Employer Guide to Participation in the H-2A Temporary Agricultural Program U.S. Department of Labor  Employment and Training Administration  Office of Foreign Labor Certification  January 2012 U.S. Department of Labor Employment and Training Administration Table of Contents    INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 1            What is the H‐2A Program? ................................................................................................................................ 1            Who Can Participate? ............................................................................................................................................ 1 THE H­2A TEMPORARY LABOR CERTIFICATION PROCESS OVERVIEW................................. 2 STEP 1 FILING A JOB ORDER WITH THE STATE WORKFORCE AGENCY .............................................. 3            What to File ............................................................................................................................................................... 3            When and Where to File....................................................................................................................................... 3            What Happens After Filing the Agricultural Job Order ........................................................................... 3 STEP 2   FILING AN H­2A APPLICATION WITH THE CHICAGO NPC.......................................................... 5            What to File ............................................................................................................................................................... 5            When and Where to File....................................................................................................................................... 5            What Happens After Filing the H‐2A Application...................................................................................... 6            Receiving a Notice of Deficiency ....................................................................................................................... 6            Receiving a Notice of Acceptance..................................................................................................................... 7 STEP 3   CONDUCTING RECRUITMENT FOR U.S. WORKERS ....................................................................... 8            When and Where to Advertise .......................................................................................................................... 8            What Content to Advertise.................................................................................................................................. 8            How to Prepare the Recruitment Report ...................................................................................................... 9 STEP 4   COMPLETING THE TEMPORARY LABOR CERTIFICATION PROCESS ...................................... 11            What Documents to Submit to the OFLC Chicago NPC............................................................................ 11            Receiving a Denial Determination ................................................................................................................... 11            Receiving a Certification Determination ....................................................................................................... 12            Congratulations!  You are Ready to File with the USCIS......................................................................... 12 Appendix A. Appendix B. Appendix C.     Key Regulatory Provisions ..................................................................................... 14 Helpful Resources...................................................................................................... 16 H­2A Temporary Labor Certification Process Chart ..................................... 17 H‐2A Program Employer Guide  i  January  2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration INTRODUCTION  Welcome to the H‐2A Temporary Agricultural Program Employer Guide!  This guide  summarizes and explains how a U.S. employer can participate in the Department of Labor’s  (Department) H‐2A Program.  The information contained in this guide is not a substitute  for reading and complying with the Department’s regulations at 20 CFR 655 Subpart B and  29 CFR 501, which provide complete and definitive information regarding program  requirements.  Additional information on the H‐2A Program, including filing tips and  frequently asked questions, can be found at the Department’s Office of Foreign Labor  Certification (OFLC) website at http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/h‐2a.cfm.       What is the H­2A Program?  The H‐2A Program is authorized under the Immigration and Nationality Act (INA) and  allows a U.S. employer to hire foreign workers on a temporary basis to perform agricultural  work when there are not sufficient U.S. workers available.  Before the Department of  Homeland Security’s U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) can approve a visa  petition for H‐2A workers, the employer must first receive a temporary labor certification  from the Department.      