14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007          State of Maine    14    DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES        197          Chapter 11          Rules Governing    Consumer Directed Personal Assistance Services        Effective Date:  October 8, 2007      Page 1    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  Maine Department of Health and Human Services    Consumer­Directed Personal Assistance Services    Table of Contents    Section    PREAMBLE     11.01 DEFINITIONS A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. R. S. T. U. V. W. X. Y. Z. AA. BB. CC. DD. EE. FF. GG. HH.     Consumer­Directed Home Based Care  Activities of daily living  Assessing Services Agency  Authorized Agent  Authorized plan of service  Department  Service Plan Summary  Cognitive capacity  Complete Medical Eligibility Determination packet  Consumer  Consumer Directed Home Based Care Services  Covered Services  Criminal Background Check  Department  Dependent Allowances  Disability­related expenses  Extensive Assistance  Health Maintenance Activities  Income  Instrumental activities of daily living  Limited Assistance  Liquid asset  Maximum Authorized Service  Personal Assistance needs  Medical Eligibility Determination (MED) Form  Multi­disciplinary team (MDT)  One­person Physical Assist  Personal Assistance Services  Personal Assistant  Quality assurance review committee (QARC)  Self­Direct  Service Plan  Significant Change  Total Dependence  Page 2    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007          11.02 ELIGIBILITY FOR SERVICES A. B 11.03 11.04 11.05 11.06 11.08 11.09 11.10 11.11   Consumer Control and Responsibility  Responsibilities of the Department of Health and Human Services  Authorized Agent Responsibilities  CONSUMER PAYMENTS (MAJOR SUBSTANTIVE RULE) A. B. C. D.   Registered Professional Nurse  Occupational Therapist  Certified Occupational Therapy Assistant (COTA)  Personal Assistants  PROGRAM RESPONSIBILITIES A. B. C. 8    Eligibility Determination  Waiting List  Reassessment and Continued Services  PROFESSIONAL AND OTHER QUALIFIED STAFF A. B. C. D.     Administration  Consumer Directed Personal Assistance Services  Transportation  Personal Emergency Response System (PERS)  NON COVERED SERVICES POLICIES AND PROCEDURES A. B. C. 11.07 General and Specific Requirements  Medical and Functional Eligibility Requirements  DURATION OF SERVICES COVERED SERVICES A. B. C. D.     Consumer Payments  Definitions  Consumer Payment Formula  Waiver of Consumer Payment  METHOD FOR REVIEWING REQUESTS FOR WAIVERS OF  CONSUMER PAYMENT (MAJOR SUBSTANTIVE RULE) APPEALS PROCESS         Page 3    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  14­197    DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES      CHAPTER 11. CONSUMER­DIRECTED PERSONAL ASSISTANCE SERVICES    PREAMBLE: ​ These regulations are promulgated pursuant to 34­B M.R.S.A. §5438, relating to a  program of Consumer­Directed Personal Assistance Services. It is the purpose of the Consumer­Directed  Personal Assistance Services program to provide services, subject to the availability of funds, for adult  Maine residents with severe disabilities that allow them to remain in their homes and communities and  out of institutional settings. The Department of Health and Human Services will regularly assess the  resources available to administer the program and establish Maximum Authorized Service amounts as  needed to operate within available funding. This program will strive to promote consumer choice,  consumer direction, flexibility, as well as consumer responsibility in the provision of these services.    11.01 DEFINITIONS    (A) (B) Consumer­Directed Personal Assistance Services​  program, hereinafter referred  to as​  Consumer­Directed Home Based Care (CDHBC),​  is a state funded  program to provide long term care services to assist eligible consumers to avoid  or delay inappropriate institutionalization. State funds furnished through 34­B  M.R.S.A. §5438 may not be used to supplant the resources available from  families, neighbors, agencies and/or the consumer or from other Federal, State  programs unless specifically provided for elsewhere in this section. State CDHBC  funds shall be used to purchase only those covered services that are essential to  assist the consumer to avoid or delay inappropriate institutionalization and which  will foster independence, consistent with the consumer's circumstances and the  authorized plan of service.    Activities of daily living (ADLs)​  ADLs include the following as defined in  Section 11.02(B)(1)(a): bed mobility, transfer, locomotion, eating, toileting,  bathing, hygiene, and dressing. The list of ADLs may be modified by the  Authorized Agent, with the approval of the Department.    (C) Assessing Services Agency (ASA) ​ ASA means an organization authorized  through a written agreement with the Department to conduct face­to­face  assessments, using the Department’s Medical Eligibility Determination (MED)  form, and the timeframes and definitions contained therein, to determine medical  eligibility and need for covered services. Based upon a consumer’s assessment  outcome scores recorded in the MED form, the ASA is responsible for  authorizing a plan of service, which shall specify all services to be provided under  this Section, including the number of hours for services, and the Authorized  Page 4    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  Agent types. The ASA is the Department’s Authorized Agent for medical  eligibility determinations and service plan development, and authorization of  covered services as allowed under this Section.    Authorized Agent​  means an organization authorized by the Department under a  valid contract or other approved, signed agreement to conduct a range of  activities, which includes some or all of the following: accept referrals; assess  consumer service needs; monitor the implementation of the service plan; train the  consumer; serve as a resource to consumers and their families; and assist with  resolving problems. The Authorized Agent is also responsible for administrative  functions, including maintaining consumer records; processing claims; final  determination of the consumer copayment on receipt of the required information  and collection of consumer co­payments; conducting the functions of an employer  of record; and conducting required utilization review activities.  (D)   (E) Authorized Plan of Service is​  a plan of service that is determined by the  Assessing Services Agency, or the Department, and that specifies all services to  be delivered to a consumer as allowed under this Section, including the number of  hours for all covered services under this section. The Authorized Plan of Service  shall be based upon the consumer’s assessment outcome scores, and the  timeframes contained therein, recorded in the Department’s medical eligibility  determination (MED) form. The Authorized Plan of Service​  ​ must be completed  on the Department’s MED form and must not exceed the services required to  provide necessary assistance with ADLs, IADLs, and identified Health  Maintenance Activities on the MED form. The Authorized Agent has the  authority to determine and authorize the plan of service. All authorized covered  services provided under this Section must be listed in service Plan summary on  the MED form. The Authorized Plan of Service​  ​ must reflect the needs identified  by the assessment, giving consideration to the consumer’s living arrangement,  informal supports, and services provided by other possible public or private  funding sources to ensure non duplication of services. In no case will the amount  of service authorized exceed the Maximum Authorized Service amount  established by the Department. In the event the Maximum Authorized Service  amount is amended, all Authorized Plans of Service will immediately be amended  to reflect the amended Maximum.    (F)   (G) Department ​ means the Department of Health and Human Services.    Service Plan Summary​  is the section of the MED form that documents the  Authorized Plan of Service​  ​ and services provided by other public or private  program funding sources or support, service category, reason codes, duration, unit  code, number of units per month, rate per unit, and total cost per month.    Page 5    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (H) Effective October 8, 2007  Cognitive capacity:​  The consumer must have the cognitive capacity to perform  all of the tasks and responsibilities of an employer in order to competently direct  and manage the assistant. The consumer’s cognitive capacity will be determined  by an assessment conducted by the Authorized Agent.    (H) Complete Medical Eligibility Determination packet​  includes a signed release  of information, the fully completed medical eligibility determination (MED)  form, the eligibility notification, hearing and appeal rights, service plan, complete  financial assessment. Packets submitted that do not meet Department  specifications will be returned to the AA.    (J) Consumer​ , is the individual qualified for the program who will direct and control  the Personal Assistant (PA). The consumer is someone with a disability who has  functional limitations, which interfere with self­care and activities of daily living.  The consumer must have the cognitive capacity to competently direct and manage  the​  ​ assistant on the job in order to assist and/or perform the ADLs, IADLs, and  health maintenance activities. The consumer must be determined eligible for  services under this section.    (K)   Consumer­Directed Home Based Care Services​ , also known as Personal  Assistance Services (PAS), or Assistance Services, enable eligible people with  disabilities to re­enter or remain in the community and to maximize their  independent living opportunity at home. Consumer Directed Home Based Care  Services includes a range of assistance with Activities of Daily Living (ADL),  Instrumental Activities of Daily Living and Health Maintenance activities. The  eligible consumer hires his/her own assistant, trains the assistant, supervises the  provision of covered services, completes the necessary written documentation,  and if necessary, terminates services or directs the termination of the assistant.  The Department or the  Assessing Services Agency, consistent with these rules,  shall determine medical eligibility for services under this Section, prior authorize  all covered services as allowed under this section, and authorize a plan of service  for each new and established consumer of services.    Page 6    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (L)   (M)   (N)   (O)   (P) Effective October 8, 2007  Covered Services ​ are those services for which payment can be made by the  Department, under these regulations.  Criminal Background Check ​ is research into the history of a PA or potential PA  to determine if there is any criminal conviction involving abuse, neglect or  misappropriation of property in a health care setting, or a complaint involving  abuse or neglect that was substantiated by the Department pursuant to its  responsibility to license hospitals, nursing facilities, home health agencies and  assisted housing programs and that was entered on the Maine Registry of  Certified Nursing Assistants, or a complaint involving the misappropriation of  property in a health care setting that was substantiated by the Department and  entered on the Maine Registry of Certified Nursing Assistants.  Department ​ means the Maine Department of Health and Human Services.  Dependent Allowances. ​ Dependents and dependent allowances are defined and  determined in agreement with the method used in the MaineCare program. The  allowances are changed periodically and cited in the MaineCare Eligibility  Manual, Chart II, AFDC Related Income Limits. Dependents are defined as  individuals who may be claimed for tax purposes under the Internal Revenue  Code and may include a minor or dependent child, dependent parents, or  dependent siblings of the consumer or consumer’s spouse. A spouse may not be  included.  Disability­related expenses​ : Disability­related expenses are out­of­pocket costs  incurred by the consumers for their disability, which are not reimbursed by any  third­party sources. They include:  (1) Home access modifications: ramps, tub/shower modifications and  accessories, power door openers, shower seat/chair, grab bars, door  widening, environmental controls;  (2) Communication devices: adaptations to computers, speaker telephone,  TTY, Personal Emergency Response Systems;  (3) Wheelchair (manual or power) accessories: lap tray, seats and back  supports;  (4) Vehicle adaptations: adapted carrier and loading devices, one  communication device for emergencies (limited to purchase and  installation), adapted equipment for driving;  (5) Hearing Aids, glasses, adapted visual aids;  (6) Assistive animals (purchase only);      Page 7    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  (7) Physician ordered medical services and supplies;  (8) Physician ordered prescription and over the counter drugs;  (9) Medical insurance premiums, co­pays and deductibles;  (10) Unemployment and workers compensation expenses related to employing  the PA: and  (11) The actual paid costs of conducting criminal background checks    (Q) (R) Extensive Assistance​  means although the individual performed part of the  activity over the last 7 days, or 24 to 48 hours if in a hospital setting, help of the  following type(s) was required and provided:  (1) Weight­bearing support three or more times, or  (2) Full staff performance during part (but not all) of the last 7 days.    Health Maintenance Activities ​ are those activities designed to assist the  consumer with ADLs and IADLs and additional activities as specified in the  definition. These activities are performed by a designated individual who provides  formal and informal supports for a competent self­directing individual, who  would otherwise perform the activities, if he or she were physically able to do so  and enable the individual to live in his or her own home and community. These  additional activities include catheterization, ostomy care, preparation of food and  tube feedings, bowel treatments, administration of medications, care of skin with  damaged integrity, ventilator care, occupational and physical therapy activities  such as assistance with prescribed exercise regimes.    (S)   Income​  includes:  (1) Wages from work, including payroll deductions, excluding state and  Federal taxes and employer mandated or court ordered withholdings;  (2) Benefits from Social Security, Supplemental Security Income (SSI),  Social security Disability Insurance (SSDI), pensions, insurance,  independent retirement plans, annuities, and Aid and Attendance;  (3) Adjusted gross income from property and/or business, based on the  consumer's most recent Federal income tax; and  (4) Interest and dividends.    Page 8    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  Not included are benefits from: the Home Energy Assistance Program, Food  Stamps, General Assistance, Property Tax and Rent Refund, emergency  assistance programs, or their successors.    (T)   (U)   (V) (W) Instrumental activities of daily living (IADLs) ​ Instrumental Activities of Daily  Living (IADL); For purposes of the eligibility criteria and covered services under  this section of policy, IADLs are limited to the following: meal preparation:  preparation or receipt of the meal; routine housework; grocery shopping, storage  of purchased groceries; community access; and laundry either within the  residence or at an outside laundry facility; and money management, as directed by  the consumer, for the consumer. The list of IADLs may be modified by the  Authorized Agent, with the approval of the Department.  Limited Assistance​  means the individual was highly involved in the activity over  the past seven days, or 24 to 48 hours if in a hospital setting, but received and  required guided maneuvering of limbs or other non­weight bearing physical  assistance three or more times or with weight­bearing support one or two times.  Liquid asset​  is something of value available to the consumer that can be  converted to cash in three months or less and includes:  (1) Bank accounts;  (2) Certificates of deposit;  (3) Money market and mutual funds;  (4) Cash value of life insurance policies;  (5) Stocks and bonds; and  (6) Lump sum payments and inheritances.  (7) Funds from a home equity conversion mortgage that are in the consumer’s  possession whether they are cash or have been converted to another form.  Funds which are available to the consumer but carry a penalty for early  withdrawal will be counted minus the penalty. Exempt from this category  are mortuary trusts and lump sum payments received from insurance  settlements or annuities or other such assets named specifically to provide  income as a replacement for earned income. The income from these  payments will be counted as income.    Maximum Authorized Service​  is the highest number of day and night hours of  service available to a Consumer as currently established by the Department of  Health and Human Services. In establishing these limits, the Department will  consult with the members of its Quality Assurance Review Committee. The  Maximum Authorized Service amount must be determined at a rate that will allow  the program to operate through the end of the current budget period within  available resources.    Page 9    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (X)   (Y) Effective October 8, 2007  Personal Assistance Needs ​ are those determined as a result of completion of the  medical eligibility determination form, resulting from an individual's inability to  manage ADLs and IADLs, as a result of physical, emotional, or developmental  problems.  Medical Eligibility Determination (MED) Form​  is the form approved by the  Department for medical eligibility determinations and service authorization for  the Authorized Plan of Service based upon the assessment outcome scores. The  definitions, scoring mechanisms and time­frames​  ​ relating to this form are  contained therein and provide the basis for services and the service plan  authorized. The service plan summary contained in the MED form documents the  Authorized Plan of Service approved by the Authorized Agent. It also includes  the service category, reason codes, duration, unit codes, number of units per  month and rate per unit.    (Z) Multi­disciplinary team (MDT). The MDT ​ includes the consumer, the  Authorized Agency, designated Registered Nurse (RN), Occupational Therapist  (OT), or Certified Occupational Therapy Aid (COTA) staff, and may also include  other people who provide or have an interest in the consumer's well­being.     (AA) One­person Physical Assist​  requires one person over last seven (7) days or 24­48  hours if in a hospital setting, to provide either weight­bearing or non­weight  bearing assistance for an individual who cannot perform the activity  independently. This does not include cueing.    (BB) Personal Assistance Services​  are services provided by a personal assistant (PA),  which are required by an adult with personal care needs to achieve greater  physical independence, which are consumer directed and which are limited to  assistance with:  (1) Bed Mobility: How person moves to and from lying position, turns side to  side, and positions body while in bed;  (2) Transfer: How person moves between surfaces to/from: bed, wheelchair,  standing position (excluding to/from bath/toilet);  (3) Locomotion: How person moves between locations, in room and other  areas. If in wheelchair, self­sufficiency once in chair;  (4) Eating: How person eats and drinks (regardless or skill);  (5) Toilet Use: How person uses the toilet room (or commode, bedpan,  urinal): transfers on/off toilet, cleanses, changes pad, manages ostomy or  catheter, adjusts clothes;  (6) Bathing: How person takes full­body bath/shower, sponge bath and  transfers in/out of tub/shower;  (7) Dressing: How person puts on, fastens, and takes off all items of street  clothing, including donning/removing.  (8) Hygiene: How person combs hair, brushes teeth, shaves, applies make­up,  and washes and dries one’s face and perineum.  Page 10    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007        (CC) Personal Assistant​  is an individual who provides support to a consumer as in  (BB) above.    (DD) Quality assurance review committee (QARC)​  is a group appointed by the  Department of Health and Human Services, whose responsibility it is to make  recommendations to the Department for policy changes and improving quality of  care and outcomes for the consumer.    (EE) Self­Direct​  means the consumer hires, trains, directs assistants, and when  necessary terminates the assistant. The applicant's ability to self­direct must be  documented on the Medical Eligibility Determination Form.    (FF) Service Plan​  is the document used by the Authorized Agency to assist the  consumer to direct their assistant services as specified in the authorized plan of  service. The Department must approve the service plan in template form. The plan  must outline the ADL and IADL tasks, the time required to complete the tasks,  and the frequency of the tasks that will be the basis for the assistant’s job  description and weekly schedule. The service plan will show the total hours  available each week for the consumer to manage and direct the assistant. The  hours shall not exceed the hours authorized on the MED form service plan  summary or the Maximum Authorized Service amount, whichever is lesser and  must include only the covered services from Section 11.04. The service plan is  prepared after and is based on the completed MED form.    (GG) Significant change​ . A significant change is defined as a major change in the  consumer’s status that, impacts on one or more areas of their functional or health  status, and requires review or revision of the plan of service. A significant change  assessment is appropriate if there is a consistent pattern of changes, with either  two or more areas of improvement, or two or more areas of decline, that requires  a review of the service plan and potential for a level of care change.    (HH) Total Dependence ​ means full staff performance of the activity during the last  seven (7) day period across all shifts, or during each​  ​ eight (8) hour period in the  twenty­four (24) hours.    11.02 ELIGIBILITY FOR SERVICES  (A) General and Specific Requirements.​  To be eligible for services a consumer must:  (1)Be at least 18;  (2)Live in Maine; “Live in Maine” means to have legal residence in Maine and be present  in Maine for 183 days of the year, except for Maine resident students attending  Page 11    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  school. Consumers relocating may be allowed up to one month’s program  services to assist the consumer to make a transition to other services;  (3)Lack sufficient personal and/or financial resources for in­home services;  (4)Be ineligible for the MaineCare Private Duty Nursing Personal Assistance Services,  MaineCare Adult Day Health, MaineCare Consumer Directed Assistant Services  programs. Consumers who are eligible for the MaineCare Home and Community  Based Waiver program may be deemed eligible for supplemental funds under this  program, subject to availability of funds;  (5)Not be residing in a hospital or nursing facility;  (6) Agree to pay the monthly calculated consumer payment. This payment may be  subsequently waived or reduced if the consumer’s application for a waiver or  reduction is approved.  (7) Not have a guardian or a conservator:  (8) Eligibility for the Consumer Directed HBC Program requires a significant level of  skill and responsibility from the consumer. In order to be eligible for CDHBC  services, a consumer must be capable of performing all the tasks and  responsibilities of an employer. In order to best determine the applicant’s ability  to function in this role, the Authorized Agent will assess the individual’s  cognitive abilities as follows:    (A)   (B) Based on actual performance during skills training. The assessor will  review the consumer’s ability to understand and retain the elements  included in the regular course of consumer skills training.  In actual performance as a consumer of program services. During the  course of using program services, and particularly during the first year of  service, the Authorized Agent will continually assess the consumer’s  ability to successfully participate in the Program. Included in skills  training will be:    (1) Understanding of the consumer’s disability, including health  issues and relevant adaptive equipment and ability to explain  disability to others;  (2) Ability to understand and communicate assistance needs;  (3) Ability to understand and communicate safe and unsafe conditions;  (4) Ability to handle finances associated with the program;  (5) Ability to communicate effectively in writing, verbally or using  adaptive equipment;  (6) Demonstrated ability to direct others as needed in an employment  relationship;  (7) Ability to create and carry out daily work plans for PAs;  (8) Understanding of local resources and ability to self refer for  needed services;  (9) Demonstrated ability to create and carry out a hire plan for PAs;  Page 12    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (10) (11) (12) (13) Effective October 8, 2007  Ability to train and supervise PAs;  Ability to retain PAs as employees;  Ability to successfully carry out the responsibilities of program  consumers as specified in the Department’s rules;  Demonstrated understanding of HIPAA confidentiality  requirements.    At any point during the initial evaluation, or in the course of ongoing service, that  the Authorized Agent determines the consumer is unable to carry out the  requirements of this section, the consumer will be found ineligible for the  program.    (9) The individual must agree to undergo consumer instruction and testing within  thirty (30) days of the assessment in order to develop and verify that they have  attained the skills needed to hire, train, schedule, supervise, and document the  provision of Personal Assistance Services identified in the authorized plan of  service. Consumers who do not complete the instruction or do not demonstrate to  the Authorized Agent that they have attained the skills needed to hire, fire, train,  schedule, supervise and document the delivery of their identified care services,  are not eligible for services under this Section;    (10)   (11)   (12) The consumer may not reside in a licensed residential setting. The individual’s  residence, while using Consumer Directed Home Based Care Services, may be  the individual’s home or a transitional living program. Personal Assistance  Services cannot be delivered in an Adult Family Care Home (AFCH) setting or  other licensed Assisted Living Facility which is currently reimbursed by state  and/or federal funds for providing Personal Assistant Services; and  If the assessment for continued eligibility indicates medical eligibility for a  MaineCare program and potential financial eligibility for MaineCare, consumers  will be given written notice that the consumer has up to thirty (30) days to file a  MaineCare application. If Personal Assistance Services are currently being  received, services shall be discontinued if an Office of Integrated Access and  Support notice is not received within thirty (30) days of the assessment date  indicating that a financial application has been filed. Services shall also be  discontinued if, after filing the application within thirty (30) days, the application  requirements have not been completed in the time required by MaineCare policy.  If individuals are deemed not eligible for the program, efforts will be made to  provide information and referral services to assist consumers in reaching  appropriate service alternatives.    (B) Medical and Functional Eligibility Requirements    Page 13    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (1) (2) Effective October 8, 2007  A person meets the medical eligibility requirements for Consumer Directed Home  Based Care if he or she requires limited assistance plus a one person physical  assist with at least two (2) ADLs from the following: bed mobility, transfer,  locomotion, eating, toilet use, dressing, and bathing.    (a) Activities of Daily Living:  (a) Bed Mobility: How person moves to and from lying position, turns  side to side, and positions body while in bed;  (b) Transfer: How person moves between surfaces to/from: bed,  wheelchair, standing position (excluding to/from bath/toilet);  (c) Locomotion: How person moves between locations, in room and  other areas. If in wheelchair, self­sufficiency once in chair;  (d) Eating: How person eats and drinks;  (e) Toilet Use: How person uses the toilet room (or commode, bedpan,  urinal): transfers on/off toilet, cleanses, changes pad, manages ostomy  or catheter, adjusts clothes;  (f) Bathing: How person takes full­body bath/shower, sponge bath and  transfers in/out of tub/shower; and  (g) Dressing: How person puts on, fastens, and takes off all items of  street clothing, including donning/removing prosthesis.    