SAN DIEGO: AUDIT & MANAGEMENT ADVISORY SERVICES
0919

 
 
September 6, 2019 
 
 
 
DR. ROBERT N. WEINREB 
Chair, Department of Ophthalmology 
0946 
 
 
Subject: 
Department of Ophthalmology 
Report 2019‐15 
 
 
The final report for Department of Ophthalmology, Report 2019‐15, is attached.  We would like to thank 
all members of the department for their cooperation and assistance during the review. 
 
Because we were able to reach agreement regarding management action plans in response to the audit 
recommendations, a formal response to the report is not requested.  The findings included in this report 
will be added to our follow‐up system.  We will contact you at the appropriate time to evaluate the 
status of the management action plans.   
 
UC wide policy requires that all draft reports be destroyed after the final report is issued.  We also 
request that draft reports not be photocopied or otherwise redistributed. 
 
 
 
 
Christa Perkins 
 
Interim Director 
 
Audit & Management Advisory Services 
 
 
Attachment 
 
 
cc: 
David Brenner 
 
Judy Bruner 
 
Alex Bustamante 
 
Steven Garfin 
 
Gene Hasegawa 
 
Craig Kishaba 
 
Bob Lee 
 
Patty Maysent 
 
Pierre Ouillet 
 
Cheryl Ross 
 
 

UNIVERSITY OF CALIFORNIA - (Letterhead for Interdepartmental use)

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

AUDIT & MANAGEMENT ADVISORY SERVICES

Department of Ophthalmology
Report No. 2019-15
September 2019
FINAL REPORT
 
 
 
 
 
 
 
Performed By:  
 
Aparna Handa, Senior Auditor 
 
 
Approved By:  
 
Christa Perkins, Associate Director 
 
 
 
 

 Department of Ophthalmology 
 
 

 Report 2019‐15 

TABLE OF CONTENTS 
 
I. 

EXECUTIVE SUMMARY .......................................................................................................................... 1 

II. 

BACKGROUND ....................................................................................................................................... 3 

III.  AUDIT OBJECTIVE, SCOPE, AND PROCEDURES ..................................................................................... 3 
IV.  CONCLUSION ......................................................................................................................................... 4 
V. 

OBSERVATIONS REQUIRING MANAGEMENT ACTION .......................................................................... 5 
A. Conflict of Commitment (COC) Reporting ....................................................................................... 5 
B. Award Compliance ........................................................................................................................... 6 
C. Gift Fund Management .................................................................................................................... 7 
D. Financial Oversight ........................................................................................................................... 9 
E. Non Payroll Expenditures............................................................................................................... 11 
F. Clinic Oversight .............................................................................................................................. 12 
G. Clinical Trial Agreement Invoicing.................................................................................................. 16 

 
 
ATTACHMENT A – Audit Results by Business Office Process 

i 

 Department of Ophthalmology 
 

 Report 2019‐15 

I. EXECUTIVE SUMMARY 
 
Audit & Management Advisory Services (AMAS) has completed a review of the Department of 
Ophthalmology (Department) as part of the approved audit plan for Fiscal Year 2018‐19.  The objective 
of our review was to determine whether internal controls were adequate to provide reasonable 
assurance that operations were effective, in compliance with University policy, and resulted 
in accurate financial reporting 
 
Based on our review, we concluded that improvement was needed to provide assurance that business 
operations were effective, performed in compliance with University policies and procedures, and 
resulted in accurate financial reporting.  Opportunities for improvement were identified in several 
areas particularly in with regards to compliance with conflict of commitment policies, compliance with 
sponsored research award terms, gift fund management, transactional compliance for non‐payroll 
expenditures, financial oversight, clinic activity management, and clinical trial invoicing procedures.  
These items are addressed further in the remainder of this report. 
 
 

A. Conflict of Commitment 
Department management will develop a formal process to ensure compliance with COC policies, 
including the collection and evaluation of disclosures for all personnel subject to the 
requirement and use of the Outside Activity Tracking System (OATS) certification system.  
 

B. Award Compliance 
Department management will:  
1. Evaluate and transfer unallowable charges from the NIH awards and private grant to an 
appropriate fund source. 
2. Re‐evaluate effort for the key personnel on the awards to determine the correct percentage 
of effort on the award, and based on that review, either make the required payroll cost 
transfers or notify the agency.   
3. Ensure prior approval is obtained for significant changes in key personnel effort in future. 
 
