Recommendations Pursuant to EXECUTIVE ORDER 13688 Federal Support for Local Law Enforcement Equipment Acquisition Law Enforcement Equipment Working Group MAY 2015 1  This page intentionally left blank TABLE OF CONTENTS   EXECUTIVE SUMMARY ..........................................................................................................  Page 4    BACKGROUND ........................................................................................................................ Page 6     1.  Executive Order 13688 ................................................................................................. Page 7    2.  Stakeholders ................................................................................................................. Page 9    RECOMMENDATIONS ........................................................................................................... Page 10    1.  Equipment Lists ........................................................................................................ Page 11    2.  Policies, Training, and Protocols for Controlled Equipment .................................... Page 17    3.  Acquisition Process for Controlled Equipment ........................................................ Page 25    4.  Transfer, Sale, Return, and Disposal of Controlled Equipment ............................... Page 29    5.  Oversight, Compliance, and Implementation .......................................................... Page 31    SUMMARY OF RECOMMENDATIONS .................................................................................. Page 36    APPENDIX A:  Executive Order 13688  ........................................................................................................ Page 43    APPENDIX B:  Federal Equipment Acquisition Programs ......................................................................... Page 48    APPENDIX C:  List of Stakeholders Engaged By the Working Group ...................................................... Page 50          3  EXECUTIVE SUMMARY   On January 16, 2015, President Barack Obama issued Executive Order 13688, “Federal Support  for  Local  Law  Enforcement  Equipment  Acquisition”  (EO),  to  identify  actions  that  can  improve  Federal support for the appropriate use, acquisition, and transfer of controlled equipment by  State,  local,  and  Tribal  law  enforcement  agencies  (LEAs).    The  EO  established  a  Federal  interagency  Law  Enforcement  Equipment  Working  Group,  which  consulted  with  stakeholders  and deliberated to develop the recommendations described in this report.       Establishment of Federal Government‐wide Prohibited Equipment Lists.  The Prohibited  Equipment List identifies categories of equipment that LEAs will not be able to acquire via  transfer from Federal agencies or purchase using Federally‐provided funds (e.g., Tracked  Armored  Vehicles,  Bayonets,  Grenade  Launchers,  Large  Caliber  Weapons  and  Ammunition).  The Prohibited Equipment List will take effect upon transmission of the  recommendations to the President.       Establishment of Federal Government‐wide Controlled Equipment Lists.  The Controlled  Equipment  List  identifies  categories  of  equipment  (e.g.,  Wheeled  Armored  or  Tactical  Vehicles,  Specialized  Firearms  and  Ammunition,  Explosives  and  Pyrotechnics,  Riot  Equipment) that LEAs, other than those solely serving schools with grades ranging from  kindergarten  through  grade  12,  may  acquire  if  they  provide  additional  information,  certifications, and assurances.  While inclusion on these lists would not preclude an LEA  from using other funds for such acquisitions, the Working Group’s report urges LEAs to  give careful consideration to the appropriateness of acquiring such equipment for their  communities.   Harmonization  of  Federal  Acquisition  Processes.    All  Federal  equipment  acquisition  programs must require LEAs that apply for controlled equipment to provide mandatory  information  in  their  application,  including  a  detailed  justification  with  a  clear  and  persuasive explanation of the need for the controlled equipment, the availability of the  requested  controlled  equipment  to  LEA  in  its  inventory  or  through  other  means,  certifications that appropriate protocols and training requirements have been adopted,  evidence of the civilian governing body’s review and approval or concurrence of the LEA’s  acquisition of the requested controlled equipment, and whether the LEA has been or is in  violation of civil rights and other statutes, regulations, or programmatic terms.  Ongoing  coordination among the various Federal agencies will ensure that a uniform process is in  place to assess the adequacy of the justification in each application.    Required Protocols and Training for LEAs that Acquire Controlled Equipment.  LEAs that  acquire  controlled  equipment  through  Federal  resources  must  adopt  General  Policing  Standards,  including  community  policing,  constitutional  policing,  and  community  input  and impact principles.  LEAs also must adopt Specific Controlled Equipment Standards on  the appropriate use, supervision, evaluation, accountability, transparency, and operation     4  of controlled equipment.  LEAs must train its personnel on General Policing and Specific  Controlled Equipment Standards on an annual basis.     Required  Information  Collection  and  Retention  for  Controlled  Equipment  Use  in  Significant Incidents.  LEAs must collect and retain certain information when the LEA uses  controlled equipment in operations or actions that are deemed to be Significant Incidents.   LEAs  also  must  collect  and  retain  information  when  allegations  of  unlawful  or  inappropriate police actions involving the use of controlled equipment trigger a Federal  compliance  review  of  the  LEA.    Upon  request,  the  LEA  must  provide  a  copy  of  this  information to the Federal agency that supplied the equipment/funds.  This information  also should be made available to the community the LEA serves in accordance with the  LEAs applicable policies and protocols.   Approval for Third‐Party Transfers or Sales.  LEAs must receive approval from the Federal  agency  that  supplied  the  funds  or  equipment  before  selling  or  transferring  controlled  equipment.  Third‐party LEAs acquiring controlled equipment must provide to the Federal  Government the same information, certifications, and assurances that were required of  selling/transferring LEAs.  Sales or transfers to non‐LEAs are restricted to certain types of  controlled equipment that do not pose a great risk of danger or harm to the community  if acquired by non‐LEAs.       Increase Federal Government Oversight and Compliance.  The Federal Government will  expand  its  monitoring  and  compliance  capabilities  to  ensure  that  LEAs  acquiring  controlled equipment adhere to protocols, training, information collection and retention,  and other requirements proposed by the recommendations this report.  Additionally, the  Federal Government will create a permanent interagency working group to, among other  things,  evaluate  the  Controlled  and  Prohibited  Equipment  Lists  for  additions  and  deletions,  track  controlled  equipment  purchased  with  Federal  resources,  develop  Government‐wide  criteria  for  evaluating  applications  and  conducting  compliance  reviews,  and  sharing  information  on  sanctions  and  violations  by  LEA  applicants.    The  United States Digital Service will assist Federal agencies in the creation of a database that  tracks information about controlled equipment acquired through Federal programs.      These recommendations, if accepted and approved by the President, will be implemented by the  beginning of Fiscal Year 2016 (October 1, 2015); the Prohibited Equipment List will take effect  upon  transmission  of  the  recommendations  to  the  President.    The  recommendations  on  protocols, training, acquisitions, and transfers and sales to third parties apply to all items on the  Controlled Equipment List and are triggered when an LEA acquires controlled equipment using  Federal resources beginning in Fiscal Year 2016.  Within 45 days after the President receives these  recommendations, Federal agencies will meet with stakeholders to further discuss the specifics  of  the  recommendations  and  receive  feedback  on  the  potential  approaches  to  implementing  them.   By the end of Fiscal Year 2015, Federal agencies will provide an update to the President  on the progress of implementing the recommendations and any additional recommendations,  suggestions, or clarifications to be considered based on stakeholder feedback.  5    BACKGROUND   For decades, the Federal Government has provided, and continues to provide, State, local, and  tribal law enforcement agencies (LEAs) with funding and equipment, either directly or indirectly,  to support and augment LEA operations.  This equipment ranges from standard office supplies  and administrative items (e.g., desks or computers) to weapons and military or “military‐style”  equipment  (e.g.,  firearms,  ammunition,  and  tactical  vehicles).    The  purpose  of  providing  this  equipment to LEAs via Federal programs is to enhance and improve the LEAs’ mission to protect  and serve their communities.  Equipment provided through Federal sources has become a critical  component of LEAs’ inventory, especially as fiscal challenges have mounted and other sources of  equipment and funding have diminished.  LEAs rely on Federally‐acquired equipment to conduct  a variety of law enforcement operations including hostage rescue, special operations, response  to threats of terrorism, and fugitive apprehension.   Use of Federally‐acquired equipment also  enhances the safety of officers who are often called upon to respond to dangerous or violent  situations;  being  improperly  equipped  in  such  operations  can  have  life‐threatening  consequences, both for the law enforcement personnel and the public they are charged with  protecting.    Over the last several years, however, community members, LEA leaders, civil rights advocates,  and elected leaders have voiced concerns about what has been described as the “militarization”  of law enforcement due to the types of equipment at times deployed by LEAs and the nature of  those deployments.1  The most widely publicized example of this phenomenon occurred during  the widespread protests in Ferguson, Missouri, in August 2014.  At times, the law enforcement  response  to  those  protests  was  characterized as  a  “military‐style”  operation,  as  evidenced  by  videos and photographs that showed law enforcement officers atop armored vehicles, wearing  uniforms often associated with the military, and holding military‐type weapons.2  Even before  the events in Ferguson, however, civil rights organizations conducted significant research on the  perceived harms of “militarization” of civilian law enforcement agencies in the United States and  advocated for systemic change.3      In  August  2014,  the  President  ordered  a  government‐wide  review  of  military  equipment,  including  personnel  carriers  and  high‐caliber  firearms,  provided  to  LEAs.4    As  a  result  of  this  directive, the Executive Office of the President, in December 2014, released, “Review:  Federal  1  See, e.g., https://www.aclu.org/feature/war‐comes‐home.   http://www.washingtonpost.com/politics/militarized‐police‐in‐ferguson‐unsettles‐some‐pentagon‐gives‐cities‐ equipment/2014/08/14/4651f670‐2401‐11e4‐86ca‐6f03cbd15c1a_story.html.  3 .https://www.aclu.org/feature/war‐comes‐home.  4  In addition to the Federal Review, Congress conducted hearings on how Federal programs provide equipment to  LEAs.  On September 9, 2014, the U.S. Senate Committee on Homeland Security and Governmental Affairs held a  hearing on “Oversight of Federal Programs for Equipping State and Local Law Enforcement.”  On November 13, 2014,  the U.S. House of Representatives Armed Services Committee held a hearing on “The Department of Defense Excess  Property  Program  in  Support  of  U.S.  Law  Enforcement  Agencies:    An  Overview  of  DOD  Authorities,  Roles,  Responsibilities, and Implementation of Section 1033 of the 1997 National Defense Authorization Act.”    2 6  Support  for  Local  Law  Enforcement  Equipment  Acquisition”  (Federal  Review).5    The  Federal  Review  identified  and  assessed  multiple  Federal  programs  that  provide  equipment  to  LEAs  through  excess  and  surplus  equipment  transfers,  asset  forfeiture  programs,  or  Federal  grant  programs.    LEAs  may  acquire  equipment  from  the  Federal  Government  from  excess  accumulations from the U.S. Department of Defense (DOD) or surplus accumulations from the  U.S.  General  Services  Administration’s  (GSA)  Federal  Surplus  Personal  Property  Donation  Program, purchase it using grant funding provided by the U.S. Department of Justice (DOJ) or the  U.S.  Department  of  Homeland  Security  (DHS),  or  purchase  it  using  asset  forfeiture‐related  funding  from  DOJ  or  the  U.S.  Department  of  the  Treasury  (Treasury),  among  other  Federal  programs.6      The findings of the Federal Review highlighted a “lack of consistency in how Federal programs  are structured, implemented, audited, and informed by conversations with stakeholders.”7  The  Federal Review also identified several areas of focus that could better ensure the appropriate  use of Federal programs to maximize the safety and security of law enforcement officers and the  communities  they  serve,  including:  (1)  harmonizing  Federal  programs  so  that  they  have  consistent  and  transparent  policies;  (2)  mandating  that  LEAs  that  participate  in  Federal  equipment  programs  receive  necessary  training;  (3)  ensuring  that  those  LEAs  have  policies  in  place that address appropriate use and employment of controlled equipment; and (4) requiring  that those LEAs also adopt policies addressing protection of civil rights and civil liberties in the  use of equipment.8  Finally, the Federal Review recommended the issuance of an Executive Order  identifying actions to enhance Federal support to LEAs regarding the acquisition of controlled  equipment.    1. EXECUTIVE ORDER 13688    On January 16, 2015, the President issued Executive Order No. 13688, “Federal Support for Local  Law Enforcement Equipment Acquisition” (Executive Order or EO).9  The EO emphasizes the need  to better coordinate Federal support for the acquisition of certain Federal equipment by State,  local, and Tribal law enforcement agencies and ensure that LEAs have proper training regarding  the appropriate use of that equipment, including training on the protection of civil rights and civil  liberties.  Specifically, the EO identifies 11 issue areas for inquiry, which can be divided into five  general categories:        5  “Review:  Federal Support for Local Law Enforcement Equipment Acquisition,” December 2014 (Federal Review).   See Appendix B for an overview of applicable Federal programs.  7  Federal Review, p. 3.  8  Federal Review, p. 6.  9  See Appendix A.   6 7  Equipment Lists   Develop  a  consistent,  Government‐wide  list  of  controlled  equipment  allowable  for  acquisition by LEAs, as well as a list of those items that can only be transferred with  special authorization and use limitations.  Policies, Training, and Protocols for Controlled Equipment    Develop policies to ensure that LEAs abide by any limitations or affirmative obligations  imposed on the acquisition of controlled equipment or receipt of funds to purchase  controlled  equipment  from  the  Federal  Government  and  the  obligations  resulting  from receipt of Federal financial assistance.   Require  that  LEAs  participating  in  Federal  controlled  equipment  programs  receive  necessary  training  regarding  appropriate  use  of  controlled  equipment  and  the  implementation of obligations resulting from receipt of Federal financial assistance,  including training on the protection of civil rights and civil liberties.   Require  after‐action  analysis  reports  for  significant  incidents  involving  Federally‐ provided or Federally‐funded controlled equipment.  Acquisition Process for Controlled Equipment   Harmonize Federal programs so that they have consistent and transparent policies  with respect to the acquisition of controlled equipment by LEAs.   Require local civilian government (non‐police) review of and authorization for LEAs’  request for or acquisition of controlled equipment.  