Greater Cleveland Regional Transit Authority 
Internal Audit Department 
GCRTA Board Member Benefits Investigation 
May 2018 
 

 
Scope of Investigation Fact Sheet 
 
Board of Trustees Business Records: 
 15 years of medical claims data (Third Party Administrator): 2003 – April 2018 
 15 years of medical Insurance (Third Party Administrator): 2003 – April 2018 
 30 Board Member files were reviewed for compliance with the Board’s Health Care Premium 
Policy 
o Board Appointments  
o GCRTA Healthcare History 
 
Enterprise Resource Planning System Records:  
 24 Years of Payroll Records: 1994 – April 2018 
 24 Years of Human Resources Records: 1994 ‐ Present 
 24 Years of Accounts Receivable Records: 1994 ‐ Present 
 24 Years of Miscellaneous Receipts Records: 1994 ‐ Present 
 
Restoration of Archived Databases  
 
2,200 Investigative Hours of Internal Audit Staff 
 
30 Interviews: 
 50 Interview hours, including employees, former employees, and current and past Board 
Members 
 
15 Workstations cloned and reviewed 
 24 Years of document history reviewed  
 
15 Network drives cloned and reviewed 
 8 TeraBytes of Data Reviewed  
 
72 Records boxes reviewed 
 7,200 Paper Records reviewed 
 667 Records identified as pertinent information 
o Premium Amounts 
o Premium Payments 
o Collection Activities 
o Notification Letters 
o Copies of Checks 
o Enrollment Forms 
o Third Party Administrators Correspondence 
o Management Correspondence 
 
16 Personnel files reviewed   
1 
 

 

5/14/18 

 Greater Cleveland Regional Transit Authority 
Internal Audit Department 
GCRTA Board Member Benefits Investigation 
May 2018 
 



Background Checks 
Employment History 



Job Descriptions/Responsibilities 

 
 
16 GCRTA Email Accounts Searched 
 700,000+ emails reviewed 
 114 emails identified as pertinent information 
o Management Actions 
o Payment Notifications 
o Confirmation of Enrollment 
o Payment Summaries 
o Scheduled Meetings 
 
50 Keyword Searches 
 160 review hours  
 
10 Years of George Dixon Cell Phone Records: 2008 – 2018: 
 925 Contacts reviewed 
o Personal  
o Business 
o Unclassified  
 
Cell Phone Data Cloning: 
 32 investigative hours   
 
Cell Phone Data Review: 
 74 Review Hours 
 134,878 Calls Reviewed 
o 288,592 Total Minutes  
 92,691 Personal Calls Reviewed 
o 196,433  Personal Call Minutes 
 35,047 Unclassified Calls Reviewed 
o 76,081 Unclassified Call Minutes 
 6,859 Business Calls Reviewed 
o 15,428 Business Call Minutes 
 
 
 
 
  

2 
 

 

5/14/18