Must have the cognitive capacity, measured on the MED form, as defined in  Section 11.01, to be able to direct the services. The Authorized Agent as part of  the assessment will determine this capability;    (3) The individual must agree to complete initial consumer instruction and testing  within thirty (30) days of date of the completion of the MED form to determine  medical eligibility in order to develop and verify that they have attained the skills  needed to hire, train, schedule and supervise assistants, and document the  provision of personal assistance services identified in the Authorized Plan of  Service. Consumers who do not complete the course of instruction or do not  demonstrate to the Authorized Agency they have attained the skills needed to hire  or select, fire, and train assistants, schedule, supervise and document the delivery  of their identified care services, are not eligible under this section.    11.03 DURATION OF SERVICES    Each Consumer Directed Home Based Care consumer may receive as many covered services as  identified, documented and authorized on the MED form, as required, within the limitations and  exceptions described below. Home Based Care coverage of services under this Section requires  prior authorization from the Department or its Authorized Agent. Beginning and end dates of an  individual’s medical eligibility determination period correspond to the beginning and end dates  for Home Based Care coverage of the plan of service authorized by the Authorized Agent or the  Page 14    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  Department. The services provided must be reflected in the Service Plan and based upon the  authorized covered services documented in the care plan summary of the MED form. The  Maximum Authorized Service amount is 40 hours of services per week.    (A)   (B)   (C) The total monthly cost of services may not exceed the lesser of the monthly plan of  service authorized by the Authorized Agent or the monthly cap, established by the  Department.  Suspension. Services will be suspended if the consumer is hospitalized or using  institutional care. If such circumstances extend beyond thirty (30) days the consumer  must be reassessed to determine appropriate services. Upon discharge from a hospital or  institutional care facility, the consumer’s previous level of service will resume until a  reassessment is conducted. The reassessment will be conducted within two weeks  following the consumer’s discharge from the hospital or institutional care facility.  Services under this Section may be suspended, reduced, denied or terminated by the  Department or the Authorized Agent, as appropriate depending on the nature and severity  of the situation, for the following reasons:    (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (14) The consumer does not meet eligibility requirements;  The consumer declines services;  The consumer is eligible to receive services under a MaineCare program,  including any MaineCare Home or Community Based waiver program or a State  funded long term care services program;  Based on the consumer’s most recent MED assessment, the plan of service is  reduced to match the consumer’s needs as identified in the reassessment and  subject to the limitations of the program cap;  The health or safety of the consumer or of individuals providing services is  endangered;  Consumer refuses personal assistance services;  Consumer has failed to make his/her calculated monthly co­payment within thirty  (30) days of receipt of the co­pay bill;  When the consumer gives fraudulent information, including, but not limited to  assessment information and reporting, payroll records, and all other record  keeping documents to the Department of Health and Human Services or the  Authorized Agent;  The consumer fails to personally manage an assistant;  The consumer is using program funds to pay the Personal Assistant to complete  tasks outside the covered services described in Section 11.04;  Failure of a consumer to demonstrate the skills necessary to successfully manage  his/her personal­health maintenance, including management of the PA in  compliance with these rules;  The consumer endorses or attempts to endorse a check that is made payable  to the PA;  Page 15    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (15) (16) (17) Effective October 8, 2007  The consumer fails to carryout his/her responsibilities for FICA withholding,  unemployment insurance or worker’s compensation insurance;  In the event that a consumer is found to have used program funds in violation of  the requirements of this section, the consumer must reimburse the Authorized  Agent for all such funds before being subsequently considered for services under  this Chapter.  In the event that services have been denied or terminated by the Authorized Agent  or the Department for any of the reasons included in this section, such actions will  be a​  ​ factor in determining eligibility in any subsequent application for services  under this rule.    Notice  of  intent  to  reduce,  deny,  or  terminate  services  under  this  section  will  be  done  in  accordance with Section 11.13 of this rule.      11.04 COVERED SERVICES  Covered services are available for individuals meeting the eligibility requirements set forth in  Section 11.02. All covered services require prior authorization by the Department, or its  Authorized Agent, consistent with these rules, and are subject to the limits in Section 11.03. The  Authorized Plan of Service shall be based upon the consumer’s assessment outcome scores  recorded on the Department’s Medical Eligibility Determination (MED) form, and its  definitions.    Services provided must be required for meeting the identified needs of the individual, based  upon the outcome scores on the MED form, and as authorized in the plan of service. Coverage  will be denied if the services provided are not consistent with the consumer’s authorized plan of  service. The Department may also recoup payment from the Authorized Agent, pursuant to 22  MRSA § 1714­A, if applicable, for inappropriate service provision or overpayment, as  determined through post payment review.    Covered Services are:    (A) Administration​  Costs of the overall administration of this program are built into the hourly  rate for Personal Assistance Services. The Authorized Agent is responsible for overall  administration including consumer assessment, monitoring, assistance, instruction, and  assistant payment processing. Registered Nurses, Occupational Therapists and Certified  Occupational Therapy Assistants are staff qualified to carry out these functions. Such tasks  include:  (1) initiating  eligibility  assessments  and  re­assessments   to  determine  medical  eligibility and the consumer’s ability to self­direct;  (2) determining  the  need  for  additional  non­scheduled  reassessments  or  additional  skills training;  (3) providing skills training and testing;  Page 16    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (4) Effective October 8, 2007  monitoring, through face­to–face contact​ ,​  unless the consumer has previous  experience with another personal assistance program​ ,​  at least twice in the first six  (6) months and annually thereafter to coincide with reassessment, documenting  and taking appropriate action concerning any changes in the general health and  welfare of the consumer;    Page 17    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (6) (7) Effective October 8, 2007  (5) providing consumer instruction services as needed by the individual  consumer to demonstrate competency in the direction and management of the PA  for initially instructing the consumer in the management of Personal Assistants  and additional instruction as needed.  (a) Consumer instruction services must be provided to each new eligible  consumer prior to the start of services. The Authorized Agent must  document that the consumer has successfully completed the training within  thirty (30) calendar days of the date of determination of medical eligibility.  (b) Instruction in PA management includes: instruction in recruiting,  interviewing, selecting, training, scheduling and directing a competent  assistant in the activities identified in the authorized plan of service and if  necessary terminating the PA’s employment.  (c) Consumer instruction also includes instructing the consumer in his or her  rights and responsibilities, including the obligations under the​  ​ Consumer  Directed Home Based Care policy​ .  assessing the consumer/assistant relationship, including whether assistant duties  are being performed satisfactorily, whether assistant training is adequate or if  additional training is needed;  issuing a notice of intent to reduce, deny or terminate services as defined in  Section 11.03.    (B) Consumer Directed Personal Assistance Services  Consumers who qualify for Assistance Services are eligible for the following services:    (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bed mobility, transfer, and locomotion activities to get in and out of bed,  wheelchair or motor vehicle;  Using the toilet and maintaining continence;  Health maintenance activities as defined in 11.01 (R)  Bathing, including transfer;  Personal hygiene which may include combing hair, brushing teeth, shaving,  applying makeup, washing and drying face, hands, and perineum;  Dressing;  Eating, and cleanup;  Household tasks for the consumer only, when authorized and specified in the  Authorized Plan of Service. These tasks must be furnished in conjunction with  direct service to the consumer and directed by the consumer;  (a) grocery and prepared food shopping, assistance with obtaining medication,  to meet the consumer’s health and nutritional needs;  (b) routine housework, including sweeping, washing and/or vacuuming of  floors, cleaning of plumbing fixtures (toilet, tub, sink), appliance care,  changing of linens, refuse removal;  (c) laundry done within the residence or outside of the home at a laundry facility;  (d) money management, as directed by the consumer, for the consumer, and  (e) meal preparation and clean up.  