C. Gift Fund Management 
Department management will:  
1. Transfer tuition fees for the Vice Chair from 57134A to an appropriate fund source.   
2. Review gift fund balances and expenditures, and increase spending in a timely manner.  
 
D. Financial Oversight 
Department management will:  
1. Ensure that all sampled transactions are appropriately reviewed and reconciled on a timely 
basis. 
2. Review active service agreement and clinical trial indexes that relate to expired agreements 
and transfer any residual balances for index inactivation.      
3. Update approval hierarchies to ensure expenses are not approved by and individual who 
reports directly or indirectly to the person incurring (claiming) the expenditure. 
4. Ensure that Distribution Of Payroll Expenses (DOPE) reviews are performed and 
documented on a monthly basis, as required by policy. 
1 

 Department of Ophthalmology 
 

 Report 2019‐15 

E. Non Payroll Expenditures 
Department management will:  
1. Correct equipment classification and Use Tax for Express Card transactions. 
2. Discontinue use of Express Card for charges on clinic funds (Org 434851) and transition to a 
Procurement Card managed by UCSDH. 
3. Make efforts to locate the missing Express Card invoice and ensure a duplicate payment was 
not made to the vendor.  
4. Require Express Cardholders take refresher training for awareness of Express Card policies 
and restrictions. 
5. Obtain reimbursement for the two travel events which were over‐reimbursed. 
6. Revise departmental practices for travel transactions to ensure compliance with applicable 
University policy. 
 
F. Clinic Activity 
Department management will:  
1. Coordinate with Equipment Management to perform an equipment inventory for Shiley clinic 
medical equipment.     
2. Consider entering into a contract for maintenance of medical equipment for the Shiley clinic 
with Biomedical Equipment Services or continue utilizing a third party for equipment 
maintenance.    
3. Develop a formal agreement with UCSDH for financial support for the Fourth and Lewis 
Ophthalmology clinic operations. 
4. Coordinate with EH&S to ensure that Environment of Care (EOC) audits are performed for all 
Ophthalmology clinic locations.  
5. Consider performing regular secondary verification of the drug inventory at the Fourth and 
Lewis clinic location, other than by the Lead Technician.  
6. Coordinate with Health Information Management (HIM) to ensure that paper medical records 
are maintained and secured in accordance with policy.    
7. Ensure all employees with cash handling responsibilities complete cash handling training at 
least once per year. 
8. Develop a process to ensure cashier close batch reports on a daily basis.  
9. Inform cashiers at the Fourth and Lewis location to make deposits timely in accordance with 
policy. 
 
G. Clinical Trial Invoicing 
Department management will:  
1. Evaluate completeness of invoicing and payments for the two clinical trials (OPHDLZ05 and 
OPHDC01). 
2. Implement procedures to regularly monitor all clinical trial revenues to ensure all revenues 
are invoiced and deposited to the clinical trial in a timely manner. 
 
 
Observations and related management action plans are described in greater detail in section V. of this 
report. 
 
 
2 

 Department of Ophthalmology 
 

 Report 2019‐15 

II. BACKGROUND  
 
Audit & Management Advisory Services (AMAS) has completed a review of the Department of 
Ophthalmology (Department) as part of the approved audit plan for Fiscal Year 2018‐19.  This report 
summarizes the results of our review.  
 
Ophthalmology is a department within the University of California, San Diego (UCSD) School of 
Medicine (SOM).  The Department has 37 faculty members who provide training to medical residents 
and fellows through certified training programs, conduct research, and provide specialized clinical 
services to UC San Diego Health System (UCSDHS) and Veteran’s Administration San Diego Health 
System patients.  
 
Founded in 1991, the Shiley Eye Institute is an academic institution with comprehensive programs for 
the clinical care of patients with eye disorders, research on surgical techniques and the treatment of 
eye diseases, education in the field of Ophthalmology, and innovative outreach to the community.  
Ophthalmology operations are conducted in the Shiley Eye Institute, Fourth and Lewis Medical Offices, 
and the recently opened‐Oculoplastic Clinic at the Perlman Medical Offices.  The Shiley complex 
consists of the main facility, the Anne F. and Abraham Ratner Children’s Eye Center, the Joan and Irwin 
Jacobs Retina Center, and the Hamilton Glaucoma Center. The Division of Community Ophthalmology 
operates the EyeMobile for Children, which provides eye testing services to children in San Diego 
County through the San Diego Head Start Program and San Diego County public schools.  
 
