Program Reports​
. The following reports must be submitted to Office of Elder 
Services, in a format approved by the Office of Elder Services, by the day noted: 
(1)
Monthly service and consumer reports including admissions, discharges 
and active client lists, due no later than twenty days after the end of the 
month; 
(2)
Monthly fiscal reports, due no later than twenty days after the end of the 
month; 
(3)
Quarterly and annual demographic reports, due no later than twenty five 
days after the end of the quarter; and 
(4)
Monthly authorizations for HBC services, due by the fifth of the month for 
which authorizations are reported. 
(5)
Monthly reports of the type and number of assessments completed by the 
Assessing Services Agency as required by the contract with Office of 
Elder Services. 

 
63.09 RESPONSIBILITIES OF THE OFFICE OF ELDER SERVICES 
(A)

Selection of Authorized Agent​
. To select the Assessing Services Agency and the 
Home Care Coordination Agency, the Office of Elder Services will request 
proposals by publishing a notice in Maine's major daily newspapers and posting 
 
Page 34 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(B)

on the Office of Elder Services website. The notice will summarize the detailed 
information available in a request for proposals (RFP) packet and will include the 
name, address, and telephone number of the person from whom a packet and 
additional information may be obtained. The packet will describe the 
specifications for the work to be done. Criteria used in selection of the successful 
bidder or bidders will include but are not necessarily limited to: 
(1)
Cost; 
(2)
Organizational capability; 
(3)
Response to a sample case study; 
(4)
Qualifications of staff; 
(5)
References; 
(6)
Quality assurance plan; 
(7)
Ability to comply with applicable program policies; and 
(8)
Demonstrated experience. 
 
Other Responsibilities of the Office of Elder Services​
. The Office of Elder 
Services is responsible for: 
(1)
Setting the annual individual care plan cost limit for each level of care. 
(2)
Establishing performance standards for contracts with authorized agencies 
including but not limited to the numbers of consumers to be assessed and 
served and allowable costs for administration and direct service. 
(3)
Conducting or arranging for quality assurance reviews that will include 
record reviews and home visits with HBC consumers. 
(4)
Providing training and technical assistance. 
(5)
Providing written notification to the administering agencies regarding 
strengths, problems, violations, deficiencies or disallowed costs in the 
program and requiring action plans for corrections. 
(6)
Assuring the continuation of services if the Office of Elder Services 
determines that an Authorized Agent's contract must be terminated. 
(7)
Administering the program directly in the absence of a suitable Authorized 
Agent. 
(8)
Conducting a request for proposals for authorized agents at least every 
five years thereafter. 
(9)
At least annually, review randomly selected requests for waivers of 
consumer payment. 
(10) Recouping HBC funds from administering agencies when Office of Elder 
Services determines that funds have been used in a manner inconsistent 
with these rules or the Authorized Agent's contract. 

 
63. 10 PERSONAL SUPPORT SERVICES 
(A)

Scope.​
 This section applies to personal support services provided to consumers of 
the In­Home and Community Support Services for Elderly and other Adults 
program by a person who has furnished evidence of competence to carry out the 
assigned tasks by virtue of previous experience or training. Personal Support 
 
Page 35 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
Specialist (PSS) is an individual defined in Section 63.01 (FF) who delivers 
services as defined in Section 63.04(F) of this manual and who meets the training 
and/or competency requirements described in this Section. A PSS may provide 
assistance with ADLs and IADLs when they meet the requirements of this Section. 
(B)

 
(C) 

Use of PSS Services. 
(1)

A PSS may be used when the ADL needs of the consumer can be met with 
this level of service provider; 

(2)

Family and household members providing PSS services and seeking 
payment by the program must comply with the training and/or competency 
requirements of this section unless exempted under this section; 

(3)

The PSS shall perform tasks that are consistent with the Assessing 
Services Agency authorized plan of care and, for Levels I­IV, the Home 
Care Coordinating Agency service authorization; 

(4)

With the exception of Family Providers who are consumers managing 
their own care, PSS employed by agencies must receive on­site 
supervision by their employer as described in Section 63.10(E)(5); 

(5)

The consumer and/or family has the right to request a change in personal 
support specialist. If it is not possible for the consumer and the agency 
together to resolve the issues that have caused the consumer to request a 
change, the agency will make the change, if alternate staff are available. 