Page 18    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007      (C)   Transportation. ​ Transportation services may be provided only when a consumer is  unable to be transported alone. Consumers shall first attempt to locate other resources  before​  ​ utilizing transportation services under this program. Travel time of the assistant  shall be assessed only in the course of delivering a covered service and in support of  IADLs as determined during the assessment. Additional time for transportation may not  be added to the plan of service. A consumer may, however, substitute their existing hours  of other activities necessary for independent living for transportation time. Any  individual providing transportation must hold a valid State of Maine driver's license for  the type of vehicle being operated. All providers of transportation services shall maintain  adequate liability insurance coverage for the type of vehicle being operated    (D) Personal Emergency Response System (PERS).​  A Personal Emergency Response System  is an electronic device which enables individuals to secure help in the event of an  emergency. PERS services may be authorized for individuals who live alone, or who are  alone for significant parts of the day, who are capable of using the system, and have no  regular assistant for extended periods of time, and who would otherwise require extensive  routine supervision. The use of the PERS will result in a reduction of authorized hours that  are equal to the cost of the service.      11.05 NON COVERED SERVICES  The following services are not reimbursable under this Section:    (A) (B) (C) (D) (E) (F) (G) (H) (I) (J) (K) Rent and food;  Services for which the cost exceeds the limits described in Section 11.03;  Personal  assistance  services  (defined  in  11.01(BB)  delivered  in  an  Adult  Family  Care  Home  setting  or  other  licensed  Assisted  Living  Facility  which  is  reimbursed  for  providing personal assistance services;  Services provided by a Personal Assistant who is found to have convictions or complaints  set forth under criminal background check requirements of Section 11.01(M);  Homemaker and handyman/chore services not directly related to medical need;  Those services which can be reasonably obtained by the consumer by going outside  his/her place of residence;  Travel time and mileage by the Authorized Agent, Authorized Agent’s staff, and/or the  assistant to and from the consumer’s residence​ ;  Mileage for Personal Assistants;  Household tasks except when delivered as an integral part of the Authorized Plan​  ​ of  Service as described in Section 11.04;  Custodial, supervisory or respite care;  Off­site services, except in the provision of covered IADLs;  Page 19    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (L) (M) Effective October 8, 2007  On call services;  Any reimbursement for hours of services in excess of the Maximum Authorized Service  amount.    11.06 POLICIES AND PROCEDURES  (A) Eligibility Determination    An eligibility assessment, using the Department’s approved Medical Eligibility  Determination (MED) form, shall be conducted by the Department or the ASA. All  Home Based Care services require an eligibility determination and prior authorization by  the Authorized Agent to determine eligibility pursuant to Section 11.02.    (1) (2) The ASA will accept verbal or written referral information on each prospective  new consumer, to determine appropriateness for an assessment. When funds are  available to conduct assessments, prospective consumers will receive a face to  face medical eligibility determination assessment at their current residence within  fifteen (15) business days of the date of referral to the Authorized Agent. All  requests for assessments shall be documented indicating the date and time the  assessment was requested and all required information provided to complete the  request. The individual conducting the assessment shall be a Registered Nurse  (RN), occupational therapist (OT) or a certified occupational therapy assistant  (COTA), whose work will be reviewed and signed off by an OT, and will be  trained in conducting assessments and developing an authorized plan of service  with the Department’s approved MED tool. The assessor’s findings and scores  recorded in the MED form shall be the basis in establishing eligibility for services  and the authorized plan of service. The anticipated costs of covered services to be  provided under the authorized plan of service must conform to the limits set forth  in Section 11.03(A).  The ASA shall inform the consumer of available community resources and  authorize a plan of service that reflects the identified needs documented by scores  and timeframes on the MED form, giving consideration to the consumer’s living  arrangement, informal supports, and services provided by other public and private  funding sources. CDHBC services provided to two or more consumers sharing  living arrangements shall be authorized by the Authorized Agent with  consideration to the economies of scale provided by the group living situation,  according to limits in Section 11.03.​  ​ The Authorized Agent shall authorize a plan  of service based upon the scores and findings recorded in the MED assessment.  The covered services to be provided in accordance with the authorized plan of  service shall: 1) not exceed the lesser of the monthly plan of service authorized by  the Authorized Agent or the Maximum Authorized Service established by  Department of Health and Human Services; and 2) be prior authorized by the  Department or its Authorized Agent. The assessor shall approve an eligibility  Page 20    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (3) (4) (5) (B) Effective October 8, 2007  period for the consumer, based upon the scores and needs identified in the MED  assessment and the assessor’s clinical judgment.   The assessor will provide a copy of the authorized service plan, in a format  understandable by the average reader and approved by the Department, a copy of  the eligibility notice, release of information and the appeal hearing rights notice,  to the consumer at the completion of the assessment. The assessor will inform the  consumer of the estimated co­payment and the cost of services authorized.  The assessor shall forward the fully completed assessment packet to the  Department within five (5) business days of the medical eligibility determination  and authorization of the plan of service. The Department will not approve  eligibility or payment without a fully completed assessment.  The Authorized Agent will complete initial skills training within thirty (30) days  of the date of the completion of the medical eligibility determination form.  Payment of Consumer Directed services can begin only after the Department is  notified that the consumer has successfully completed this training and the  complete medical eligibility packet has been received.    Waiting List  (1) Consumers will be assessed on a first come, first served basis.  (2) For consumers found ineligible for CDHBC services the Authorized Agent will  inform each consumer of alternative services or resources, and offer to refer the  person to those other services.  (3) When funds are not available to serve new consumers, or to increase needed  services to current consumers, a waiting list will be established by the Department  in consultation with the Authorized Agent. Individuals on the waiting list will be  interviewed by the Authorized Agent by phone for a pre­admission screening to  determine their potential eligibility. As funds become available consumers will be  taken off the list, fully assessed, and served on a first come, first served basis.  (4) When there is a waiting list, the Authorized Agent will inform each consumer  who is placed on the waiting list of alternative services or resources, and offer to  refer the person to those other services.  (5) The Authorized Agent will maintain one statewide waiting list.  (6) The Authorized Agent must suspend services if the consumer is hospitalized or  using institutional care. If such circumstances extend beyond thirty (30) days, the  consumer participation in the program will be suspended, and the consumer will  be reassessed to determine medical eligibility for these services. Consumers will  continue to receive their prior level of service until a reassessment is completed.  The reassessment will be conducted within two weeks following the consumer’s  discharge from the hospital or institutional care facility.    (C) Reassessment and Continued Services  (1) For all consumers under this section, in order for the reimbursement of services to  continue uninterrupted beyond the approved classification period, a reassessment  and prior authorization of services is required and must be conducted within the  Page 21    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (2)   (3)   (4) Effective October 8, 2007  timeframe of 15 days prior to and no later than the reassessment due date.  CDHBC payment ends with the reassessment date, also known as the end date.  