FEMA Region III Grants Division Manual Reimbursement Handbook for 
West Virginia Division of Homeland Security and Emergency 
Management 
Purpose:  
1. Provides guidance on processing SF‐270 Manual Reimbursement Requests from West Virginia 
Division of Homeland Security and Emergency Management (WVDHSEM). 
2. Identifies key roles in the manual reimbursement process for WVDHSEM. 
Roles: 
Grants Business Branch Point of Contact (POC)‐ 
1. Receives and validates all SF‐270 requests from WVDHSEM 
2. Corresponds with Hazard Mitigation Grant Program, Public Assistance and Non‐Disaster Points 
of Contact about the status of SF‐270 requests. 
3. Notifies WVDHSEM of SF‐270 request status. 
4. Acts as a liaison between FEMA Region III and the Department of Health and Human Services for 
approving the drawdown requests of WVDHSEM for specific FEMA grant funds. 
State Hazard Mitigation Officer (SHMO)‐  
1. State representative that certifies that corresponding documentation for SF‐270 requests of 
Hazard Mitigation Grant funds are eligible, allowable, reasonable, and aligns with the approved 
budget. 
Hazard Mitigation Grant Program (HMGP) Point of Contact (POC)‐ 
1. FEMA Program representative that reviews and approves SF‐270 requests from WVDHSEM for 
the reimbursement of Hazard Mitigation Grant Program funds. 
2. Corresponds with the Grants Business Branch POC to provide notification of the status of SF‐270 
requests. 
WVDHSEM Financial Point of Contact‐  
1. Submits the SF‐270 package to FEMA  
2. Requests to drawdown funds in the SmartLink system, upon receiving approval from the Grants 
Business Branch POC for disaster grants. 
3. Requests drawdown from Payment and Reporting System (PARS), upon receiving approval from 
Grants Business Branch POC for non‐disaster grants 
4. Rectifies any issues with SF‐270 requests that have been deemed as incomplete or unapproved. 
Department of Health and Human Services (DHHS)‐ 
1. Confers with Grants Business Branch POC about the status of WVDHSEM’s requests to 
drawdown funds in SmartLink. 

1 
 

 2. Releases funds for WVDHSEM in the Smartlink system upon receiving approval from the Grants 
Business Branch POC. 
Public Assistance Officer‐   
1. State representative that certifies that corresponding documentation for SF‐270 requests of 
Public Assistance Grant funds are eligible, allowable, reasonable, and aligns with the approved 
budget. 
Public Assistance Program Point of Contact 
1. FEMA Program representative that reviews and approves SF‐270 requests from WVDHSEM for 
the reimbursement of Public Assistance Grant Program funds. 
2. Corresponds with the Grants Business Branch POC to provide notification of the status of SF‐270 
requests 
Non‐Disaster Point of Contact 
1. FEMA Program Representative (CAP, CTP, EMPG) that reviews and approves SF‐270 requests 
from WVDHSEM for the reimbursement of Non‐Disaster Grant Program funds. 
2. Corresponds with the Grants Business Branch POC to provide notification of the status of SF‐270 
requests 
 
Processing Reimbursement requests for Hazard Mitigation Grants: 
1. WVDHSEM completes a SF‐270 request signed by an authorized official. The SF‐270 request will 
be accompanied by corresponding documentation certified by the SHMO, or their designee, 
supporting the amount being requested is eligible, allowable, reasonable, and aligns with the 
approved budget. Invoices and proof of payment are not required to be submitted with the SF‐
270 request.  
2. The completed SF‐270 request and corresponding documentation is sent to the Grants Business 
Branch POC via email at FEMA‐R3‐Grants‐Division@fema.dhs.gov, including a cc to 
Raechelle.Walker‐Ellis@fema.dhs.gov, with the phrase “Manual Reimbursement Request‐
HMGP” in the subject line. 
3. Within 3 business days of receiving the SF‐270 request, the Grants Business Branch POC will log 
receipt of the request in the Manual Reimbursement Tracker, add a coversheet with a unique 
tracking number, validate the request for completeness and forward it to the Hazard Mitigation 
Grant Program POC for review and approval.  
4. Within 10 business days, the Hazard Mitigation Grant Program POC will review the SF‐270, 
approve or deny the request, indicate the review outcome on the coversheet and return the 
documents to the Grants Business Branch POC for processing.  
a. If the Hazard Mitigation Grant Program POC reviews the SF‐270 request and determines 
that the request is not suitable for approval, a note explaining the determination will be 
made on the coversheet and forwarded to the Grants Business Branch POC.  
b. Within 5 business days of receiving feedback from the Hazard Mitigation Grant Program 
POC, the Grants Business Branch POC will return the request and the summary to 
WVDHSEM, logging the reason for denial and the date of return.  
2 
 