The Department’s OFLC within the Employment and Training Administration is  responsible for receiving and processing employer‐filed H‐2A applications, and ensuring as  a condition of certification that qualified U.S. workers are not available for the job and the  employment of temporary foreign workers will not adversely affect the wages and working  conditions of U.S. workers similarly employed.  The Department’s Wage and Hour Division  is responsible for enforcing the terms and conditions of the agricultural work contract and  worker protections under the H‐2A Program.      Who Can Participate?  A U.S. employer or an association of agricultural producers who has full‐time work that  needs to be performed on a temporary or seasonal basis may apply to the OFLC for an H‐2A  temporary labor certification.  The general guidelines below will help you understand  whether you are eligible to participate in the H‐2A Program.    You must be an employer with a place of business physically located in the United  States, possess a valid Federal Employer Identification Number (FEIN); and have the  ability to hire, pay, fire, supervise, or otherwise control the work of the workers you  employ;  The work to be performed must consist of agricultural labor or services, such  as the planting, raising, cultivating, harvesting, or production of any agricultural or  horticultural commodity;  The work must be full­time, at least 35 hours (or more) per work week; and,  The need for the work must be seasonal or temporary in nature and tied to a  certain time of the year by a recurring event or pattern, such as an annual growing  cycle, normally lasting 10 months or less.    H‐2A Program Employer Guide  1  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration THE H­2A TEMPORARY LABOR CERTIFICATION PROCESS OVERVIEW  The process of obtaining a temporary labor certification from the OFLC under the H‐2A  Program involves the following four basic steps:    Step 1:  Filing a Job Order with the State Workforce Agency (SWA)    What:  The first step involves preparing and submitting an agricultural job order  to the SWA that serves the state where the actual work will be performed.  The  SWA will review the job order, work with you on any needed corrections, and  initiate recruitment of U.S. workers.    When:  75 to 60 calendar days before the start date of work    Step 2:  Filing an H­2A Application with the Chicago National Processing Center  (NPC)    What:  The second step describes the requirements for submitting an H‐2A  application to the OFLC’s Chicago NPC.  The Chicago NPC will review your  application, notify you of any deficiencies, and provide you with additional  instructions for completing the temporary labor certification process.        When:  No less than 45 calendar days before the start date of work    Step 3:  Conducting Recruitment for U.S. Workers    What:  The third step summarizes the recruitment of U.S. workers you will  conduct on your own, including where and when to advertise, what content the  advertisements must contain, and how to prepare your recruitment report    When:  Beginning on the date you receive the Notice of Acceptance from the  Chicago NPC until you complete the recruitment steps    Step 4:  Completing the Temporary Labor Certification Process    What:  The final step in this process identifies the additional documents you  must submit to the Chicago NPC in order to receive a final determination; and,  should labor certification be granted, moving on to the USCIS.       When:  No less than 30 calendar days before the start date of work        (unless the Chicago NPC provides you with 5 more days to submit documentation)    For an illustration of the H‐2A temporary labor certification process, including key action  steps for employers, timeframes for filing and processing H‐2A applications, and receiving  a final determination from the Chicago NPC, please refer to Appendix C: H‐2A Temporary  Labor Certification Process Chart.    H‐2A Program Employer Guide  2  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration STEP 1:  FILING A JOB ORDER WITH THE STATE WORKFORCE AGENCY  The State Workforce Agency (SWA) serving the geographic area or location where you  need the agricultural work performed will be your first point‐of‐contact in the labor  certification process.  You will need to prepare and submit to the SWA an agricultural job  order containing a description of the job duties including any experience requirements,  number of workers, anticipated period of employment, and all the benefits, wages, and  working conditions you will offer to U.S. and H‐2A workers.     What to File  A completed ETA Form 790 Agricultural and Food Processing Clearance Order  including all attachments explaining the benefits, wages, and working conditions of  the job; and,  A written note or cover letter identifying that the job order will be used in  connection with a future H‐2A application and requesting that an inspection of your  housing by the SWA  be scheduled.    When and Where to File  Your agricultural job order must be filed with the SWA no more than 75 calendar days  and no less than 60 calendar days before the first day you need the workers.  If the work  to be performed is located in more than one State within the same geographic area, you  may submit the agricultural job order to any one of the SWAs covering the anticipated  locations.  