The SOM Financial Management Alignment Program (FINMAN) Profit and Loss Statement as of January 
2019 reported total Ophthalmology revenue of $12.6M.  Of that amount, $4.9M (39%) was received 
from research contracts, grants and clinical trials, and $4.4M (35%) was clinical revenue.  Federal 
awards contributed $3.9M to the total research revenue, primarily from the National Eye Institute, part 
of the National Institutes of Health (NIH).   
 
Ophthalmology Business Office staff provided support for critical department business processes 
including pre and post award support of contracts, grants, and clinical trials, as well as financial analysis 
and reporting.  Information system support was provided by Campus Information Technology Services 
(ITS) and UCSDH Information Services for Epic (Electronic Medical Record system).  Faculty and payroll 
and personnel administration was provided by the Academic Resource Center (for academics) and 
Health Sciences Human Resources (for staff).   
 

III. AUDIT OBJECTIVE, SCOPE, AND PROCEDURES   
 
The objective of our review was to determine whether internal controls were adequate to provide 
reasonable assurance that operations were effective, in compliance with University policy, and resulted 
in accurate financial reporting.  The scope of this review was limited to activities and business practices 
for the current Fiscal Year 2019 (through April 2019) and the Fiscal Year 2018.  In order to achieve our 
objective, we performed the following: 
 
 Reviewed applicable University policies and procedures;  
3 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
 Reviewed Ophthalmology business documents and information including the department 
website, the organizational structure, and financial reports; 
 Requested and reviewed departmental responses to internal control questionnaires and 
separation of duties matrices; 
 Interviewed Ophthalmology staff including the Administrative Vice Chair (AVC), the 
Business Office Senior Analyst Supervisor, and Fund Managers to obtain information about 
the organizational structure and, department operational procedures for key business 
processes; 
 Consulted with and obtained relevant information for Department expenses from Office of 
Contracts and Grants Administration (OCGA), Office of Post Award Financial Services 
(OPAFS), Disbursements, Travel, Express Card Administration, Advancement, Controller’s 
Office, Equipment Management, and Environment, Health and Safety (EH&S);  
 Evaluated the following for the Department:  
o Integrated Financial Information System (IFIS) approval templates, and the Business 
Unit Management Tool (BUMT) Marketplace roles, 
o Effort certifications recorded using the Electronic Certification of Effort Reporting 
Tool (ECERT),  
o Service agreement and clinical trials invoicing activity,  
o Department and clinic equipment inventory, 
o Transactional Sampling Management Report, 
o Deficit Analytics Report, 
o Gift Fund expenditures, 
o Environment of Care (EOC) and Infection Control reports for the clinic sites;  
 Performed clinic site tours to evaluate patient safety procedures, medical records 
management, medication and cash controls; and  
 Performed detailed testing of a sample of business transactions to verify that transactions 
were processed in compliance with regulatory requirements and University policy, as 
summarized in Attachment A.  
 
The scope of our review did not include detailed analysis of services provided by Health Sciences 
shared services centers, including those managed by the Research Service Core (pre‐ and post‐award 
activity), Health Human Resources (payroll and timekeeping), Academic Resource Center (academic 
payroll and timekeeping) and, UCSDH IS (IT systems, security, and maintenance).  Clinical research 
billing and clinic processes including appointment scheduling, and charge capture were also excluded 
from this review.  
 
 

IV. CONCLUSION  
 
Based on our review, we concluded that improvement was needed to provide assurance that business 
operations were effective, performed in compliance with University policies and procedures, and 
resulted in accurate financial reporting.  Opportunities for improvement were identified in several 
areas particularly in with regards to compliance with conflict of commitment policies, compliance with 
sponsored research award terms, gift fund management, transactional compliance for non‐payroll 

4 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
expenditures, financial oversight, clinic activity management, and clinical trial invoicing procedures.  
These items are addressed further in the remainder of this report. 
 
As of January 2019, the Department had deficits in operating funds of $5.9M and in sponsored project 
funds of $691K but there was regular communication with the Controller’s Office on deficits that were 
to be carried forward to FY2020 (estimated at 177K).  The clinic operations had sustained a net loss 
(after transfers) of $2M, attributed by the Department to the delayed opening for the Perlman clinic 
and loss of a clinical revenues from absence of a physician.   
 