The Authorized Agent shall review, face­to­face, with the consumer, at the  consumer’s residence, the medical eligibility for services at least twice during the  first six months the consumer received services under this section and at least  annually thereafter, or when there is a significant change as defined in 11.01(FF).  The agent shall provide consumer instruction services as needed by the individual  consumer to demonstrate competency in the direction and management of the PA  for initially instructing the consumer in the management of Personal Assistants  and additional instruction as needed.  Significant change reassessments will be requested by the consumer. According  to the definition in Section 11.01(DD) the Authorized Agent will review the  request and the most recent assessment to determine whether a reassessment is  warranted and has the potential to change the level of service or alter the  authorized plan of service.  For consumers currently under the appeal process, reassessments will not be  conducted unless the consumer experiences a significant change as defined in  Section 11.01(GG) or no longer has the ability to self direct as defined in Section  11.01 (EE).    11.07 PROFESSIONAL AND OTHER QUALIFIED STAFF  (A) (B) (C)   (D) Registered Professional Nurse  A registered professional nurse employed directly or through a contractual relationship or  acting as an individual practitioner may provide services by virtue of possession of a  current license to practice their health care discipline in the State in which the services  are performed.    Occupational Therapist  An occupational therapist must be licensed to practice occupational therapy by the Maine  Board of Occupational Therapy Practice, as documented by written evidence from such  Board.    Certified Occupational Therapy Assistant (COTA) ​ An Occupational Therapy  Assistant who is licensed to practice occupational therapy in the State of Maine, under  the documented (co­signed) supervision of a licensed occupational therapist.  Personal Assistants  Assistants must be at least 16 years old and have the ability to assist with activities of  daily living as defined in Section 11.02. Consumers are responsible for complying with  all state and federal child labor laws relating to Assistants under 18 years old.  The  Page 22    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  Department will not reimburse for the services of an assistant individual who has a record  of a conviction or complaint as set forth in Section 11.05(D) of these rules.    After the completion of the consumer’s skills training, the consumer trains the assistant  on the job. Within a twenty­one (21) day probation period, the consumer will determine  the competency of the assistant on the job. At a minimum, based upon the Personal  Assistant’s job performance, the consumer will certify competence in the following areas:    (a) ability to follow oral, or signed, and written instructions and carry out tasks as  directed by the consumer;  (b) disability awareness;  (c) use of adaptive and mobility equipment; transfers and mobility; and  (e) ability to assist with activities of daily living and health maintenance activities.    Satisfactory performance will result in the consumer completing a PA competency form.  This statement is signed by the consumer, submitted to the AA, and a copy is kept in the  consumer’s record.  11.08  (A) PROGRAM RESPONSIBILITIES  Consumer Control and Responsibility    (1) (2) (3) (4) Employment of Personal Assistant. The consumer must control and direct the PA in the  selection, hiring, management, training, scheduling, and, when necessary, termination of  his or her PA. The consumer shall accept personal responsibility for all of the  requirements listed below relating to his or her PA, including:  (a) Hiring, training, supervision, and termination of the PA;  (b) Establishing work schedules;  (c) Carrying out the plan of service as it relates to the PA and using the PA  responsibly;  (d) Unemployment and workers compensation insurance, unless the consumer  has chosen to have this carried out by the AA ; and  (e) Maintaining records, which comply with Maine State employment laws.  Payroll reports. Consumers shall submit payroll documentation and reports, including  W­2 and W­4 forms, as required by the established payroll providers and schedules as  determined by the Department, the Authorized Agent, and the Internal Revenue Service.  PA  Documentation.  The  consumer  must  file  with  the  Authorized  Agent  at  least  two  copies  of  documents  used  during  the  hiring  process  to  determine  identification  and  employment  status.  Such  documents  will  be  those   that   meet  the  requirements  of  the  Employment  Eligibility  Verification  Form   of  the  U.S.  Department  of  Justice,  commonly  known as the I­9 Form.  Department Requests.​  ​ Consumers shall provide all information requested by the  Department, including surveys of the program for evaluation and planning purposes.  Page 23    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (5) Effective October 8, 2007  Compliance with Applicable Laws. Consumers shall comply with all federal and state laws  relating to child labor and employment relationships, including but not limited to, matters  relating to hiring, benefits, conditions of work, and terminations.    Page 24    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (7) (B) Effective October 8, 2007  (6) Notice of Change. Consumers shall notify the Authorized Agent as soon as  possible about any of the following matters:  (a) Changes in name, address, telephone number, Personal Assistant, amount of PA  services needed, guardianship, agent, or designee, if any;  (b) Plans to leave the state or actual absences from the State in excess of 183 days  during the year;  (c) Hospitalization;  (d) Any institutional stays where assistant services are available to the consumer;  (e) Changes in MaineCare eligibility;  (f) Changes in the type or amount of assistance services received through another  source or program;  (g) Changes in need for assistant services including changes in disability, medical  condition, or living situation which substantially affect the need for assistant  services; and  (h) Any other changes in their eligibility as referenced in Section 11.02 Eligibility for  Services or Section 11.03 Duration of Services.  Personal Assistants Under the Age of Eighteen (18). All Personal Assistants under the  age of eighteen (18) must report their age and social security number to the Authorized  Agent. Personal Assistants must be at least 16 years of age.  Responsibilities of the Department of Health and Human Services  (1)   (2) Selection of Authorized Agent. To select authorized agencies, the Department of  Health and Human Services will request proposals at least every three (3) years  by publishing a notice in Maine's major daily newspapers and posting on the  Department of Health and Human Services website. The notice will summarize  the detailed information available in a request for proposals (RFP) packet and will  include the name, address, and telephone number of the person from whom a  packet and additional information may be obtained. The packet will describe the  specifications for the work to be done. Criteria used in selection of the successful  bidder or bidders will include but are not necessarily limited to:  (a) Cost;  (b) Organizational capability;  (c) Response to a sample case study;  (d) Qualifications of staff;  (e) References;  (f) Quality assurance plan;  (g) Ability to comply with applicable program policies;  (i) Demonstrated experience; and  (ii) Understanding of disability and independence issues of consumers.  Other Responsibilities of the Department of Health and Human Services. The  Department of Health and Human Services is responsible for:  (a) Setting the Maximum Authorized Service amount.  Page 25    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (b) (c) (d)   (e) (f) (g) (h) (i) (j) Effective October 8, 2007  Establishing performance standards for contracts with authorized agencies  including but not limited to the numbers of consumers to be assessed and  served and allowable costs for administration and direct service.  Conducting or arranging for quality assurance reviews that will include  record reviews and home visits with CDHBC consumers.  Establishing and maintaining a quality assurance review committee  (QARC).  (i) The QARC is responsible for:  (a) Making recommendations for policy changes to the  Department of Health and Human Services;  (b) Make recommendations for improving quality of care and  outcomes for the consumer. The QARC may review the  Department’s Quality Assurance data and reports;  (c) Meeting as often as necessary, but at least four times  annually;  (d) Using procedures that ensure consumer confidentiality.  (ii) The QARC shall have at least six (6) members. The Department of  Health and Human Services is responsible for scheduling,  notifying and recruiting new members, and documenting and  distributing the meeting minutes and case review summaries to all  members. Membership on the QARC must include:  1. Program Consumers sufficient in numbers to be a majority  of the QARC’s members;  2. The Assessing Services agency staff;  3. Service Authorized Agents;  4. A Program Director from the Department of Health and  Human Services, or their designee, and  5. Staff from the Long Term Care Ombudsman.  Providing training and technical assistance.  Providing written notification to the authorized agencies regarding  strengths, problems, violations, deficiencies or disallowed costs in the  program and requiring action plans for corrections.  Assuring the continuation of services if the Department of Health and  Human Services determines that an authorized agent's contract must be  terminated.  Administering the program directly in the absence of a suitable authorized  agent.  