Contact and mailing information for each SWA may be obtained by visiting the  OFLC web site at http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/h‐2a.cfm.     What Happens After Filing the Agricultural Job Order  The SWA will review your agricultural job order for compliance with all regulatory  requirements and notify you in writing of any deficiencies within 7 calendar days.  If the  agricultural job order contains deficiencies, you will need to respond to each deficiency  within 5 calendar days after receiving notice from the SWA, and then the SWA will issue a  final decision within 3 calendar days of receiving your final response.      Upon acceptance of the agricultural job order, the SWA will place a copy of your job order  in its clearance system and begin recruitment of U.S. workers.  At this point, you will be  expected to cooperate with the SWA by accepting referrals of eligible U.S. workers who  apply for the job.  H‐2A Program Employer Guide  3  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration PLEASE READ BEFORE YOU PROCEED    When preparing your agricultural job order, remember to:  Use the most current ETA Form 790 available on the OFLC website at  http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/form.cfm   Complete the form legibly, clearly label all attachments, and sign/date the form  Describe in detail the agriculture work to be performed, including the use of  any necessary equipment, and the specific crops or commodities to be planted,  cultivated, and/or harvested  Ensure the job offers the same benefits, wages, and working conditions to U.S.  and H‐2A workers  Include a wage offer (hourly or piece rate) for each crop or commodity  When offering to pay an hourly rate, check the current Adverse Effect Wage  Rate on the OFLC website at  http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/adverse.cfm   When offering to pay a piece rate, check to see if the state where the work will  be performed has issued a prevailing piece rate, which is available on the OFLC  website at http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/aowl.cfm  Use the current amounts for food payments to your workers when on travel,  available on the OFLC website at  http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/meal_travel_subsistence.cfm   Check your information ‐ including the mailing address ‐ for accuracy   If possible, include an e‐mail address on your application so that the SWA can  more efficiently communicate with you     H‐2A Program Employer Guide  4  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration STEP 2:  FILING AN H­2A APPLICATION WITH THE CHICAGO NPC  The Chicago NPC is responsible for receiving and processing all employer‐filed H‐2A  applications and will be your last point‐of‐contact in the labor certification process.  You  will need to prepare and submit an H‐2A application requesting a temporary labor  certification to bring nonimmigrant foreign workers into the United States.  Please  remember that you will not be able to file an I‐129 visa petition for H‐2A workers with  USCIS until the Chicago NPC grants a temporary labor certification.    What to File  A completed ETA Form 9142 Application for Temporary Employment Certification  and Appendix A.2 bearing your original signature and, if applicable, that of the agent  or attorney authorized to represent you; and,  A copy of the ETA Form 790 Agricultural and Food Processing Clearance Order  submitted to the SWA including all attachments.     For H­2A Labor Contractors ONLY:  Please include the following additional  documents with your submission:    An attachment containing the name and location of each fixed‐site employer,  expected start and end dates of work, and a description of the crops and activities  your workers will perform at each location;  A copy of your valid Farm Labor Contractor (FLC) and, if applicable, Farm Labor  Contractor Employee (FLCE) Certificate of Registration.  If your certificate(s) will  expire at any time before the end date of need on the ETA Form 9142, you must  submit a written assurance that the certificate(s) will be renewed timely;  An original surety bond demonstrating your ability to meet payroll and other  financial obligations to your workers;  Copies of fully‐executed (signed and dated) work contracts with each fixed‐site  employer; and,  Where provided by the fixed‐site employer, proof that housing and transportation  for workers meets all applicable standards and regulations.    When and Where to File  The application package must be received at least 45 calendar days before the first day  you need the workers to the:    U.S. Department of Labor  Office of Foreign Labor Certification  Chicago National Processing Center  ͳͳ ‡•– —‹…› ‘—”– Chicago, IL ͸Ͳ͸ͲͶǦʹͳͲͷ Attention: H­2A Program Unit    H‐2A Program Employer Guide  5  January 2012  Employers may now submit their H-2A application either electronically OR via mail directly to the Chicago National Processing Center (NPC). The employer must choose only one method of submission. Duplicate applications, where the employer or authorized representative files electronically and submits that same application via U.S. mail, will be rejected. Employers may submit their H-2A application electronically via the Department's iCERT Visa Portal System. It is important to read the H-2A iCert Quick