From:   Kaine, Tim Sent time:   Tuesday, December 30, 2008 5:17:13 PM To:   Roberts, Larry Cc:   Turnage, Wayne Subject:   RE: E­mail or Letter to Families ­ GOVERNOR'S CONFIDENTIAL WORKING PAPERS / ATTORNEY­CLIENT PRIVILEGED COMMUNICATION   Larry:   Thanks for all your work on this letter and your careful explanation of the two concerns.   First, for the reasons you set out, I am comfortable with you being the signator rather than me. I think the little lost in me not being the signator is outweighed by the concerns you set out. And the families trust you.   Second, on the revised report, I do want to make a hard commitment that we will make sure that corrections are made if they get us their suggested revisions by April 1. The process we use to determine whether a particular suggestion should be accepted or not can be a little murky so we can figure it out and dialogue with them. But, the original draft left it a little too vague about what the families should do who want revisions and whether, after they submitted, we were really making a commitment to make corrections.   So, that is my thought on the two issues you discuss. I will review the draft and then send back my final edits in the morning.   TK   ­­­­­Original Message­­­­­ From: Roberts, Larry Sent: Tuesday, December 30, 2008 3:52 PM To: Kaine, Tim Cc: Turnage, Wayne Subject: RE: E­mail or Letter to Families ­ GOVERNOR'S CONFIDENTIAL WORKING PAPERS / ATTORNEY­CLIENT PRIVILEGED COMMUNICATION   Governor,   I have incorporated those of Gordon's suggestions that will improve the letter and get it ready for your final review and then distribution and will send the revised letter and a blacklined version in a moment. I think seeking out comment from Tech folks will only serve to delay our ability to get this out by Wednesday (although I could just send them the first subsection) ­­ so we should not take that step unless we are prepared to go into next week.   I have two remaining concerns, however.   First, I think you should consider whether you really want to be the only signatory to this letter. For the reasons that follow, I would actually argue that you should not be the signatory at all, but to have it distributed by others at your request. If you are the only signatory, then you will have some obligation to responding personally ­­ an expectation that will be conveyed to the public by the families and the press ­­ to the inevitable concerns and complaints raised by family members.   These concerns and complaints are frequent and often involve things that we are not capable of resolving without help from Tech. We and Tech are not on the same page about what should be done for these families or how they should be treated.   Moreover, many of the families bring issues to the table that pre­date April 16. It is not uncommon for tragedies to exacerbate existing family issues. For example, the divorce rate is very high for couples who lose children due to illness, accident or crime. We are being asked to deal with many problems that were in place before April 16.   In this regard, we really do need greater reliance by Tech and our own office on trained professionals who have experience in dealing with victims. Tech needs it because they themselves are victims. We need it because while our instincts are good, we are not trained for dealing with the myriad issues that keep coming up. So far, Tech has resisted bringing in a person with some degree of independence and expertise with the needs of victims to facilitate a desirable interaction with the families.   As for the intensity of the families' needs and concerns, I checked my e­mail folders and since April 16 I personally have over 6,400 e­ mails sent or received. If you add the e­mails that I was able to delete as unnecessary to keep for future reference, I am sure the total would be at least 8,000. That is about 400 a month ­­ not even counting the things that don't come across my desk or the numerous telephone conversations that also take place. If family members feel that you are taking personal control of the process, you will likely be dealing with many more communications than you now receive.   Further, having you in reserve is important to you and to those of us who are dealing with the day to day issues. If we succeed on individual requests, you don't have to deal with them. If we don't, the blame is on staff and not on you. There is always a safety valve of checking with you. If you are communicating directly on implementation issues, we lose that insulation. The press will take far more seriously, and show far more interest in, something that is in your words rather than staff reflecting your views.   Finally on this matter, I see there being very little chance that we will succeed in getting the disgruntled families and Tech on common ground. You have been the voice of reason in all of this. If you put yourself in the middle of this quagmire, you will see how inflexible Tech is and how virtually every time Tech tries to do something constructive they are lambasted by some vocal, critical family members ­­ even if that is far from the majority sentiment. You will also be in the middle of fallout from Judge Harris' decision, which will very likely aggravate some vocal family members and lead to another wave of negative publicity.   