Family Provider Service Option​
 (FPSO) is a service provision option that 
allows an adult, twenty–one years or older, to register as a Personal Care Agency 
solely for the purpose of managing his or her own services or solely for managing 
the services of no more than two of his/her family members. For purposes of this 
definition only, family members include individuals related by blood, marriage or 
adoption as well as two unmarried adults who are domiciled together under a 
long­term arrangement that evidences a commitment to remain responsible 
indefinitely for each other's welfare. Unless specifically exempted in this 
subsection or elsewhere in Section 63, all other requirements of Section 63 apply 
to the Family Provider Service option. This is not a service option under Level V 
of this Section. 
(1)

The following requirements apply to the Family Provider Service Option: 
(a)

The consumer who chooses to manage his or her own services must 
meet the cognitive capacity as defined in 63.01 (J). 

(b)

The consumer or family member must register as a personal care 
agency (the “Family Provider”) with the Department of Health and 
Human Services pursuant to Title 22 MRSA §1717. A consumer 
who does not meet the cognitive capacity as defined in 63.01(J) is 
not permitted under this section to register as a personal care 
agency; 
 
Page 36 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(c)

The Family Provider must conduct a criminal history background 
check if required by Title 22 MRSA §1717 for any individual hired 
as a personal support specialist and also must check the Certified 
Nursing 
Assistant Registry; and not employ an individual who is prohibited 
from employment under Title 22 MRSA §1717(3); 

(d)

The Family Provider must document the following in a  Personal 
Support Specialist’s personnel record: 
(i)

evidence of the competence of the PSS in all required 
tasks, including the scope of the demonstration and the 
signature of the individual certifying competency; and 

(ii)

evidence of orientation adequate to meet the consumer’s 
needs. 

(iii)

evidence of a Certified Nursing Assistant Registry check 
and, if required by Title 22 MRSA §1717(3), a criminal 
history background check. 

(e)

The adult who is registered as the agency may not be paid to 
provide care to the consumer; 

(f)

A consumer’s guardian may not be paid to provide care to the 
consumer; 

(g)

Family Provider must use a Fiscal Intermediary as a payroll agent 
approved by the HCCA; and 

(h)

Failure by the Family Provider to comply with the HCCA 
memorandum of agreement requirements shall result in a 
termination of the agreement with the HCCA. 

 
(2)

(D)

As part of the Family Provider Services Option, the Home Care 
Coordinating Agency (HCCA) shall: 
(a)
check the CNA Registry and conduct a criminal background check 
on the individual who registers as a personal care agency 
(b)
establish a monthly cost limit based on the authorized plan of care; 
(c)
manage professional and/or covered services (RN, ERS for 
example), other than personal support services; if requested by the 
consumer or family provider, 
(d)
contract with a Fiscal Intermediary (FI); and 
(e)
recoup funds for services delivered in non­compliance with this 
section. 

Training and Competency.​
 With the exception of PSSs providing PSS services 
under the Family Provider Service Option, to be reimbursed, PSSs must meet the 
requirements of this subsection. To meet training requirements, a PSS must: 
 
Page 37 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(1)

(2)

(3)

(4)

Currently be listed on the Certified Nursing Assistant's registry. 
(a)

CNAs who lapse their registry status due to a non­completion of 
the required employment in a health care institution, may choose to 
take the competency­based examination of didactic and 
demonstrated skills from OES approved curriculum. Successful 
passing of this examination will result in a certificate of training as 
a Personal Support Specialist. 

(b)

If the competency­based examination is not completed 
successfully the CNA must complete the training requirements 
outline in Section D (3); or 

Provide evidence of satisfactory completion of a basic nurse's aide or 
home health aide training program meeting the standards of the Maine 
State Board of Nursing within the past three (3) years. 
(a)

The applicants may choose to take the competency­based 
examination of didactic and demonstrated skills from OES 
approved curriculum. Successful passing of this examination will 
result in a certificate of training as a Personal Support Specialist. 

(b)

Applicants who have completed a basic nurse’s aide course or 
home health aide training program outside the past three years may 
choose to take the competency­based examination of didactic and 
demonstrated skills from any OES approved curriculum. 
Successful passing of this examination will result in a certificate of 
training as a Personal Support Specialist. 