Start Guide and H-2A iCERT User Manual before completing and submitting an H-2A application. The online help provides step-by-step instructions for completing and submitting the H-2A application electronically. For more resources and information, please visit the iCERT implementation web page at http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/h2ah2b_icert_rollout.cfm. For Emergency Filings ONLY:  You may file your H‐2A application less than 45  calendar days before you need the workers only in the following circumstances:    If you are either filing for the first‐time or have a need for workers that could not be  foreseen, you must file an emergency H‐2A application concurrently with the   Chicago NPC and the SWA; or,  If the SWA did not accept your job order or respond in a timely manner, you only  need to submit the emergency H‐2A application to the Chicago NPC.      Please don’t forget to include a statement and any other documentation justifying  why you need to file an emergency H­2A application.  Filing under this provision  does not automatically guarantee acceptance.    U.S. Department of Labor Employment and Training Administration What Happens After Filing the H­2A Application  The Chicago NPC will review your H‐2A application for compliance with all regulatory  requirements and notify you in writing of any deficiencies within 7 calendar days.  If you  included an electronic mail (e‐mail) address on the ETA Form 9142, the Chicago NPC will  use that e‐mail address to more efficiently correspond with you on courtesy receipt  notifications, notices of deficiencies, and any other information concerning the status of  your H‐2A application.  We encourage our employer customers to use e‐mail because it is  an official form of communication in other visa programs we administer delivering more  convenient, faster, and cost‐effective service.  If you do not have an e‐mail address, the  Chicago NPC will assure that all correspondence sent to you will be delivered by next‐day  delivery.  You will continue to receive all final determination actions (e.g. denial or  certifications) by next‐day delivery.    Receiving a Notice of Deficiency  Deficiencies can arise in your H‐2A application due to failure to complete all required fields  on the forms, the presence of obvious errors or inaccuracies, or failure to properly disclose  an important wage, benefit, or other working condition required by the regulation of your  job offer.  If the H‐2A application contains deficiencies, you will receive a Notice of  Deficiency requesting that you respond to each deficiency within 5 business days after  receipt.  The Notice of Deficiency will state the reason(s) why your application cannot be  accepted and specify what corrections are needed.  In lieu of responding to each deficiency,  you will also be provided with an opportunity to submit an appeal to the Department’s  Administrative Law Judge (ALJ) within 5 business days after receiving notice.    Important Reminder: If the Chicago NPC does not receive your response  within 12 calendar days or you fail to request a review or hearing before the  ALJ within 5 business days, your H‐2A application will be considered  abandoned and denied temporary labor certification.     H‐2A Program Employer Guide  6  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration   Receiving a Notice of Acceptance  If the H‐2A application contains no deficiencies, you will receive a written Notice of  Acceptance within 7 calendar days.  The Notice of Acceptance will contain specific  instructions for you on how to recruit U.S. workers as well as directing the SWA to circulate  a copy of your job order to other states as potential sources of U.S. workers.  In addition,  the Chicago NPC will place a copy of your job order on its national H‐2A Public Job Registry  located at http://icert.doleta.gov.  It is important to remember that your job order will  remain active until 50 percent of your work contract has elapsed and you will be expected  to cooperate with the SWA by accepting and fully considering referrals of eligible U.S.  workers who apply for the job.    Important Reminder:  If you need to request an amendment to your H‐2A  application (e.g., increase number of workers, change start date of work),   or by  please send us an e‐mail at TLC.Chicago@dol.gov facsimile to (312) 886‐1688 (Attn: H‐2A Amendment Request).    PLEASE READ BEFORE YOU PROCEED    When preparing your H­2A application, remember to:  Use the most current ETA Form 9142 and Appendix A.2 available on the OFLC  website at http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/form.cfm   Complete the form legibly and sign/date the form and Appendix A.2  Ensure all required information on the ETA Form 9142 is as close to identical as  possible to the information on the ETA Form 790  Check your information – including the mailing address ‐ for accuracy  If possible, include an e‐mail address on your application so that the OFLC can  more efficiently communicate with you      H‐2A Program Employer Guide  7  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration STEP 3:  CONDUCTING RECRUITMENT FOR U.S. WORKERS  Once you receive a Notice of Acceptance from the Chicago NPC, you will be asked to  conduct recruitment on your own for U.S. workers in addition to the recruitment  conducted on your behalf by the SWA.  