September 1, 2017 
George Farah 
The Law Offices of Guerra and Farah PLLC 
Dear Mr. Farah: 
We were engaged to conduct forensic services related to certain allegations of improper and/or 
fraudulent conduct on the part of Donna Independent School District (the “District”), employees 
(former and current), contractors, vendors and others.  The period examined was 2013 through 
the  present.  We  identified  a  number  of  situations  indicating  improprieties  which  we  have 
investigated. The following is our report on the above referenced issue.   
Many of the below described events were authorized by the previous Board (Board existing prior 
to the November 2016 election).
Overview of Procedures Performed 
We used free form interview techniques and document review to ensure our understanding of 
the  District  and  its  administrative  practices.  When  conducting  free  form  interviews  we  had 
certain questions and topics to cover during the interview. However, a large part of the interview 
was focused on probing into information provided by the interview subject, either voluntarily or 
in response to our direct questions. 
We investigated significant items identified in the course of our interviews and document review. 
This  portion  of  our  work  included  activities  such  as  analysis  of  98,911  emails  across  14,472 
mailboxes, 311,097 purchase orders, 18 duplicate vendors, 1,090 TEAMS log‐ins, over 300 posted 
policies and operational documents, and 6,741 journal entries.  
During the final portion of our investigation we performed targeted interviews with key process 
management owners to confirm the validity of our findings. The final portion of the investigation 
included additional document review, research, and ultimately the aggregation of our findings as 
described in this report.   
Over the course of our investigation we conducted over 50 free form and targeted interviews. 
Environment Overview 
The control environment is a critical portion of the internal control structure of any organization. 
This can be thought of as the structure that supports the “tone at the top.” It is critical that the 
District maintain an effective system of internal controls. However, those controls can easily be 
rendered ineffectual by an ineffective or inappropriate tone at the top.  
Management  override  is  a  term  used  to  describe  any  situation  where  an  employee  or  Board 
Member instructs another employee to ignore the District’s policies or standard practices and 
procedures.  
1 
 

 District Culture 
During  our  interviews,  our  document  review,  and  follow‐up  we  identified  the  following  key 
pervasive characteristics of the District’s culture: 








Fear  of  Retaliation:  District  employees  have  a  deep  seated  fear  that  any  report  of 
potential  wrongdoing  will  result  in  retaliation.  Employees  were  reluctant  to  be  seen 
talking to us. Employees were often reluctant to respond to our request for an interview. 
As a result we conducted the majority of our interviews in the technology wing so that 
employees could arrive and depart without being seen by administration. Some interview 
subjects asked to be interviewed after hours at locations not associated with the District. 
Employees were often tearful during interviews and would openly describe their fear of 
losing their jobs as a result of what they told us. 
 
Employees inform us that fear of retaliation has existed for many years. The current Board 
has inherited this culture and should be aware it exists. 
 
Malaise  Regarding  Wrongdoing  in  the  District: Many  District  employees  expressed  the 
belief that nothing will change in the District. We were told repeatedly that the employees 
did not believe the new Board would be any different than the old Board.  
 
 Highly  Active  Rumor  Mill:  The  rumor  mill  is  highly  active  in  the  District.  As  with  most 
rumor mills it is sometimes accurate and sometimes inaccurate. The inaccurate rumors 
are as disruptive as the accurate rumors, sometimes more so. Rumor mills are fueled by 
an actual or perceived lack of transparency on the part of administration or the Board as 
well as by the first two cultural characteristics described above.  
 
Management Override: Employees often reported that they will do whatever the Board 
or the Superintendent tells them to do regardless of standing policies or procedures. This 
stems from the first two characteristics mentioned above.  

Repairing the District’s culture and creating an atmosphere of trust will take time.  
Structure of this Report 
As a result of the cultural characteristics identified above we have organized this report to follow 
the District’s administrative organization chart with sections related to the Superintendent and 
certain of his direct reports. 
 
 
 
2 
 

 Section 1.Superintendent 
Background 
Fernando Castillo (“Castillo” or “the Superintendent”) has been employed by the District since 
the 1986‐1987 school year. Immediately prior to being named District Superintendent, Castillo 
served as Deputy Superintendent (January 21, 2015‐June 29, 2016), Chief Academic Officer (July 
21, 2014‐January 20, 2015) and Assistant Superintendent (2009‐2014).1  
Superintendent Qualification and Duties Regarding Fiscal Management of the District 
BJA(LOCAL),  Update  79,  issued  November  7,  2006  “Superintendent  Qualification  and  Duties” 
states that the superintendent shall “demonstrate effective planning and management of District 
administration,  finances,  operations,  and  personnel.”  Specifically  with  regard  to  fiscal 
management BJA (LOCAL) states the Superintendent shall do the following: 
2. e. Oversee a budget development process that results in recommendations based on 
District priorities, available resources, and anticipated changes to District finances.  
2.  f.  Oversee  budget  implementation  to  ensure  appropriate  expenditure  of  budgeted 
funds, to provide for clear and timely budget reports, and to monitor for effectiveness of 
the process.  
2.  g.  Ensure  that  District  investment  strategies,  risk  management  activities,  and 
purchasing practices are sound, cost‐effective, and consistent with District policy and law.  
2. h. Maintain a system of internal controls to deter and monitor for fraud or financial 
impropriety in the District. 
BJA(LOCAL) states the Superintendent “may delegate responsibilities to other employees of the 
District but shall remain accountable to the Board for the performance of all duties, delegated or 
otherwise.”2 
On July 1, 2015 Castillo notified Maricela Valdez (“Valdez”) that she was being reassigned from 
Director  of  Testing/Evaluation  to  Chief  Financial  Officer  (“CFO”).  The  Superintendent  did  not 
review the District’s job description for the position of CFO prior to making the reassignment and 
was  not  aware  that  the  job  description  requires  the  CFO  to  have  a  CPA  certificate.  The 
Superintendent was also unaware of other required and preferred qualifications listed on the 
CFO job description.  
Upon inquiry Castillo stated that when selecting Valdez for CFO he considered her experience 
with  HEB  Grocery  (“HEB”)  as  a  key  factor  in  selecting  her  for  the  CFO  position.  Valdez’s  job 
application shows approximately 10 years of experience as a service manager with HEB. Valdez’s 
                                                            
1
2

 See Superintendent Exhibit 01. 
 See Superintendent Exhibit 02. 

