Sept. 26, 2017 at 4:51 p.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, City Colleges of Chicago spokeswoman. Re: Your Call Just so we are clear. Publication is imminent on a story that says the record completion rates and the graduation rates are the result of  a multi­faced campaign to boost the numbers including the auto­conferral, the watering down of curriculum, the awarding of second and third degrees without the required 15 additional credit hours, calling students to promote the AGS program over the one in which they  are currently enrolled, counting certificates such as the French Pastry School that prior to 2010 were not counted. The story will say that Mayor Emanuel’s conflation of College to Careers with the completion and graduation increases is false, because most of those increases had nothing to do with College to Careers, i.e. the promotion of the AGS degree and the auto conferrals. I have found and spoken to students who say they never knew they got a second degree, who felt pressure to change programs, and  who got their second degrees without the required 15 additional credit hours. As I have tried over the course of two months to engage City Colleges administrators in a conversation about these issued to no avail,  now is the time. I am asking to go over each of these points with policy makers so that I am better able to publish a story with the  perspective of City Colleges that up to now has not been forthcoming. David Kidwell Special Projects Editor Better Government Association 312 912­3938 Oct. 3, 2017, at 9:26 a.m. From: Katheryn Hayes, CCC spokeswoman To: David Kidwell, BGA Re: City Colleges Response • counting certificates such as the French Pastry School that prior to 2010 were not counted  This is not correct. Per state guidelines, awards begin to be counted when the Illinois Community College Board temporarily approves a program.  In the case of the French Pastry School programs, L’Art de la Patisserie was temporarily approved by ICCB in 1999, which  is when its awards had to begin to be counted, and L’Art du Gateau was temporarily approved by ICCB in 2010,  which is when its awards had to begin to be counted. Oct. 4, 2017, at 1:58 p.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, CCC Re: City Colleges Response French Pastry School. In your response to questions about reporting of completions regarding the French Pastry School you assert  that CCC has always reported completions after the program was approved by CCC. This is refuted by completions CCC reported to  IPEDS since 1999, which are as follows. As you can see, there appears to be an enormous jump in the amount of French  Pastry completers reported to IPEDS in 2010. Of the 269 graduates reported in 2010, 145 were identified as white, 52 as “unknown,”  and 33 as black or hispanic. Please explain the statistics that suggest that French Pastry completers were under­reported prior to  Reinvention. Nov. 1, 2017, at 1:20 p.m. From: David Kidwell, BGA To: James Reilly, CCC FOIA officer; cc Katheryn Hayes RE: BGA records request This is a request for public records under the Illinois Freedom of Information Act. Please make available for my inspection by 5 p.m.  Wednesday, Nov. 8 the following public records: 1) All data, spreadsheets, lists or other City Colleges of Chicago documents regarding job placements for students or graduates and  their relationship to College to Careers and/or College to Careers partners. This request includes, but is not necessarily limited to, the  student’s first name, last name, zip code, first credit term, cohort year, degree, date of degree, academic program, placement date,  employer company name and job title.  2) All data, spreadsheets, lists or other documents regarding job interviews for students or graduates and their relationship to College to Careers and/or College to Careers partners. This request includes, but is not necessarily limited to, the student’s first name, last name,  zip code, first credit term, cohort year, degree, date of degree, academic program, interview date, interviewer company name, and job  opening title.   