Please read your Notice of Acceptance carefully as it  will contain specific instructions that you will need to follow including when and where to  advertise, what content the advertisements must contain, and how to prepare your  recruitment report.  Conducting good faith recruitment and determining whether there are  insufficient eligible U.S. workers that will meet your need, at least temporarily, is a critical  factor in the decision process of whether the Chicago NPC will grant a temporary labor  certification.    When and Where to Advertise    Your advertising and recruitment efforts must be conducted between when you receive the  Notice of Acceptance until the date on which the H‐2A workers depart for the worksite or  the 3rd calendar day before the start date of work, whichever is earlier.  At a minimum, you  must conduct and document the following recruitment activities on your own:    Placing newspaper advertisements on 2 separate days, one of which must be a  Sunday, in a newspaper of general circulation serving your local area where the  work will be performed.  If the newspaper does not have a Sunday edition, please  advertise in the regularly published daily edition with the widest circulation serving  your local area;  Contacting, by mail or other effective means, any former U.S. workers from the  previous year and solicit their return to the job.  You do not need to contact former  U.S. workers who were previously employed and either were terminated for cause  or abandoned the worksite; and,     Conducting additional recruitment in accordance with specific instructions  contained in your Notice of Acceptance, which typically involves placing newspaper  or other advertisements in no more than 3 other states within the regional area or  expected labor supply states (e.g., Florida, Texas, Puerto Rico).    What Content to Advertise  All advertising must contain, at a minimum, the following content to adequately apprise  prospective applicants of your job:    Employer’s name and location of work;  Description of the job duties and crops;  Start and end dates of work;  Wage offer (hourly and/or piece rate pay);  Indicate the job is “temporary”;  Total number of job openings;  H‐2A Program Employer Guide  8  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration   Statement guaranteeing work for 3/4th of the total work days;  Statement that tools, supplies, and equipment will be provided at no cost, if  applicable;  Statement that transportation and subsistence to the worksite will be reimbursed  upon completion of 50 percent of the work contract (Note: The Fair Labor Standards  Act applies independently of the H‐2A Program and imposes separate obligations on  employers regarding the payment of wages);  Statement that housing will be provided at no cost for workers who cannot  reasonably return to their permanent residence at the end of the work day; and,  SWA contact information and, if available, job order number and a statement  directing applicants to apply for the job by contacting the SWA.    Important Reminders:    Employers requiring interviews must conduct those by phone or provide a  procedure for the interviews to be conducted in the location where the worker  is being recruited at little or no cost to the worker.   Where workers complete 50 percent of the work contract, employers are  responsible for the reasonable travel costs of workers reaching the worksite,  including transportation, lodging (where necessary), and food.      How to Prepare the Recruitment Report  During the entire recruitment period, you may receive referrals of U.S. workers for  consideration from the SWA as well as “self‐referrals” of applicants who find out about  your job through other recruitment sources (e.g., newspaper ads, Job Registry, word‐of‐ mouth) and wish to apply for the job.   Please read your Notice of Acceptance carefully as it  will contain instructions on how to prepare your recruitment report and a specific date on  which you must sign, date, and submit the recruitment report to the Chicago NPC.    Your recruitment report should, at a minimum, contain the following information:     The name of each recruitment source;  The name and contact information of each U.S. worker (including former U.S.  workers) who applied or was referred to your job up to the date you prepared the  recruitment report;  If applicable, for each U.S. worker who applied for the position but was not hired,  explain the lawful job‐related reason(s) for not hiring the U.S. worker; and,  A statement confirming whether former U.S. workers were contacted yet and, if so,  by what means.    Important Reminder:  You must continue to maintain and update your  recruitment report through 50 percent of the work contract period because  that is how long your job will be open with the SWA and on the national H‐2A  H‐2A Program Employer Guide  9  January 2012  U.S. Department of Labor   Employment and Training Administration Public Job Registry.  You do not need to submit this “final” recruitment report  to the Chicago NPC, but must keep it in your file in the event of an audit or  other request by the Department.  