Agenda Item Details Meeting Category Subject Type                      Oct 09, 2018 ­ Special Board Meeting 3. Administrative Action Items 3.01 Water Hydration Stations Action Recommended Action Motion to approve expenditures in connection with (a) the purchase and installation of the hydration stations with (i) Advance Plumbing and Heating Supply Company, (ii) GDI Integrated Facilities Management, (iii) RNA Facility Management, (iv) Air Technology Systems, and (v) ATC Group in an amount not to exceed $3,057,008, inclusive of a 10% contingency; and (b) the temporary use of Absopure water coolers during the pendency of the installation of the hydration stations in an amount not to exceed $750,000, inclusive of a 10% contingency. Recommendation: That the School Board approve the following expenditures in connection with a permanent solution to the current concerns with water quality: a.  a contract with Advance Plumbing and Heating Supply Company to provide 818 Elkay hydration stations with bottle filling apparati, related filters and ancillary equipment in an amount not­to­exceed (NTE) $741,939. b.  an  amendment  to  the  contract  with  GDI  Integrated  Facilities  Management  for  the  installation  of  the  new  equipment  purchased  from  Advance Plumbing and Heating Supply Company in an additional amount of $1,206,227, for the period of July 12, 2018 through June 30, 2020 for a total NTE amount of $73,671,804; c.  an amendment to the contract with RNA Facility Management for the installation of the new equipment purchased from Advance Plumbing and Heating Supply Company in an additional amount of $ 282,942 for the period of July 12, 2018 through June 30, 2020 for a total NTE amount of $18,947,246; d.  purchases  from  Absopure  to  continue  to  provide  free­standing  water  coolers  during  installation  of  permanent  hydration  stations  for  the  period October 12, 2018 through June 30, 2019 in an amount NTE $750,000; e.  an amendment to the contract with Air Technology Systems for environmental services during the installation of permanent hydration stations, in an additional amount of $539,880, for the period of July 1, 2018 through June 30, 2019 for a total NTE amount of $1,179,880; and f.  expenditures under the cooperative purchasing agreement used to source the services of ATC Group for environmental testing services during the installation of permanent hydration stations, for the period October 12, 2018 through June 30, 2019 in an amount not­to­exceed (NTE) $526,020. Description and Background: In  the  spring  of  2018,  the  District  began  its  annual  testing  for  lead  and  drinking  water  in  schools.  As  previously  shared,  this  testing  is  completely voluntary and completed by the District, in its discretion. The testing is comprehensive, sampling every water outlet in every school building within the District’s systems. During summer 2018, the District began receiving the results of the testing. These results indicated elevated levels of lead above 15 parts per billion or (“ppb”) and copper (above 1300 ppb) was detected in a number of the water samples collected from drinking fountains and sinks. Based  on  these  results,  the  District  made  the  unilateral  decision  to  provide  freestanding  water  coolers  for  water  consumption  in  all  school  buildings. Although the water coolers are effectively providing purified water in all of District school buildings, the District sought a more permanent solution. The installation of the Elkay water hydration stations provides that needed long­term solution. These water hydration stations not only protect the health of students; these stations help to encourage children to drink more water rather than sugary drinks while in school. According to the American Dental Association’s Mouth Healthy™ website, drinking sugar­filled beverages can affect a child's oral health as well as their overall health (potentially leading to weight gain, and diabetes, to name just a few). This is where the water hydration stations have made a significant difference in what children decide to drink when the option is presented. The  District  will  replace  818  existing  water  fountains  with  individual  water  hydration  stations  through  the  concerted  work  of  Advance  Plumbing  and Heating  Supply  Company  delivering  the  Elkay  product;  ATC  Group,  the  District’s  existing  environmental  company  conducting  asbestos  containing material (ACM) testing and abatement; Air Technology Systems, the District’s existing air monitoring company ensuring fidelity of the ACM testing and abatement; and GDI and RNA, the District’s existing facility management companies responsible for installing the Elkay hydration stations. Currently, District administration has secured donations totaling, $2,300,000 to offset costs. Corporate donors include: Quicken, United Way, Delta Dental Foundation,  DTE  Foundation,  General  Motors,  Ford  Motor  Company  Fund,  FCA  Foundation,  Blue  Cross  Blue  Shield/Blue  Care  Network,  Ascension Michigan,  Health  Alliance  Plan/Henry  Ford  Health  Systems,  Detroit  Medical  Center  (DMC),  and  The  Jewish  Fund.  In  addition  to  an  initial  $500,000 donation, the United Way will match additional individual donations through UnitedWayWaterFund.org up to $500,000, for a potential total additional donation amount of $1,000,000. The District is still actively working to confirm and locate additional donor funds. As set forth in the recommendation, the District will continue to use water coolers until the installation of the Elkay hydration stations and follow up water testing is completed. This work is slated to begin upon approval and end on or before July 31, 2019. Gap Analysis: This spring, water testing was initiated for all District school buildings to ensure the safety of students and employees. In late summer, the results of 24 schools were returned identifying higher than acceptable copper and/or lead levels in 16 of the 24 schools. Since then, the results of 52 additional schools were received showing 33 of them with elevated levels of copper and/or lead. To date the results of 86 schools were reported; 57 of those schools show elevated levels of copper and/or lead. EPA advises schools to provide a safe and healthy learning environment for students by preventing exposure to contaminants such as lead and copper. Students  spend  a  significant  amount  of  their  time  in  school  and  may  be  vulnerable  to  such  hazards  due  to  their  ongoing  development.  