3) All reports, documents, memoranda, correspondence or other City Colleges of Chicago documents that detail the results, and  outline or explain the methodology of, tracking systems for job placements or job interviews for students who have completed,  graduated or students aspiring to complete. As this request is made in my capacity as a journalist, time is of the utmost concern. If you feel any portion of these public records are  exempt from public scrutiny, please provide that portion of this request that is not in dispute and specify the precise nature of those  records being withheld and the specific statutory authority under which you are doing so. Please feel free to contact me at the listed  telephone number to discuss any problems, concerns or questions you have regarding this request. Thank you for your prompt  attention to this matter. Sincerely David Kidwell Special Projects Editor Better Government Association 312 912­3938 Nov. 7, 2017, at 3 p.m. From: David Kidwell To: Juan Salgado CC: Katheryn Hayes Chancellor Salgado, After several months of trying without success to engage you and your senior staff in a discussion about the various issues the BGA  illustrated in it recent reports, it is heartening that you finally now seem fully engaged. It is in that renewed spirit of communication, that I reach out to you for input on a number of follow up reports we now have in the works. The first involves a 254­page Feb. 22, 2017 reports from the City Colleges of Chicago Inspector General that details a “myriad problems involved in offers the IBEW programs” and describing it as a “shoddily designed effort to siphon credit­hour reimbursements ­ and to a  lesser extent academic completions ­ from the instruction” provided to students. To paraphrase the report, your IG found, among many other problems, dozens of students who were taking classes even though they  were not officially enrolled, curriculum  “unilaterally” changed as to be in conflict with state rules, “problematic” submissions to state  regulators, numerous certificates awarded in new programs that had the necessary approvals from neither the state nor your own  board, state reimbursement submissions for more than 41,000 credit hours to which City Colleges was apparently not entitled, and  applications for student financial aid for which students were not eligible. I write in hopes that we may discuss any remedial actions CCC has taken in the wake of these findings, and also how the creation of  the IBEW basic and advanced certificates ­ which Daley College’s former president described in his interview with the OIG as an effort  to alleviate the “dead weight” of students who previously did not complete a degree ­ affected the colleges completions and graduation  rates. The second involves the French Pastry School, and the affect that including those graduates in CCC statistics for the first  time in 2010 has on Kennedy­King graduation rates and completion numbers. Given the fact that CCC won a $100,000 Rising  Star Award for tripling the graduation rate at Kennedy­King raises questions about what role specifically the addition of the  French Pastry School numbers played in that success. As always, I am eager to discuss these issues with you prior to their publication. Time is of the utmost concern. Please contact me at  312 912­3938   Regards, David Kidwell Special Projects Editor Better Government Association Nov. 22, 2017 at 3:18 p.m. From: James Reilly, CCC To: David Kidwell, BGA Re: BGA FOIA re FPS David,    Attached is the response to your November 21, 2017 FOIA request regarding the French Pastry School. I am out Monday, but am  meeting next week with staff on your placement/interview request. FRENCH PASTRY CCC RESPONSE:   The French Pastry School students are Kennedy­King College students and should be counted in the college’s graduation rate.  Even  without French Pastry, Kennedy­King College’s IPEDS graduation rate saw an increase from 8% in FY2009 to 14% in FY2015 (also,  20% in FY2016 and 16% in FY2017).  The Aspen Award was awarded to Kennedy­King College in recognition of a host of  improvements at the college, including the introduction of clear pathways, work with industry partners, and improvements in transfer  and completions.     Annual records from 2005 to present for the basic certificate completions from the French Pastry School. Table 1: FY2005 ­ FY2017 French Pastry School Certificates as of 11/14/2017 FY200 FY200 FY200 FY200 FY200 FY201 FY201 FY201 FY201 5 6 7 8 9 0 1 2 3 72 110 125 66 137 138 204 185 173 FY201 4 FY201 5 FY201 6 FY201 7 166 133 124 107 Source: OpenBook, data as of 11/14/2017 1) Annual records from 2005 to present for the French Pastry School completions that were included in City Colleges of  Chicago reporting to federal and state authorities. STATE REPORTING: City Colleges reports annual student­level enrollment and completion records to ICCB each year in the Annual Student Enrollment and  Completion (A1) Data submission.  