H‐2A Program Employer Guide  10  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration STEP 4:  COMPLETING THE TEMPORARY LABOR CERTIFICATION PROCESS  In order to grant a temporary labor certification, the Chicago NPC must determine that  there are insufficient U.S. workers to meet your need and the employment of H‐2A workers  will not adversely affect the wages and working conditions of workers in the U.S. similarly  employed.  This determination is based upon a favorable review of your recruitment  report, the terms and conditions of your job order and H‐2A application, and other  required documentation guaranteeing certain protections to employed workers.      What Documents to Submit to the OFLC Chicago NPC  In order to receive a final determination on your H‐2A application, the Notice of Acceptance  will request that the following documents be submitted by you and/or the SWA:    Recruitment Report: A signed and dated written report of your recruitment efforts  up to that date;  SWA Housing Certification:  A statement or certification submitted by the SWA on  your behalf that the proposed housing meets the applicable standards and has  sufficient capacity to house the number of workers requested.  If rental housing or  other public accommodations will be provided to workers, you (not the SWA) must  provide documentation that the housing complies with the applicable local, state, or  Federal standards; and,  Workers’ Compensation Coverage: A copy of your workers’ compensation  insurance policy which must be in compliance with State law or, in the event of an  exemption from State law, coverage benefits at least equal to those provided under  the State workers’ compensation law for other comparable employment.  The  employer must provide proof of coverage including the name of the insurance  carrier, the insurance policy number, and proof of insurance for the period of need  stated on the application, or, if appropriate, proof of State law coverage.    Important Reminder: If the coverage will expire at any time during the  period of employment, you will need to submit a written statement  demonstrating your intent to renew and maintain workers’ compensation  coverage for the entire period of employment.      Receiving a Denial Determination  If the Chicago NPC determines that the H‐2A application does not meet the regulatory  criteria for certification, you will be denied temporary labor certification.  You will receive  a Final Determination letter that will include the reason(s) temporary labor certification  cannot be granted and offer you an opportunity to request an expedited administrative  review or a de novo administrative hearing of the decision before the Department’s ALJ  within 7 calendar days of the date on the Final Determination letter.  All records and  documents supporting the H‐2A application must be retained for a period of 3 years from  the date OFLC denied temporary labor certification.    H‐2A Program Employer Guide  11  January 2012  U.S. Department of Labor Employment and Training Administration Receiving a Certification Determination  If the Chicago NPC determines that the H‐2A application meets the regulatory criteria for  certification, you will be granted temporary labor certification.  You will receive a Final  Determination letter, a certified ETA Form 9142 and Appendix A.2, and an invoice  requiring payment for fees associated with processing your application ($100) and the  number of workers certified ($10 per worker), the total of which will not exceed $1,000.   Failure to pay this required fee may result in the imposing of sanctions.  All records and  documents supporting the H‐2A application must be retained for a period of 3 years from  the date OFLC granted temporary labor certification.    It is important to remember that the Chicago NPC can issue the following types of  certification determinations:      1. Full Certification means you were granted labor certification for the entire number  of H‐2A workers and period of employment you requested;    2. Partial Certification means you were granted labor certification but either the  number of H‐2A workers or period of employment or both has been reduced.  Please  read your Final Determination letter carefully as it will contain the reason(s) why  you were granted a partial certification and provide you with an opportunity to file  an appeal to the Department’s ALJ within 7 calendar days of the date on the Final  Determination letter.    Important Reminder: Your certification fee must be paid within 30 calendar  days of issuance of the Certification by check or money order.  Payments must  be in U.S. dollars and made payable to U.S. Department of Labor and sent to the  following address:  U.S. Department of Labor  Office of Foreign Labor Certification  Chicago National Processing Center  ͳͳ ‡•– —‹…› ‘—”– Š‹…ƒ‰‘ǡ ͸Ͳ͸ͲͶǦʹͳͲͷ     Congratulations!  You are Ready to File with the USCIS  Once you receive a labor certification, you are now ready to take your certified ETA Form  9142 and Appendix A.2 and move on to the USCIS.  You will need to prepare and submit the  Form I‐129 Petition for Nonimmigrant Worker to the USCIS California Service Center  requesting approval for the admission of H‐2A workers to perform work in the United  States.  The forms and instructions for filing as well as current processing times for H‐2A  visas can be obtained from the USCIS web site at: http://www.uscis.gov.  