Transfer, Sale, Return, and Disposal of Controlled Equipment   Ensure a process for returning specified controlled equipment that was acquired from  the Federal Government when no longer needed by an LEA.   Create a process to monitor the sale or transfer of controlled equipment from the  Federal Government or controlled equipment purchased with funds from the Federal  Government by LEAs to third parties.  Oversight, Compliance, and Implementation       Establish a process to review and approve proposed additions or deletions to the list  of controlled equipment.   Plan the creation of a database that includes information about controlled equipment  purchased or acquired through Federal programs.   Provide uniform standards for suspending LEAs from Federal controlled equipment  programs for specified violations of law, including civil rights laws, and ensure that  those standards are implemented consistently across agencies.    8  To examine these issues, the Executive Order established a Federal interagency Law Enforcement  Equipment  Working  Group  (Working  Group),  which  was  charged  with  “providing  specific  recommendations to the President regarding actions that can be taken to improve the provision  of Federal support for the acquisition of managed equipment by LEAs.”10  The Working Group is  co‐chaired by the Attorney General, the Secretary of Defense, and the Secretary of Homeland  Security.    The  Working  Group’s  membership  is  composed  of  the  Secretaries  of  the  Treasury,  Interior,  and  Education;  the  Administrator  of  General  Services;  the  Directors  of  the  Domestic  Policy Council, the Office of National Drug Control Policy, and the Office of Management and  Budget; the Assistants to the President for Intergovernmental Affairs and Public Engagement,  and for Homeland Security and Counterterrorism; and the Assistant to the President and Chief of  Staff  of  the Office  of  the  Vice  President.    The Executive  Director  of  the  Working Group  is  the  Assistant Attorney General for the Office of Justice Programs, who was appointed by the Attorney  General, as directed by Section 2(c) of the Executive Order.    2. STAKEHOLDERS    Critical to the Working Group’s development of recommendations and implementation plans in  support of the Executive Order was outreach to and engagement of stakeholders.11  As tasked by  the Executive Order, the Working Group throughout the recommendation development process  solicited  input  from  numerous  stakeholder  groups,  associations,  and  concerned  individuals  representing law enforcement, civil rights and civil liberties organizations, State, local, and Tribal  government,  and  academia.12    This  outreach  effort  built  on  and  expanded  the  stakeholder  engagement  that  was  conducted  as  part  of  the  Federal  Review.    Stakeholders  were  also  encouraged to submit written comments to the Working Group.      The  majority  of  the  stakeholders  who  provided  comments  to  the  Working  Group  expressed  support for the appropriate use of controlled equipment by LEAs and the development of LEA  policies  for  the  procurement,  deployment,  and  general  use  of  the  equipment.    A  majority  of  stakeholders who provided comments also indicated their support of mandatory training for LEAs  on the appropriate use and deployment of such equipment.  Stakeholders also articulated that  training on civil rights and civil liberties is necessary to prevent potential civil or human rights  violations resulting from the misuse of controlled equipment.  These comments and suggestions  were carefully considered and incorporated into this report, as appropriate.      In addition to stakeholder outreach, in April 2015, the Executive Director of the Working Group  convened a focus group composed of representatives of relevant stakeholder groups.  Further,  the  Working  Group  engaged  the  Institute  for  Intergovernmental  Research  (IIR),  a  non‐profit  organization specializing in criminal justice issues, and its subject matter experts to assist in the    drafting of this report.    10  See Appendix A.   See Appendix A.  12  See Appendix C for a representative list of stakeholders that the Working Group engaged.  11 9  RECOMMENDATIONS   The recommendations presented in this report are the product of a 120‐day process during which  the Working Group conducted an in‐depth examination of existing Federal procedures, policies,  and  oversight  mechanisms  related  to  the  provision  of  controlled  equipment  to  LEAs.    The  Working Group also studied the use of Federally‐acquired equipment by LEAs and the impact it  has  on  members  of  the  community.    Through  this  process,  the  Working  Group  developed  a  comprehensive  set  of  programmatic  and  policy  recommendations  that  lay  out  a  blueprint  for  positive change.  Following these recommendations will improve Federal equipment acquisition  programs and allow Federal agencies to better support their state and local law enforcement  partners and the communities they serve. 13    In  developing  these  recommendations,  the  Working  Group  was  cognizant  of  the  seemingly  competing  priorities  of  a  diverse  set  of  stakeholders.    Equipment  provided  through  Federal  acquisition  programs  is  extremely  important  to  LEAs,  especially  in  times  of  fiscal  uncertainty  when  other  resources  are  unavailable.    LEAs  frequently  depend  on  this  equipment  for  law  enforcement operations to prevent crime, ensure officer safety, and protect and serve the public.   Yet, in some neighborhoods and communities, incidents of misuse, overuse, and inappropriate  use  of  controlled  equipment  occur,  and  the  resulting  strain  placed  on  the  community  and  its  relationship with law enforcement is severe.  Although law enforcement as a whole should not  be  castigated  for  the  actions  of  some,  the  Federal  Government  has  a  responsibility  when  significant  issues  arise  to  examine  its  equipment  programs  to  determine  what  changes  are  needed to ensure appropriate use.    The  Working  Group  also  was  aware  that  creating  new  requirements  or  changing  existing  procedures could have a tangible effect on the workload of LEAs, State and Tribal Coordinators,  and Federal agency staff.  This burden likely would fall hardest on smaller LEAs that do not have  the capacity to quickly adapt to Federal mandates, as well as on large LEAs that cover populous  areas and conduct a significant number of operations.  To the extent possible, the Working Group  therefore  attempted  to  work  within  existing  processes  so  as  to  avoid  creating  additional  administrative burdens for law enforcement.      With these considerations in mind, the Working Group submits the following recommendations  for the President’s consideration.14   13   These  recommendations  are  intended  to  apply  also  to  Tribal  LEAs  that  acquire  controlled  equipment  through  Federal resources.  Before the recommendations are implemented with respect to Tribal LEAs, the Working Group  will ensure that the specific requirements triggered by potential changes to Federal programs affecting sovereign  tribes, including appropriate Tribal consultation, are met.  These  recommendations  do  not  apply  to  controlled  equipment  acquired  or  used  solely  for  the  purpose  of  participating in Federal Task Forces in which LEA personnel are cross‐designated as Federal law enforcement agents  or operate under the policies or direction of a Federal law enforcement agency.  14  The recommendations in this report are proposals for the President’s consideration, even though they are written  as mandatory (or, in some cases, permissive) requirements.  10  1. EQUIPMENT LISTS    Develop a consistent, Government‐wide list of controlled equipment allowable  for  acquisition  by  LEAs,  as  well  as  a  list  of  those  items  that  can  only  be  transferred with special authorization and use limitations.  Executive Order 13688, Section (3)(i)    The Executive Order initially tasked the Working Group with developing a Government‐wide list  identifying the types of equipment that LEAs could acquire through Federal programs, as well as  establishing a process to review and approve proposed additions and  deletions to these lists.   With  slight  modification,  the  recommendations  described  below  were  provided  in  an  interim  report to the President on March 16, 2015, in accordance with Section 4 of the EO.      To develop a recommended listing of controlled equipment available to LEAs, as well as a list of  prohibited equipment, the Working Group first examined the existing Federal agency equipment  lists to determine the types or categories of equipment that are eligible for transfer or purchase  by  LEAs  through  federal  acquisition  programs.    The  lists  that  the  Working  Group  reviewed  included  DHS’s  Authorized  Equipment  List  (AEL),15  DOJ’s  Justice  Assistance  Grant  (JAG)  program,16 and the DOD 1033 program17 (based on the Department of State Munitions Control  List and the Department of Commerce Control List).  The Working Group also reviewed program  guidance from the Treasury and the DOJ Asset Forfeiture offices, GSA, the U.S. Department of  the Interior (DOI), and ONDCP.  These lists were also compared against the U.S. Munitions List  (22 U.S.C. § 2278; 22 C.F.R. Part 121)18 and the Commerce Control List (15 C.F.R. Part 774)19 to  identify any other items that should be considered within this review process.      The equipment lists reviewed by the Working Group were expansive and included routine items  such as office equipment, cameras, and plywood; equipment that may be more hazardous but  does not have a particular law enforcement purpose, such as locomotives; and equipment that  may  have militaristic  connotations,  such  as  armored  personnel  carriers,  high‐powered assault  rifles,  and  aircraft.    The  Working  Group  focused  on  items  that  may  have  an  operational  law  enforcement  nexus/justification,  further  narrowing  the  results  to  identify  equipment  that  merited discussion for inclusion in either a controlled or prohibited list.  Items that were already  prohibited and clearly had no law enforcement nexus or justification, such as nuclear weapons,  are not included on the Working Group’s recommended prohibited list.  Equipment not listed on  the recommended Prohibited or Controlled Equipment Lists are still subject to the restrictions  and  prohibitions  set  by  the  applicable  Federal  agency’s  guidelines,  regulations,  and  statutory  15  http://www.fema.gov/media‐library‐data/20130726‐1825‐25045‐ 7138/fema_preparedness_grants_authorized_equipment_list.pdf  16  https://www.bja.gov/Funding/JAGIdentifiers.pdf  17  http://www.dispositionservices.dla.mil/leso/Documents/propertyavailable.pdf  18  http://www.gpo.gov/fdsys/granule/CFR‐2012‐title22‐vol1/CFR‐2012‐title22‐vol1‐part121.  19  http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/CFR‐2012‐title15‐vol2/pdf/CFR‐2012‐title15‐vol2‐part774‐appNo‐.pdf.   11  authority.  For example, nuclear weapons will remain on DOD’s restricted (i.e., prohibited) list  even though they were not specifically included in the Working Group’s prohibited list.      Based  on  the  types  of  equipment  identified  in  these  lists  and  the  comments  received  from  stakeholders,  the  Working  Group  developed  a  suggested  Government‐wide  prohibited  equipment list and a controlled equipment list to enhance consistency across Federal agencies  and  programs.    The  Working  Group  balanced  the  law  enforcement  need  and  utility  for  the  equipment  with  the  potential  negative  impact  on  the  community  if  the  equipment  was  used  arbitrarily  or  inappropriately.    Throughout  this  process,  however,  Working  Group  members  emphasized that these lists should be considered a baseline, or “floor” level, for each Federal  agency; that is, Federal agencies and programs may enact stricter guidelines, consistent with the  underlying legal framework and purposes of the programs at issue.  For example, the Homeland  Security  Grant  Program  (HSGP)  prohibits  the  purchase  of  firearms  with  program  funding;  although  certain  firearms  are  identified  on  the  controlled  equipment  list,  they  will  remain  unavailable for purchase through the HSGP.20      The inclusion of items on the recommended Prohibited or Controlled Equipment Lists does not  preclude an LEA from using State, local, Tribal, or other funds for such purchases.  However, when  non‐Federal funds are used to acquire such equipment, the Working Group recommends that  LEAs  give  careful  consideration  to  the  appropriateness  of  acquiring  such  equipment  for  their  communities and the appropriate use of such items in law enforcement actions.    a. Prohibited Equipment List    The Prohibited Equipment List serves to identify equipment that should not be authorized for  LEAs to acquire via transfer from Federal agencies or purchase using Federally‐provided funds.       RECOMMENDATION 1.1 — PROHIBITED EQUIPMENT LIST:     Tracked Armored Vehicles:  Vehicles that provide ballistic protection to their  occupants and utilize a tracked system instead of wheels for forward motion.   Weaponized Aircraft, Vessels, and Vehicles of Any Kind:  These items will be  prohibited from purchase or transfer with weapons installed.     Firearms of .50‐Caliber or Higher   Ammunition of .50‐Caliber or Higher   Grenade Launchers:  Firearm or firearm accessory designed to launch small  explosive projectiles.  20   The  definitions  on  the  equipment  lists  capture  categories  of  equipment  and,  therefore,  may  be  broader  than  specific item descriptions on existing authorized equipment lists.  In implementing these recommendations, Federal  agencies  will  provide  guidance  on  which  equipment  falls  under  the  defined  categories  of  the  Prohibited  and  Controlled Equipment Lists.  12   Bayonets:    Large  knives  designed  to  be  attached  to  the  muzzle  of  a  rifle/shotgun/long gun for the purposes of hand‐to‐hand combat.   Camouflage Uniforms:  Does not include woodland or desert patterns or solid  color uniforms.    The Working Group concluded that a prohibition on acquisition of such equipment by LEAs from  Federal  programs  is  appropriate  because  the  substantial  risk  of  misusing  or  overusing  these  items, which are seen as militaristic in nature, could significantly undermine community trust and  may  encourage  tactics  and  behaviors  that  are  inconsistent  with  the  premise  of  civilian  law  enforcement.    These  concerns  outweigh  the  Federal  Government’s  interest  in  providing  this  equipment to address law enforcement needs (that could not otherwise be fulfilled).      For example, although grenade launchers can be used to launch tear gas and other nonexplosive  and less‐than‐lethal projectiles, their use and misuse can be detrimental to maintaining public  trust in law enforcement,21 and other devices that do not have similar militaristic connotations  are  available  to  launch  tear  gas.    Camouflage‐patterned  uniforms  are  another  example  of  equipment that is closely associated with the military.  Certain types of camouflage patterns may  be required for specific law enforcement missions conducted within a specific physical terrain  and  environment  (such  as  woodland  camouflage  in  forest  areas  for  narcotic  eradication  programs) and therefore would be available through Federal programs.  However, the acquisition  of  camouflage‐patterned  uniforms  is  not  authorized  where  it  will  be  used  in  environments,  including urban settings, where they do not actually camouflage the wearer.  Solid‐color utility  uniforms are not listed on the Prohibited or Controlled Equipment Lists and may continue to be  acquired through Federal programs.      Similarly,  although  bayonets  at  one  time  were  transferred  under  the  1033  program  and  can  currently be purchased under some Federal grant programs, this type of equipment is likewise  seen  as  incompatible  with  the  concept  of  civilian  law  enforcement,  particularly  when  other  equipment,  such  as  a  utility  knife,  could  be  used  for  ordinary  and  other  legitimate  law  enforcement purposes.  Firearms of or over .50‐caliber (and applicable ammunition) are also on  the Prohibited Equipment List because this type of firearm, which is typically used for military  operations,  is  very  destructive  and  capable  of  penetrating  structures  and  lightly  armored  vehicles.  