J 21a Voor Rob Kuipers en Koos van de Steenhoven en Jeroen Staal van ABDTOPConsult Van 10.2.e , 10.2.e en 10.2.e (Bureau Nationale ombudsman) Betreft: input t.b.v. Impactanalyse Wet open overheid specifieke instanties Tijdens de ronde tafel bijeenkomst op 23 maart met de Algemene Rekenkamer, Tweede Kamer, Raad voor de rechtsspraak (Raad van State was afwezig) is het volgende afgesproken: 1. Uiterlijk vrijdag 21 april leveren jullie materiaal aan dat illustreert welke kwantitatieve impact de huidige Woo heeft. Dat hoeven geen uitvoerige berekeningen te zijn. Wij zijn al geholpen met indicatieve kengetallen die, ook in relatie tot de kwantitatieve berekeningen die wij in ons eerste rapport maakten, een gevoel geven van de impact die de Woo in termen van uitvoeringslasten voor jullie organisaties heeft. 2. Daarbij ook aandacht te schenken aan en inzicht te geven in de (al dan niet wettelijk geregelde) openbaarheidregimes die voor jullie organisaties nu al gelden c.q. gehanteerd worden. In het verlengde hiervan inzicht te geven in de soorten en aantal documenten die op basis van die regimes nu al actief openbaar worden gemaakt. 3. Mede op basis van dit materiaal en van de inzichten die wij tijdens de gesprekken met jullie verzamelden, komt ABDTOPConsult in de eerste helft van mei tot een tekst betreffende het domein ‘Specifieke organisaties’. Deze tekst leggen wij graag ter bespreking aan jullie voor. 4. Ten behoeve van die bespreking organiseert ABDTOPConsult dinsdagochtend 16 mei een volgende Ronde Tafel. Input Bureau Nationale ombudsman Ad 1: kwantiatieve impact huidige Woo (indicatieve kengetallen) De kosten voor de implementatie en uitvoering zijn enorm te noemen voor alle organisaties, dus ook voor het Bureau Nationale ombudsman. Een exacte raming is lastig te geven, indicatief is: tussen de 4 en 10 mln. euro aan ontwikkelkosten en verder structureel jaarlijks 1 mln. euro ten behoeve van de uitvoering. Als toelichting bij deze inschatting geldt:         alle registratiesystemen moeten worden aangepast of geheel vervangen huisvesting moet worden uitgebreid i.v.m. extra fte er moet extra ruimte beschikbaar komen voor het publiceren van stukken (ICT omgeving). processen binnen de organisatie moeten worden aangepast en er moeten diverse nieuwe processen worden ontworpen. medewerkers moeten worden getraind in de nieuwe taken en werkwijze. enorm veel documenten moeten worden ontsloten, waar minimaal 6 fte voor nodig is (ICT, facilitair en juridisch). documenten moeten worden geanonimiseerd i.v.m. de bescherming van persoonsgegevens informatiebeveiliging moet functioneren. Ad 2: huidige openbaarheidsregime De Nationale ombudsman valt niet onder de Wob, omdat de Nationale ombudsman geen bestuursorgaan is (artikel 1:1, tweede lid, onder f, Algemene wet bestuursrecht (Awb). In de praktijk handelt de Nationale ombudsman echter zoveel mogelijk overeenkomstig de Wob. De Nationale ombudsman hecht namelijk aan transparantie en openheid. De documenten die openbaar gemaakt worden zijn:  Rapporten naar aanleiding van verricht onderzoek zijn sowieso openbaar (artikel 9:36, vijfde lid, Awb). Hierin geeft de Nationale ombudsman zijn bevindingen en oordeel weer. Hij neemt daarbij artikel 10 van de Wob in acht (artikel 9:36, eerste lid. Awb).  Als de Nationale ombudsman een onderzoek afsluit met een (rapport)brief is die in beginsel niet openbaar. Staat in een rapportbrief iets dat meer mensen of instanties aangaat, dan wordt de brief geanonimiseerd wel openbaar gemaakt.  De Nationale ombudsman draagt er zorg voor dat het jaarverslag openbaar wordt gemaakt en algemeen verkrijgbaar wordt gesteld (art. 16, tweede lid, Wet Nationale ombudsman).In dit jaarverslag wordt in geaggregeerde vorm ook informatie gepubliceerd over geregistreerde klachten over de ombudsman of zijn medewerkers conform zijn eigen klachtregeling (die te vinden is op de website www.nationaleombudsman.nl).  Op de website www.nationaleombudsman.nl staan de actuele nevenfuncties van de ambtsdragers genoemd en wordt inzicht gegeven in de bestuurskosten van het afgesloten kalenderjaar.  Met de publicatie van het jaarverslag over 2016 heeft de Nationale ombudsman op 12 april 2017 voor het eerst ook zijn onderzoeksagenda openbaar gemaakt. Wat (beslist) niet? Informatie waarover de Nationale ombudsman in het kader van klachtbehandeling beschikt (in ruime zin) geldt echter als vertrouwelijke informatie en wordt nooit openbaar gemaakt. Lonkend perspectief Uitgaande van de wettelijke taak van de Nationale ombudsman en de boodschap van de Wet open overheid zou het Bureau Nationale ombudsman in de komende tijd graag werken aan:  Beleid ontwikkelen ten behoeve van besluitvorming over welke documenten zich lenen voor publicatie. Hiervoor is het nodig om in de organisatie diverse medewerkers verantwoordelijk te maken voor het zoeken en beoordelen van stukken die geschikt zijn voor publicatie. Deze medewerkers zorgen er vervolgens voor dat deze stukken geanonimiseerd worden gepubliceerd. Uiteraard geldt hierbij dat er uitsluitend informatie openbaar kan worden gemaakt die de veiligheid van individuen en de organisatie niet in de weg staat. Dit brengt zeker extra kosten i de orde van grootte van € 20.000.  Het op termijn realiseren van de permanente inzage in kwantitatieve gegevens over de klachtbehandeling (per instantie) op onze website; nodig is hiervoor dat ons rapportagesysteem, zodanig ontsloten wordt dat het gedeeltelijk geschikt is om te publiceren op de website. Hiervoor is minimaal een budget tussen de € 100.000 en € 400.000 nodig.