3 
 

 experience as a service manager with HEB is not the type of experience necessary to prepare her 
for the position of District CFO. 
The Superintendent delegated his duties for fiscal management to an employee that did not meet 
the  minimum  qualifications  for  the  position  and  did  not  have  the  necessary  skills,  education, 
training, and experience to hold the position.3  
Excessive Number of Direct Reports 
The most recent District Administrative organization chart indicates that the Superintendent has 
12 direct downline reports.4 Upon our inquiry the Superintendent indicated that the portion of 
the organization chart related to programs such as Bilingual Education, Special Education, etc. is 
inaccurate. Castillo stated that those individuals also report to the Academic Officers.  
During our interviews we learned that the directors of those programs believe their reporting 
responsibilities  align  with  the  organization  chart.  This  leads  to  confusion  and  a  high  risk  of 
important  issues  such  as  monitoring  the  use  of  public  funds  being  neglected.  As  we  often 
encountered in our interviews District employees tend to reject responsibilities for job functions 
and limit their work to the functions that were performed in the past or to which they have access 
on TEAMS.5 
Management Representation Letters to Orozco 
The  Superintendent  was  asked  to  sign  letters  to  the  District’s  former  auditor,  Luis  C  Orozco 
(“Orozco”) in January 2017 regarding the District’s financial statements for the year ended August 
31, 20166 and again in January 20167 regarding the District’s financial statements for the year 
ended August 31, 2015. The Superintendent acknowledged that he signed the letters requested 
by Orozco.  
Each of these letters contains more than 50 representations by Castillo to Orozco. For purposes 
of  illustration  we  are  addressing  only  four  of  representations;  however,  each  of  the 
representations are important.  
The first four representations in the letter are: 
1) We have fulfilled our responsibilities, as set out in the terms of the audit engagement letter 
dated May 31, 2016 including our responsibility for the preparation and fair presentation of 
the  financial  statements  in  accordance  with  U.S.  GAAP  and  for  preparation  of  the 
supplementary information in accordance with the applicable criteria. 

                                                            
3

 See Section 2 of this report for more information regarding the District’s Chief Financial Officer. 
 See Superintendent Exhibit 03. 
5
 See discussion of Security Roles in Section 2 of this report. 
6
 See Superintendent Exhibit 04. 
7
 See Superintendent Exhibit 05. 
4

4 
 

 2) The financial statements referred to above are fairly presented in conformity with U.S. GAAP 
and  include  all  properly  classified  funds  and  other  financial  information  of  the  primary 
government and all component units required by generally accepted accounting principles to 
be included in the financial reporting entity.  
3) We  acknowledge  our  responsibility  for  the  design,  implementation,  and  maintenance  of 
internal control relevant to the preparation and fair presentation of financial statements that 
are free from material misstatement, whether due to fraud or error. 
4) We  acknowledge  our  responsibility  for  the  design,  implementation,  and  maintenance  of 
internal control to prevent and detect fraud. 
We asked Superintendent Castillo about these letters and he acknowledged that he does not 
have  any  accounting  training  and  does  not  have  an  understanding  of  U.S.  GAAP.  The 
Superintendent should not have signed the letter to the external auditor unless he was certain 
the District CFO had the necessary skills, education, training, and experience.8 
Further,  by  signing  the  letters  Castillo  acknowledged  the  District’s  responsibility  for  design, 
implementation  and  maintenance  of  a  system of  internal  controls.  Castillo  does  not  have  the 
skills,  education,  training,  or  experience  necessary  for  him  to  make  these  representations  to 
Orozco. Neither does the CFO chosen by Castillo, Maricela Valdez.9 
Orozco Advisory Comments 
At the completion of the audit of the District’s financial statements for the year ending August 
31, 2015 Orozco sent advisory comments to the Board of Trustees. These advisory comments 
addressed  (1)  untimely  reconciliations  of  the  General  Fixed  Asset  Group  of  Accounts,  (2) 
payments made for purchases without proper purchase order requisition (after the fact purchase 
orders) and (3) a contract approval without the proper bidding process.10  
At the conclusion of the audit of the financial statements for the year ending August 31, 2016 
Orozco  informed  Castillo  that  he  has  not  received  a  Corrective  Action  Plan  for  the  items 
mentioned in the prior year letter of advisory comments.11 
The areas pointed out by Orozco are important and should have been addressed promptly upon 
Castillo’s  receipt  of  the  letter.  Since  the  CFO  was  on  administrative  leave  when  the 
Superintendent received the letter from Orozco he should have directed someone in the Business 
Office to promptly prepare a Corrective Action Plan.  The absence of a Corrective Action Plan 
demonstrates  either  a  lack  of  concern  for  or  a  lack  of  understanding  on  the  part  of  Castillo 
regarding the importance of the District’s internal controls over financial reporting. 
 
                                                            
8

   See Section 2 of this report for more information on the District’s Chief Financial Officer. 
   Ibid. 
10
  See Superintendent Exhibit 06. 
11
 See Superintendent Exhibit 07. 
9

5 
 

 Hotline 
The District offers an anonymous reporting hotline through a contract with Lighthouse Services 
(“Lighthouse”). The stated purpose of the hotline is to assist the District with identification of 
improper  activity.  Lighthouse  keeps  a  record  of  incoming  hotline  reports  and  notifies  the 
District’s designees. Prior to submitting the information to the District Lighthouse removes any 
information that might reveal the identity of the individual making the anonymous report. 
The  District’s  current  designees  are  Superintendent  Castillo,  the  CFO  and  the  assistant 
superintendent  of  Human  Resources,  Jose  J.  Villanueva  (“Villanueva”).  Castillo  acknowledged 
that he does not provide the Board with information regarding the anonymous reports. 
The value of an anonymous hotline cannot be overemphasized. In its 2016 Report to the Nations 
on Occupational Fraud and Abuse (“2016 Report to the Nations”) the Association for Certified 
Fraud Examiners (“ACFE”) reported that in 28% of reported fraud cases in organizations without 
a  hotline  the  fraud  was  initially  detected  because  of  a  tip  from  a  whistleblower.  However,  in 
organizations with hotlines 47% of reported fraud cases were initially detected because of a tip 
from a whistleblower.  
However, the hotline must be properly implemented in order to achieve the benefits it can offer. 
The District displays a link to Lighthouse on the homepage of its website. The link is inconspicuous 
and does not include adequate information to provide District employees or Donna citizens with 
an understanding of the purpose of the hotline as well as the potential penalties for false claims.12  
Hotline  services  usually  provide  a  phone  number  for  hotline  reports  as  well  as  a  web‐based 
reporting mechanism. We were not able to locate a published phone number for the District’s 
anonymous hotline.  
We recommend the District take active steps to inform District employees and Donna citizens 
about the existence of the anonymous hotline. 
The  current  hotline  reporting  structure  is  fundamentally  flawed.  An  obvious  concern  is  what 
would happen to a report made regarding Castillo, Valdez,  or Villanueva. The Superintendent 
informed us that the District does not track hotline reports or the resolution of those reports. He 
also informed us that the Board is not advised regarding reports made to the hotline. Under the 
current  structure  there  is  no  assurance  that  anonymous  reports  are  being  appropriately 
investigated. 
The District should consider establishing a policy regarding the hotline. The policy should address 
who is tasked with determining which reports require investigation, how any investigations are 
to  be  handled,  and  how  the  investigations  are  to  be  shared  with  the  Board.  Additionally,  the 
District should consider establishing a policy of non‐retaliation. We recommend including general 
                                                            
12

 See Superintendent Exhibit 08. 