Tracked armored vehicles are included on the Prohibited Equipment List because they  are  designed  specifically  for  use  in  military  operations,  their  appearance  may  undermine  community trust when used in support of civilian law enforcement activities, and LEAs can find  alternative equipment options.22          21  http://www.pewtrusts.org/en/research‐and‐analysis/blogs/stateline/2015/3/24/can‐states‐slow‐the‐flow‐of‐ military‐equipment‐to‐police.  22  A Government‐wide assessment is currently being conducted to identify the LEAs that have acquired the types of  equipment  identified  on  the  recommended  prohibited  equipment  list  and  determine  whether  individual  agency  authorities authorize a recall of the equipment.  13  b. Controlled Equipment List    Equipment identified on the Controlled Equipment List has significant utility for State, local, or  Tribal law enforcement operations, and LEAs, other than those solely serving schools with grades  ranging  from  kindergarten  through  grade  12,23  may  continue  to  acquire  it  through  Federal  programs.  However, because of the lethal nature of the equipment and/or the potential negative  impact on the community, LEAs are required to take additional steps to acquire this equipment,  including  the  submission  of  a  detailed  justification  outlining  their  need  for  procuring  the  equipment and certification that agency controls, such as the training and equipment use policies  and procedures described below, are in place to prevent misuse of the equipment.      RECOMMENDATION 1.2 — CONTROLLED EQUIPMENT LIST:     Manned Aircraft, Fixed Wing:  Powered aircraft with a crew aboard, such as  airplanes, that use a fixed wing for lift.   Manned Aircraft, Rotary Wing:  Powered aircraft with a crew aboard, such as  helicopters, that use a rotary wing for lift.   Unmanned Aerial Vehicles:  A remotely piloted, powered aircraft without a  crew aboard.   Armored  Vehicles,  Wheeled:    Any  wheeled  vehicle  either  purpose‐built  or  modified  to  provide  ballistic  protection  to  its  occupants,  such  as  a  Mine‐ Resistant Ambush Protected (MRAP) vehicle or an Armored Personnel Carrier.   These vehicles are sometimes used by law enforcement personnel involved in  dangerous operating conditions, including active shooter or similar high‐threat  situations.  These vehicles often have weapon‐firing ports.   Tactical Vehicles, Wheeled:  A vehicle purpose‐built to operate on‐ and off‐ road in support of military operations, such as a HMMWV (“Humvee”), 2.5‐ton  truck, 5‐ton truck, or a vehicle with a breaching or entry apparatus attached.   These  vehicles  are  sometimes  used  by  law  enforcement  in  rough  terrain  or  inclement  weather  for  search  and  rescue  operations,  as  well  as  other  law  enforcement functions.     Command and Control Vehicles:  Any wheeled vehicle either purpose‐built or  modified  to  facilitate  the  operational  control  and  direction  of  public  safety  units  responding  to  an  incident.    Command  and  Control  vehicles  provide  a  23   The  Permanent  Working  Group  (see  Recommendation  5.1),  in  consultation  with    higher  education  leaders,  organizations, including campus law enforcement organizations, will further consider the extent to which acquisition  of  controlled  equipment  via  Federal  programs  by  LEAs  operated  by  institutions  of  higher  education  furthers  the  interests of student and campus safety.  If the PWG determines that such acquisition is appropriate in particular  circumstances, then the PWG will establish standards and criteria, including a detailed explanation of the need for  such equipment in the school or campus environment, to inform consideration of requests for, and appropriate use  of, controlled equipment by LEAs operated by institutions of higher education.  14  variety of capabilities to the incident Commander, including, but not limited  to,  the  provision  for  enhanced  communications  and  other  situational  awareness capabilities.    Specialized Firearms and Ammunition Under .50‐Caliber (excludes firearms  and ammunition for service‐issued weapons):  Weapons and corresponding  ammunition for specialized operations or assignment.  This excludes service‐ issued handguns, rifles, or shotguns that are issued or approved by the agency  to be used during the course of regularly assigned duties.     Explosives  and  Pyrotechnics:    Includes  “flash  bangs”  as  well  as  explosive  breaching tools often used by special operations units.   Breaching  Apparatus  (e.g.  battering  ram  or  similar  entry  device):    Tools  designed to provide law enforcement rapid entry into a building or through a  secured doorway.  These tools may be mechanical in nature (a battering ram),  ballistic (slugs), or explosive.   Riot  Batons  (excluding  service‐issued  telescopic  or  fixed‐length  straight  batons):  Non‐expandable baton of greater length (generally in excess of 24  inches)  than  service‐issued  types  and  are  intended  to  protect  its  wielder  during melees by providing distance from assailants.     Riot Helmets:  Helmets designed to protect the wearer’s face and head from  injury during melees from projectiles including rocks, bricks, liquids, etc.  Riot  helmets include a visor which protects the face.   Riot  Shields:    Shields  intended  to  protect  wielders  from  their  head  to  their  knees  in  melees.    Most  are  designed  for  the  protection  of  the  user  from  projectiles  including  rocks,  bricks,  and  liquids.    Some  afford  limited  ballistic  protection as well.  Riot shields may also be used as an offensive weapon to  push opponents.     Equipment categories are included on the Controlled Equipment List for several reasons.  Some  categories  describe  equipment  that  could  be  seen  as  militaristic  in  nature  yet  also  may  have  significant  utility  for  law  enforcement  operations.    This  includes  several  types  of  armored  vehicles,  such  as  MRAP  vehicles  transferred  via  the  1033  program  and  armored  vehicles  manufactured  commercially.    These  vehicles  can  provide  critical  officer  and  civilian  safety  protection  and  transport  into  and  out  of  high‐risk  situations  and  therefore  should  not  be  prohibited.    However,  given  the  potential  for  misapplication  of  controlled  equipment  listed  above, LEAs must provide expanded justification for its acquisition, including a description of how  the  equipment  would  be  deployed,  the  agency’s  policies  and  protocols  on  deployment,  and  verification of training provided to LEAs on the appropriate use of such controlled equipment.       Other equipment categories on the Controlled Equipment List – e.g. Fixed Wing Aircraft, Rotary  Wing  Aircraft,  Command  and  Control  Vehicles  –  are  included  because  they  require  special  licenses to operate or their sheer size can have an undesired intimidating effect on the general  15  public if used inappropriately or indiscriminately.  Firearms and associated ammunition (under  .50‐caliber) used in special operations, that are outside of the normal service‐issued handguns,  rifles, and shotguns are also listed on the Controlled Equipment List, as is a subset of equipment  that is typically utilized by special operations teams.  The Working Group carefully considered the  potential impact of this recommendation on officer safety and placed a high priority on providing  law enforcement officers with access to equipment that would protect them in dangerous and  violent situations.  As such, service‐issued handguns, rifles, and shotguns used for non‐specialized  activities and bulletproof vests and other body armor may be acquired using Federal resources  according to existing program parameters.  For riot control equipment, LEAs may acquire it after  certifying that the LEA meets the additional requirements described below and have received  approval from the Federal equipment acquisition program.    * * * * *    The Prohibited Equipment List will take effect upon transmission of the recommendations to the  President.    The  remaining  recommendations  below  will  be  implemented  not  later  than  the  beginning  of  Fiscal  Year  2016  (October  1,  2015).    Federal  agencies  will  notify  current  and  prospective controlled equipment applicants about changes to the acquisition programs and will  issue guidance documents and conduct trainings on these developments.      It should be noted that unless otherwise indicated, the following recommendations on policies,  training, acquisitions, and transfers and sales to third parties apply to all items on the Controlled  Equipment  List.    Additionally,  these  requirements  are  triggered  only  when  an  LEA  acquires  controlled equipment using Federal resources beginning in Fiscal Year 2016.  In other words, if  an  LEA  opts  to  participate  in  Federal  controlled  equipment  acquisitions  programs  on  or  after  October 1, 2015, the changes to the programs that are reflected in these recommendations will  apply, unless otherwise indicated.    * * * * *          16  2. POLICIES, TRAINING, AND PROTOCOLS FOR CONTROLLED EQUIPMENT    Develop  policies  to  ensure  that  LEAs  abide  by  any  limitations  or  affirmative  obligations  imposed  on  the  acquisition  of  controlled  equipment  or  receipt  of  funds to purchase controlled equipment from the Federal Government and the  obligations resulting from receipt of Federal financial assistance.  Executive Order 13688, Section 3(v)  Require  that  LEAs  participating  in  Federal  controlled  equipment  programs  receive  necessary  training  regarding  appropriate  use  of  controlled  equipment  and the implementation of obligations resulting from receipt of Federal financial  assistance, including training on the protection of civil rights and civil liberties.  Executive Order 13688, Section 3(ix)  Require after‐action analysis reports for significant incidents involving federally  provided or federally funded controlled equipment.  Executive Order 13688, Section 3(iv)    To demonstrate that controlled equipment is used in a way that keeps their communities safe  while also protecting the rights of community members, LEAs must adopt robust and specific  policies  and  protocols  governing  appropriate,  constitutionally‐sound  uses  of  controlled  equipment.  Training on these protocols and policies also is essential so that LEA personnel are  fully aware of their agency’s expectations, operations, and restrictions with respect to general  policing as well as the use of controlled equipment.  LEAs should regularly review how they are  using controlled equipment and whether the use of that equipment continues to be necessary  and appropriate.    Many LEAs already have substantial policies and training requirements in place.  The District of  Columbia’s  Metropolitan  Police  Department  (MPD)  Academy,  for  example,  instructs  recruit  officers on subjects such as the laws of arrest, search and seizure, criminal law, traffic regulations,  human  relations,  community  policing,  ethics,  operation  of  emergency  police  vehicles,  self‐ defense, and advanced first aid.  The University of Texas System Police (UTSP) has a policy on  Emergency  Rescue  Armored  Personnel  Vehicle  (MRAP),  which  specifies  that  the  “exclusive  operational  purpose”  of  the  MRAP  is  to  enhance  the  physical  protection  of  its  occupants.   Accordingly, the policy requires that any MRAP vehicle display the words “Emergency Rescue,”  so  that  its  purpose  is  clear  to  the  community.    Further,  unless  the  Police  Director  expressly  authorizes use of the MRAP in response to other specified emergency circumstances (e.g., an  active  shooter),  the  UTSP  policy  explicitly  prohibits  the  use  of  MRAP  vehicles  in  response  to  “exercises of the First Amendment right to free speech” or as a part of “any public demonstration  or display of police resources.”  The USTP policy also requires the police academy to develop  training consistent with the vehicle’s mission for officers who are most likely to utilize the vehicle,  with such training including, at a minimum, “engagement and deployment with this vehicle as  well as use of the vehicle to successfully and safely rescue those requiring evacuation.”    17    However, some LEAs may not have the necessary policies and training mechanisms in place for a  variety  of  reasons  –  including  unfamiliarity  with  examples  of  relevant  policies,  reliance  on  informal training methods, cost limitations, lack of training options, or an assumption that such  explicit policies and training for controlled equipment are not necessary.  An additional challenge  to developing consistent nationwide training for controlled equipment for LEAs is that, both in‐ service and academy‐based training may be procured or provided through a number of different  sources.  Some LEAs conduct their own training while others rely on state or regional training  boards or some combination of these.    With these considerations in mind, the Working Group developed a series of recommendations  that would require minimum standards for policy development, training, and the review of the  use of controlled equipment.  LEAs are encouraged to go beyond these minimum standards and  adopt  promising  practices  that  can  be  shared  through  communities  of  practice.    In  adopting,  revising,  or  amplifying  policies  and  training  related  to  controlled  equipment  use,  community  input and impact must be meaningfully considered.  The Federal Government will support these  local efforts by working with law enforcement, civil rights and community groups, and academics  to  develop  resources  such  as  model  policies  or  training  modules  that  can  be  replicated  and  applied locally.     a. Policies and Protocols    Under this Recommendation, LEA policies must include protocols on general policing principles  as well as specific protocols on the appropriate use of controlled equipment.  Both components  are critical and complementary.  At the outset, there must be an agency‐wide commitment to  partner  with  the  community  the  LEA  is  sworn  to  protect  and  serve,  to  respect  and  uphold  community members’ civil rights and civil liberties, and to receive the public’s input regarding  the LEA’s activities in a meaningful way.  As a result of that commitment and engagement, LEAs  can develop specific policies and protocols to determine, among other things, when, how often,  and in what manner controlled equipment should be used.    RECOMMENDATION  2.1  —  POLICIES  AND  PROTOCOLS:    LEAs  that  acquire  controlled equipment through Federal programs must adopt robust and specific  written policies and protocols governing General Policing Standards and Specific  Controlled Equipment Standards.   General  Policing  Standards  includes  policies  on  (a)  Community  Policing;  (b)  Constitutional Policing; and (c) Community Input and Impact Considerations.    Specific Controlled Equipment Standards includes policies specifically related  to  (a)  Appropriate  Use  of  Controlled  Equipment;  (b)  Supervision  of  Use;  (c)  Effectiveness  Evaluation;  (d)  Auditing  and  Accountability;  and  (e)  Transparency and Notice Considerations.  18   Record‐Keeping Requirement.  Upon request, LEAs must provide a copy of the  General Policing Standards and Specific Controlled Equipment Standards, and  any  related  policies  and  protocols,  to  the  Federal  agency  that  supplied  the  equipment/funds.    Recommendation 2.1 is designed to incorporate relevant policies and protocols into the LEA’s  organizational  or  strategic  plan  that  defines  the  agency’s  mission,  goals,  and  objectives  and  informs its operational and technical needs.  The General Policing Standards, therefore, delineate  three essential policy issues that apply to all aspects of an LEA’s mission and function:      Community Policing is the concept that trust and mutual respect between police and the  communities  they  serve  are  critical  to  public  safety.    Community  policing  fosters  relationships between law enforcement and the local community which promotes public  confidence in LEAs and, in turn, enhances LEAs ability to investigate crimes and keep the  peace.       Constitutional Policing protocols emphasize that all police work should be carried out in  a  manner  consistent  with  the  requirements  of  the  U.S.  