Unfortunately, Tech takes any criticism as further support for their notion that they will never be able to get on common ground with family members and therefore should not try.   I seek no glory in wanting to send this letter on your behalf. This is painful stuff and I am having a hard time keeping up the motivation when there is so little common ground and so many demands. However, I could not with a clear conscience recommend that you put yourself so squarely in the middle of this mess by leaving a written record out there where you have no wiggle room or ability to say that you would have liked things to be done differently and will ask your staff to do so.   One other matter requires comment. It is admirable that you want to satisfy the desire of family members for the Panel Report to be revised and that you want to make a hard commitment to them.   I would urge you to reconsider saying that our office will make the determination about how to revise the Report (as opposed to being the repository of suggested revisions). It is quite likely that you will see inherently irreconcilable requests for revisions. That will require someone to determine what is the "truth". There is no reason for us to believe that we can divine that truth or that our decision as to the truth will be accepted by the families or other parties who want the report revised. We are, after all, not a disinterested party in their eyes.   I suggest that we not commit to do anything more at this time than to collect the information from families and other parties directly affected by or involved with the response to the April 16 tragedy and then work with all who submit the information to establish a process for evaluating the information submitted.   I believe we will ultimately need to consider bringing in an independent person ­­ perhaps TriData or perhaps a free­lance writer with criminal justice experience who is acceptable to the families and Tech ­­ to evaluate the information and prepare a revised report. I think we should probably leave the initial report alone and re­release it with an afterword.   In my opinion, we should not voluntarily take complete ownership of a problem that is unlikely to make anyone happy. I am afraid that is what we are doing.   In making these recommendations, I have tried to factor out the fatigue I feel about this situation and think only of how this is going to affect your ability to remain an above the fray figure of compassion and to serve as an honest broker to keep things moving forward. I think those are your most important contributions and your most important roles.   Naturally, you make the final call.   Larry     ­­­­­Original Message­­­­­ From: Kaine, Tim Sent: Monday, December 29, 2008 6:05 PM To: Hickey, Gordon; Roberts, Larry; Turnage, Wayne; Paris, Kate; Rubin, Mark Subject: RE: E­mail or Letter to Families   Good points and I will leave to Larry to determine the wisdom of the changes.   The reason I added "not surprisingly" was just to emphasize that, with so many recipients, it was bound to happen. Perhaps we could soften the tone of that section just slightly.   I think April 1 is the right time. We don't want to correct and then have to do a second round of corrections. So, April 1 gives people the ability to search the archives if they want and then suggest changes.   All good points worthy of consideration. Perhaps you can forward me a proposed final version for my review once you all have laid hands on it.   TK   ­­­­­Original Message­­­­­ From: Hickey, Gordon Sent: Monday, December 29, 2008 3:57 PM To: Kaine, Tim; Roberts, Larry; Turnage, Wayne; Paris, Kate; Rubin, Mark Subject: RE: E­mail or Letter to Families   This will surely get released to the press. Some possible approaches I see: Some families might complain that it isn't bold enough. It doesn't say anyone is being fired or reprimanded. On the other hand, it implies that you have directed Steger and the board to get moving, to get in touch with the families and make amends.   Some will write about you chastising the family or families that released the archives. (I would take out the "not surprisingly" parenthetical.)   A third major topic will likely be the April 1 deadline for corrections. Some will say it gives the families time to get their information together, but others will say it is too distant, a delaying tactic. (Are you sure you want to offer this avenue to "other interested parties"? That could be almost anyone.)   I'd write a story focusing on these three topics ­­ Your orders to Steger and the Board, your chastising of the families and the April 1 deadline for corrections.   Other issues that will come up: The Charitable Purposes Fund board will be studied closely and will generate stories. The distributions from the hardship fund also will generate stories. People will complain that it isn't fair. Do you want to say "we have not heard any recent concerns about the insurance program"? That may be asking for trouble. Perhaps start that section with "The insurance program seems to be working well..."   