6 
 

 counsel and a Board member as District designees to receive reports form Lighthouse to ensure 
that steps taken follow District policy and are appropriately monitored.  
A poorly handled hotline can easily perpetuate problems currently existing within the District. As 
mentioned earlier in this report, the current culture in the District leans heavily toward fear of 
retaliation  for  reporting  potential  wrongdoing  combined  with  a  malaise  resulting  from 
employees’ beliefs that reports of wrongdoing will not be addressed.  
We asked Castillo and Villanueva individually about the hotline. Each independently provided as 
their  first  response  anecdotal  information  about  an  employee  they  believe  to  be  abusing  the 
hotline. It is possible this is in fact true and it is an unfortunate cost of having an anonymous 
hotline. However, the actions of Castillo and Villanueva in response to this perceived abuse could 
completely undermine the value that can be achieved from having a hotline.  
Both  Castillo  and  Villanueva  volunteered  that  they  attempted  to  identify  the  employee  they 
believe to be abusing the system. Recall that this hotline is supposed to be anonymous. Instead 
of respecting the process, Castillo and Villanueva jointly asked the technology department to try 
to identify the person submitting the reports. When this failed Castillo and Villanueva reached 
out to the Police Department to request assistance in identifying the employee. This attempt also 
failed. Actions taken by Castillo and Villanueva to ferret out the identity of the anonymous tipster 
are inappropriate. 
The other pervasive characteristic of the District’s culture is the efficiency of the rumor mill. If 
information leaks that the Superintendent and the Assistant Superintendent of Human Resources 
are trying to determine the identity of an anonymous tipster the efficacy of the hotline will be 
greatly diminished. Such actions perpetuate the perception that management retaliates against 
whistleblowers and may also violate the Texas Whistleblower Act.  
Records Management Officer 
The  Superintendent  has  designated  Patricia  Ramirez  (“Ramirez”)  as  the  District’s  Records 
Management Officer. We toured the Records Management Office and met with Ramirez. After 
learning that Ramirez reports to Human Resources we also met with Villanueva to discuss the 
District’s records management practices. 
Both Villanueva and Ramirez indicate that Ramirez’s responsibilities for records begins when the 
records arrive at the Records Management Office. Records stored in the records management 
office are primarily student records and records from other departments when they run out of 
storage space. 
Ramirez showed us the records management office. The office is well maintained and the records 
appear organized. Ramirez has instituted procedures to label records and improve identification 
of records in storage. Villanueva stated that he had not visited the records management office. 

7 
 

 The records management office shows signs of roof leaks which could damage the paper records. 
Additionally, paper records are highly susceptible to loss from fire. According to Ramirez some of 
the records have been scanned but the flash drives with the scanned files are held in the records 
management office. If a fire destroyed the paper records it would likely destroy the flash drives 
as well.  
Business  Office  records  are  stored  in  the  business  office  with  paper  records  from  prior  years 
stored in the attic. The retention policies followed by the business office are to store records until 
they run out of room and then send the records to the records management office. We learned 
that one year of procurement files were scanned and backed up to a flash drive. However, the 
flash drive is stored in the business office as well. If a fire destroyed the paper records it would 
likely destroy the flash drive. 
We inquired with the technology department as to the retention policies for previous versions of 
the website. This inquiry revealed the District does not have a webmaster and does not retain 
copies of previous versions of its website.  
We recommend the District review its records management policies with attention to protection 
of the District’s records. We also recommend giving the designated records management officer 
responsibility for all District records. 
Email Retention 
During our review of emails we noticed that the Superintendent often deletes emails that he 
sends.  After  deleting  the  emails  he  empties  the  “trash  can”  so  that  the  emails  are  no  longer 
stored in the District’s Microsoft Office 365 platform. 
The district currently uses a journalization server outside of the Microsoft Office 365 platform to 
retain all emails sent and received with a District email account. A journalization server acts as a 
monitor that records all electronic traffic and stores the information in a local storage medium. 
This  means  an  individual  user  may  believe  emails  are  being  deleted  and  cleared  from  their 
personal email folder resulting in the emails being unrecoverable. However we have been told 
that all emails are available for search via the journalization server.  
We  were  unable  to  verify  the  information  provided  regarding  the  email  backup  on  the 
journalization server. Access to the server was not provided until the final day of onsite fieldwork 
at the District. The journalization server is configured so that it only allows access while on‐site 
and connected to the District network. We attempted to connect to the server during our final 
on‐site  visit  on  August  18,  2017  and  were  unable  to  access  the  server  due  to  the  significant 
quantities of data included and our limited time on site. 
We  recommend  the  District  test  the  back‐up  process  to  ascertain  that  emails  deleted  by  the 
Superintendent or other employees are properly retained as records of the District.  
 
8 
 

 Section 2. Chief Financial Officer 
Background 
Maricela Valdez (“Valdez”) has been employed by the District since August 1993. Valdez has 
held the following positions with the District: 







Chief Financial Officer (“CFO”) (2015 through the present) 
Director of Testing and Evaluation (2013‐2015) 
Director of Federal Programs (2010‐2013) 
Principal (2000‐2010) 
Curriculum Specialist (1999‐2000) 
Elementary Teacher (1992‐1999) 

Valdez received a Bachelor of Science degree in August 1992 from the University of Texas‐Pan 
American  (“UTPA”)  School  of  Education.  Her  major  was  in  Health  Education  with  a  minor  in 
Physical Education. In addition to her education courses Valdez took 9 college hours of business 
classes: Intro to Business Information Technology, and Computers and Society. Valdez did not 
take any accounting courses.13 
Valdez received a Master of Education degree from the UTPA School of Education in May 1999 
with  a  major  in  Educational  Administration.  Valdez  took  a  class  named  Administration  and 
Organization of School and Business Services. Valdez did not take any accounting classes while 
obtaining her master’s degree.14  
Valdez received her Texas Teacher Certificate on September 1, 1993.15 Valdez currently holds 
Texas Educator Certificates for Superintendent and Mid‐Management Administrator Grades (PK‐
12)  that  are  valid  through  November  30,  2017.16  Valdez  holds  provisional  certificates  for 
Elementary Self‐Contained Grades (1‐8) and Elementary Health Education Grades (1‐8) that are 
valid for life.17 
On July 1, 2015 Valdez was notified by then Deputy Superintendent Fernando Castillo (“Castillo”) 
that  she  was  being  reassigned  from  Director  of  Testing/Evaluation  to  Chief  Financial  Officer. 
Castillo  indicated  that  he  would  meet  with  Valdez  to  discuss  her  duties.18  This  reassignment 
increased Valdez’s annual pay from $80,756.74 to $100,793.42 for a total increase of $20,036.68 
                                                            
13
 See CFO Exhibit 01. Unofficial transcript obtained from Valdez’s personnel file. The file did not contain an official 
transcript. 
14
 See CFO Exhibit 02.  
15
 See CFO Exhibit 04. 
16
 Confirmed by phone call with the Texas Education Agency that the Mid‐Management Administrator’s Certificate 
is what is now known as the Principal Certificate. The name of the certification remains the same as when initially 
received. 
17
 See CFO Exhibit 03 obtained at http://tea.texas.gov/Texas_Educators/Certification/Certificate_Lookup/.  
18
 See CFO Exhibit 05. 