Constitution  and  federal  law.   Policies must include protocols on First Amendment, Fourth Amendment, and Fourteenth  Amendment principles in law enforcement activity, as well as compliance with Federal  and State civil rights laws.24       Community Input and Impact protocols must identify mechanisms that LEAs will use to  engage  the  communities  they  serve  to  inform  them  and  seek  their  input  about  LEAs’  actions, role in, and relationships with the community.   Law enforcement exists to protect  and serve the community, so it is axiomatic that the community should be aware of and  have a say in how they are policed.   LEAs should make particular efforts to seek the input  of  communities  where  controlled  equipment  is  likely  to  be  used  so  as  to  mitigate  the  effect that such use may have on public confidence in the police.  This could be achieved  through the LEA’s regular interactions with the public through community forums, town  halls, or meetings with the Chief or community outreach divisions.     The  LEA’s  General  Policing  Standards  should  inform  protocols  on  the  five  components  of  the  Specific Controlled Equipment Standards.      Appropriate Use of Controlled Equipment.  The protocols must define appropriate use of  controlled equipment.  LEAs should examine scenarios in which controlled equipment will  likely be deployed, the decision‐making processes that will determine whether controlled  equipment is used, and the potential that both use and misuse of controlled equipment  could  create  fear  and  distrust  in  the  community.    Protocols  should  consider  whether  24  This includes, among others, Title VI of the Civil Rights Act, the Omnibus Crime Control and Safe Streets Act,  Deprivation of Rights Under Color of Law (18 U.S.C. § 242),  Conspiracy Against Rights (18 U.S.C. § 241), 42 U.S.C.  1983, and 42 U.S.C. 14141.  19  measures can be taken to mitigate that effect (e.g., keep armored vehicles at a staging  area  until  needed)  and  any  alternatives  to  the  use  of  such  equipment  and  tactics  to  minimize negative effects on the community, while preserving officer safety.       Supervision  of  Use.    The  protocols  must  specify  appropriate  supervision  of  personnel  operating or utilizing controlled equipment.  Supervision must be tailored to the type of  equipment being used and the nature of the engagement or operation during which the  equipment  will  be  used.    Policies  must  describe  when  a  supervisor  of  appropriate  authority is required to be present and actively overseeing the equipment’s use in the  field.     Effectiveness Evaluation.  The protocols must articulate that the LEA will regularly monitor  and evaluate the effectiveness and value of controlled equipment to determine whether  continued  deployment  and  use  is  warranted  on  operational,  tactical,  and  technical  grounds.  LEAs should routinely review after‐action reports and analyze any data on, for  example, how often controlled equipment is used or whether controlled equipment is  used more frequently in certain law enforcement operations or in particular locations or  neighborhoods.     Auditing and Accountability.  There must be strong auditing and accountability provisions  in the protocols which state that LEA personnel will agree to and comply with and be held  accountable  if  they  do  not  adhere  to  agency,  State,  local,  Tribal,  and  Federal  policies  associated with the use of controlled equipment.       Transparency  and  Notice.    The  protocols  must  articulate  that  LEAs  will  engage  the  community regarding acquisition of controlled equipment, policies governing its use, and  review of Significant Incidents (see Recommendation 2.3 below), with the understanding  that  there  are  reasonable  limitations  on  disclosures  of  certain  information  and  law  enforcement sensitive operations and procedures.     Before a Federal agency transfers any controlled equipment to an LEA or provides approval for  an LEA to use Federal funds to acquire controlled equipment, the LEA must certify that it has  adopted General Policing Standards and Specific Controlled Equipment Standards, which will be  defined  further  in  subsequent  Federal  agency  guidance.    DOJ  also  will  partner  with  law  enforcement, civil rights, and civil liberties stakeholder groups to make available model policies  and protocols related to the General Policing and Specific Controlled Equipment Standards for  use by LEAs.    b. Training    Appropriate  and  relevant  training  for  LEA  personnel  on  General  Policing  Standards,  Specific  Controlled Equipment Standards, and the technical operation of controlled equipment is vital to  fully  implementing  LEA  policies  and  protocols  and  to  ensuring  that  the  use  of  controlled  20  equipment  complies  with  constitutional  standards  for  the  protection  of  civil  rights  and  civil  liberties.  Training objectives should define and explain relevant concepts and demonstrate the  application  of  such  concepts  through  equipment‐based  scenarios  to  show  appropriate  and  proper use of controlled equipment by law enforcement personnel and the negative effects and  consequences of misuse.      RECOMMENDATION 2.2 — TRAINING:  LEAs that acquire controlled equipment  through  Federal  programs  must  ensure  that  its  personnel  are  appropriately  trained and that training meets the following requirements:     Required Annual Training on Protocols.  On an annual basis, all LEA personnel  who may use or authorize use of controlled equipment must be trained on the  LEA’s  General  Policing  Standards  and  Specific  Controlled  Equipment  Standards.     Required  Operational  and  Technical  Training.    LEA  personnel  who  use  controlled  equipment  must  be  properly  trained  on,  and  have  achieved  technical  proficiency  in,  the  operation  or  utilization  of  the  controlled  equipment at issue.     Scenario‐Based  Training.    To  the  extent  possible,  LEA  trainings  related  to  controlled  equipment  should  include  scenario‐based  training  that  combines  constitutional  and  community  policing  principles  with  equipment‐specific  training.    LEA  personnel  authorizing  or  directing  the  use  of  controlled  equipment  should  have  enhanced  scenario‐based  training  to  examine,  deliberate,  and  review  the  circumstances  in  which  controlled  equipment  should or should not be used.   Record‐Keeping  Requirement.    LEAs  must  retain  comprehensive  training  records, either in the personnel file of the officer who was trained or by the  LEA’s training division or equivalent entity, for a period of at least three (3)  years, and must provide a copy of these records, upon request, to the Federal  agency that supplied the equipment/funds.      The requirements in Recommendation 2.2 are designed to complement existing LEA training that  accomplishes  similar  purposes.    For  example,  LEAs  that  currently  have  robust  policies  on  community policing, civil rights and civil liberties, and community input and impact, and train  personnel on those policies, may already be able to meet the General Policing Standards training  requirement if the training is provided annually.  Typically, these subjects are part of training for  new  recruits  at  police  academies  and  during  annual  in‐services  on  agency‐wide  policies  and  procedures, updates to the law and legal standards, and emerging issues and techniques.  LEAs  should review the training they currently provide to determine whether it aligns with the General  Policing Standards.      Training is also widely available on the technical operation of some controlled equipment.  For  officers  assigned  to  special  operations  teams,  LEAs  often  provide  training  on  and  require  21  proficiency in operating specialized firearms and vehicles as well as tactics and procedures.  And  LEA  personnel  who  fly  Fixed  or  Rotary  Wing  Aircraft  are  required  to  maintain  all  applicable  licensing requirements.    Training on Specific Controlled Equipment Standards, however, may not be as comprehensive or  as prevalent among LEAs as is necessary to ensure proper use of controlled equipment.  To assist  LEAs,  Federal  agencies,  including  DOJ’s  Office  of  Justice  Programs,  will  partner  with  relevant  stakeholders  to  develop  and  produce  training  programs,  and  disseminate  existing  training  curricula, to address the appropriate use of controlled equipment and related topics.      c. After‐Action Review    LEAs, the communities they serve, and the Federal Government all have an interest in ensuring  that  when  LEAs  acquire  controlled  equipment  they  use  that  equipment  appropriately  –  consistent with the protocols they have adopted and the training they provide to their personnel.   Whether an LEA uses controlled equipment appropriately and according to required protocols  and training also is a key factor in determining its eligibility for continued or future participation  in Federal controlled equipment acquisition programs.      In  order  to  determine  whether  LEAs’  use  of  controlled  equipment  is  consistent  with  their  protocols and training, interested parties must be able to review information describing whether,  how, and in what circumstances the controlled equipment was used.  One significant step that  would provide insight into an LEA’s controlled equipment use practices is requiring LEAs to collect  and retain certain information on the use of controlled equipment.  When combined with the  LEA’s adoption of requisite protocols and provision of mandatory training, this data will increase  transparency  for  communities  and  lay  the  foundation  for  robust  accountability  and  federal  oversight when controlled equipment is used.  The recommendations set forth below balance  the need for this information against the potential burden placed on LEAs to collect and retain  this  data.    Thus,  the  recommendation  takes  into  account  common  existing  LEA  reporting  and  documentation practices in order to avoid duplication or other costly and time‐intensive efforts.    RECOMMENDATION  2.3  —  AFTER‐ACTION  REVIEW:    (1)  LEAs  must  collect  and  retain “Required Information” (described below) when law enforcement activity  that  involves  a  “Significant  Incident”  requires,  or  results  in,  the  use  of  any  Federally‐acquired  controlled  equipment  in  the  LEA’s  inventory  (or  any  other  controlled equipment in the same category as the Federally‐acquired controlled  equipment).  (2) When unlawful or inappropriate police actions are alleged and  trigger  a  Federal  compliance  review,  and  the  Federal  agency  determines  that  controlled  or  prohibited  equipment  was  used  in  the  law  enforcement  activity  under review, the LEA must produce or generate a report(s) containing Required  Information.   “Significant Incident” Defined:  Any law enforcement operation or action that  involves (a) a violent encounter among civilians or between civilians and the  22  police;  (b)  a  use‐of‐force  that  causes  death  or  serious  bodily  injury25;  (c)  a  demonstration or other public exercise of First Amendment rights; or (d) an  event that draws, or could be reasonably expected to draw, a large number of  attendees or participants, such as those where advanced planning is needed.   “Required Information” to Be Collected and Retained:  (a) Identification of  controlled equipment used (e.g., categories and number of units of controlled  equipment  used,  make/model/serial  number);  (b)  description  of  the  law  enforcement operation involving the controlled equipment; (c) identification  of LEA personnel who used the equipment and, if possible, civilians involved  in the incident; and (d) result of controlled equipment use (e.g., arrests, use‐ of‐force, victim extraction, injuries).     Format of Information Collection and Retention.  No new form or format is  required as long as the Required Information is retained in a manner that is  easily accessible and organized.  For example, information about the use of  controlled equipment can be included in an Operations Plan, detailed in officer  daily logs, or described in use‐of‐force reports.   Record‐Keeping Requirement.  LEAs must retain “Significant Incident” reports  and  Required  Information  for  a  period  of  at  least  three  (3)  years  and  must  provide  a  copy  of  these  records,  upon  request,  to  the  Federal  agency  that  supplied  the  equipment/funds.      This  information  also  should  be  made  available  to  the  community  the  LEA  serves  in  accordance  with  applicable  policies  and  protocols  including  considerations  regarding  the  disclosure  of  sensitive information.      This  recommendation  focuses  first  on  information  collection  and  retention  for  LEA  controlled  equipment use in major events and incidents that affect a larger segment of the community.  The  definition  of  “Significant  Incident,”  therefore,  captures  actual  or  planned  uses  of  controlled  equipment  for  events  involving  a  large  number  of  people  or  those  that  would  garner  public  attention  or  inquiry  because  of  the  nature  of  what  transpired.    The  second  part  of  the  recommendation requires the collection or production of information for incidents that may not  be as public but still could have a significant effect on the police‐community relationship.  Not  every  complaint  or  allegation  of  inappropriate  police  action  would  prompt  the  generation  or  production of information; rather, only those where a Federal agency determines a compliance  review or investigation is merited would compel such additional action.      The  recommendation  identifies  a  limited  number  of  categories  of  information  that  must  be  collected  and  retained  when  controlled  equipment  is  used.    First,  LEAs  must  identify  the  particular  piece(s)  of  controlled  equipment  used.    LEAs  can  achieve  this  by  documenting,  for  example, the type of equipment and serial number or other unique marking of individual items.   25  See 18 U.S.C. § 1365(h)(3):  “[T]he term ‘serious bodily injury’ means bodily injury which involves (A) a substantial  risk  of  death;  (B)  extreme  physical  pain;  (C)  protracted  and  obvious  disfigurement;  or  (D)  protracted  loss  or  impairment of the function of a bodily member, organ, or mental faculty.”  23  Second, in describing the law enforcement operation requiring controlled equipment, LEAs must  include commonly documented information such as date, time, and location of the operation;  the purpose of the operation; and whether the operation involved a specialized unit.  Third, LEAs  must identify the officer or agent who used and directed the use of the controlled equipment  and also identify or describe civilians who were the subject or target of the investigation or action.   For large crowds or multiple persons, the recommendation contemplates a general description  of the civilians (e.g., “a crowd of approximately 250 people”).  Finally, the result of the operation  also  should  be  documented,  including  any  arrests  or  citations,  injuries  or  fatalities  (involving  officers or civilians), uses‐of force, victim extraction, or property damage.    Many  of  the  Required  Information  categories  are  likely  to  be  documented  already  in  existing  police reports that are generated for Significant Incidents.  For example, if a large demonstration  is anticipated, it is common for an LEA to prepare an Operations Plan, which likely will include, at  a minimum, a description of the anticipated demonstration, the LEA personnel who will respond,  the number of civilians that are likely to attend, and any special equipment that will be used.  The  LEA also will likely produce other forms as a matter of course after the Significant Incident takes  place, such as incident, arrest, or use‐of‐force reports, if applicable.  And many LEAs routinely  complete  an  After‐Action  Report  following  a  large  demonstration  or  event  that  evaluates  the  operation and effectiveness of the LEA response.  In these situations, the LEA must simply ensure  that the Operations Plan or other related report includes information that controlled equipment  was used.  No new form or format is required as long as the Required Information is retained in  a manner that is easily accessible and organized.      