We're going to get a lot of coverage in early January ­­ this letter, the charitable board, the hardship fund     ­­­­­Original Message­­­­­ From: Kaine, Tim Sent: Monday, December 29, 2008 9:33 AM To: Roberts, Larry; Turnage, Wayne; Hickey, Gordon; Paris, Kate; Rubin, Mark Subject: RE: E­mail or Letter to Families   Larry and Wayne:   Here are my edits to Larry's fine letter. I have made some minor changes, suggested the need to insert some contact addresses, made plain that the Virginia Tech Board will now begin dialogue directly with family members and suggested a number of other syntactical edits.   The most significant change is that I have committed to a date certain for people to submit factual corrections to the report (April 1). I have done this because I want people to start working with a deadline in mind rather than having them expect that we will get back to them in the future on additional details.   I think we need to do a few things prior to sending this letter out by close of business Wednesday.   ­­Edit the letter to reflect that it comes from me, rather than from me and Larry. (I want to make some references to Larry and Kate's work in the last paragraph and so the letter should really just come from me.) Some uses of "we" should be changed to "I" and other third person references to the Governor need to be personalized.   ­­Gordon should read it as a press person would. One of the family members will give this to the press. Does it stand up well to scrutiny of that kind?   ­­Do we want to give a draft copy to Johnny Lawson? How about Atkinson/Cullen? They may have helpful thoughts.   I am available for discussion this afternoon between 4 and 6 EST by cell phone. Or call anytime and I will get the message and call you back.   Thanks!   TK   ­­­­­Original Message­­­­­ From: Roberts, Larry Sent: Wednesday, December 24, 2008 10:32 AM To: Turnage, Wayne; Kaine, Tim Subject: Fw: E­mail or Letter to Families   Governor and Chief:   With the recent flare up about the VT archives, I believe it has been helpful that we have not communicated with families from our office and I am of the view that it may not be wise to do so before Christmas. However, it is the Governor's call. Accordingly, I am forwarding this draft for consideration.   I have tried to address issues in discrete paragraphs so we can cut out some portions to shorten it.   I am about to embark on a five hour drive, but will be able to pull over to handle this until we get it done.       ­­­­­Original Message­­­­­ From: Lawrence Roberts  To: Roberts, Larry Sent: Wed Dec 24 10:24:04 2008 Subject: E­mail or Letter to Families     Dear Family Members:   With the holidays upon us, we wanted to be in touch with you concerning our meetings that took place in late November.   We understand from our conversations with you over time that every day can present challenges, but that the holidays can be a particularly difficult time.   It is our hope that you will be able to find some comfort, joy and peace in this difficult time.   One of the primary messages we heard in our meetings was that relationships with the Virginia Tech administration had frayed to a point where progress was very difficult to achieve.   Because much of the progress that can be made over time will depend on a better relationship among the Virginia Tech administration, family members, and the broader Virginia Tech community, we have spent significant time since our meetings talking to Virginia Tech officials. Those discussions have centered on steps that we believe must be taken by Virginia Tech to facilitate further progress.   The discussions have included direct discussions between the Governor and President Steger as well as the Governor and members of the Board of Visitors.   We believe these discussions have been productive and may create an opportunity for more fruitful dialogue in the coming weeks and months as additional challenges, questions and concerns arise.     As indicated by the issues surrounding the release of the April 16 archive, there remains a need to find common ground that would either include direct advance planning with family members or greater consultation with victims' assistance experts.   At the same time, the release of the archive highlighted one of our challenges. It was the desire of Virginia Tech (and the Commonwealth) to give family members exclusive access to the archive for 2­3 months so that you could assess its contents and raise questions or concerns before the general information (not the family­specific section available to each family) was made available to the broader public.   Unfortunately, family members have many different perspectives on issues that we confront and they have differing needs and priorities. It appears that at least one family member made a unilateral decision to provide access to the Virginia Tech student newspaper and many documents were place on the Internet.   We wish that the decision to release documents had been a considered judgment among family members rather than a unilateral one that did not take into account the wishes of all family members.   At the same time, we have heard many family members concerns about the archives themselves. We have encouraged you to reach out directly to Virgina Tech in the first instance because the university had the primary role in designing the archive. We hope your concerns have been heard with a sympathetic ear.   