(c)

If the competency­based examination is not completed 
successfully, the applicant must complete the training requirements 
outlined in Section D (3) or; 

Provide evidence of satisfactory completion of a Department approved 
training course. The training shall meet the following conditions: 
(a)

The course must include at least 50 hours of formal classroom 
instruction, demonstration, return demonstration, and examination 
and must cover the tasks included in Section 63.01(FF); and 

(b)

Provide evidence of successful passing of a competency­based 
examination of didactic and demonstrated skills resulting in a 
certificate of training as a Personal Support Specialist. 

PSSs must complete the training and examination within six (6) months of 
employment. 
(a)

A newly hired PSS who does not yet meet the Department’s 
training and examination requirements must undergo an eight (8) 
hour orientation by the employing agency that reviews the role and 
responsibilities of a PSS. 
 
Page 38 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 

(5)

(b)

The orientation must be completed before the PSS starts delivering 
services to consumers. 

(c)

The PSS must demonstrate competency in all required tasks prior 
to being assigned to a consumer’s home. Demonstration of 
competency must be documented in the employee’s record and 
include the scope of the demonstration and the signature of the 
individual certifying competency. 

(d)

PSSs newly hired to an agency, who meet the Department’s 
training and/or certification requirements, must receive an agency 
orientation. The training and certification document must be on file 
in the individual’s personnel record. 

(e)

When the nature of the tasks or the condition of the consumer 
warrant the specialized knowledge and skills of a health 
professional, as determined by the medical eligibility assessment, 
the PSS shall be trained by the health professional and 
satisfactorily demonstrate the skill to carry out the necessary tasks. 

Exemptions 
Personal Support Specialists (PSSs ) who received and successfully 
completed a OES approved curriculum prior to 9/1/03, will be 
grandfathered and allowed to continue to provide home care services as a 
Personal Support Specialist (PSS). 

(E)

Employment or Provider Agency Responsibilities. 
(1)

 
(2)

Providers, other than those in the Family Provider Service Option, 
employing Personal Support Specialists (PSSs) must assure that all PSSs 
meet the applicable training and competency requirements 63.10(D). The 
responsibility for verification of PSS credentials rests with the employer. 
The employer must maintain a personnel record for each PSS which must 
include: 
(a)

evidence of the competency of the PSS in all required tasks, 
including the scope of the demonstration and the signature of the 
individual certifying the competency of the PSS to meet each 
consumer’s needs; and 

(b)

evidence of the eight (8) hour orientation which reviews the role 
and responsibilities of a PSS; and the certificate of training. 

(c)

evidence of a Certified Nursing Assistant Registry check and of a 
criminal history background check, if required by Title 22 MRSA 
§1717(3). 

Providers employing PSSs, CNA, Home Health Aides or homemakers 
working as Personal Support Specialist must check the CNA Registry and, 
 
Page 39 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
if required by Title 22 MRSA §1717(3),​
 ​
complete a criminal background 
check, and may not employ an individual as a personal support specialist 
who is prohibited from employment under Title 22 MRSA §1717(3). 
(3)

Providers must develop and implement personnel policies which insure a 
smoke free environment. PSSs are not allowed to smoke, use alcohol or 
controlled substances in the consumer's home or vehicle during work 
hours. 

(4)

With the exception of Family Service Providers who are consumers 
managing their own care, a visit shall be made in a consumer's home by a 
supervisor or Agency representative prior to the start of PSS services to 
develop and review with the consumer the plan of care as authorized by 
the Assessing Services Agency on the care plan summary and by the 
Home Care Coordinating Agency on the service order. 

(5)

Supervisory visits: With the exception of Family Service Providers who 
are consumers managing their own care, for Level III and IV PSSs 
employed by agencies must receive on­site supervision of the 
implementation of the Level III and Level IV consumer’s authorized plan 
of care by their employer at least quarterly to verify consumer satisfaction 
with the PSS performance in meeting the care plan tasks. For Level I and 
Level II consumers, on­site supervision must be at least once every six 
months with quarterly phone calls to the consumer. Direct on site 
supervision of the PSS, outside of the plan of care implementation and 
consumer satisfaction mentioned above, is up to the discretion of the 
provider agency and their personnel policies and procedures. 