H‐2A Program Employer Guide  12  January 2012  U.S. Department of Labor Office of Foreign Labor Certification APPENDICES    H‐2A Program Employer Guide  13  January 2012  U.S. Department of Labor Appendix A. Office of Foreign Labor Certification Key Regulatory Provisions  Regulatory Provision  Citation Reference  Step 1:  Filing a Job Order with the State Workforce Agency       Establishing an offered wage rate for the work  20 CFR 655.120       Filing an agricultural job order (ETA Form 790)  20 CFR 655.121       Required content of an agricultural job order            ‐  Job qualifications and requirements            ‐  Provision of housing            ‐  Workers’ compensation insurance coverage            ‐  Provision of tools, supplies, and equipment            ‐  Provision of meals or cooking facilities            ‐  Transportation and subsistence benefits            ‐  Guarantee to offer 3/4th of the total work days            ‐  Providing workers with hours/earnings statements            ‐  Rates of pay guarantees (hourly and/or piece rates)            ‐  Frequency of pay to workers            ‐  Workers abandonments or terminations for cause            ‐  Guarantees in the event of contract impossibility            ‐  Disclosure of all deductions from the worker’s pay  20 CFR 655.122  Step 2:  Filing an H­2A Application with the OFLC Chicago NPC       H‐2A application filing requirements (ETA Form 9142)  20 CFR 655.130       Special filing requirements for agricultural associations  20 CFR 655.131       Special filing requirements for H‐2A labor contractors  20 CFR 655.132       Emergency filing situations and requirements  20 CFR 655.134       Employer obligations for participating in the H‐2A Program  20 CFR 655.135       Chicago NPC processing of H‐2A applications            ‐  Standard of reviewing applications            ‐  Issuance of a Notice of Deficiency or Acceptance            ‐  Placement of job order on H‐2A Public Job Registry            ‐  Requirements for requesting amendment to applications  20 CFR 655.140 ‐ 145  H‐2A Program Employer Guide  14  January 2012  U.S. Department of Labor Office of Foreign Labor Certification Regulatory Provision  Citation Reference  Step 3:  Conducting Recruitment for U.S. Workers       Newspaper advertisements and content requirements  20 CFR 655.151‐152       Contact with former U.S. employees  20 CFR 655.153       Additional employer recruitment  20 CFR 655.154       Receiving U.S. worker referrals  20 CFR 655.155       Preparing the recruitment report  20 CFR 655.156  Step 4:  Completing the Temporary Labor Certification Process       Requirements for housing workers  20 CFR 655.122(d)       Requirements for workers’ compensation insurance  20 CFR 655.122(e)       Receiving a temporary labor certification determination            ‐  Criteria for certification            ‐  Full certification            ‐  Partial certification            ‐  Certification fees            ‐  Denial            ‐  Right to appeal to DOL Administrative Law Judges  20 CFR 655.160‐165  20 CFR 655.171  Important Post­Certification Provisions       Requesting extensions  20 CFR 655.170       Withdrawals of job orders and applications  20 CFR 655.172       Document retention requirements.  20 CFR 655.167    H‐2A Program Employer Guide  15  January 2012  U.S. Department of Labor Appendix B. Office of Foreign Labor Certification Helpful Resources    How to Contact the OFLC Chicago NPC    E­mail:           Fax:      Mail:                                                                       TLC.Chicago@dol.gov for all general questions and case status inquiries  (Please include “H­2A” and your case number in the subject line of the email)  (312) 886‐1688  U.S. Department of Labor  Office of Foreign Labor Certification  Chicago National Processing Center  11 West Quincy Court Chicago, IL 60604-2105   Attention: H‐2A Program Unit  Requesting Amendments or Extensions: If you need to request an amendment to  your application or an extension (more than 2 weeks) to the certified period of  employment, please send an e‐mail directly to    TLC.Chicago@dol.gov with the words “H‐2A Amendment Request” or “H‐2A Extension Request” in the  subject line of the e‐mail.  Worker Abandonment/Termination Notifications:  Employers must provide the  Chicago NPC with written notification when any worker voluntarily abandons or is  terminated for cause from the job before the end of the certified work period.   Employers must submit the written notification within two (2) working days of the  abandonment or termination from the job.  To notify us, please send an e‐mail   with the words “H‐2A  directly to  TLC.Chicago@dol.gov Abandonment/Termination Notice” in the subject line of the e‐mail.  General H­2A Program Information    To obtain information about the H‐2A Program, including current application forms,  filing tips, frequently asked questions, factsheets, and other technical assistance  materials, please visit the OFLC website at  http://www.foreignlaborcert.doleta.gov/h‐2a.cfm     Additional compliance assistance for employers, including explanatory brochures,  factsheets, and regulatory and interpretative materials, is available on the Wage  Hour Division website at http://www.dol.gov/whd     H‐2A Program Employer Guide  16  January 2012  U.S. Department of Labor Office of Foreign Labor Certification Appendix C. H­2A Application Process Flow Chart    H‐2A Program Employer Guide  17  January 2012