9 
 

 (a 25% increase).19 Valdez stated that she did not apply for the position and no interview was 
conducted. 
Valdez was placed on paid administrative leave on January 20, 2017.20 
CFO Job Description ‐ Summary 
The District’s job description for CFO summarizes the CFO role as follows: 
“Direct and manage the operation of all financial and business affairs of the district including 
accounting,  payroll,  purchasing,  risk  management,  and  tax  collections.  Serves  as  the  chief 
financial advisor to the superintendent and board of trustees. Attendance at all Regular and 
Special Board Meetings is mandatory.” (emphasis added)21 
Valdez stated that she believed the Board should not get involved in governance and should only 
legislate policy. This demonstrates a significant lack of understanding of the role of the Board and 
of the CFO’s role as chief financial advisor to the Board.  
CFO Job Description ‐ Qualifications 
The District’s job description for CFO lists the following qualifications: 


Education: Bachelor’s degree in a business‐related field or educational administration.22  
As discussed above Valdez does not have a Bachelor’s degree in a business‐related field 
but does have a Master’s degree in educational administration. 
It is recommended that the District consider requiring either an undergraduate degree or 
master’s degree in accounting for the positon of CFO.23 



Experience: Five years [sic] experience in school business management.24 
As shown by the listing of positions above, Valdez had no experience in school business 
management prior to being reassigned to the CFO position. 
It is recommended that the District consider requiring more extensive experience for the 
position of CFO.25 
 

                                                            
19

 See CFO Exhibit 06. 
 See CFO Exhibit 07. 
21
 See CFO Exhibit 08. 
22
 Ibid. 
23
  See CFO Exhibit 08. Also see Section 4 of this report for additional information and recommendations regarding 
the District’s job descriptions. 
24
  See CFO Exhibit 08. 
25
  See Section 4 of this report for additional information and recommendations regarding the District’s job 
descriptions. 
20

10 
 

 

Licenses, Certificates, Registrations: Certified Public Accountant Certificate (Required)26 
Valdez does not have a Certified Public Accountant (“CPA”) Certificate. Valdez would not 
currently be able to obtain a CPA certificate because she does not meet the educational 
requirements to sit for the exam.27  
It is recommended that the District update its CFO job description to require not only a 
CPA  certificate  but  a  valid  CPA  license  from  the  State  of  Texas  with  an  obligation  to 
maintain that license at all times while holding the position of CFO.28  



Other Skills and Abilities:29 
 Advanced technical knowledge of school finance, budgeting, accounting system [sic] 
and economics 
 Working knowledge of financial applications and accounting 
Valdez acknowledged that she does not have an accounting degree and has no accounting 
background. She stated that significant accounting knowledge is not required if the CFO 
surrounds  herself  with  the  appropriate  expertise.  However,  she  admitted  that  she 
decided not to fill the position of Accounting Director when David Robledo resigned.  
Valdez admitted she does not understand accounting rules for school districts. Valdez also 
admitted she does not understand Generally Accepted Accounting Principles (“GAAP”). 
Valdez further admitted she does not know how to prepare the Comprehensive Annual 
Financial Report (“CAFR”).  
Valdez stated that the CFO role was not focused on the accounting for the District but 
rather  on  strategic  planning,  generation  of  more  money  through  better  return  on 
investments, and reduction of operating costs. 

January 26, 2016 Letter 
On January 26, 2016 Valdez signed a letter addressed to then Board president, Alberto Sandoval, 
the  Members  of  the  Board  of  Trustees  and  the  Citizens  of  the  Donna  Independent  School 
District.30 Following is some of the information contained in that letter: 
 
 
                                                            
26

 See CFO Exhibit 08. 
 See CFO Exhibit 09 obtained from http://www.tsbpa.state.tx.us/exam‐qualification/examination‐
requirements.html. 
28
 See Section 4 of this report for additional information and recommendations regarding the District’s job 
descriptions. 
29
 This is a partial listing of “Other Skills and Abilities.” See CFO Exhibit 08 for additional skills and abilities listed on 
the job description. 
30
 See CFO Exhibit 10. 
27

11 
 

 The first paragraph of the letter reads as follows: 
“We are pleased to present the Donna Independent School District (the “District”) 
Comprehensive  Annual  Financial  Report  (CAFR)  for  the  year  ending  August  31, 
2015. The report was prepared by the Business and Finance Office. Responsibility 
for both the accuracy of the presented data and the completeness and fairness of 
the presentation, including all disclosures contained in the report, rests solely with 
the District.” (emphasis added) 
The second paragraph of the letter contains the following assertions:  
“To provide a reasonable basis for making these representations, management of 
the  District  has  established  a  comprehensive  internal  control  framework  that  is 
designed both to protect the government’s assets from loss, theft, or misuse and 
to  compile  sufficient  reliable  information  for  the  preparation  of  the  District’s 
financial statement in conformity with GAAP.”(emphasis added) 
“As  management,  we  assert  that,  to  the  best  of  our  knowledge  and  belief,  this 
financial report is complete and reliable in all material respects.” 
Even  though  Valdez  has  no  accounting  background,  no  understanding  of  GAAP,  and  no 
knowledge of how to prepare the CAFR she signed the above January 26, 2016 letter. Valdez does 
not have the necessary skills, education, training or experience to make these assertions to the 
Board and the citizens of the District. 
Orozco Advisory Comments 
At the completion of the audit of the District’s financial statements for the year ending August 
31, 2015 the District’s then auditor, Luis C Orozco (“Orozco”), sent advisory comments to the 
Board  of  Trustees.  These  advisory  comments  addressed  (1)  untimely  reconciliations  of  the 
General  Fixed  Asset  Group  of  Accounts,  (2)  payments  made  for  purchases  without  proper 
purchase order requisition (after the fact purchase orders) and (3) a contract approval without 
the proper bidding process.31  
At the conclusion of the audit of the financial statements for the year ending August 31, 2016 
Orozco  informed  Castillo  that  he  has  not  received  a  Corrective  Action  Plan  for  the  items 
mentioned in the prior year letter of advisory comments.32 
A CFO should either promptly prepare a Corrective Action Plan upon receipt of Orozco’s letter or 
assign that task to someone in the Business Office and follow‐up to assure its completion. The 
absence  of  a  Corrective  Action  Plan  demonstrates  either  a  lack  of  concern  for  or  a  lack  of 

                                                            
31
32

 See CFO Exhibit 11. 
 See CFO Exhibit 12. 