LEAs that acquire controlled equipment through Federal programs on or after October 1, 2015,  must collect and retain Required Information for any controlled equipment in their inventory,  regardless  of  when  they  acquired  it,  as  long  as  one  unit  of  equipment  in  that  category  was  acquired using Federal resources.  For example, an LEA acquires a Fixed Wing Aircraft in FY16  through  a  Federal  program  and  had  acquired  a  Tactical  Vehicle  in  FY15  through  a  Federal  program.  If these are the only Federally‐acquired controlled equipment in the LEA’s inventory,  the LEA must collect and retain Required Information for all Fixed Wing Aircraft and all Tactical  Vehicles in its inventory.  The LEA is not required to collect and retain Required Information for  any  other  controlled  equipment  in  its  inventory  that  was  acquired  using  only  non‐Federal  sources.      The recommendation does not include a requirement to provide regular reports to the Federal  Government.  Instead, LEAs only are required to collect and retain this information and provide  it to the Federal Government upon request.  As the recommendation states, Federal agencies  will request this information when they conduct compliance reviews or investigations triggered  by a complaint or an incident for inappropriate or unlawful law enforcement actions.  Federal  agencies may also request this information to evaluate an LEA’s future applications for controlled  equipment or when they conduct regular or periodic compliance reviews to assess the program  participant’s  progress  toward  stated  project  goals  and  to  ensure  programmatic  and  administrative compliance.     24  This information also should be made available to the community the LEA serves in accordance  with the LEA’s General Policing Standards, Specific Controlled Equipment Standards, and other  applicable policies and protocols including considerations regarding the disclosure of sensitive  information.  While the recommendation requires LEAs to collect and retain information and data  under the prescribed circumstances described above, LEAs are encouraged to work with their  communities to expand the type of information that is collected and to determine how best to  share that information with relevant stakeholders.  In all, the information collected and retained  under this recommendation has considerable potential to improve transparency between LEAs  and  the  communities  they  serve,  ultimately  providing  community  members  with  a  greater  awareness and understanding of police actions and giving law enforcement leaders additional  opportunities for community engagement.    3. ACQUISITION PROCESS FOR CONTROLLED EQUIPMENT    Harmonize  Federal  programs  so  that  they  have  consistent  and  transparent  policies with respect to the acquisition of controlled equipment by LEAs.  Executive Order 13688, Section 3(iii)  Require local civilian government (non‐police) review of and authorization for  LEAs’ request for or acquisition of controlled equipment.  Executive Order 13688, Section 3(viii)    Each of the Federal programs that provide LEAs with controlled equipment or the resources to  purchase it has unique requirements based on its authorizing legislation.  Some programs, such  as DOD’s 1033 program, were created expressly for the purpose of providing equipment to LEAs.   Others, such as DOJ’s Byrne JAG program, are formula grants to State, local, and Tribal agencies  that support a range of law enforcement and criminal justice priorities.  Because of the varying  purposes of these acquisition programs, inconsistencies exist among Federal agencies in the type  and amount of information they require of LEAs in order to acquire controlled equipment.  For  example, only three agencies currently require information related to the size of the requesting  LEA or the population of the LEA’s jurisdiction.  Just two agencies require evidence of a training  plan as a part of the criteria.  And only four agencies require information on the availability of  requested equipment that is either already in the possession of the requesting LEA or is available  via applicable mutual aid agreements.      Harmonizing  Federal  program  requirements  to  the  extent  possible  will  contribute  to  greater  continuity  and  commonality  across  the  Federal  Government  and  provide  LEAs  with  a  better  understanding  of  equipment  acquisition  processes,  regardless  of  the  Federal  program.   Standardized criteria also will enhance collaboration among programs, allowing Federal agencies  to evaluate LEA applications for controlled equipment more thoroughly and to make decisions in  a more informed and consistent manner.        25  RECOMMENDATION  3.1  —  APPLICATION  INFORMATION:    In  addition  to  application requirements mandated by individual Federal acquisitions programs,  LEAs  must  submit  information  in  the  following  categories  for  approval  in  all  requests for controlled equipment:   General description of the LEA.     Detailed justification for acquiring the controlled equipment, including a clear  and persuasive explanation of the need for the equipment and the appropriate  law enforcement purpose that it will serve.  An LEA’s application for controlled  equipment  should  describe  any  previous  instance  in  which  the  controlled  equipment was used in a manner that deviated from the detailed justification  supporting the application for that equipment.   Number of units of the requested controlled equipment that the LEA currently  has in its inventory.    Categories of other controlled equipment acquired through Federal programs  during the past three (3) years that the LEA currently has in its inventory.   Whether the requested controlled equipment currently could reasonably be  accessed through loans or mutual assistance or mutual aid agreements.   Certification  that  the  LEA  has  adopted  required  protocols  (see  Recommendation 2.1) or will adopt those protocols before physical acquisition  or purchase of controlled equipment or transfer of funds.     Certification  that  the  LEA  has  provided  required  training  (see  Recommendation 2.2) or will provide that training before physical acquisition  or purchase of controlled equipment or transfer of funds.     Evidence of civilian governing body’s review and approval or concurrence of  the LEA’s acquisition of the requested controlled equipment.26   Whether the requesting LEA has applied, or has a pending application(s), for  this  type  of  controlled  equipment  from  another  Federal  agency  during  the  current fiscal year.   Whether any prior application for controlled equipment has been denied by a  Federal agency during the past three (3) years, and, if so, the reason for the  denial.   Whether  the  LEA  has  been  found  to  be  in  violation  of  a  Federal  civil  rights  statute  or  programmatic  term  during  the  past  three  (3)  years  and,  if  so,  whether any disposition was reached or corrective actions were taken.    26  For purposes of this criteria, a “governing body” is defined as the institution or organization that has direct  budgetary oversight or fiscal/financial control over the requesting LEA.    26  An applicant’s compliance with the requirements described in Recommendation 3.1 will provide  program decision‐makers with a clearer understanding of an LEA’s capacity and need for using  the  controlled  equipment.    These  criteria  will  be  incorporated  into  each  Federal  acquisition  program’s existing application processes.  LEAs will be required to certify that their responses are  accurate, to the best of their knowledge.  Any knowing misrepresentations may be subject to a  penalty, including criminal prosecution.      The first criterion requires requesting LEAs to provide a description and size of the LEA including  the number of sworn full‐time and part‐time law enforcement officers and the population of the  jurisdiction served by the agency.  There is no size or population threshold that the LEA has to  meet in order to participate in Federal equipment acquisition programs; rather, this information  provides the Federal acquisition program with a general picture of the capacity and need of the  LEA.    LEAs  also  will  be  required  to  articulate  a  detailed  justification  for  acquiring  the  controlled  equipment.    Controlled  equipment  will  not  be  appropriate  for  every  LEA.    Applications  for  controlled equipment should not be granted in the absence of a clear and persuasive explanation  of the need for the equipment and the appropriate law enforcement purpose that it will serve.   Such  explanation  should  specifically  address  the  current  needs  of  the  community  and  the  resources already available to the LEA to serve those needs.  It is expected that LEA rationales  will involve some degree of contingency planning and will vary in their level of detail depending  on the individual Federal acquisition program’s authorization and purpose.  Nevertheless, LEAs  should  not  be  vague  in  articulating  this  justification  by  resorting  to  general  notions  of  preparedness  –  and  should  anticipate  that  the  application  will  be  carefully  evaluated  by  the  relevant Federal agency to determine whether it is sufficient.  As described below, there will be  ongoing coordination among the various Federal agencies to ensure that a uniform process is in  place to assess the adequacy of the justification in each application.    As part of the application process, Federal agencies also will require LEAs to describe the current  availability  of  controlled  equipment  to  the  LEA,  primarily  to  assess  the  LEA’s  need  for  the  requested equipment.  The LEA must provide the number of units of the requested item that are  currently in the LEA’s inventory (e.g., the number of aircraft in the LEA’s fleet) and all categories  of controlled equipment acquired through Federal programs for the past three (3) years.  The LEA  also must indicate whether the requested controlled equipment currently is available through  loans, mutual assistance agreements, or mutual aid agreements.  Important in this evaluation is  a description of the equipment to which the LEA has access, including its age and functionality.   The sufficiency of the LEA’s current access to controlled equipment, or viable alternative to such  equipment, should inform the assessment of the application.    The  requesting  LEA  must  certify  that  it  has  adopted  the  General  Policing  Standards  and  the  Specific  Controlled  Equipment  Standards  and  provided  training  on  these  protocols.    The  requesting LEA must also certify that it has ensured that its personnel have been appropriately  trained and have obtained the necessary licenses or similar authorizations to operate controlled  equipment.    If  the  LEA  at  the  time  of  the  application  has  not  completed  protocol  or  training  27  requirements, it must certify that those requirements will be completed before the LEA takes  possession of or purchases the controlled equipment or accepts funds from the relevant Federal  agency.27    The  LEA  may  be  required  to  provide  the  Federal  agency  that  supplied  the  equipment/funds with copies of relevant protocols and training records.    Requesting  LEAs  must  provide  evidence  of  approval  or  concurrence  by  the  jurisdiction’s  governing body (e.g., City Council, County Council, Mayor) for the acquisition of the requested  controlled  equipment.    Evidence  of  the  governing  body’s  approval  or  concurrence  should  be  explicit.  But if the LEA can provide evidence that the governing body was given a reasonable  opportunity to review the controlled equipment acquisition request but failed to affirmatively  approve  or  disapprove  of  the  request,  such  silence  or  inaction  will  constitute  evidence  of  approval.  This requirement applies to LEAs where the chief executive is an elected position (e.g.,  Sheriff and the governing body is the County Council).  Requiring approval or concurrence by the  governing  body  is  a  significant  way  to  involve  representatives  of  the  community,  through  its  elected leaders, in the decision to add controlled equipment to an LEA’s inventory and to use it  in the jurisdiction.    The recommendation also requires the requesting LEA to self‐report if it has applied for this type  of controlled equipment from another Federal agency during the current fiscal year, including  any pending applications, or has been denied controlled equipment by a Federal agency during  the past three (3) years, and, if so, the reason for the denial.  LEAs must also disclose instances in  which  the  controlled  equipment  deviated  from  the  detailed  justification  supporting  the  application for that equipment.  The LEA must also disclose whether it has been found to be in  violation of any Federal civil rights criminal or civil statute or programmatic term or condition  during the past three (3) years.  If so, the LEA should provide a description of the findings and  whether any disposition was reached or corrective actions were undertaken.    RECOMMENDATION  3.2  —  REGIONAL  SHARING:    The  requesting  LEA  must  indicate whether the requested controlled equipment is being acquired to provide  a regional or multijurisdictional capability.  In such cases, requesting LEAs must:   Provide information regarding the size of the region, including the number and  size  of  the  LEA  with  access  to  the  requested  controlled  equipment  and  the  estimated population served.   Certify  that  all  LEAs  in  the  regional  sharing  arrangement  have  adopted  requisite protocols (see Recommendation 2.1) or will adopt those protocols  before their personnel use the controlled equipment.    27  In circumstances in which LEA possession of the controlled equipment is necessary for technical or operational  training because similar equipment is otherwise unavailable for training purposes, the LEA may certify that it will  provide such technical and operational training prior to the use of the controlled equipment.   28   Certify  that  all  LEAs  in  the  regional  sharing  arrangement  have  provided  requisite  training  (see  Recommendation  2.2)  or  will  provide  that  training  before their personnel use the controlled equipment.     Certify  that  all  LEAs  in  the  regional  sharing  arrangement  will  adhere  to  the  information  collection  and  retention  requirements  (see  Recommendation  2.3).    LEAs  may want  to  acquire  certain controlled  equipment  – due  to  size,  cost,  scarcity,  or  other  reason – for use in regional sharing arrangements, and the Working Group strongly encourages  such  arrangements.    In  those  situations,  jurisdictions  typically  enter  into  a  Memorandum  of  Understanding or other agreement that describes the parameters of use and how the equipment  will be shared among the participating LEAs.  If an LEA is requesting controlled equipment for  regional  sharing  purposes,  it  must  notify  the  Federal  agency  in  its  application  and  provide  relevant information on each participating LEA.  Likewise, if an LEA decides after acquisition to  make such equipment available to other LEAs in a regional sharing arrangement, it must notify  the Federal agency that supplied or funded the equipment.  The relevant information includes  the size of each participating LEA and jurisdiction and certifications that each participating LEA,  and any subsequent participating LEA, will fulfill the same protocols, training, and information  collection and retention requirements as the requesting LEA.  Importantly, the requesting LEA,  unless  expressly  provided  otherwise,  will  be  the  primary  agency  responsible  for  the  acquired  controlled equipment and will be the agency held accountable and subject to sanctions for any  programmatic violations by participating agencies.      4. TRANSFER, SALE, RETURN, AND DISPOSAL OF CONTROLLED EQUIPMENT    Ensure a process for returning specified controlled equipment that was acquired  from the Federal Government when no longer needed by an LEA.  Executive Order 13688, Section 3(vii)  Create a process to monitor the sale or transfer of controlled equipment from  the Federal Government or controlled equipment purchased with funds from the  Federal Government by LEAs to third parties.  Executive Order 13688, Section 3(xi)    When an LEA divests itself of controlled equipment, it is incumbent upon the LEA to transfer, sell,  return,  or  dispose  of  the  equipment  in  a  safe,  conscientious  manner  that  takes  into  account  hazards or risks if used by others in the future.  