Table 2: FY2005 – FY2017 French Pastry School Certificates as reported on the Annual Student Enrollment and Completion  (A1) Data submission FY200 FY200 FY200 FY200 FY200 FY201 FY201 FY201 FY201 FY201 FY201 FY201 FY201 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 0 0 0 0 0 261 194 185 173 164 133 124 106 Notes on discrepancies between tables: City Colleges did not report French Pastry School Certificates to ICCB from FY2005 to FY2009. During that time, the French Pastry  School was not using the City Colleges system of record to capture awards, and therefore was not included in the data extract  submitted to ICCB. The increase between FY2009 and FY2010 is also the difference reflected in Table 3: IPEDS Bakery & Pastry Certificates (below). In  FY2010, City Colleges of Chicago reported additional completions to ICCB that were incorrectly excluded in the FY2009 A1 submission. See question 4 for the communication between IPEDS and City Colleges on this data correction.   For FY2011 – FY2017, the discrepancy between Table 1 and Table 2 in certificates awarded by the French Pastry School is due to  timing. The A1 is submitted to ICCB based on a July 30 data snapshot. The additional completions reflected in Table 1 were posted  after the fiscal year data snapshot.  FEDERAL REPORTING: ICCB reports City Colleges’ completions by CIP code1 to IPEDS based on the Annual Student Enrollment and Completion (A1) Data  submission. They do not submit program­level completions. Note CIP 12.0501 (Baking & Pastry) includes both the French Pastry  School and Washburne Baking and Pastry completers. Table 3: FY2005 – FY2015* Bakery & Pastry Basic Certificates (CIP 12.0501) as reported by IPEDS FY2005 FY2006 FY2007 FY2008 FY2009 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 FY2015 0 0 0 24 1 269 211 191 201 174 154 *IPEDS Completions data are not final for FY2016 or FY2017. CIP code: The Classification of Instructional Programs (CIP) provides a taxonomic scheme that supports the accurate tracking and  reporting of fields of study and program completions activity. CIP was originally developed by the U.S. Department of Education's  National Center for Education Statistics (NCES) in 1980, with revisions occurring in 1985, 1990, and 2000.  Source: https://nces.ed.gov/ipeds/cipcode/Default.aspx?y=55 1 2) Annual records from 2005 to present for the French Pastry School completions included in City Colleges of Chicago  reporting for graduation rates to federal and state authorities, which to my understanding encompasses all French  Pastry School completions by students who began enrollment in the fall semester, who attended full time, and who  were first­time enrollees in post­secondary classes. IPEDS 150 Graduation Rates are calculated externally by IPEDS using aggregate data submitted to IPEDS by ICCB. The data from  ICCB is based on CCC’s A1 submission (referenced above). IPEDS does not track completions by program.  Beginning in Fall 2011, CCC began running internal estimates of the IPEDS 150 graduation rates.  Table 4: FY2014 – FY2015 IPEDS Graduation Rates with and without French Pastry School Completions – CCC Overall FY2014 FY2015 FY2016 FY2017* (Fall 2011 Cohort) (Fall 2012 Cohort) (Fall 2013 Cohort) (Fall 2014 Cohort) French Pastry IPEDS Completers 79 83 25 18 Total IPEDS Completers 779 816 741 728 Total IPEDS Cohort 5,461 4,922 4,336 4,084 Graduation Rate with FPS 14% 17% 17% 18% Graduation Rate without FPS 13% 15% 17% 17% Table 5: FY2014 – FY2015 IPEDS Graduation Rates with and without French Pastry School Completions – Kennedy King FY2014 FY2015 FY2016 FY2017* (Fall 2011 Cohort) (Fall 2012 Cohort) (Fall 2013 Cohort) (Fall 2014 Cohort) French Pastry IPEDS Completers 79 83 25 18 Kennedy King IPEDS Completers 186 190 121 80 Kennedy King IPEDS Cohort 801 750 486 400 Kennedy King Graduation Rate with FPS 23% 25% 25% 20% Kennedy King Graduation Rate without  FPS 13% 14% 20% 16% *FY2017 is preliminary, expected to be final in February 2019. 3) All City Colleges of Chicago correspondence since 2010 with ICCB and USDOE regarding any errors in reporting made  regarding French Pastry School completions, including but not necessary limited to a 2010 error referred to in City Colleges’  responses to BGA interrogatories.  Attached in email Nov. 22, 2017 at 4:07 p.m. To: James Reilly, CCC From: David Kidwell, BGA Re: BGA FOIA re FPS Jim, thank you for the enclosed records. Unless I am missing something, I still cannot glean from these records the number of French  Pastry School completers that were counted in the 2010 cohort, or 2013 grad rate, for IPEDS. Is there anyone available on Monday to  answer questions about these records.  