(6)

PSS agencies operated by consumers or family members must agree to 
on­site home supervisory visits by the HCCA to evaluate the condition of 
the consumer, implementation of the care plan, and whether the services 
are​
 ​
satisfactory to the consumer and the HCCA. Failure to allow the 
HCCA on­site visits is grounds for terminating reimbursement to the PCA 
PSS worker or the PSS​
 ​
worker or terminating the contract with the 
agency. 

(7)

Maintenance of consumer records: 
(a)

A written service plan that shows specific tasks to be completed 
and schedule for completion of those tasks; 

(b)

Documentation which shows the entrance and exit times of PSS 
visits and total time spent in the home; 

(c)

The name and telephone number of the person to call in case of an 
emergency or other needed information. 

 
63.11 Consumer Payments 

 
Page 40 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(A)

Consumer Payments.​
 The administering agency will use an Office of Elder 
Services approved form to determine the client's income and liquid assets and 
calculate the monthly payment to be made by the consumer. The agency may 
require the consumer and his or her spouse to produce documentation of income 
and liquid assets. A consumer need not complete a financial assessment if he or 
she pays the full cost of services received. His or her payments, as determined by 
an annual financial assessment may not exceed the total cost of services provided. 
For Level I­IV, the final consumer payment will be determined by the HCCA. For 
Level V, the final consumer payment will be determined by the Licensed Assisted 
Living Agency. 

(B)

Definitions.​
 The following definitions apply to this Section. 
(1)

Dependent allowances.​
 Dependents and dependent allowances are 
defined and determined in agreement with the method used in  MaineCare. 
The allowances are changed periodically and cited in the  MaineCare 
Benefits Manual, TANF Standard of Need Chart. Dependents are defined 
as individuals who may be claimed for tax purposes under the Internal 
Revenue Code and may include a minor or dependent child, dependent 
parents, or dependent siblings of the consumer or consumer's spouse. A 
spouse may not be included. 

(2)

Disability­related expenses:​
 Disability­related expenses are 
out­of­pocket costs incurred by the consumers for their disability, which 
are not reimbursed by any third­party sources. They include: 

(3)
 

(a)

Home access modifications: ramps, tub/shower modifications and 
accessories, power door openers, shower seat/chair, grab bars, door 
widening, environmental controls; 

(b)

Communication devices: adaptations to computers, speaker 
telephone, TTY, Personal Emergency Response Systems; 

(c)

Wheelchair (manual or power) accessories: lap tray, seats and back 
supports; 

(d)

Vehicle adaptations: adapted carrier and loading devices, one 
communication device for emergencies (limited to purchase and 
installation), adapted equipment for driving; 

(e)

Hearing Aids, glasses, adapted visual aids; 

(f)

Assistive animals (purchase only); 

(g)

Physician ordered medical services and supplies; 

(h)

Physician­ordered prescription and over the counter drugs; and 

(i)

Medical insurance premiums, co­pays and deductibles. 

Household members: ​
means the consumer and spouse. 
 
Page 41 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(4)

Household members' income includes: 
(a)

Wages from work, excluding state and Federal taxes and employer 
mandated or court ordered withholdings; 

(b)

Benefits from Social Security, Supplemental Security Income, 
pensions, insurance, independent retirement plans, annuities, and 
Aid and Attendance; 

(c)

Adjusted gross income from property and/or business, based on the 
consumer's most recent Federal income tax; 

(d)

Interest and dividends. 

(e)

Regularly occurring payments received from a home equity 
conversion mortgage. 
Not included are benefits from: the Home Energy Assistance 
Program, Food Stamps, General Assistance, Property Tax and Rent 
Refund, emergency assistance programs, or their successors. 

(5)

A ​
liquid asset​
 is something of value available to the consumer that can be 
converted to cash in three months or less and includes: 
 
(a)
Bank accounts; 
 
(b)
Certificates of deposit; 
 
(c)
Money market and mutual funds; 
(d)

Life insurance policies; 

(e)

Stocks and bonds; 

(f)

Lump sum payments and inheritances; and 

(g)

Funds from a home equity conversion mortgage that are in the 
consumer's possession whether they are cash or have been 
converted to another form. 

Funds which are available to the consumer but which carry a penalty for 
early withdrawal will be counted minus the penalty. Exempt from this 
category are mortuary trusts and lump sum payments received from 
insurance settlements or annuities or other such assets named specifically 
to provide income as a replacement for earned income. The income from 
these payments will be counted as income. 
 