The type of equipment that will be transferred or  sold is an important factor in assessing the level of risk when used by a third party.  As noted  above, some categories of equipment are included on the Controlled Equipment List due to the  potential harmful effect on the community if used inappropriately by law enforcement; those  harms may not exist outside of the policing context.  Other items carry significant inherent safety  risks, especially if they are not handled by trained law enforcement officers.    29  Federal agencies currently impose few if any conditions or restrictions on how LEAs transfer or  sell controlled equipment to third parties, with the exception of GSA rules governing the donation  of equipment and DOD which retains title to equipment provided through its 1033 program and  already  has  in  place  robust  and  explicit  requirements  for  the  return  of  that  equipment.    The  recommendations below provide uniform standards to which all Federal agencies and LEAs must  adhere when transferring, selling, returning, or disposing of controlled equipment.    RECOMMENDATION  4.1  —  TRANSFER/SALE  OF  CONTROLLED  EQUIPMENT  TO  OTHER  LEAs:    LEAs  may  transfer  or  sell  any  controlled  equipment,  except  riot  helmets  and  shields,  to  another  LEA.    Prior  to  finalizing  any  transfer  or  sales  agreement, the transferor/seller‐LEA must inform and obtain approval from the  Federal agency that supplied the controlled equipment/funds.  The acquiring‐LEA  must  submit  the  same  information  (see  Recommendations  3.1,  3.2)  that  was  required of the transferor/seller‐LEA to, and receive approval from, the Federal  agency.    RECOMMENDATION  4.2  —  TRANSFER/SALE  OF  CONTROLLED  EQUIPMENT  TO  NON‐LEAs:    LEAs  may  transfer  or  sell  only  the  following  types  of  controlled  equipment to non‐LEAs:  (a) Fixed Wing Aircraft; (b) Rotary Wing Aircraft; and (c)  Command And Control Vehicles.  All law enforcement‐related and other sensitive  or  potentially  dangerous  components,  and  all  law  enforcement  insignias  and  identifying  markings,  must  be  removed  prior  to  transfer  or  sale.    The  transferor/seller‐LEA must inform and receive approval from the Federal agency  from which the controlled equipment or funding to purchase the equipment was  acquired prior to the finalization of any transfer or sale.  RECOMMENDATION  4.3  —  RETURN  OF  CONTROLLED  EQUIPMENT:    LEAs  that  acquire  controlled  equipment  through  DOD’s  1033  program  must  abide  by  its  requirements governing the return and/or disposal of controlled equipment.  RECOMMENDATION 4.4 — DISPOSAL OF CONTROLLED EQUIPMENT:  LEAs must  abide  by  all  applicable  Federal,  State,  and  local  laws,  regulations,  and  programmatic terms when disposing of controlled equipment.  Prior to disposal,  LEAs  must  notify  the  Federal  agency  that  supplied  the  controlled  equipment/funds.    Recommendation 4.1 requires LEAs who purchase or receive controlled equipment from another  LEA that originally acquired the controlled equipment using Federal resources to adhere to the  same  protocols,  training,  and  other  requirements  and  obligations.    This  recommendation  contemplates  that  the  Federal  and  community  interest  in  the  appropriate  use  of  controlled  equipment  continues  to  apply  to  subsequent  acquiring‐LEAs.    The  recommendation  does  not  place any restriction on the type of equipment that can be transferred or sold to other LEAs,  except riot control helmets and shields which cannot be transferred or sold at all because of the  difficulty  in  providing  assurances  that  they  remain  suitable  for  use  as  protective  equipment.   However, any third‐party LEA purchasing or receiving controlled equipment acquired through a  30  Federal program must go through  the same application and approval process as the LEA that  initially acquired the controlled equipment.    Controls on the transfer or sale of controlled equipment to non‐LEAs are determined based on  the type of equipment involved.  Explosives, firearms and ammunition, armored vehicles, and  Unmanned Aerial Vehicles present potentially substantial risks if possessed and used by civilians.   Recommendation  4.2  considers  three  items  on  the  Controlled  Equipment  List  –  Fixed  Wing  Aircraft, Rotary Wing Aircraft, and Command and Control Vehicles – to be suitable for sale or  transfer  to  the  general  public  as  long  as  any  sensitive  or  law  enforcement  components  and  insignias are removed.  In practical terms, this equipment without sensitive components and law  enforcement markings are essentially airplanes, helicopters, and recreational vehicles (RVs) that  can serve everyday commercial and private capacities.     Penalties for violation of such sales and transfers requirements will be applied if the applicable  Federal agency subsequently learns of a sale or transfer in violation of such restrictions.  Those  violations would be considered programmatic, as addressed below.      5. OVERSIGHT, COMPLIANCE, AND IMPLEMENTATION    Establish a process to review and approve proposed additions or deletions to the  list of controlled equipment.  Executive Order 13688, Section 3(ii)  Plan  the  creation  of  a  database  that  includes  information  about  controlled  equipment purchased or acquired through Federal programs.  Executive Order 13688, Section 3(vi)  Provide  uniform  standards  for  suspending  LEAs  from  Federal  controlled  equipment programs for specified violations of law, including civil rights laws,  and ensuring those standards are implemented consistently across agencies.  Executive Order 13688, Section 3(x)    The Federal Government must take steps to ensure LEA compliance with controlled equipment  acquisition,  use,  and  disposal  requirements.    As  part  of  implementing  the  recommendations,  Federal  agencies  will  conduct  compliance  reviews,  consistent  with  the  program’s  statutory  or  other  authorities,  focused  on  adherence  to  fiscal  and  programmatic  terms  and  conditions  including  financial  and  programmatic  obligations  and  adherence  to  civil  rights  statutes  and  requirements.  Compliance reviews can range from requests for information to multiple on‐site  visits depending on the nature and the severity of the matter being reviewed.  Similar to the  variances  in  Federal  acquisition  processes,  Federal  agencies  also  have  different  methods  and  capabilities to conduct compliance reviews as well as varying terms and sanctions by program,  which  leads  to  inconsistent  identification  of  and  consequences  for  violations.    As  discussed  below, the Permanent Working Group will ensure to the extent possible that there is consistency  in the manner and process by which compliance reviews are conducted.   31  While compliance reviews and oversight are essential, the Federal Government also must provide  incentives  and  opportunities  to  encourage  law  enforcement  and  communities  to  improve  existing practices and adopt better practices.  It also must improve Federal processes to increase  efficiencies throughout  Federal acquisitions programs.  The recommendations below describe  some of those efforts.    RECOMMENDATION  5.1  —  PERMANENT  LAW  ENFORCEMENT  EQUIPMENT  WORKING GROUP:  The members of the Working Group will form a permanent  Federal  Interagency  Law  Enforcement  Equipment  Working  Group  that  meets  regularly  to  support  oversight  and  policy  development  functions  for  controlled  equipment programs.  The Permanent Working Group (PWG) will:    Examine  and  evaluate  the  Controlled  and  Prohibited  Equipment  Lists  for  possible additions or deletions.   Track LEA controlled equipment inventory.     Ensure  Government‐wide  criteria  to  evaluate  requests  for  controlled  equipment.     Ensure uniform standards for compliance reviews.   Track LEA sanctions and violations related to controlled equipment programs  and usage.  RECOMMENDATION  5.2  —  SANCTIONS  FOR  VIOLATIONS  OF  CONTROLLED  EQUIPMENT PROGRAMS:   For  Programmatic  Violations.    For  violations  of  any  programmatic  term  or  condition  related  to  controlled  equipment  (e.g.,  failure  to  adopt  required  protocols, unauthorized transfers), the LEA will be suspended from acquiring  additional controlled equipment through Federal programs for a minimum of  60  days.    The  suspension  will  continue  until  the  Federal agency  determines  that the violation has been corrected.  This does not prohibit a Federal agency  from  imposing  other  applicable  sanctions  according  to  applicable  program  parameters.   Statutory Violations.  For alleged violations of law, including civil rights laws,  the matter will be referred for investigation to the Federal agency’s Office of  Civil  Rights  (OCR)  or  other  appropriate  compliance  office,  or  the  U.S.  Department  of  Justice.    If  the  investigation  results  in  a  finding  that  the  LEA  violated  a  civil  rights  or  other  relevant  statute,  the  LEA  will  be  sanctioned  according to statute and/or the Federal agency’s governing rules and policies.   At a minimum, the LEA will be suspended from acquiring additional controlled  equipment  through  Federal  programs  for  a  minimum  of  60  days.    The  suspension will last until the Federal agency determines that the violation has  been corrected.    32  The  Permanent  Working  Group  (PWG)  will  be  responsible  for  the  implementation  of  the  recommendations  in  this  report  and  will  coordinate  the  policies  of  Federal  equipment  acquisitions programs.  Specifically, the PWG will take on three important and related functions.   First, the PWG will facilitate the sharing of relevant information among Federal agencies which  will lead to greater harmonization of policies and the reduction of duplication and inconsistencies  in agency operations.  This includes:     Examine  and  evaluate  the  Controlled  and  Prohibited  Equipment  Lists  for  possible  additions or deletions.  This periodic analysis will determine whether the Prohibited  and Controlled Equipment Lists are up‐to‐date and reflect the development of new  technologies  or  changes  in  patterns  of  usage.    On  an  annual  basis,  the  PWG  will  evaluate the items on the Controlled and Prohibited Equipment Lists and determine  – with the input of relevant stakeholders – whether other types of equipment should  be added to or deleted from these lists.     Track  LEA  inventory  of  controlled  equipment.    Currently,  only  DOD  has  a  comprehensive system to track equipment it has transferred to LEAs.  For grant and  other  programs  that  provide  LEAs  with  funds  to  purchase  equipment,  tracking  equipment currently is more difficult because the LEA holds title to the equipment.   Tracking  controlled  equipment  will  be  easier  with  the  implementation  of  the  recommendations in this report – namely, the requirement that LEAs must receive  approval from the Federal Government for transfers or sales of equipment to third  parties and must notify the Federal agencies if controlled equipment will be disposed.    The  PWG  will  also  continue  to  evaluate  whether  additional  record‐keeping  or  reporting by the LEAs would enhance the oversight and operations of the programs  at issue, taking into account the costs and burdens of such additional obligations.    With  guidance  from  The  United  States  Digital  Service,  the  White  House  Office  of  Science and Technology Policy, and the Domestic Policy Council, the PWG will create  a  database  that  tracks  information  about  controlled  equipment  purchased  or  acquired  through  Federal  programs.    This  database  will  include  information  about,  among  other  things,  which  LEAs  have  Federally‐acquired  controlled  equipment  in  their inventory; the type of controlled equipment that was acquired by the LEA; from  which federal agency the equipment was acquired; and whether the LEA is in violation  of  any  statutory  or  programmatic  requirement  or  otherwise  subject  to  relevant  sanctions.  This database will be accessible by all PWG agencies and will be maintained  collectively  by  the  PWG.    Consistent  with  the  need  to  protect  sensitive  law  enforcement  information,  and  to  the  extent  practicable,  the  information  in  the  database should also be made publicly available.    The  second  function  of  the  PWG  is  to  harmonize  Federal  processes  by  developing  consistent  standards in oversight and other processes.      33   Ensure  Government‐wide  criteria  to  evaluate  requests  for  controlled  equipment.  Consistency is essential at the front end of the acquisition process, especially with the  implementation of Recommendation 3.1, which requires all Federal agencies to use  the  same  criteria  to  evaluate  requests  for  controlled  equipment.    The  PWG  will  develop baseline standards and training so that Federal program managers can assess  applications  and  requests  in  a  consistent  manner.    After  these  standards  are  established, Federal agencies, with assistance from the Department of Justice, will be  responsible  for  training  their  staff,  State  Coordinators  or  State  Administering  Agencies,  and  other  relevant  stakeholders  who  play  vital  roles  in  the  acquisition  process.    In  addition,  DOJ  will  lead  the  PWG’s  regular  efforts  in  examining  Federal  agency processes that review application criteria and will periodically make available  to other PWG members for review and discussion a sample of such applications and  adjudications to ensure consistency across Federal programs.   Ensure uniform standards for compliance reviews.  Consistency becomes even more  important  in  Federal  oversight  functions  as  agencies  continue  to  harmonize  their  processes.    The  PWG  will  develop uniform  basic  standards  for  what  to  investigate,  how often compliance reviews should occur, how to evaluate detailed justifications  and other parts of an LEA’s application, how to screen for sufficiency of protocols and  training,  and  other  related  issues.    Additionally,  the  Federal  Coordination  and  Compliance Section of the Department of Justice’s Civil Rights Division, in its role of  coordinating Federal enforcement and application of Title VI of the Civil Rights Act of  1964, will provide enhanced training to Federal Offices of Civil Rights on conducting  rigorous civil rights compliance reviews of recipient‐LEAs.      The PWG will also facilitate a mechanism for those agencies lacking expertise to audit  LEA procedures and practices involving controlled equipment from the perspective of  civil rights, constitutional policing, and community impact.  For example, the Office of  Justice Programs is committed to entering into Memoranda of Understanding with  other Federal agencies to increase their capacity to conduct this important auditing  function.    Finally, the PWG will ensure that policies are in place to support Recommendation 5.2, which  describes sanctions for programmatic and statutory violations.  To continue to achieve increased  consistency  in  Federal  oversight  processes,  a  violation  of  the  controlled  equipment  program  terms will result in suspension from all Federal controlled equipment acquisition programs for a  minimum  of  60  days  and  lasting  until  the  violation  has  been  resolved.    The  PWG  will  further  specify the appropriate sanctions for more serious violations and their implications on the LEA’s  future participation in Federal equipment acquisition programs.  And, as part of its information  sharing function, the PWG will ensure that its member agencies are aware of LEAs that commit  relevant programmatic or statutory violations sanctions.        34  * * * * *    Effective  implementation  of  these  recommendations  depends  significantly  on  robust  Federal  partnerships with law enforcement; civil rights and civil liberties groups; State, local, and Tribal  government; State Administering Agencies and Coordinators; elected leaders; and members of  the community.  Therefore, within 45 days after the President receives these recommendations,  the PWG will meet with stakeholders to further discuss the specifics of the recommendations  and receive feedback potential approaches to implementing them.  