For instance, the response says that FPS numbers were not counted through 2009, and then provides specific statistics for IPEDS  number from 2011 through the present. 2010 appears to be missing completely from this analysis. Can you or someone else explain  this discrepancy please? Regards, David Kidwell 312 912­3938 Nov. 28, 2017 at 5:29 p.m. From: Katheryn Hayes, CCC To: David Kidwell, BGA Re: Follow up question David: I believe you also had a follow­up question about FPS data.  Below is the response on that.   We don’t know. IPEDS is calculated externally (by IPEDS using data submitted to them from ICCB). Beginning with the Fall 2011  cohort, we began to create internal estimates for the IPEDS graduation rate. We do not have this data for cohorts prior to Fall 2011, and therefore do not know the impact of FPS on the IPEDS grad rate for FY2013. Additionally, the data used by IPEDS to calculate the  graduation rate does not include the program in which a student received a credential, only that they received a credential. Therefore,  this is not data we can get from IPEDS. Dec. 5, 2017 at 12:49 p.m. From: David Kidwell, BGA To: James Reilly, CCC; coped to Juan Salgado, Katheryn Hayes Re: MISSING RECORDS Jim, I am writing you because I have been dealing with you regarding my request for public records on the graduates of the French  Pastry School who were included in the graduation rates for 2013. In response to my last question to you about the absence of the  2010 cohort in the records you forwarded I got this Nov. 28 response from Katheryn Hayes: "David: I believe you also had a follow­up question about FPS data.  Below is the response on that.   We don’t know. IPEDS is calculated externally (by IPEDS using data submitted to them from ICCB). Beginning with the Fall 2011  cohort, we began to create internal estimates for the IPEDS graduation rate. We do not have this data for cohorts prior to Fall 2011, and therefore do not know the impact of FPS on the IPEDS grad rate for FY2013. Additionally, the data used by IPEDS to calculate the  graduation rate does not include the program in which a student received a credential, only that they received a credential. Therefore,  this is not data we can get from IPEDS.” As it stands right now we are publishing a report that says City Colleges claims not to know who was among its 190 completers  included in the 2013 grad rate. This response seems disingenuous at best, and it raises a whole new series of questions about CCC’s  records retention and reporting of eligible completers. In the absence of City Colleges being transparent about the completing FPS  students in the fall/2010 cohort, we are going to rely on published numbers from the FPS that identified December 2010 graduating  class at 108.  Given City Colleges’ propensity to include ineligible FPS students in the cohort since then (i.e. numerous students in the 2011  graduation rate with previous college experience and degrees), we have determined that using the entire graduating class is fair.  However, we do intend to publish Ms. Hayes' “we don’t know” response as a qualifier. Of course, I would rather use the official number  that CCC apparently cannot provide. We can only assume that the official number will not somehow become available at a later date.  Using these numbers, the graduation rate for Kennedy­King, reported as 26 percent, is actually 13 percent when the 108 FPS  completers are subtracted from both the   190 eligible completers and from the total cohort number of 735. It is apparent from this  analysis that the graduation rate did not triple from 8.3 percent graduation rate of 2009. Please feel to call me at 312 912­3938 with  any questions or concerns.  Sincerely, David Kidwell Better Government Association Dec. 5, 2017 at 12:53 p.m. From: Katheryn Hayes, CCC To: David Kidwell, BGA Re: MISSING RECORDS        David:   We were working on your question, but needed some clarification, specifically:        How are you defining cohort?         ∙         What’s the timeframe for completion of the FPS program? Within the year they started? Thanks, Katheryn Dec. 5, 2017 at 1:21 p.