To the extent that significant issues remain after your direct discussions with Virginia Tech, our office remains available to help find common ground on the archive.   This issue also highlights the importance of the Charitable Purposes Fund Board as not only a vehicle for advancing charitable purposes monetarily, but also as a means by which family members can help give structure to many of the individual concerns that arise.   We have considered input from family members as to who should serve on that Board. There were many more nominees than available seats on the Board. We expect that the Governor will make his appointments just before or just after New Year's Day.   In doing so, it is inevitable that some family members who wanted to serve will be disappointed. In that regard, in discussions with some family members we have heard a concept that could be helpful. We will encourage the Board to create subcommittees that will enable broader participation by those family members not selected for the Board.   In choosing the Board, the Governor must consider a number of factors. Everyone who has asked or been nominated to serve is highly qualified to do so, but not everyone can be selected.   Another event that will occur in early January will be Judge Harris' announcement of the distributions from the Hardship Fund. We have confirmed with Judge Harris that he is making his final evaluations and will be prepared to make an announcement in the first 10 days of the new year.   In the meantime, we have not heard any recent concerns about the insurance program that was made available to the most severely injured victims. That program seems to be working well and a number of claims have been submitted and payments made to cover necessary procedures. We thank those family members who are not covered by the plan, but felt that the insurance program was nevertheless a critical part of the settlement agreements.     The senior staff at the Department of Criminal Justice Services has been working diligently to put in place the program for reimbursement of medical and mental health expenses for those persons covered under the settlement agreements.   Several families have submitted claims from prior months to Kate Paris and those have been packaged for presentation to DCJS. Those families should be receiving shortly either payments or guidance on what additional information is needed to permit payments. DCJS is aware that this process must be family­friendly and that informal communication should be used to address any needs for information rather than a heavily bureaucratic system.   In the next week to 10 days, you should be receiving further guidance from DCJS. However, you should feel free to continue to submit pre­November 2008 claims to Kate and claims beginning in November 2008 directly to DCJS.   As for the Virginia Tech Panel Report, we understand that families view the report differently than what we had originally envisioned as the purpose of the report.   We are committed to a process by which revisions to the report can be submitted for consideration and evaluated for inclusion in a re­ released report. We have already received suggested revisions from several families. Our intent is to solicit suggestions from family members, the Virginia Tech administration, law enforcement personnel and those Panel members who would like to do so. We may also solicit input from the broader public.   We expect this review to be focused initially on factual information in the report. Once we determine the scope of the suggested revisions, we will then consult with you about how best to make use of that information.   Our initial thought is that we could re­release the report with a compendium of revisions so that there is a single document that all can refer to over the coming months and years.   Many issues remain to be addressed, however. Only one such question is who should evaluate the information provided.   We look forward to working with you in the coming weeks to refine our process, but the initial step will be to solicit your proposed revisions including any revisions that may come to your attention as you and others review the archives released by Virginia Tech.   Before concluding, we did want to call attention to a couple of other matters.   First, the U.S. Department of Education has released its revised guidance on FRRPA to grant greater flexibility to colleges and universities in assessing troubled students and in communicating concerns to parents. By its specific references to Virginia Tech, the Department of Education appears to be encouraging colleges and universities to err on the side of public safety concerns.   Second, the Governor has released his proposed budget for Fiscal Year 2010, which begins in July 2009. In that budget, the Governor preserved the gains in mental health treatment that were secured last year in the wake of the Virginia Tech tragedy. Although there were some cuts in administrative spending in the mental health area, the overall cuts to mental health spending were far less than in other areas of government.   Finally, we recognize that many other issues were raised in our meetings and in the direct follow up by many families with our office. The variety and volume of concerns can at times be a challenge to our office. We will do our best to continue to address those concerns.   