Additionally throughout the  rest of Fiscal Year 2015, the PWG will continue to meet with these stakeholders in order to better  identify  training  needs,  adjust  Federal  processes,  and  develop  relevant  guidelines  and  resources.  The PWG also will continue to evaluate how Federal equipment acquisitions programs  can  further  prudent  community  policing  practices  and  align  with  the  recommendations  put  forward by the President’s Task Force on 21st Century Policing.  By the end of Fiscal Year 2015,  the  PWG  will  provide  an  update  to  the  President  on  the  progress  of  implementing  the  recommendations  and  any  additional  recommendations,  suggestions,  or  clarifications  to  be  considered based on stakeholder feedback.    The  PWG’s  commitment  to  engage  stakeholders  extends  beyond  this  fiscal  year,  as  ongoing  communication and input from the field are essential to ensuring that equipment provided to  LEAs through Federal resources are appropriately used to protect and serve their communities  and continue to preserve officer safety.          35  SUMMARY OF RECOMMENDATIONS   1. EQUIPMENT LISTS  RECOMMENDATION 1.1 — PROHIBITED EQUIPMENT LIST:  The Prohibited equipment list  identifies  categories  of  equipment  that  should  not  be  authorized  for  LEAs  to  acquire  via  transfer from Federal agencies or purchase using Federally‐provided funds.   Tracked Armored Vehicles:  Vehicles that provide ballistic protection to their occupants  and utilize a tracked system instead of wheels for forward motion.   Weaponized Aircraft, Vessels, and Vehicles of Any Kind:  These items will be prohibited  from purchase or transfer with weapons installed.     Firearms of .50‐Caliber or Higher   Ammunition of .50‐Caliber or Higher   Grenade  Launchers:    Firearm  or  firearm  accessory  designed  to  launch  small  explosive  projectiles.   Bayonets:  Large knives designed to be attached to the muzzle of a rifle/shotgun/long gun  for the purposes of hand‐to‐hand combat.   Camouflage  Uniforms:    Does  not  include  woodland  or  desert  patterns  or  solid  color  uniforms.    RECOMMENDATION 1.2 — CONTROLLED EQUIPMENT LIST:  The Controlled Equipment List  identifies  categories  of  equipment  that  LEAs  may  acquire  by  taking  additional  steps  as  described in Recommendation 3.1 and 3.2.   Manned Aircraft, Fixed Wing:  Powered aircraft with a crew aboard, such as airplanes,  that use a fixed wing for lift.   Manned Aircraft, Rotary Wing:  Powered aircraft with a crew aboard, such as helicopters,  that use a rotary wing for lift.   Unmanned Aerial Vehicles:  A remotely piloted, powered aircraft without a crew aboard.   Armored Vehicles, Wheeled:  Any wheeled vehicle either purpose‐built or modified to  provide ballistic protection to its occupants, such as a Mine‐Resistant Ambush Protected  (MRAP) vehicle or an Armored Personnel Carrier.  These vehicles are sometimes used by  law enforcement personnel involved in dangerous operating conditions, including active  shooter or similar high‐threat situations.  These vehicles often have weapon‐firing ports.   Tactical  Vehicles,  Wheeled:    A  vehicle  purpose‐built  to  operate  on‐  and  off‐road  in  support of military operations, such as a HMMWV (“Humvee”), 2.5‐ton truck, 5‐ton truck,  or a vehicle with a breaching or entry apparatus attached.  These vehicles are sometimes  36  used by law enforcement in rough terrain or inclement weather for search and rescue  operations, as well as other law enforcement functions.     Command and Control Vehicles:  Any wheeled vehicle either purpose‐built or modified  to facilitate the operational control and direction of public safety units responding to an  incident.  Command and Control vehicles provide a variety of capabilities to the incident  Commander, including, but not limited to, the provision for enhanced communications  and other situational awareness capabilities.    Specialized  Firearms  and  Ammunition  Under  .50‐Caliber  (excludes  firearms  and  ammunition for service‐issued weapons):  Weapons and corresponding ammunition for  specialized operations or assignment.  This excludes service‐issued handguns, rifles, or  shotguns  that  are  issued  or  approved  by  the  agency  to  be  used  during  the  course  of  regularly assigned duties.     Explosives and Pyrotechnics:  Includes “flash bangs” as well as explosive breaching tools  often used by special operations units.   Breaching  Apparatus  (e.g.  battering  ram  or  similar  entry  device):    Tools  designed  to  provide law enforcement rapid entry into a building or through a secured doorway.  These  tools may be mechanical in nature (a battering ram), ballistic (slugs), or explosive.   Riot Batons (excluding service‐issued telescopic or fixed‐length straight batons):  Non‐ expandable baton of greater length (generally in excess of 24 inches) than service‐issued  types and are intended to protect its wielder during melees by providing distance from  assailants.     Riot Helmets:  Helmets designed to protect the wearer’s face and head from injury during  melees from projectiles including rocks, bricks, liquids, etc.  Riot helmets include a visor  which protects the face.   Riot  Shields:    Shields  intended  to  protect  wielders  from  their  head  to  their  knees  in  melees.  Most are designed for the protection of the user from projectiles including rocks,  bricks, and liquids.  Some afford limited ballistic protection as well.  Riot shields may also  be used as an offensive weapon to push opponents.         37  2. POLICIES, TRAINING, AND PROTOCOLS FOR CONTROLLED EQUIPMENT  RECOMMENDATION  2.1  —  POLICIES  AND  PROTOCOLS:    LEAs  that  acquire  controlled  equipment through  Federal  programs  must  adopt  robust  and  specific  written  policies  and  protocols  governing  General  Policing  Standards  and  Specific  Controlled  Equipment  Standards.   General Policing Standards includes policies on (a) Community Policing; (b) Constitutional  Policing; and (c) Community Input and Impact Considerations.    Specific  Controlled  Equipment  Standards  includes  policies  specifically  related  to  (a)  Appropriate  Use  of  Controlled  Equipment;  (b)  Supervision  of  Use;  (c)  Effectiveness  Evaluation;  (d)  Auditing  and  Accountability;  and  (e)  Transparency  and  Notice  Considerations.   Record‐Keeping Requirement.  Upon request, LEAs must provide a copy of the General  Policing Standards and Specific Controlled Equipment Standards, and any related policies  and protocols, to the Federal agency that supplied the equipment/funds.    RECOMMENDATION  2.2  —  TRAINING:    LEAs  that  acquire  controlled  equipment  through  Federal programs must ensure that its personnel are appropriately trained and that training  meets the following requirements:     Required Annual Training on Protocols.  On an annual basis, all LEA personnel who may  use  or  authorize  use  of  controlled  equipment  must  be  trained  on  the  LEA’s  General  Policing Standards and Specific Controlled Equipment Standards.     Required  Operational  and  Technical  Training.    LEA  personnel  who  use  controlled  equipment must be properly trained on, and have achieved technical proficiency in, the  operation or utilization of the controlled equipment at issue.     Scenario‐Based  Training.    To  the  extent  possible,  LEA  trainings  related  to  controlled  equipment  should  include  scenario‐based  training  that  combines  constitutional  and  community  policing  principles  with  equipment‐specific  training.    LEA  personnel  authorizing or directing the use of controlled equipment should have enhanced scenario‐ based training to examine, deliberate, and review the circumstances in which controlled  equipment should or should not be used.   Record‐Keeping Requirement.  LEAs must retain comprehensive training records, either  in the personnel file of the officer who was trained or by the LEA’s training division or  equivalent entity, for a period of at least three (3) years, and must provide a copy of these  records, upon request, to the Federal agency that supplied the equipment/funds.      RECOMMENDATION  2.3  —  AFTER‐ACTION  REVIEW:    (1)  LEAs  must  collect  and  retain  “Required  Information”  (described  below)  when  law  enforcement  activity  that  involves  a  “Significant  Incident”  requires,  or  results  in,  the  use  of  any  Federally‐acquired  controlled  38  equipment in the LEA’s inventory (or any other controlled equipment in the same category  as the Federally‐acquired controlled equipment).  (2) When unlawful or inappropriate police  actions  are  alleged  and  trigger  a  Federal  compliance  review,  and  the  Federal  agency  determines that controlled or prohibited equipment was used in the law enforcement activity  under review, the LEA must produce or generate a report(s) containing Required Information.   “Significant Incident” Defined:  Any law enforcement operation or action that involves  (a) a violent encounter among civilians or between civilians and the police; (b) a use‐of‐ force  that  causes  death  or  serious  bodily  injury28;  (c)  a  demonstration  or  other  public  exercise of First Amendment rights; or (d) an event that draws, or could be reasonably  expected  to  draw,  a  large  number  of  attendees  or  participants,  such  as  those  where  advanced planning is needed.   “Required Information” to Be Collected and Retained:  (a) Identification of controlled  equipment  used  (e.g.,  categories  and  number  of  units  of  controlled  equipment  used,  make/model/serial number); (b) description of the law enforcement operation involving  the controlled equipment; (c) identification of LEA personnel who used the equipment  and, if possible, civilians involved in the incident; and (d) result of controlled equipment  use (e.g., arrests, use‐of‐force, victim extraction, injuries).     Format of Information Collection and Retention.  No new form or format is required as  long  as  the  Required  Information  is  retained  in  a  manner  that  is  easily  accessible  and  organized.    For  example,  information  about  the  use  of  controlled  equipment  can  be  included in an Operations Plan, detailed in officer daily logs, or described in use‐of‐force  reports.   Record‐Keeping  Requirement:    LEAs  must  retain  “Significant  Incident”  reports  and  Required Information for a period of at least three (3) years and must provide a copy of  these records, upon request, to the Federal agency that supplied the equipment/funds.    This  information  also  should  be  made  available  to  the  community  the  LEA  serves  in  accordance with applicable policies and protocols including considerations regarding the  disclosure of sensitive information.        28  See 18 U.S.C. § 1365(h)(3):  “[T]he term ‘serious bodily injury’ means bodily injury which involves (A) a  substantial risk of death; (B) extreme physical pain; (C) protracted and obvious disfigurement; or (D) protracted  loss or impairment of the function of a bodily member, organ, or mental faculty.”  39  3. ACQUISITION PROCESS FOR CONTROLLED EQUIPMENT  RECOMMENDATION  3.1  —  APPLICATION  INFORMATION:    In  addition  to  application  requirements  mandated  by  individual  Federal  acquisitions  programs,  LEAs  must  submit  information in the following categories for approval in all requests for controlled equipment:   General description of the LEA.     Detailed  justification  for  acquiring  the  controlled  equipment,  including  a  clear  and  persuasive  explanation  of  the  need  for  the  equipment  and  the  appropriate  law  enforcement purpose that it will serve.  An LEA’s application for controlled equipment  should describe any previous instance in which the controlled equipment was used in a  manner that deviated from the detailed justification supporting the application for that  equipment.   Number of units of the requested controlled equipment that the LEA currently has in its  inventory.    Categories of other controlled equipment acquired through Federal programs during the  past three (3) years that the LEA currently has in its inventory.   Whether  the  requested  controlled  equipment  currently  could  reasonably  be  accessed  through loans or mutual assistance or mutual aid agreements.   Certification that the LEA has adopted required protocols (see Recommendation 2.1) or  will  adopt  those  protocols  before  physical  acquisition  or  purchase  of  controlled  equipment or transfer of funds.     Certification that the LEA has provided required training (see Recommendation 2.2) or  will provide that training before physical acquisition or purchase of controlled equipment  or transfer of funds.     Evidence of civilian governing body’s review and approval  or concurrence of the LEA’s  acquisition of the requested controlled equipment.29   Whether the requesting LEA has applied, or has a pending application(s), for this type of  controlled equipment from another Federal agency during the current fiscal year.   Whether any prior application for controlled equipment has been denied by a Federal  agency during the past three (3) years, and, if so, the reason for the denial.   Whether  the  LEA  has  been  found  to  be  in  violation  of  a  Federal  civil  rights  statute  or  programmatic term during the past three (3) years and, if so, whether any disposition was  reached or corrective actions were taken.    29  For purposes of this criteria, a “governing body” is defined as the institution or organization that has direct  budgetary oversight or fiscal/financial control over the requesting LEA.    40  RECOMMENDATION 3.2 — REGIONAL SHARING:  The requesting LEA must indicate whether  the  requested  controlled  equipment  is  being  acquired  to  provide  a  regional  or  multijurisdictional capability.  In such cases, requesting LEAs must:   Provide information regarding the size of the region, including the number and size of the  LEA  with  access  to  the  requested  controlled  equipment  and  the  estimated  population  served.   Certify that all LEAs in the regional sharing arrangement have adopted requisite protocols  (see Recommendation 2.1) or will adopt those protocols before their personnel use the  controlled equipment.     Certify that all LEAs in the regional sharing arrangement have provided requisite training  (see Recommendation 2.2) or will provide that training before their personnel use the  controlled equipment.     Certify that all LEAs in the regional sharing arrangement will adhere to the information  collection and retention requirements (see Recommendation 2.3).    4. TRANSFER, SALE, RETURN, AND DISPOSAL OF CONTROLLED EQUIPMENT  RECOMMENDATION 4.1 — TRANSFER/SALE OF CONTROLLED EQUIPMENT TO OTHER LEAs:   LEAs  may  transfer  or  sell  any  controlled  equipment,  except  riot  helmets  and  shields,  to  another  LEA.    Prior  to  finalizing  any  transfer  or  sales  agreement,  the  transferor/seller‐LEA  must  inform  and  obtain  approval  from  the  Federal  agency  that  supplied  the  controlled  equipment/funds.    The  acquiring‐LEA  must  submit  the  same  information  (see  Recommendations  3.1,  3.2)  that  was  required  of  the  transferor/seller‐LEA  to,  and  receive  approval from, the Federal agency.      RECOMMENDATION 4.2 — TRANSFER/SALE OF CONTROLLED EQUIPMENT TO NON‐LEAs:   LEAs may transfer or sell only the following types of controlled equipment to non‐LEAs:  (a)  Fixed Wing Aircraft; (b) Rotary Wing Aircraft; and (c) Command And Control Vehicles.  All law  enforcement‐related and other sensitive or potentially dangerous components, and all law  enforcement insignias and identifying markings, must be removed prior to transfer or sale.   The transferor/seller‐LEA must inform and receive approval from the Federal agency from  which the controlled equipment or funding to purchase the equipment was acquired prior to  the finalization of any transfer or sale.    RECOMMENDATION  4.3  —  RETURN  OF  CONTROLLED  EQUIPMENT:    LEAs  that  acquire  controlled  equipment  through  DOD’s  1033  program  must  abide  by  its  requirements  governing the return and/or disposal of controlled equipment.    41  RECOMMENDATION 4.4 — DISPOSAL OF CONTROLLED EQUIPMENT:  LEAs must abide by all  applicable Federal, State and local laws, regulations, and programmatic terms when disposing  of controlled equipment.  Prior to disposal, LEAs must notify the Federal agency that supplied  the controlled equipment/funds.    5. OVERSIGHT, COMPLIANCE, AND IMPLEMENTATION  RECOMMENDATION  5.1  —  PERMANENT  LAW  ENFORCEMENT  EQUIPMENT  WORKING  GROUP:  The members of the Working Group will form a permanent Federal Interagency Law  Enforcement Equipment Working Group that meets regularly to support oversight and policy  development functions for controlled equipment programs.  