 5.  A log entry about the SF‐270 approval will be made in the Manual Reimbursement Tracker by 
the Grants Business Branch POC. Within 5 business days, the Grants Business Branch POC will 
email the WVDHSEM Financial POC providing notification that WVDHSEM has approval to 
request to drawdown funds via SmartLink.  
6. DHHS will contact the Grants Business Branch POC via email requesting approval for the 
drawdown request by WVDHSEM.  
7. Within 3 business days, the Grants Business Branch POC will respond to DHHS verifying that the 
requested funds can be released and will log the date of this action in the Manual 
Reimbursement Tracker.  
Processing Reimbursement Requests for Public Assistance Grants: 
1. WVDHSEM completes a SF‐270 request signed by an authorized official. The SF‐270 request will 
be accompanied by corresponding documentation certified by the Public Assistance Officer, or 
their designee, supporting the amount being requested is eligible, allowable, reasonable, and 
aligns with the approved budget. Invoices and proof of payment are not required to be 
submitted with the SF‐270 request.  
2. The completed SF‐270 request and corresponding documentation is sent to the Grants Business 
Branch POC via email at FEMA‐R3‐Grants‐Division@fema.dhs.gov, including a cc to 
Raechelle.Walker‐Ellis@fema.dhs.gov, with the phrase “Manual Reimbursement Request‐Public 
Assistance” in the subject line. 
3. Within 3 business days of receiving the SF‐270 request, the Grants Business Branch POC will log 
receipt of the request in the Manual Reimbursement Tracker, add a coversheet with a unique 
tracking number, validate the request for completeness and forward it to the Public Assistance 
Program POC for review.  
4. Within 10 business days, the Public Assistance Program POC will review the SF‐270, approve or 
deny the request, indicate the review outcome on the coversheet and return the documents to 
the Grants Business Branch POC for processing.  
a. If the Public Assistance Program POC reviews the SF‐270 request and determines that 
the request is not suitable for approval, a note explaining the determination will be 
made on the coversheet and forwarded to the Grants Business Branch. 
b. Within 5 business days of receiving feedback from the Public Assistance POC, the Grants 
Business Branch POC will then return the request and the summary to WVDHEM, 
logging the reason for denial and the date of return.  
5.  A log entry about the SF‐270 approval will be made in the Manual Reimbursement Tracker by 
the Grants Business Branch POC. Within 5 business days, the Grants Business Branch POC will 
email the WVDHSEM Financial POC providing notification that WVDHSEM has approval to 
request to drawdown funds via SmartLink.  
6. DHHS will contact the Grants Business Branch POC via email requesting approval for the 
drawdown request by WVDHSEM.  
7. Within 3 business days, the Grants Business Branch POC will respond to DHHS verifying that the 
SF‐270 for the requested funds can be released and will log the date of this action in the Manual 
Reimbursement Tracker.  
 
 
3 
 

 Processing Reimbursements for Non‐Disaster Grants 
1. WVDHSEM completes a SF‐270 request signed by an authorized official along with all source 
documentation for expenditures and a Recap Summary that clearly justifies the amount being 
requested. 
2. The completed SF‐270 request and corresponding documentation is sent to the Grants Business 
Branch POC via email at FEMA‐R3‐Grants‐Division@fema.dhs.gov, including a cc to 
Raechelle.Walker‐Ellis@fema.dhs.gov, with the phrase “Manual Reimbursement Request‐ Non‐
Disaster Grants” in the subject line. 
3. Within 3 business days of receiving the SF‐270 request, the Grants Business Branch POC will log 
receipt of the request in the Manual Reimbursement Tracker, add a coversheet with a unique 
tracking number, validate the request for completeness and forward it to the Non‐Disaster 
Program POC for review.  
4. Within 10 business days, the Non‐Disaster Grants POC will review the SF‐270, approve or deny 
the request, indicate the review outcome on the coversheet and return the documents to the 
Grants Business Branch POC for processing.  
a. If the Non Disaster Program POC reviews the SF‐270 request and determines that the 
request is not suitable for approval, a note explaining the determination will be made 
on the coversheet and forwarded to the Grants Business Branch POC.  
b. Within 5 business days of receiving feedback from the Non Disaster Program POC, the 
Grants Business Branch POC will then return the request and the summary to WVDHEM, 
logging the reason for denial and the date of return.  
5. Using the PARS system, the Grants Business Branch POC will manually release the requested 
amount of funds to be drawn down by WVDHSEM and log the date of this action in the Manual 
Reimbursement Tracker. 

4