There will be issues on which we disagree. We have particular concerns about suggestions that were brought up at the meetings regarding the Hokie Memorial Spirit Fund and with respect to Board of Visitors certifications. We will communicate further with you about those and other remaining issues in the coming weeks.   Best regards to you this holiday season,   Governor Tim Kaine Counselor to the Governor Larry Roberts From:   Kaine, Tim Sent time:   Wednesday, 26 December 2007 17:42:51 To:   Wagner, Jody Cc:   Turnage, Wayne; Harms, Stephen; Ganeriwala, Manju; Timberlake, Dan; Powell, J. Braxton (TRS) Subject:   RE: Governor's Confidential Working Papers   Thanks Jody.  This puts my mind at ease.  Be safe this week!   From: Wagner, Jody  Sent: Wednesday, December 26, 2007 5:22 PM To: Kaine, Tim Cc: Turnage, Wayne; Harms, Stephen; Ganeriwala, Manju; Timberlake, Dan; Powell, J. Braxton (TRS) Subject: RE: Governor's Confidential Working Papers   Governor,   You are essentially right—we are in a relatively safe position.  Except for Axon investment (described below), nothing has resulted in a degradation of earnings.  Our earnings may ultimately end up lower than anticipated in the August 2007 forecast, but as a result of lower interest rates, not due to these defaults.  In fact, we did reduce the interest forecast when we prepared the Dec. 2007 forecast. With regard to Countrywide—we have positions in our Externally Managed Portfolios and our Securities Lending Portfolio.  In the Externally Managed portfolios, we have $2.2M in Countrywide—in four separate pieces, due in various maturities over the next few years.  In the Sec. Lending portfolio we have $24M in Countrywide—due 2/28/08—we have been assured that Countrywide has liquidity to support the repayment of this amount.   In the Sec. Lending Portfolio, we have $10M of Axon, which has been taken over by the Trustee and will be liquidated.  We are in a senior position. We also have four other Structured Investment Vehicles with bank sponsors that appear to be on solid footing, but could run into trouble if the sponsor banks run into trouble. Those were outlined in the prior email.   Please let me know if you have any further questions,   Jody     From: Kaine, Tim  Sent: Wednesday, December 26, 2007 3:19 PM To: Wagner, Jody Cc: Turnage, Wayne; Harms, Stephen; Ganeriwala, Manju; Timberlake, Dan; Powell, J. Braxton (TRS) Subject: RE: Governor's Confidential Working Papers   Jody:   Thanks for this information.  I had a couple of questions about the Treasury memo.   Do I understand correctly that only $12 million in current Treasury holdings are in Countrywide or other mortgage securities that are affected by the current housing problems?  I imagine that $12 million is just a tiny fraction of Treasury holdings.   Are other Treasury holdings in instruments that, though not troubled, are nevertheless burdened in the current market?  In other words, are the Treasury holdings return rates at or near a normal rate, or are they significantly off?   TK       From: Wagner, Jody  Sent: Friday, December 21, 2007 2:39 PM To: Kaine, Tim Cc: Turnage, Wayne; Harms, Stephen; Ganeriwala, Manju; Timberlake, Dan; Powell, J. Braxton (TRS) Subject: FW: Governor's Confidential Working Papers     Governor,   Attached are two memos, one from VRS prepared last week discussing VRS’ exposure in subprime investments, and the second prepared by Treasury discussing its investments that may be affected by the subprime meltdown or the general disfavor of structured investment vehicles.   Virginia is in a much better position than some other states, such as Fla.   Please let me know if you would like more detail on either group of investments,   Jody From:   Kaine, Tim Sent time:   Wednesday, 26 December 2007 10:51:36 To:   Hickey, Gordon; Skinner, Delacey; Roberts, Larry Cc:   Turnage, Wayne Subject:   Governor's Bio   Every 6 months or so, I look at the web page bio and try to think about updates.  The current bio is outdated, referring to a couple of things that I am “planning to do” in 2007 that have already been done.   I suggest the following edits, you might have more:   Intro 2 paragraphs are fine.   Education paragraph:  In the sentence about pre­k, add “expand pre­kindergarten classes, bring teacher salaries up to the national average and raise the quality of the state’s career and technical programs.”  In the next sentence, write as follows:  “Governor Kaine is working with community leaders to expand the research capacity of the state’s universities and he has led efforts to open the New College Institute, . . . “   Transportation paragraph:  Begin the paragraph “In 2007,  . . .” and strike the reference to “his first 16 months.”  Eliminate the last sentence and substitute “The Administration’s advances in transportation planning and public transportation have been recognized by awards from the Virginia Transit Association and the Virginia Chapter of the American Planning Association.”   Health care paragraph: Add a new sentence at the end: “In 2008, the Governor will promote significant reforms to community mental health services in the aftermath of the tragic shooting at Virginia Tech.”   