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, CCC Re: MISSING RECORDS Katheryn,  Why don’t you just give me the list of the 190 graduates reported to IPEDS for the 2013 grad rate, including name, program, and award. That is the fall/2010 cohort. Absent that, just tell me how many of them were awarded certificates from programs 392 and 746, the  French Pastry School.  David Dec. 7, 2017 at 6:03 p.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, CCC; copied to Juan Salgado and James Reilly Re: FRENCH PASTRY SCHOOL  Katheryn,  You never got back to me today as promised about the 190 completers in the fall/2010 cohort who were included in the 2013 graduation rate. I will assume that means City Colleges of Chicago still cannot figure out who was and was not included on that list. That is how it  will be written. Sincerely, David Kidwell Better Government Association 312 912­3938 Dec. 7, 2017 at 6:15 p.m. From: Katheryn Hayes, CCC To: David Kidwell, BGA; copied to Juan Salgado and James Reilly Re: FRENCH PASTRY SCHOOL  David:  We explained why we do not have that info in house so for you to simply say that we couldn't provide it and not explain why is unfair.   If we had it in a way to provide ­ as we did the other figures ­ we would have.  However, we have been working to get you something.  ICCB is trying to assist us and they may have something tomorrow.  You were interested in the question of methodology and I am working on an explanation of why the 108 figure you provided is not  correct.  Pls let me know if you still want that information or if you want to go with your method, which is not accurate. Thanks, Katheryn Dec. 7, 2017 at 6:25 p.m. To: David Kidwell, BGA From: Katheryn Hayes, CCC Re: FRENCH PASTRY SCHOOL  I will quote you saying why you don’t know. I will quote you saying my analysis is not accurate, and then I will quote your inability to  provide the accurate data. I am interested in accurate data. I am also interested in hearing how you can call anything inaccurate when  you cannot say what is accurate. There were 190 completers counted in the 2013 graduating class. You continue to tell me that City  Colleges doesn’t know who they are. I don’t believe it, but if that is your response I will, as always, do my best to present it fairly. Dec. 7, 2017 at 6:31 p.m. From: Katheryn Hayes, CCC To: David Kidwell, BGA Re: FRENCH PASTRY SCHOOL  I am working on writing an explanation of why the method is wrong.  The issue is the completers who count for IPEDS ­ not all  completers.  Dec. 11, 2017 at 4:32 p.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, CCC Re: FRENCH PASTRY SCHOOL  Katheryn, You mentioned last week that you were seeking clarity on the list of 190 graduates included in the 2013 graduation rate. Is that  forthcoming today? Thank you, David Kidwell Better Government Association 312 912­3938 Dec. 12, 2017 at 9:04 a.m. From: Katheryn Hayes, CCC To: David Kidwell, BGA Re: FRENCH PASTRY SCHOOL  Hi David: We don't know the answer to that question, for reasons explained.  We did reach out to ICCB (and IPEDS), but haven't  yet received anything.   Thank you,  Katheryn Dec. 12, 2017 at 9:38 a.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, CCC; copied to Juan Salgado and James Reilly Re: FRENCH PASTRY SCHOOL Katheryn, just so my readers are clear, City Colleges of Chicago is claiming it has no record of the students and programs it included in  its submissions for graduation rates in 2013? You don’t know who they are or what they studied, or the diplomas they received? Again, I am not asking for what ICCB reported, or the decisions that ICCB made. I am asking you, as I always have, for what CCC submitted for inclusion. Your claim is you don’t know? Dec. 13, 2017 at 12:48 P.M. From: Katheryn Hayes, CCC To: David Kidwell, BGA Re: FPS lists David: Attached are the lists you are seeking regarding FPS, which do not resolve the question of grad rate impact in FY13 for reasons  explained.  These include: ­­E1: the maximum number of students who could be included in the IPEDS Fall 2010 cohort as these were the students submitted to  ICCB as enrolled by the Fall 2010 census date.  These students could have been excluded from the IPEDS cohort for any number of  reasons. ­­A1: the list of completers, how many of these were in the IPEDS cohort is unknown.    ­­The means of identifying students on these lists was SSN, which were removed for student privacy. Dec. 13, 2017 at 1:52 p.m. From: David Kidwell, BGA To: Katheryn Hayes, CCC Re: FPS lists Katheryn, thanks. What was the total number of cohort completers you submitted for grad rates in 2013? That way we can see how close your final  number was to the official one on IPEDS.