It  is  for  these reasons  that  the  District  instituted  the  use  of  water  coolers  to  provide  fresh  drinking  water  for  students  and  staff  in  all  of  its  school  and  turned  off  all traditional drinking water sources. If the installation of the water hydration stations were not performed, the District would be forced to continue using Absopure Water Coolers for schools at the estimated expense of $80,000 per month including water, coolers, and disposable cups. A long­term solution involving the removal of existing water fountains and their replacement with state of the art water filtration systems is needed. The  Elkay  Water  filtration  system  uses  filters  certified  to  reduce  contaminants  with  health  effects  as  regulated  by  the  U.S.  Environmental  Protection Agency  (EPA).  Specifically,  the  WF3  unit  filter  requirements  necessary  to  achieve  National  Science  Foundation  (NSF)/American  National  Standards Institute (ANSI) 61 certification as recommended by the Public Health and Safety Organization. Moving forward, the District will change filters as recommended by the manufacturer to maintain the fidelity of the filtering system and will maintain drinking water taps by routinely cleaning faucet aerators and disinfecting drinking water outlets and water fountains as recommended by the EPA. Previous Outcomes: This is the District's first time contracting with Advance Plumbing and Heating Supply Company, and this will be the first project of its kind performed in the District by GDI and RNA. Notably, all three companies have the confirmed capacity to provide the required services. Advance Plumbing and Heating Supply Company is a Detroit­based company with a strong reputation within the community. ATC Group has worked for the District for nearly 20 years providing professional environmental consulting services in the areas of air monitoring during asbestos abatement and lead remediation. ATC Group currently provides environmental consulting services which include labor, materials, and cost to conduct  the  preliminary  analysis  of  materials  suspected  of  containing  asbestos,  sampling  drinking  water  for  lead  and  copper,  quarterly  testing  of  the swimming pools throughout the District and air quality testing for mold and soil sampling. Since December 20, 2017, Air Technology Systems performed the abatement of asbestos­containing materials, mold and lead remediation in 33 school buildings. This work was performed to facilitate floor and ceiling repairs due to roof leaks, boiler replacements and as needed on thermal pipe insulation in tunnels and mechanical rooms. Expected Outcomes: GDI and RNA will install 818 Elkay hydration stations provided by Advance Plumbing and Heating Supply Company based on a 1 per 100 persons formula in schools placed strategically throughout the school (including in gymnasiums and faculty lounges) for student and staff use. This work will be facilitated by environmental contracting and consulting firms, Air Technology Systems and ATC Group, respectively in the performance of asbestos abatement and associated testing and air monitoring. Alignment to Strategic Plan: Whole Child Commitment Financial Impact: The  total  cost  of  the  water  hydration  stations  initial  installation  will  be  $3,057,008,  inclusive  of  a  10%  contingency  for  unforeseen  circumstances.  In addition, the District will incur costs for Absopure water coolers during the pendency of the project in an amount NTE $750,000. A substantial offset of cost will come from the donations listed above. Remaining costs will be funded through the District’s surplus funds. Vendor Description Total Contract Project Cost Bidding Process 19­0102  was  issued  on 9/20/18  and  received  eight Hydration responses.  Three  were  fully   Advance Stations  and $741,939 installed  proposals  and  five $741,939 Plumbing Filters were for equipment only. The decision was made to go with an equipment vendor. RFP  19­0095  was  issued  on 9/19/18  and  received  one Absopure Water Coolers $750,000 $750,000 response. A purchase order in the  amount  of  $245K  was previously approved. RFP  18­0002  was  issued  on Environmental 10/6/17  and  received  one Air Remediation $1,179,880 $539,880 response.  The  school  board Technologies Services approved  a  contract  for $640K in August 2018. The  District  will  use  a Environmental cooperative  with  MiDeal  to ATC Group Testing $526,020 $286,020 source  environmental  testing Services services. GDI Facilities $73,671,804 $1,206,227 RFP  18­0077  was  issued  in Integrated Maintenance early  April  of  2018  and Facility received  six  responses.  GDI Management and RNA were selected based RNA Facilities Facility $18,947,246 $282,942 Maintenance Management Contact for Item: Name: Phone: Email: Machion Jackson (313) 873­6532 Machion.Jackson@detroitk12.org on  financial  stability,  facility management  experience  and competency in performing the services. The original contract was  approved  for $72,465,577. RFP  18­0077  was  issued  in early April 2018 and received six  responses.  GDI  and  RNA were  selected  based  on financial  stability,  facility management  experience  and competency in performing the services. The original contract was  approved  for $18,664,304.