(C)

Consumer Payment Formula.​
 The provider agency will use the following 
formula to determine the amount of each consumer's payment. 
Step (1)​
 ­ Calculate the Monthly Contribution from Income. 
(a)

Total the monthly income of the consumer and spouse. 
 
Page 42 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(b)

Deduct monthly allowable disability related expenses. 

(c)

Deduct monthly allowable dependent allowances. 

(d)
Multiply the net income by 4%. 
 
Step (2)​
 ­ Calculate the Monthly Contribution from Liquid Assets. 
(a)

Total the liquid assets of the household members. 

(b)

Deduct annual interest and annual dividends counted towards 
income for the household. 

(c)

Subtract $15,000 from the amount of liquid assets calculated in 
Step (2)(a&b). If the result is less than zero use zero. 

 
(d)

Multiply the sum calculated in Step (2)(c) by 3%. The result is the 
Monthly Contribution from Liquid Assets 

Step (3)​
 ­ Add the result of the calculation in Step (1)(d) to the result of the 
calculation in Step (2)(d). 
Step (4)​
 ­ The consumer's monthly payment is the lesser of the sum calculated in 
Step (3) or the actual cost of services provided during the month.  
Step (5)​
 ­ When two persons in a household are both receiving Home Based Care 
services under this program, collect the required information for each 
person. Calculate the co­pay for each consumer and combine the total. 
Divide the amount by two to determine the household monthly 
co­payment. 
(D)

 
Waiver of Consumer Payment.​
 Consumers will be informed that they may 
apply for a waiver of all or part of the assessed payment when: 
(1)

Monthly income of household members is no more than 200% of the 
federal poverty level; and 

(2)

Household assets are no more than $15,000. 

 
63.12 Method for Reviewing Requests for Waivers of Consumer Payment 
 
(A)

Consumers requesting waivers may be asked to provide verification of any 
income, liquid assets and expenses for housing, transportation, unreimbursed 
medical expenses, food, clothing, laundry and insurance. 

(B)

Consumers may request a waiver from the Home Care Coordinating Agency or 
the Licensed Assisted Living Agency of all or part of the assessed payment. 
(1)

The request must be submitted in writing: 
 
Page 43 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
(a)

within ten (10) days of the date of notification of the assessed 
consumer payment, or 

(b)

within ten (10) days of the date of their last functional 
reassessment, or 

(c)
(2)
(3)
(4)

within ten (10) days of the date the consumer began to receive 
services after being on the waiting list. 
Requests for waiver must be on a form approved by the Office of Elder 
Services. 
The administering agency will act on the request and inform the consumer 
of its decision in writing within twenty (20) days of receipt of the request. 
If the administering agency needs additional information, in order to 
determine whether the waiver can be granted, the administering agency 
will promptly notify the consumer. The consumer must submit the 
additional information within ten (10) days. In such cases the agency will 
issue its decision within ten (10) days of receipt of the additional 
information. 

(C)

A consumer who is otherwise eligible may receive services while awaiting the 
agency's decision on the request for waiver. The agency will hold the consumer 
payment in abeyance pending a decision on the request, or the completion of the 
appeals process, whichever is later 

(D)

The agency will inform the consumer in writing if the request for a waiver is 
approved or denied. If denied, the agency's notice must include information on 
appeal rights. 

(E)

If the waiver is denied, the consumer payment, including payments held in 
abeyance, is due within thirty (30) days of the date of the decision, or services 
will be terminated. 

(F)

When allowable expenses plus the consumer payment exceed the sum of monthly 
income plus the Monthly Contribution From Liquid Assets, the agency will waive 
the portion of the payment that causes expenses to exceed income. 

(G)

Consumers who have applied for a full or partial waiver of the assessed payment 
and been denied may reapply only if one of the following conditions exists and is 
expected to continue until the next regularly scheduled financial assessment: 
(1)
the consumer has at least a 20% decrease in monthly income or liquid 
assets. 
(2)
the consumer has an increase in expenses which results in the sum of the 
allowable expenses plus the consumer payment exceeding monthly 
income plus the Monthly Contribution From Liquid Assets. 