12 
 

 understanding on the part of Valdez regarding the importance of the District’s internal controls 
over financial reporting. 
Technology 
The Director of Technology has reported to the CFO since at least November 26, 2014.33 Although 
not  mentioned  in  the  CFO  job  description  Valdez  has  been  responsible  for  the  Technology 
Department at all times since becoming CFO.34 
Valdez admitted that she does not have a technology background.  When asked questions about 
the  technology  department  using  common  technology  terms  of  art  Valdez  asked  for  an 
explanation of those terms of art.  
Valdez  does  not  have  the  skills,  education,  training,  or  experience  necessary  to  supervise  the 
Technology Department. 
Security Roles 
The  District  restricts  access  functionality  within  TEAMS  through  the  use  of  role‐based  access 
controls commonly referred to as security roles which are applied to individual user profiles. The 
District has 243 roles for approximately 2,600 employees which is an unusually high number of 
roles. Additionally, security roles are not consistent for each job title and multiple instances occur 
where  the  security  roles  negate  expected  segregation  of  duties  (e.g.  an  accounts  payable 
supervisor having authority to set up/maintain vendors, create/approve requisitions, and make 
cash disbursements). 
As  of  the  date  of  this  report  there  is  no  mechanism  in  place  for  a  periodic  review  of  TEAMS 
functionality assigned to District employees to ensure that each employee’s access is aligned with 
their  current  job  duties,  all  segregation  of  duties  issues  are  identified,  and  any  necessary 
compensating controls are implemented. 
The  technology  department  assigns  security  roles.  As  previously  indicated  the  technology 
department reports to the CFO.  
The  District’s  CFO  Job  Description  lists  the  following  as  one  of  the  essential  duties  and 
responsibilities of the CFO: 
“Evaluate  according  [sic]  procedures,  systems,  and  controls  in  all  district 
departments and recommend improvements in their design, implementation, and 
maintenance.”35 
                                                            
33

 See the District Administrative Organization Chart for the 2014‐2015 school year at CFO Exhibit 13. 
 See the District Administrative Organization Charts for the 2015‐2016 and 2016‐2017 school years at CFO Exhibit 
14. 
35
 The Job Description refers to these as “according” procedures. Based on the remainder of the sentence it 
appears to be referring to “accounting” procedures. See CFO Exhibit 08. 
34

13 
 

 Valdez  did  not  evaluate  the  controls  over  security  roles  and  did  not  direct  anyone  in  the 
technology department (under her supervision) to do so. This resulted in undue risk to the District 
of inappropriate access to TEAMS. 
Override of Internal Controls 
It is critical for the CFO to not only evaluate the accounting procedures, systems, and controls 
but to abide by those procedures, systems, and control at all times.36 However, we uncovered 
the following during our review of District records: 






December 5, 2016: Daniel Valdez (Valdez’s husband) sent an email to Valdez asking for 
assistance on a purchase order.37 
o The purchase order was for shirts from CB Sportswear 
o D. Valdez wanted the purchase done before the holidays 
December 5, 2016: Valdez responds by email that she will request an emergency purchase 
order.38 
December 6, 2016: The purchasing clerk approves the requisition.39 
December 7, 2016: Sandra Martinez approves the purchase order.40 

 
Valdez denied involvement in any emergency purchase orders for CB Sportswear. Valdez stated 
that emergency purchase orders were only for emergency repairs or unforeseen circumstances 
such  as  when  weather  causes  differences  in  expected  purchase  requirements.41  The  order  of 
shirts does not meet any definition of an “emergency” purchase order. 
 
This  bypassing  of  accounting  procedures,  systems,  and  controls  by  Valdez  is  concerning  for 
several reasons: 
 The emergency purchase order was done at the request of Valdez’s husband. 
 The emergency purchase order was for a purchase from a company owned by the father 
of Human Resources Supervisor, Adolfo Campos, Jr. 
 As  CFO  Valdez  is  responsible  for  the  proper  execution  of  the  District’s  accounting 
procedures, systems, and controls. 
 Valdez acknowledged the importance of the District’s internal controls in the January 26, 
2016 letter to the Board and the citizens of the District.42 
 

                                                            
36

 See additional discussion of the District’s control environment on pages 1‐2 of this report. 
 See CFO Exhibit 15. 
38
 See CFO Exhibit 16. 
39
 See CFO Exhibit 17. 
40
 See CFO Exhibit 18. 
41
 This definition of emergency purchase order was confirmed by other District personnel. 
42
 See CFO Exhibit 10. 
37

14 
 

 Valdez’s Contact with the Prior Board Regarding Reassignment 
Although Valdez advised that she did not apply for the position of CFO she did reach out to the 
prior Board in an effort to be considered for a promotion. Valdez stated that she sent her resume 
and key skills to the Board to keep in mind in case there was a position for which her skills could 
be utilized.  
This is concerning because it is a circumvention or bypassing of the process of applying for a new 
position within the District. Additionally, she bypassed her direct supervisor, Castillo, in an effort 
to have the Board place her in a new position. This inserted an unnecessary and inappropriate 
political component into the assignment of job positions. 
Unusual Log‐On Activity with Valdez’s TEAMS password 
Valdez’s password was used to log‐on to TEAMS from a location in Weslaco, Texas that is more 
than  5  miles  from  Valdez’s  home.  TEAMS  is  the  District’s  Enterprise  Resource  Planning 
Application  which  houses  the  Accounting,  Purchasing,  Inventory,  Warehouse,  Payroll,  and 
School/Student management functions of the District.  
Allowing an employee on administrative leave continued access to TEAMS for 11 days after she 
was  placed  on  leave  exposed  the  District  to  significant  risk  of  manipulation  or  destruction  of 
records. 
The  IP  address  for  these  log‐ons  indicates  a  location  in  the  vicinity  of  Texas  Boulevard  and  E. 
Business 83 in Weslaco. There were 277 logons from this IP address using Valdez’s password prior 
to  Valdez’s  suspension.  The  activity  was  particularly  high  in  December  2016  (65)  and  January 
2017 (64). Some of the log‐ons were during early morning hours on a weekend. 
 
Valdez expressed surprise when presented with this information and could offer no explanation 
for these log‐ons. When we pointed out that this was approximately the location of the law firm 
of Walsh Gallegos Trevino Russo & Kyle P.C. (“Walsh Gallegos”) Valdez denied that she had ever 
been to the Walsh Gallegos offices. 43 
 
When asked whether she had shared her TEAMS log‐on password with anyone Valdez advised 
that she provided it to the technology department once to correct an issue on her computer. 
Valdez volunteered that she kept a list of her passwords on a sheet of paper on the credenza 
behind her desk. According to Valdez the list includes password to TEAMS, passwords for the 
District’s bank accounts, etc. 
 

                                                            
43

 Walsh Gallegos’ Rio Grande Valley office is located at 105 East 3rd Street, Weslaco, Texas. This is one block 
removed from the intersection of Texas Boulevard and E. Business 83 in Weslaco and within the range of the 
identified IP address. 

15 
 

 The list of passwords which Valdez carelessly kept on her credenza exposed the District to undue 
risk of misuse of those passwords. Valdez’s failure to properly safeguard her passwords further 
demonstrates her lack of knowledge and understanding of her role as CFO both in regards to 
accounting procedures, systems, and controls and in regards to the technology department. 
 