Environment paragraph:  Eliminate the word “also” in the first sentence.  In the next sentence, instead of “record investments”, be more specific, i.e, “The Governor and the legislature have invested over $700 million in cleaning up Virginia’s rivers and the Chesapeake Bay.”  Knock out the sentence beginning “In the first year of that effort” and substitute “Creative tax incentives and collaboration with environmental groups have put the Commonwealth on a path to reach that goal.”  Knock out the last sentence and substitute:  “Governor Kaine has worked to reregulate the sale of electric power in the state to protect businesses and consumers while promoting conservation and clean energy generation.  He issued Virginia’s first comprehensive energy plan in the summer of 2007 and has appointed a Climate Change Commission to advise Virginia on reduction of greenhouse gases.”   In the Economic Opportunity section, change the Forbes.com reference to “In 2006 and 2007, . . . “   At the end of the “Lifetime of Public Service” section, add this one­sentence paragraph:  “Governor Kaine has been elected to become Chairman of the Southern Governors Association in the summer of 2008.”       These are all the changes I have now.  We should make these and others you think appropriate and then review the bio again after the reconvene session in April.   Thanks—   TK From:   Kaine, Tim Sent time:   Wednesday, 26 December 2007 10:51:36 To:   Hickey, Gordon; Skinner, Delacey; Roberts, Larry Cc:   Turnage, Wayne Subject:   Governor's Bio   Every 6 months or so, I look at the web page bio and try to think about updates.  The current bio is outdated, referring to a couple of things that I am “planning to do” in 2007 that have already been done.   I suggest the following edits, you might have more:   Intro 2 paragraphs are fine.   Education paragraph:  In the sentence about pre­k, add “expand pre­kindergarten classes, bring teacher salaries up to the national average and raise the quality of the state’s career and technical programs.”  In the next sentence, write as follows:  “Governor Kaine is working with community leaders to expand the research capacity of the state’s universities and he has led efforts to open the New College Institute, . . . “   Transportation paragraph:  Begin the paragraph “In 2007,  . . .” and strike the reference to “his first 16 months.”  Eliminate the last sentence and substitute “The Administration’s advances in transportation planning and public transportation have been recognized by awards from the Virginia Transit Association and the Virginia Chapter of the American Planning Association.”   Health care paragraph: Add a new sentence at the end: “In 2008, the Governor will promote significant reforms to community mental health services in the aftermath of the tragic shooting at Virginia Tech.”   Environment paragraph:  Eliminate the word “also” in the first sentence.  In the next sentence, instead of “record investments”, be more specific, i.e, “The Governor and the legislature have invested over $700 million in cleaning up Virginia’s rivers and the Chesapeake Bay.”  Knock out the sentence beginning “In the first year of that effort” and substitute “Creative tax incentives and collaboration with environmental groups have put the Commonwealth on a path to reach that goal.”  Knock out the last sentence and substitute:  “Governor Kaine has worked to reregulate the sale of electric power in the state to protect businesses and consumers while promoting conservation and clean energy generation.  He issued Virginia’s first comprehensive energy plan in the summer of 2007 and has appointed a Climate Change Commission to advise Virginia on reduction of greenhouse gases.”   In the Economic Opportunity section, change the Forbes.com reference to “In 2006 and 2007, . . . “   At the end of the “Lifetime of Public Service” section, add this one­sentence paragraph:  “Governor Kaine has been elected to become Chairman of the Southern Governors Association in the summer of 2008.”       These are all the changes I have now.  We should make these and others you think appropriate and then review the bio again after the reconvene session in April.   Thanks—   TK From:   Kaine, Tim Sent time:   Friday, 18 December 2009 14:59:23 To:   Rubin, Mark Cc:   Shepard, Brian; Reese, Barbara; Turnage, Wayne; Harms, Stephen; Tran, Lynda; Brown, Ric Subject:   RE: bob Brink   I asked Bob because I know him much better than Vivian.  I will defer to you guys if you think Vivian is a better patron, all things considered.   TK   From: Rubin, Mark  Sent: Friday, December 18, 2009 2:43 PM To: Kaine, Tim Cc: Shepard, Brian; Reese, Barbara; Turnage, Wayne; Harms, Stephen; Tran, Lynda; Brown, Ric Subject: bob Brink   Bob Brink called to say that Vivian Watts really wants to carry the income tax surtax bill. She has put in similar legislation  in the past and believes she is the right patron. Bob says he will do whatever the Governor wants but is happy to defer to Vivian if that will preserve harmony between the two of them – which it will. One of us will get a call from her to this effect real soon.   Mark E. Rubin Counselor to the Governor Patrick Henry Building 1111 E. Broad Street Richmond,  Va. 23219 804­692­0136