The Permanent Working Group  (PWG) will:    Examine  and  evaluate  the  Controlled  and  Prohibited  Equipment  Lists  for  possible  additions or deletions.   Track LEA controlled equipment inventory.     Ensure Government‐wide criteria to evaluate requests for controlled equipment.     Ensure uniform standards for compliance reviews.   Track LEA sanctions and violations related to controlled equipment programs and usage.    RECOMMENDATION  5.2  —  SANCTIONS  FOR  VIOLATIONS  OF  CONTROLLED  EQUIPMENT  PROGRAMS:     For  Programmatic  Violations.    For  violations  of  any  programmatic  term  or  condition  related to controlled equipment (e.g., failure to adopt required protocols, unauthorized  transfers),  the  LEA  will  be  suspended  from  acquiring  additional  controlled  equipment  through Federal programs for a minimum of 60 days.  The suspension will continue until  the  Federal  agency  determines  that  the  violation  has  been  corrected.    This  does  not  prohibit  a  Federal  agency  from  imposing  other  applicable  sanctions  according  to  applicable program parameters.   Statutory Violations.  For alleged violations of law, including civil rights laws, the matter  will be referred for investigation to the Federal agency’s Office of Civil Rights (OCR) or  other  appropriate  compliance  office,  or  the  U.S.  Department  of  Justice.    If  the  investigation  results  in  a  finding  that  the  LEA  violated  a  civil  rights  or  other  relevant  statute,  the  LEA  will  be  sanctioned  according  to  statute  and/or  the  Federal  agency’s  governing rules and policies.  At a minimum, the LEA will be suspended from acquiring  additional controlled equipment through Federal programs for a minimum of 60  days.   The suspension will last until the Federal agency determines that the violation has been  corrected.    42  APPENDIX A EXECUTIVE ORDER 13688 43 Administration of Barack Obama, 2015 Executive Order 13688—Federal Support for Local Law Enforcement Equipment Acquisition January 16, 2015 By the authority vested in me as President by the Constitution and the laws of the United States of America, and in order to better coordinate Federal support for the acquisition of certain Federal equipment by State, local, and tribal law enforcement agencies, I hereby order as follows: Section 1. Policy. For decades, the Federal Government has provided equipment to State, local, and tribal law enforcement agencies (LEAs) through excess equipment transfers (including GSA donations), asset forfeiture programs, and Federal grants. These programs have assisted LEAs as they carry out their critical missions to keep the American people safe. The equipment acquired by LEAs through these programs includes administrative equipment, such as office furniture and computers. But it also includes military and military-styled equipment, firearms, and tactical vehicles provided by the Federal Government, including property covered under 22 CFR Part 121 and 15 CFR Part 774 (collectively, "controlled equipment"). The Federal Government must ensure that careful attention is paid to standardizing procedures governing its provision of controlled equipment and funds for controlled equipment to LEAs. Moreover, more must be done to ensure that LEAs have proper training regarding the appropriate use of controlled equipment, including training on the protection of civil rights and civil liberties, and are aware of their obligations under Federal nondiscrimination laws when accepting such equipment. To this end, executive departments and agencies (agencies) must better coordinate their efforts to operate and oversee these programs. Sec. 2. Law Enforcement Equipment Working Group. (a) There is established an interagency Law Enforcement Equipment Working Group (Working Group) to identify agency actions that can improve Federal support for the acquisition of controlled equipment by LEAs, including by providing LEAs with controlled equipment that is appropriate to the needs of their community; ensuring that LEAs are properly trained to employ the controlled equipment they acquire; ensuring that LEAs adopt organizational and operational practices and standards that prevent the misuse or abuse of controlled equipment; and ensuring LEA compliance with civil rights requirements resulting from receipt of Federal financial assistance. The Working Group shall be co-chaired by the Secretary of Defense, Attorney General, and Secretary of Homeland Security. In addition to the Co-Chairs, the Working Group shall consist of the following members: (i) the Secretary of the Treasury; (ii) the Secretary of the Interior; (iii) the Secretary of Education; (iv) the Administrator of General Services; (v) the Director of the Domestic Policy Council; (vi) the Director of the Office of National Drug Control Policy; 1 44 (vii) the Director of the Office of Management and Budget; (viii) the Assistant to the President for Intergovernmental Affairs and Public Engagement; (ix) the Assistant to the President for Homeland Security and Counterterrorism; (x) the Assistant to the President and Chief of Staff of the Office of the Vice President; and (xi) the heads of such other agencies and offices as the Co-Chairs may, from time to time, designate. (b) A member of the Working Group may designate a senior-level official who is from the member's agency or office and is a full-time officer or employee of the Federal Government to perform the day-to-day Working Group functions of the member. At the direction of the CoChairs, the Working Group may establish subgroups consisting exclusively of Working Group members or their designees under this subsection, as appropriate. (c) There shall be an Executive Director of the Working Group, to be appointed by the Attorney General. The Executive Director shall determine the Working Group's agenda, convene regular meetings, and supervise its work under the direction of the Co-Chairs. The Department of Justice shall provide funding and administrative support for the Working Group to the extent permitted by law and within existing appropriations. Each agency shall bear its own expenses for participating in the Working Group. Sec. 3. Mission and Function of the Working Group. (a) The Working Group shall provide specific recommendations to the President regarding actions that can be taken to improve the provision of Federal support for the acquisition of controlled equipment by LEAs, which may include, to the extent permitted by law: (i) developing a consistent, Government-wide list of controlled equipment allowable for acquisition by LEAs, as well as a list of those items that can only be transferred with special authorization and use limitations; (ii) establishing a process to review and approve proposed additions or deletions to the list of controlled equipment developed pursuant to paragraph (i) of this subsection; (iii) harmonizing Federal programs so that they have consistent and transparent policies with respect to the acquisition of controlled equipment by LEAs; (iv) requiring after-action analysis reports for significant incidents involving federally provided or federally funded controlled equipment; (v) developing policies to ensure that LEAs abide by any limitations or affirmative obligations imposed on the acquisition of controlled equipment or receipt of funds to purchase controlled equipment from the Federal Government and the obligations resulting from receipt of Federal financial assistance; (vi) planning the creation of a database that includes information about controlled equipment purchased or acquired through Federal programs; (vii) ensuring a process for returning specified controlled equipment that was acquired from the Federal Government when no longer needed by an LEA; 2 45 (viii) requiring local civilian government (non-police) review of and authorization for LEAs' request for or acquisition of controlled equipment; (ix) requiring that LEAs participating in Federal controlled equipment programs receive necessary training regarding appropriate use of controlled equipment and the implementation of obligations resulting from receipt of Federal financial assistance, including training on the protection of civil rights and civil liberties; (x) providing uniform standards for suspending LEAs from Federal controlled equipment programs for specified violations of law, including civil rights laws, and ensuring those standards are implemented consistently across agencies; and (xi) creating a process to monitor the sale or transfer of controlled equipment from the Federal Government or controlled equipment purchased with funds from the Federal Government by LEAs to third parties. (b) The Working Group shall engage with external stakeholders, including appropriate State officials, law enforcement organizations, civil rights and civil liberties organizations, and academics, in developing the recommendations required by subsection (a) of this section. (c) The Working Group shall provide the President with an implementation plan for each of its recommendations, which shall include concrete milestones with specific timetables and outcomes to be achieved. Sec. 4. Report. Within 60 days of the date of this order, the Working Group shall provide the President with any recommendations and implementation plans it may have regarding the actions set forth in section 3(a)(i) and (ii) of this order. Within 120 days of the date of this order, the Working Group shall provide the President with any additional recommendations and implementation plans as set forth in section 3 of this order. Sec. 5. General Provisions. (a) Nothing in this order shall be construed to impair or otherwise affect: (i) the authority granted by law or Executive Order to an agency, or the head thereof; or (ii) the functions of the Director of the Office of Management and Budget relating to budgetary, administrative, or legislative proposals. (b) This order shall be implemented consistent with applicable law and subject to the availability of appropriations. (c) This order is not intended to, and does not, create any right or benefit, substantive or procedural, enforceable at law or in equity by any party against the United States, its departments, agencies, or entities, its officers, employees, or agents, or any other person. BARACK OBAMA The White House, January 16, 2015. [Filed with the Office of the Federal Register, 11:15 a.m., January 21, 2015] NOTE: This Executive order was published in the Federal Register on January 22. Categories: Executive Orders : Local law enforcement equipment acquisition, Federal support. 3 46 Subjects: Civil rights : Minorities :: Relations with police; Law enforcement and crime : Law Enforcement Equipment Working Group; Law enforcement and crime : local law enforcement equipment acquisition. DCPD Number: DCPD201500033. 4 47 APPENDIX B   FEDERAL EQUIPMENT ACQUISITION PROGRAMS    The Federal Review identified multiple Federal agencies and programs that provide equipment  to LEAs, either through direct transfers or through funding.  Below is a list of the primary Federal  sources of equipment or funding identified in the Federal Review, including a brief description of  each program as it operated at the time of the review.    U.S.  Department  of  Defense’s  (DOD)  1033  Program:    The  1033  program  allows  the  transfer,  without  charge,  of  excess  DOD  property  (supplies  and  equipment)  to  LEAs.    Excess  property  transferred  to  LEAs  is  designated  in  two  ways  —  controlled  or  non‐controlled.    Controlled  property includes small arms, night vision devices, High Mobility Multipurpose Wheeled Vehicles  (HMMWVs  or  Humvees),  Mine‐Resistant  Ambush  Protected  Vehicles  (MRAPs),  aircraft,  and  watercraft.      U.S. Department of Homeland Security’s Homeland Security Grant Program (HSGP):  The HSGP  program provides funding to LEAs to assist agencies in building capabilities to prevent, protect  against, mitigate, respond to, and recover from terrorist attacks, disasters, and other incidents in  support of the National Preparedness Goal.30  HSGP funds can be used to purchase equipment  (including tactical vehicles, helicopters, and personal protective gear); however, the purchase of  weapons and weapons accessories is prohibited within the programs.      U.S. Department of Justice’s (DOJ) Justice Assistance Grant (JAG) Program:  The JAG program  provides States, tribes, and local governments with funding to support a range of program areas,  including law enforcement operations.  JAG funding may be used for the purchase of equipment  within specific categories, such as technology, weapons, explosive devices, and delivery systems.   JAG funds may not be used directly or indirectly to pay for vehicles (excluding police cruisers),  vessels, aircraft, unmanned aerial vehicles/unmanned aircraft, aircraft systems, or aerial vehicles  unless a waiver is requested.    U.S.  Department  of  Justice  (DOJ)  Equitable  Sharing  Program  (ESP):    DOJ’s  ESP  oversees  the  transfer and use of forfeited funds (via the Asset Forfeiture Fund) by LEAs.  LEAs are permitted  to spend ESP funding for law enforcement purposes, including the purchase of equipment and  vehicles, subject to the appropriations and procurement rules and regulations of the State and  local jurisdictions.          30  The National Preparedness Goal defines what it means for a community to be prepared for all types of disasters  and emergencies, including terrorist attacks.  48  U.S. Department of the Treasury Forfeiture Fund’s Equitable Sharing Program (TFF): The TFF  Program allows LEAs to request a share of forfeited assets by submitting a request to the TFF  member agency completing the forfeiture.  Funds may be used for any law enforcement purpose,  including the purchase or lease of body armor, firearms, and vehicles.    General Services Administration’s (GSA) Federal Surplus Personal Property Donation Program:   GSA’s  Office  of  Personal  Property  Management  assists  Federal  agencies  in  the  disposition  of  property that is no longer needed by the respective Federal agency, including transfer to LEAs.  Property  items  that  may  be  transferred  include  firearms  and  specialized  apparatus,  including  scientific devices and heavy machinery.       U.S. Department of Interior (DOI):  For agencies within DOI, such as the U.S. Park Police, excess  equipment, including weapons, can be transferred to LEAs.  To transfer equipment to LEAs, the  Department uses an acquisition management process.         49    APPENDIX C   LIST OF STAKEHOLDERS ENGAGED BY THE WORKING GROUP      American Civil Liberties Union  American Friends Service Committee  National Association of Civilian Oversight of  Law Enforcement  Asian Americans Advancing Justice  National Association of Police Organizations  Brennan Center  National Association of School Resource  Officers  Center for Policing Equity  National Association of Social Workers  Charles County Sheriff’s Office  National Association of State Agencies for  Surplus Property  Dignity in Schools Campaign  Drug Policy Alliance  National Congress of American Indians  Fraternal Order of Police  National Criminal Justice Association  Friends Committee on National Legislation  National Emergency Management Association  Hispanic American Police Command Officers  Association  National Latino Law Enforcement  Organization   Human Rights Watch  Interagency Board  National Native American Law Enforcement  Association  International Association of Campus Law  Enforcement Administrators  National Organization of Black Law  Enforcement Executives  International Association of Chiefs of Police  National Sheriff's Association  International Association of Emergency  Managers  New Jersey State Police  Omega Research Foundation  Los Angeles County Sherriff’s Department  Police Foundation  Lawyers' Committee for Civil Rights  Tampa Police Department  Leadership Conference on Civil Rights  U.S. Conference of Mayors  Major Cities Chiefs Association  United Methodist Church ‐ GBCS  Major County Sheriffs’ Association  University of Wisconsin Police  NAACP Legal Defense and Education Fund  Urban Institute  National Animal Care and Control Association  Ventura County Sheriff's Office  National Asian Peace Offices' Association   Virginia Department of Criminal Justice  Services  National Association for the Advancement of  Colored People   Washington State Patrol National Association of Attorneys General    50