Child Nutrition 
 
The District is allowed to recover indirect costs for reasonable and allowable expenses to be used 
for  the  Child  Nutrition  Department.44  The  Child  Nutrition  Director,  Diana  Quintanilla 
(“Quintanilla”)  asserts  she  contacted  Valdez  as  early  as  October  4,  2016  because  she  was 
concerned  about  the  Indirect  Cost  calculation.45  Quintanilla  further  states  that  Valdez  was 
informed  during  a  meeting  on  November  1,  2016  that  the  recovery  of  indirect  costs  was 
calculated incorrectly for the 2013‐2014 and 2014‐2015 school years.46 Quintanilla asserts that 
Region One Finance Director, Frances Guzman (“Region One Finance Director”), informed Valdez 
during the November 1, 2016 meeting that: 
 
 Valdez was using the wrong methodology to calculate the recovery of the indirect costs. 
 Valdez should correct the calculation for the 2015‐2016 school year because the entry 
had not been made yet and the audit by Orozco was not complete. 
 The District must be able to justify that recoveries of indirect costs were “used in one way 
or form to improve the child nutrition department.”47 
In spite of information Valdez obtained during the November 1, 2016 meeting a journal entry for 
the 2015‐2016 school year was posted on December 16, 2016 using the incorrect methodology.48 
Quintanilla filed a report regarding the incorrect entries with the District Police Department on 
December  22,  2016.49  Quintanilla  also  filed  a  Level  One  employee  complaint  regarding  the 
incorrect entries with the District Human Resources Department on December 22, 2016.50 
A correction for school year 2015‐2016 was posted on January 11, 2017 just 7 days prior to a 
scheduled audit by the Texas Department of Agriculture (“TDA”).51  
 
Valdez correctly stated that the incorrect calculation and entry for the 2013‐2014 school year 
was made before she was the CFO. However, Valdez was the CFO when the entry was recorded 
                                                            
44
 Recovery of indirect costs means moving indirect costs from the Child Nutrition Department (restricted funds) to 
the Local Fund (unrestricted funds). 
45
 See CFO Exhibit 19. 
46
 Ibid. 
47
 Ibid. 
48
 See CFO Exhibit 20. 
49
 See CFO Exhibit 21. 
50
 See CFO Exhibit 19. 
51
 See CFO Exhibit 22. 

16 
 

 incorrectly for the 2014‐2015 school year. Valdez either directed or allowed the incorrect entry 
for the 2015‐2016 school year after being informed that she was using an incorrect methodology. 
 
Valdez further stated that the errors were made because she was using a formula provided by 
the Texas Education Agency. As CFO Valdez is expected to “implement the policies established by 
federal and state law, State Board of Education rule, and local board policy in the area of business 
operations.”52 As CFO Valdez should be expected to understand that the formula she was using 
caused a double recovery of indirect costs and to research the regulations to determine if the 
calculation  was  proper.  At  a  minimum  after  the  error  was  pointed  out  by  Quintanilla  and 
confirmed by the Region One Finance Director the incorrect entry should not have been posted 
on December 16, 2016.  
 
Valdez acknowledged that the December 16, 2016 entry was incorrect by correcting the entry 
before the arrival of the TDA auditor. When asked why she did not correct the entries for the 
prior two years Valdez responded that she did not feel it would be appropriate to change the 
financial  statements.  This  indicates  a  lack  of  familiarity  with  GAAP  which  provides  guidance 
regarding how to handle errors in prior year financial statements. 
 
Valdez confirmed that she did not inform Orozco that there were potential errors amounting to 
$1,795,000 in prior year financial statements. This information should have been provided to the 
external auditor. 
 
Valdez  alleged  that  Castillo  told  her  Quintanilla  filed  the  report  with  the  District  police 
department  in  retaliation  for  the  termination  of  the  former  purchasing  agent,  Luz  Rodriguez 
(“Rodriguez”). Valdez also alleged that Rodriguez is affiliated with current Board president, Efren 
Cerniceros. Valdez further stated that Mr. Cerniceros contacted Castillo each time Valdez would 
“write‐up” Rodriguez and that Castillo would then call Valdez about the write‐up.  
 
Valdez further alleged that she was informed by the District Chief of Police that Quintanilla was 
forced by unnamed Board members to make allegations against Valdez in return for being named 
CFO to replace Valdez. 
 
 
 
 
 
                                                            
52

 See #17 on the CFO job description at CFO Exhibit 08. 

17 
 

 Section 3. Business Office 
The business office has reported to Valdez at all times since Valdez’s reassignment to CFO. The 
following paragraphs address concerns related to specific functions within the business office. 
Budgeting 
The Board raised questions regarding the numerous budget amendment requests made by the 
District. The budget is prepared by the District using the financial information from the prior year 
as the starting point. It follows that if the prior year information is incorrect the budget will not 
be accurate. As is more fully discussed in the Restricted Funds section of this report, there were 
numerous inappropriate salaries and other expenses paid out of restricted funds. These incorrect 
allocations make it highly likely that a budget prepared using the prior year numbers is going to 
require numerous amendments.  
The  Board  is  correct  to  assume  that  in  the  absence  of  an  unusual  set  of  circumstances  the 
existence of numerous budget amendment requests indicates systemic problems in the financial 
records underlying the original approved budget. 
Procurement  
The  purchasing  agent  job  description  lists  as  an  experience  qualification  “Three  years  of 
professional level purchasing agent experience in the public sector.  
Olga  Noriega  (“Noriega”)  advised  she  was  hired  as  the  District  purchasing  agent  in  July  2016. 
Noriega  further  advised  she  had  no  purchasing  agent  experience  before  being  hired  by  the 
District. Prior to coming to work for the District Noriega was a human resources coordinator for 
a  Montessori  school  and  prior  to  that  worked  as  an  administrative  secretary.  Noriega  further 
advised her degree was in technology management. 
Valdez advised that Noriega was hired in spite of the hiring committee’s recommendation to hire 
a different candidate.  Valdez advised that the prior Board made the decision to hire Noriega.  
The purchasing agent performs a critical function in the District and is the District’s front‐line 
defense against vendor improprieties. Upon inquiry, Noriega was unfamiliar with many of the 
requirements  in  the  District’s  procurement  manual.  Noriega  does  not  have  the  training  or 
experience required to properly function as the District’s purchasing agent. 
Adherence to internal controls 
We  noticed  during  our  review  of  business  office  documents  that  the  adherence  to  internal 
control practices was done by rote without an understanding of the purpose of the control. In 
addition, we were repeatedly informed that controls were usually followed but if requested by 
the Superintendent or a Board Member to do something outside of the controls the employees 
would do as instructed. 