Conducting a request for proposals for authorized agents at least every  three years thereafter.  At least annually, review the randomly selected requests for waivers of  consumer payment.  Page 26    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  (k) Recouping CDHBC funds from authorized agencies when the Department  of Health and Human Services determines that funds have been used in a  manner inconsistent with these rules or the authorized agent's contract.   (l) Review of reimbursement rates. The Director shall review the rates of  reimbursement under the program subject to the provisions of 34­B  M.R.S.A. §5438.    (C) Authorized Agent Responsibilities  (1) The Authorized Agent shall:  (a) Employ staff qualified by training and/or experience to perform assigned  tasks and meet the applicable licensure requirements.  (b) Comply with requirements of 22 M.R.S.A. §3471 et seq. and 22 M.R.S.A.  §4011­A – 4017 to report any suspicion of abuse or neglect.  (c) Pursue other sources of reimbursement for services prior to the  authorization of CDHBC services.  (d) Operate and manage the program in accordance with all requirements  established by rule or contract.  (e) Have sufficient financial resources, other than Federal or State funds,  available to cover any CDHBC expenditures that are disallowed as part of  the Department of Health and Human Services utilization review process.  (f) Inform in writing any consumer with an unresolved complaint regarding  their services about how to contact the Long Term Care Ombudsman and  the Department.  (g) Assure that costs to CDHBC funds for services provided to a consumer in  a twelve month period do not exceed the applicable annual service plan  cost limit, for which the consumer is determined eligible, established by  the Department of Health and Human Services.  (h) Implement an internal system to assure the quality and appropriateness of  assessments to determine eligibility and authorize service plans including,  but not limited to the following:  1. Consumer satisfaction surveys;  2. Documentation of all complaints, by any party including any  resolution action taken;  3. Measures taken by the Authorized Agent to improve services.  (i) Participate in the Quality Assurance Review Committee as required by the  Department of Health and Human Services.  (j) Assure that consumers receive training on the following:  (i) maintaining records which comply with Maine State employment  laws;  (ii) child labor laws and the appropriate forms to use if employing a  PA who is under eighteen (18) years of age;  (iii) conducting a background check on possible PAs;  (iv) HIPPA confidentiality requirements; and  Page 27    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  (v) (k) (l) (m) information on advertising, hiring, job descriptions, supervision,  management, and scheduling assistants.  Travel time to and from the location of the consumer is excluded.  Assure contact with each consumer at least twice in the first six months  and at least annually, or more often as deemed appropriate by staff, to  verify receipt of authorized services, discuss consumer’s status, review  any unmet needs and provide appropriate follow­up and referral to  community resources.  Assure each Consumer’s compliance with worker’s compensation  coverage, unemployment insurance coverage and FICA withholding for  employees reimbursed with program funds.  Make efforts to make any existing worker’s compensation pools available  to program consumers.  (2) Consumer Records and Program Reports.  (a) Content of Consumer Records. The Authorized Agent must establish and  maintain a record for each consumer that includes at least:  (i) The consumer's name, address, mailing address if different,  telephone number, and if available, an email address;  (ii) The name, address, and telephone number of someone to contact in  an emergency;  (iii) Complete medical eligibility determination form and financial  assessments and reassessments that include the date they were  done and the signature of the person who did them;  (iv) A service plan summary that promotes the consumer's  independence, matches needs identified by the scores on the MED  form​ ,​  and is authorized by the Authorized Agent in the service plan  summary on the MED form, with consideration of other formal  and informal services provided and which is reviewed annually.  The service plan includes:  (a) Evidence of the consumer's participation;  (b) Identification of needs;  (c) The desired outcome;  (d) Who will provide what service, when and how often,  reimbursed by what funding source, the reason for the  service and when it will begin and end;  (e) The signature of the assessor who determined eligibility  and authorized a plan of service; and  (v) A dated release of information signed by the consumer that  conforms with applicable law, is renewed annually and that:  (a) Is in language the consumer can understand;  (b) Names the agency or person authorized to disclose  information;  (c) Describes the information that may be disclosed;  Page 28    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  (d) (vi) (vii) (viii) (ix) (xi) Names the person or agency to whom information may be  disclosed;  (e) Describes the purpose for which information may be  disclosed; and  (f) Shows the date the release will expire.  Documentation that consumers eligible to apply for a waiver for  consumer payments, were notified that a waiver may be available;  Evidence that the consumer has certified competency of the PA;  Written progress notes that summarize any contacts made with or  about the consumer and:  (a) The date and duration of the contact;  (b) The name and affiliation of the person(s) contacted or  discussed;  (c) Any changes needed and the reasons for the changes in the  plan of service;  (d) The results of any findings of MDT contacts or meetings  and, if applicable, of quality assurance review committee  (QARC) meetings; and  (e) The signature and title of the person making the note and  the date the entry was made;  Proof of required FICA, Unemployment and Workers  Compensation contibution and coverage; and  Documentation of all complaints, by any party, including  resolution action taken.    (b) Program Reports. The following reports must be submitted to the  Department of Health and Human Services, in a format approved by the  Department of Health and Human Services, by the day noted:  (1) Monthly service and consumer reports including admissions,  discharges and active consumer lists, due no later than twenty days  after the end of the month;  (2) Monthly fiscal reports, due no later than twenty days after the end  of the month;  (3) Quarterly and annual demographic reports, due no later than  twenty five days after the end of the quarter; and  (4) Monthly authorizations for CDHBC services, due by the tenth of  the month for which authorizations are reported.  (5) Monthly reports of the type and number of assessments completed  by the authorized agent as required by the contract with the  Department of Health and Human Services.    Page 29    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  11.09 CONSUMER PAYMENTS (MAJOR SUBSTANTIVE RULE)    (A)   Consumer Payments.​  The authorized agency will use a Department of Health and  Human Services approved form to determine income and liquid assets and calculate the  monthly payment to be made by the consumer. The agency may require the consumer  and his or her spouse to produce documentation of income and liquid assets. A consumer  need not complete a financial assessment if he or she pays the full cost of services  received. His or her payments, as determined by an annual financial assessment may not  exceed the total cost of services provided.    Page 30    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (B) Effective October 8, 2007  Definitions.​  The following definitions apply to this Section.  (1) Dependent Allowances.​  Dependents and dependent allowances are defined and  determined in agreement with the method used in the MaineCare program. The  allowances are changed periodically and cited in the MaineCare Eligibility  Manual, Chart II, AFDC Related Income Limits. Dependents are defined as  individuals who may be claimed for tax purposes under the Internal Revenue  Code and may include a minor or dependent child, dependent parents, or  dependent siblings of the consumer or consumer's spouse. A spouse may not be  included.  (2) Disability­related expenses:​  Disability­related expenses are out­of­pocket costs  incurred by the consumers for their disability, which are not reimbursed by any  third­party sources. They include:  (a) Home access modifications: ramps, tub/shower modifications and  accessories, power door openers, shower seat/chair, grab bars, door  widening, environmental controls;  (b) Communication devices: adaptations to computers, speaker telephone,  TTY, Personal Emergency Response Systems;  (c) Wheelchair (manual or power) accessories: lab tray, seats and back  supports;  (d) Vehicle adaptations: adapted carrier and loading devices, one  communication device for emergencies (limited to purchase and  installation), adapted equipment for driving;  (e) Hearing Aids, glasses, adapted visual aids;  (f) Assistive animals (purchase only);  (g) Physician ordered medical services and supplies;  (h) Physician­ordered prescription and over the counter drugs; ​ and  (i) Medical insurance premiums, co­pays and deductibles​ .​ ; and  (j) Unemployment and workers compensation expenses related to employing  the PA.  (3) Household members:​  means the consumer and the spouse​ .  (4) Household members​  i​ ncome includes:  (a) Wages from work, excluding state and Federal taxes and employer  mandated or court ordered withholdings of the consumer and the spouse;  (b) Benefits from Social Security, Supplemental Security Income, pensions,  insurance, independent retirement plans, annuities, and Aid and  Attendance;  Page 31    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  (c) Adjusted gross income from property and/or business, based on the  consumer's most recent Federal income tax;  (d) Interest and dividends.  (e) Regularly occurring payments received from a home equity conversion  mortgage.  Not included are benefits from: the Home Energy Assistance Program,  Food Stamps, General Assistance, Property Tax and Rent Refund,  emergency assistance programs, or their successors.  (5) A liquid asset​  is something of value available to the consumer that can be  converted to cash in three months or less and includes:  (a) Bank accounts;  (b) Certificates of deposit  (c) Money market and mutual funds;  (d) Life insurance policies;  (e) Stocks and bonds;  (f) Lump sum payments and inheritances; and  (g) Funds from a home equity conversion mortgage that are in the consumer's  possession whether they are cash or have been converted to another form.    Funds which are available to the consumer but which carry a penalty for early  withdrawal will be counted minus the penalty. Exempt from this category are  mortuary trusts and lump sum payments received from insurance settlements or  annuities or other such assets named specifically to provide income as a  replacement for earned income. The income from these payments will be counted  as income.    (C) Consumer Payment Formula.​  The Authorized Agent will use the following formula to  determine the amount of each consumer's payment.  Step (1)​  Calculate the Monthly Contribution from the Household Income  (a) Total the monthly income of household members.  (b) Deduct monthly allowable disability related expenses.  (c) Deduct monthly allowable dependent allowances.  (d) Multiply the net income by 4%.  Step (2)​  ­ Calculate the Monthly Contribution from Liquid Assets.  (a) Total the liquid assets of household members.  Page 32    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  (b) Deduct annual interest and annual dividends counted toward income for the  household.  (c) Subtract $30,000 from the amount of liquid assets calculated in Step (2)(a&b).  (d) Multiply the sum calculated in Step (2)(c) by 3%. The result is the Monthly  Contribution from Liquid Assets. If the result is less than zero use zero.  Step (3)​  ­ Add the result of the calculation in Step (1)(d), to the result of the calculation in Step  (2)(d).  Step (4)​  ­ The consumer's monthly payment is the lesser of the sum calculated in Step (3) or the  actual cost of services provided during the month.  Step (5)​  ­ When two persons in a household are both receiving home based care services under  this program, collect the required information for each person. Calculate the co­pay for  each consumer and combine the total. Divide the amount by two to determine the  household monthly co­payment.  (D) Waiver of Consumer Payment.​  Consumers will be informed that they may apply for a waiver  of all or part of the assessed payment when:  (1) (2)   Monthly income of household members is no more than 200% of the federal poverty  level; and  Assets are less than $30,000 for the household.  11.10 METHOD FOR REVIEWING REQUESTS FOR WAIVERS OF  CONSUMER PAYMENT (MAJOR SUBSTANTIVE RULE)  (A) Consumers requesting waivers may be asked to provide verification of any income, liquid  assets and expenses for housing, transportation, unreimbursed medical expenses, food,  clothing, laundry and insurance.  (B) Consumers may request a waiver from the authorized agency of all or part of the assessed  payment.  (1) The request must be submitted in writing:  (a) within ten (10) days of the date of notification of the assessed consumer  payment, or  (b) within ten (10) days of the date of their last functional reassessment.  (2) Requests for waiver must be on a form approved by the Department of Health and  Human Services.  (3) The authorized agency will act on the request and inform the consumer of its  decision in writing within twenty (20) days of receipt of the request.  (4) If the authorized agency needs additional information, in order to determine  whether the waiver can be granted, the authorized agency will promptly notify the  consumer. The consumer must submit the additional information within ten (10)  Page 33    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services Effective October 8, 2007  days. In such cases the agency will issue its decision within ten (10) days of  receipt of the additional information.  (C) A consumer who is otherwise eligible may receive services while awaiting the agency's  decision on the request for waiver. The agency will hold the consumer payment in  abeyance pending a decision on the request, or the completion of the appeals process,  whichever is later.  (D) The agency will inform the consumer in writing if the request for a waiver is approved or  denied. If denied, the agency's notice must include information on appeal rights.  (E) If the waiver is denied, the consumer payment, including payments held in abeyance, is  due within thirty (30) days of the date of the decision, or services will be terminated.  (F) When allowable expenses plus the consumer payment exceed the sum of monthly income  plus the Monthly Contribution From Liquid Assets, the agency will waive the portion of  the payment that causes expenses to exceed income.  (G) Consumers who have applied for a full or partial waiver of the assessed payment and  been denied may reapply only if one of the following conditions exists and is expected to  continue until the next regularly scheduled financial assessment:  (H) (1) the consumer has at least a 20% decrease in monthly income or liquid assets.  (2) has an increase in expenses which results in the sum of the allowable expenses  plus the consumer payment exceeding monthly income plus the Monthly  Contribution From Liquid Assets.  Expenses.​  Expenses will be reduced by the value of any benefit received from any source  that pays some or all of the expense. Examples include but are not limited to, Medicare,  MaineCare, Food Stamps, Elderly Low Cost Drug and Property Tax and Rent Refund.  Business expenses that exceed business income are not allowable. Allowable expenses  include actual monthly costs of all household members for:  (1) housing expenses which include and are limited to rent, mortgage payments,  property taxes, home insurance, heating, water and sewer, snow and trash  removal, lawn mowing, utilities and necessary repairs;  (2) food, clothing and laundry not to exceed;    Number in Household  Amount  1  $208  2  $325  3  $435  4  $544  5 & up  $654    (3) transportation expenses which include and are limited to ferry or boat fees, car  payments, car insurance, gas, repairs, bus, car and taxi fare;  (4) unreimbursed medical expenses including but not necessarily limited to health  insurance; prescription or physician ordered drugs equipment and supplies; and  doctor, dentist and hospital bills;  Page 34    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (5) life insurance;  (6) child care expenses;  (7) limited discretionary expenses.  Effective October 8, 2007  The following chart shows maximum allowable discretionary expenses by household size.  Amounts in excess of the monthly allowance may not be claimed.  Number in Household  Amount  1  $55  2  $79  3  $103  4  $133  5 & up  $157    11.11 APPEALS PROCESS    (A) The Department or its Authorized Agent must notify the consumer in writing that he/she  has the right to appeal any decision to reduce, deny, or terminate services provided under  this Chapter. In order for services to continue during the appeal process, the Department  must receive a request for an appeal within ten (10) days of the notice to reduce, deny,​  ​ or  terminate services. Otherwise, the Department must receive a request for an appeal within  sixty (60) days of the date of the notice to reduce, deny, or terminate services. The  Department or Authorized Agent shall inform consumers in writing of their right to  request an administrative hearing in accordance with this section.  (B) Requests for appeal must be made by the consumer or his or her representative in writing  to the Department of Health and Human Services, CDPAS Program, 2nd floor Marquardt  Building, Augusta ME 04333, or by telephone by calling 287­4242 or TTY 1 800  606­0215 . The date a written or verbal request is received by the Department is  considered the date of request for the hearing.      (C) If any of the following circumstances exist, the Office of Administrative Hearings, Maine  Department of Health and Human Services may dismiss the request for an administrative  hearing. This dismissal is the final agency action on this matter.    1. 2. 3. The Consumer withdraws the request for the hearing.  The Consumer, without good cause, abandons the hearing by failing to appear.  The sole issue being appealed is one of federal or state law or policy requiring and  automatic change adversely affecting some or all consumers.  The consumer dies.  4.   Where an consumer’s request for an administrative hearing is dismissed pursuant to this  Section, the Office of Administrative Hearings shall notify the member of his/her right to  appeal that decision in Superior Court.    Page 35    14­197: Department of Health and Human Services  Chapter 11 Consumer Directed Personal Assistance Services (D) Effective October 8, 2007  The hearing will be held in conformity with the Maine Administrative Procedure Act at  5 M.R.S.A. §§ 9051­9064 and the Office of Administrative Hearing’s Administrative  Hearing Regulations.    Page 36