(H)

Expenses.​
 Expenses will be reduced by the value of any benefit received from 
any source that pays some or all of the expense. Examples include but are not 
limited to, Medicare, MaineCare, Food Stamps and Property Tax and Rent 
 
Page 44 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
Refund. Business expenses that exceed business income are not allowable. 
Allowable expenses include actual monthly costs of all household members for:  
(1)
(2)

housing expenses which include and are limited to` rent, mortgage 
payments, property taxes, home insurance, heating, water and sewer, snow 
and trash removal, lawn mowing, utilities and necessary repairs; 
food, clothing and laundry not to exceed; 
Monthly Allowance for Food, Clothing and Laundry 

Number in Household 
Amount 

1 

2 

3 

4 

5 & up 

$217 

$343 

$459 

$577 

$694 

 

(3)

transportation expenses which include and are limited to ferry or boat fees, 
car payments, car insurance, gas, repairs, bus, car and taxi fare; 

(4)

unreimbursed medical expenses including but not necessarily limited to 
health insurance; prescription or physician ordered drugs, equipment and 
supplies; and doctor, dentist and hospital bills; 

(5)

life insurance; 

(6)

limited discretionary expenses; 

 
The following chart shows maximum allowable discretionary expenses by 
household size. Amounts in excess of the monthly allowance may not be claimed. 
 

Maximum Allowable Discretionary Expenses 
Number in Household 
Amount 

1 

2 

3 

4 

5 & up 

$76 

$120 

$161 

$203 

$244 

 
 

APPENDIX to Sec 63 TASK TIME ALLOWANCES  ­  Activities of Daily Living 
Activity 

Definitions 

Bed Mobility 

How person moves to and from lying position, turns 
side to side and positions body while in bed. 

Transfer 

How person moves between surfaces – to/from: 
5 – 10 minutes 
bed, chair, wheelchair, standing position (EXCLUDE 
 
to/from bath/toilet). 
up to 15 minutes 

Locomotion 

Time Estimates 

How person moves between locations in his/her 
room and other areas on same floor. If in 
wheelchair, self­sufficiency once in chair. 

5 – 10 minutes 

5 ­ 15 minutes 
(Document time and 
number of times done 
during POC) 

Considerations 
Positioning supports, cognition, 
pain, disability level. 
Use of slide board, gait belt, 
swivel aid, supervision needed, 
positioning after transfer, 
cognition 
Mechanical Lift transfer 
Disability level, 
Type of aids used or Pain 

 
Page 45 of 46 

 10­149 Ch. 5 ­ Office of Elder Services Policy Manual 
Section 63                       In­home and Community Support Services 
Dressing & 
Undressing 

How person puts on, fastens and takes off all items 
of street clothing, including donning/removing 
prosthesis. 

20 ­ 45 minutes 
5 minutes 
 

Eating 

How person eats and drinks (regardless of skill) 

30 minutes 
 
30 minutes 

Toilet Use 

Personal 
Hygiene 
 
 
 

How person uses the toilet room (or commode, 
bedpan, urinal); transfers on/off toilet, cleanses, 
changes pad, manages ostomy or catheter and 
adjusts clothes. 

5 ­15 minutes/use 

How person maintains personal hygiene. 

Washing face, 
hands, 
perineum, 
combing hair, 
shaving and 
brushing teeth 

20 
min/day 

Shampoo 
(only if done 
separately) 

15 min up 
to 3 times/ 
week 

Nail Care 

20 
min/wee
k 

(EXCLUDE baths and showers) 

 

 

Walking 

a.
b.
c.
d.

Bathing 

How person takes full­body bath/shower, sponge 
bath (EXCLUDE washing of back, hair), and 
transfers in/out of tub/shower 

How person walks for exercise only 
How person walks around own room 
How person walks within home 
How person walks outside 

Document time and 
number of times in 
POC, and level of 
assist is needed. 

 

15 ­ 30 minutes 

Supervision, disability, pain, 
cognition, type of clothing, type 
of prosthesis. 
Set up, cut food and place 
utensils. 
Individual is fed. 
 
Supervision of activity due to 
swallowing, chewing, 
Bowel, bladder program 
Ostomy regimen 
Catheter regimen 
cognition 
 

Disability level, pain, 
cognition, adaptive 
equipment. 

 
Disability 
Cognition 
Pain 
Mode of ambulation (cane) 
Prosthesis needed for walking 
If shower used and shampoo 
done then consider as part of 
activity, cognition​
.  

 
Page 46 of 46