18 
 

 Sandra  Martinez  has  shown  that  she  will  question  both  the  Superintendent  and  the  Human 
Resources department in regards to instructions which she believes are outside of policy.  
No CPAs in the Business Office 
There are presently no certified public accountants working in any business office function. 
No Background Searches on Vendors 
We  recommend  the  District  run  background  searches  on  vendors.  These  searches  will  reveal 
relationships between companies and possible  relationships with District employees or Board 
members.  
The District presently does not do any independent work to determine whether a vendor has a 
conflict  of  interest.  Instead  the  District  relies  solely  on  self‐reported  conflicts.  Background 
searches will go a long way toward preventing problems such as the District experienced with 
the Flagmasters transactions. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19 
 

 Section 4. Human Resources 
Jose J. Villanueva (“Villanueva”) was named Assistant Superintendent for Human Resources on 
July 29, 2015 by then Deputy Superintendent Castillo.53 This reassignment increased Villanueva’s 
annual pay by from $92,374.50 to $100,520.65 for a total increase of $8,146.15 (a 9% increase).54 
Villanueva  met  the  job  description  requirements55  for  education  and  had  five  years  of 
administrative  experience.  However,  Villanueva  did  not  have  experience  in  human  resources 
before  being  reassigned  to  this  position  by  Castillo.  Absent  previous  experience  in  human 
resources  Villanueva  did  not  have  the  skills,  experience  and  training  necessary  to  fulfill  the 
essential duties and responsibilities listed on the job description.56 
The job description for Assistant Superintendent for Human Resources indicates it was revised 
on January 28, 2008. However the properties for the word document indicate it was created on 
September 1, 2011. 
Job Descriptions 
Most  of  the  District’s  job  descriptions  have  not  been  updated  since  2008.  Many  of  the  job 
descriptions no longer match the job titles currently at use in the District. For example there is 
no  job  description  for  the  Chief  Special  Programs  Officer.  However,  the  job  description  file 
contains  a  job  description  for  a  non‐existent  position,  Assistant  Superintendent  for  Special 
Programs.57  The job description for Assistant Superintendent for Special Programs was created 
in 2001 and last updated in 2008.58 
We recommend the District review all job descriptions to ensure that all are current. Additionally, 
the District should consider increasing the required qualifications for certain key positions. As 
discussed  in  the  CFO  section  of  this  report,  five  years  of  experience  in  school  business 
management sets the bar too low for the CFO.59  
The  District’s  job  descriptions  are  kept  in  Microsoft  Word  documents  with  the  usual  practice 
being to overwrite the previous version of the job description when making revisions. With rare 
exception  no  record  of  previous  versions  is  kept.  Each  of  the  job  descriptions  indicates  it  is 
“Approved by Board of Trustees.” However, upon inquiry Castillo and Villanueva both responded 
that the Board does not approve changes to the job descriptions. 
                                                            
53

 See Human Resources Exhibit 01. 
 See CFO Exhibit 06. 
55
 See Human Resources Exhibit 02. 
56
 Ibid. 
57
 See Human Resources Exhibit 03. 
58
 Information obtained from a review of the properties for the word document. 
59
 It is also recommended that the CFO be required to have a valid CPA license while holding the CFO position and 
that the District review the CFO’s background to make sure their CPA license has never been revoked or 
suspended. 
54

20 
 

 Public Information Act Requests 
Requests  under  the  Public  Information  Act  are  responded  to  by  the  Human  Resources 
Department.  The  requests  are  filed  by  name  of  requestor  after  a  response  has  been  given. 
According to Villanueva, the District does not employ any mechanism to calendar requests when 
received to ensure a response is given within 10 business days. We noted that the requests are 
written on an erasable white board in Villanueva’s office until handled by the human resources 
department.  We  recommend  the  District  consider  calendaring  the  requests  when received  to 
ensure responses are timely and proper. 
CFO Administrative Leave 
Valdez was put on administrative leave on Friday, January 20, 2017. We learned that Castillo and 
Villanueva warned Valdez late in the day on Wednesday, January 18, 2017 that she would be 
suspended  two  days  later.  After  being  told  she  would  be  suspended  in  two  days  Valdez  was 
allowed  to  return  to  her  office  unaccompanied  to  collect  her  personal  belongings.  Valdez 
reported that she did not return to the Business Office on January 19, 2017 or January 20, 2017 
even though she was not formally placed on leave until January 20th. 
Valdez’s access to TEAMS was not removed until January 31, 2017.   
Best practices for terminated or suspended employees includes escorting the employee to their 
office  to  retrieve  their  personal  belongings,  collecting  the  employee’s  keys,  and  immediately 
removing the employee’s access to District email and network. The failure to follow best practices 
either indicates a lack of knowledge and experience and/or a disregard for best practices.  
The letter informing Valdez she was being placed on administrative leave also informs Valdez she 
is  prohibited  from  contacting  any  District  employee.60    In  spite  of  that  instruction  Valdez 
contacted  Villanueva  regarding  her  contract  for  the  2016‐2017  school  year.  Villanueva  sent 
Valdez her contract which she signed and returned to the District.61  
Verification of currently valid teaching certificates 
Human Resources does not have a practice of ensuring all teachers hold a currently valid teaching 
certificate. A review of 34 personnel files found 12 files where the latest verification of certificates 
using the TEA website was out of date. 
We recommend the District require the Human Resources Department to update files annually 
to ensure that all required certificates are currently valid. 
Performance Appraisals 

Human Resources does not have a process to ensure that performance appraisals are performed 
and documented annually. A review of 34 personnel files found 2 files where the most recent 
                                                            
60
61

 See CFO Exhibit 07. 
 See Human Resources Exhibit 04. 

21 
 

 performance  appraisal  was  for  the  2012‐2013  school  year,  9  files  where  the  most  recent 
performance evaluation was for the 2013‐2014 school year, and 6 files where the most recent 
evaluation was for the 2015‐2016 school year. 
We  recommend  the  District  institute  a  tracking  procedure  to  ensure  that  all  performance 
appraisals  are  done  on  a  timely  basis.  At  a  minimum  performance  evaluations  should  be 
completed before awarding contracts for the subsequent school year and before determining 
compensation for the subsequent school year. 
Employee Pay Sheets 
A review of 34 personnel files revealed one or more missing pay sheets as follows: 






Missing for 7 previous years:  2 files 
Missing for 4 previous years:  8 files 
Missing for 3 previous years:  3 files 
Missing for 2 previous years:  5 files 
Missing for 1 previous year:   5 files 
 
We recommend the District create a checklist of information that is required to be maintained in 
the personnel files. After creating the checklist the District should review each personnel file to 
ensure that all required documentation is present. 
Job Coding forms 
The  general  ledger  account  code  for  District  employees  is  assigned  by  the  Human  Resources 
department. Villanueva informed us that when an employee is hired to fill an existing position 
the same account coding is assigned as was used for the previous employee.   
We learned that no District department believes it holds responsibility for the proper coding of 
employee payroll expenses. Human resources indicates the account coding is reviewed by the 
program  directors  or  school  principals.  Program  directors  and  school  principals  believe  the 
business office is responsible for account coding. The Business Office believes the responsibility 
rests with the Human Resources department.  
The propriety of the account code for each employee is the proverbial hot potato. No department 
accepts responsibility or accountability. This is a critical weakness that the District should address 
immediately. Errors in account coding have led to improper use of restricted funds. 
We recommend the District consider reengineering the process for assigning account codes to 
individual employees. This process should involve the directors responsible for restricted funds, 
the  Human  Resources  department  and  the  Business  Office.  Guidelines  to  establish  which 
department bears final responsibility for proper coding of employee costs should be agreed to 
by all three departments, be documented and be clearly explained to employees responsible for 
implementing the new processes.  
22 
 

 Attention to Detail 
It is important that internal controls and approvals be practiced with care and attention to detail. 
A  signature  on  a  document  is  meaningless  if  the  person  signing  the  document  does  not  pay 
attention to what they are signing. By way of example, Villanueva signed an employee pay sheet 
which shows a full year salary of $1,976,921.44.62 Additionally, the date next to the signature is 
typed instead of handwritten. This means it is not possible to tell when the form was actually 
signed. 
Additionally  certain  documents  are  added  to  the  personnel  files  without  the  appropriate 
signatures from Villanueva.63 
Inappropriate Sexual Harassment Training 
We were advised that while presenting a sexual harassment training video Villanueva explained 
that if he and one of his direct reports in Human Resources were having an affair then there is no 
problem because both individuals agree to the relationship.  
This  is  inappropriate  information  particularly  coming  from  the  Assistant  Superintendent  of 
Human Resources.  
CB Sportswear 
During our review of emails we noticed emails from Human Resources Supervisor, Adolfo Campos 
Jr. (“Campos”) related to CB Sportswear. These emails were sent using a District email address 
and during a District workday. 64 
The emails were for quotes for shirts by CB Sportswear, a business owned by Campos’ father. 
The quotes were sent to the Donna Police Department and the Donna Cross Country team. There 
are two concerns regarding these emails. 
First, Campos was conducting commercial business during the workday and using a District email 
address. Second the emails were sent to District employees that did not find this activity unusual. 
Without revealing details we asked Castillo how he would handle a situation where an employee 
was  conducting  commercial  business  during  a  District  workday.  Castillo  responded  that  such 
activity would be grounds for dismissal. 
 
 
 
                                                            
62

 See Human Resources Exhibit 05. 
 See Human Resources Exhibit 06. 
64
 See Human Resources Exhibit 07. 
63

23 
 

 Section 5. Restricted Funds 
During the course of our investigation we uncovered problems related to the administration of 
the District’s restricted funds.  
Bilingual Education 
The District receives allotments from the state of Texas for bilingual education. These allotments 
are restricted for use in accordance with guidelines set out by the Commissioner of Education.65 
According  to  guidance  from  the  Special  Allotment  Monitoring  Program  the  District  is  not 
permitted to recoup the salary for the program director from the restricted funds. During the 
2014‐2015  school  year  and  the  2015‐2016  school  year  the  salary  for  the  Director  of  Bilingual 
education was paid directly from restricted funds. 
We reviewed personnel files for a selection of bilingual teachers and found the following:  






2014‐2015 School Year: 20 employees were selected for review. 
o Class roster – missing for 1 of 20 
o Bilingual Certification: 
 Not certified or no certification in file – 12 of 20 
 Expired certification – 5 of 20 
 
2015‐2016 School Year: 19 employees were selected for review. 
o Class roster – missing for 3 of 19 
o Bilingual Certification: 
 Not certified or no certification in file – 14 of 19 
 Expired certification – 4 of 19 
  
2016‐2017 School Year: 20 employees were selected for review. 
o Bilingual Certification: 
 Not certified or no certification in file – 1 of 20 
 Expired certification – 12 of 20 

Part‐time tutors are also paid out of the restricted funds. A review of TEAMS indicates there is no 
documentation that tutors were working with the bilingual program.  
During  the  2015‐2016  school  year  approximately  $26,000  of  reimbursements  were  made  to 
teachers  taking  college  courses  for  a  master’s  degree.  This  is  not  an  allowable  use  of  the 
restricted funds. 
The  current  director,  Gregorio  Arrellano,  lacks  knowledge  of  the  guidelines  for  use  of  the 
restricted funds. 
                                                            
65

 Texas Education Commissioner’s Rules, Chapter 89, Subchapter BB 

24 
 

 Career and Technology 
The District receives allotments from the state of Texas for career and technology (“CT”).  We 
reviewed a selection of files for teachers paid using CT funds and found the following improper 
payments from funds restricted for CT: 



2014‐2015 school year: The salaries for a math teacher, the PEIMS clerk/Secretary of Fine 
Arts, and a substitute teacher were inappropriately paid with CT restricted funds. 
2015‐2016  school  year:  The  salaries  for  an  English  teacher  and  two  PEIMS 
clerk/Secretaries‐Child  Nutrition  Services  were  inappropriately  paid  with  CT  restricted 
funds. 

Additionally during the 2015‐2016 school year an unallowable charge for District‐wide copiers 
was made against CT restricted funds. 
Gifted and Talented 
The District receives allotments from the state of Texas for its gifted and talented program (“GT”).  
The TEA requires that at least 52% of the funds allotted for the GT program be used for direct 
expenses related to the program. The District appears not to have met this requirement for the 
2012‐2013 and 2015‐2016 school years even if all expenses coded to the GT program are correct 
and eligible.  
We  reviewed  expenses  charged  to  GT  and  found  numerous  expenses  improperly  paid  out  of 
these restricted funds. Taking this into account the District fails the 52% test for the 2013‐2014, 
2014‐2015, and 2015‐2016 school years. 
Special Education 
The  District  receives  allotments  from  the  State  of  Texas  for  its  Special  Education  Program 
(“Special  Ed”).    We  reviewed  20  random  teachers  the  2013‐2014,  2014‐2015,  and  2015‐2016 
school  years.  For  each  teacher  we  obtained  rosters  for  one  month  out  of  the  test  year  from 
TEAMS. The roster provides the number of students and how many are classified as Special Ed. 
Our review revealed the following: 


2013‐2014 school year:   
o 10 teachers met the requirements 
o 3 teachers had no teacher roster for the school where their salary was charged. 
o 3 teachers had a class roster with no students classified as Special Ed 
o 3 teachers had no roster on TEAMS 
o 1 teacher had no students listed on the roster 
 
 
 
25 

 

 



2014‐2015 school year:   
o 6 teachers met the requirements 
o 6 teachers had no teacher roster for the school where their salary was charged. 
o 2 teachers had a class roster with no students classified as Special Ed 
o 4 teachers had no students listed 
o 1 teacher was as substitute with no students listed 
o 1 teacher had no information on TEAMS other than a payroll charge 
 
2015‐2016 school year:   
o 8 teachers met the requirements 
o 3 teachers had no teacher roster for the school where their salary was charged. 
o 6 teachers had no students listed 
o 2 teachers were substitutes with no students listed 
o 1 teacher had no information on TEAMS other than a payroll charge 

All Restricted Funds 
We  were  repeatedly  advised  by  directors  of  programs  with  restricted  funds  that  payroll  was 
coded by Human Resources and the directors did not have TEAMS access that would allow them 
to monitor salaries paid out of restricted funds. We were advised by Human Resources and the 
Business Office that directors monitor these salaries and are responsible for making certain the 
salaries paid out of restricted funds met the requirements of the program. This indicates that no 
District employee is properly monitoring these funds to determine whether all requirements are 
met and all charges are appropriate. 
This  report  is  provided  to  the  District  and  its  legal  counsel  for  whatever  action  deemed 
appropriate. 
 

26