Attachment A provides the results of the business and retail process review. Specific recommendations 
are noted for those areas that were rated “improvement needed” or “unsatisfactory,” as noted in the 
attachment.  Our results are provided in more detail in the remainder of the report. 
 
 

V. OBSERVATIONS REQUIRING MANAGEMENT ACTION  
 

A. 

Conflict of Commitment (COC) Reporting  

The Department was not in compliance with the annual conflict of commitment/outside professional 
activities reporting requirements under University policy.   

Risk Statement/Effect 
Timely collection and review of COC disclosures assists management in identifying any potential faculty 
conflicts of commitment that could interfere with the successful performance of their University 
obligations.   

Management Action Plan 
A.1 

Department management will develop a formal process to ensure compliance with COC policies, 
including the collection and evaluation of disclosures for all personnel subject to the 
requirement and use of the Outside Activity Tracking System (OATS) certification system.  

 

A. Conflict of Commitment Reporting – Detailed Discussion   
 
A conflict of commitment occurs when a University employee's commitment and time to an outside 
activity interferes with employee's performance of University duties. The University has established 
specific policies for disclosure and management of potential conflicts of commitment, including APM 
671, Conflict of Commitment and Outside Activities of Health Sciences Compensation Plan (HSCP) 
Participants. This policy requires that eligible faculty must file an annual report of outside professional 
activities each fiscal year, even if the faculty member did not engage in outside professional activities 
during the year. Certain activities have an additional requirement for prior written approval from the 
Chancellor or designee, which for Health Sciences is the Associate Vice Chancellor for Academic Affairs.  
Each Department is individually responsible for ensuring its faculty comply with COC policy. 
 
5 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
As of May 2019, the Department had 31 active faculty who were subject to the reporting requirements 
under APM 671.  Faculty were usually informed of the COC compliance requirements as part of the 
onboarding process.  However, the Department had not developed a process for collection and review 
of APM forms for these faculty in compliance with APM 671.  Therefore, no disclosures had been 
collected or evaluated by the Department for the period in the scope of our audit.  
 
 

B. 

Award Compliance 

Selected charges and effort reduction for key personnel for three awards did not conform with federal
or sponsor requirements.  

Risk Statement/Effect 

 

Non‐compliance with award terms and conditions increases the risk of disallowances or funding delays, 
and may negatively impact future awards. 

Management Action Plans  
Department management will:  
B.1 

Evaluate and transfer unallowable charges from the NIH awards and private grant to an 
appropriate fund source. 

B.2 

Re‐evaluate effort for the key personnel on the awards to determine the correct percentage of 
effort on the award, and based on that review, either make the required payroll cost transfers or 
notify the agency.   

B.3 

Ensure prior approval is obtained for significant changes in key personnel effort in future. 

 

B. Award Compliance  – Detailed Discussion   
 
Unallowable Charges 
NIH Grants Policy Statement (NIHGPS) states that “grant awards provide for reimbursement of actual, 
allowable costs incurred and are subject to Federal cost principles.” The cost principles address four 
tests to determine the allowability of costs: reasonableness, allocability, consistency and conformance. 
A cost is allocable “if the goods or services involved are chargeable or assignable to that cost objective in 
accordance with the relative benefits received or other equitable relationship.”  
 
Our review of grant expenditures identified a few charges that did not appear allocable to the award as 
summarized below:  
 
 One private grant (871ADA), had $58,422 in charges posted to the fund after the award end 
date of June 30, 2018, which could potentially not be allocable to the award.  This included a 
travel event totaling $4,221 that occurred after the award end date.  The grant proposal did 
not include any budgeted travel costs and the grant Notice of Award specified that any 

6 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
remaining funds after the award ended were to be returned to the sponsor.  It did not appear 
that a no cost extension was sought for the award.  
 Award 2159BA included travel charge of $724 for an employee that was not named as a scholar 
(candidate) supported on the NIH research career development award (K12).  The budget 
justification for the award included $10K per year for candidate travel funds but the travel 
charged to the grant did not relate to a candidate supported on the K12 award.  An 
entertainment charge for a scholar recruitment dinner totaling $280 was charged on the same 
award.  Although the budget justification provided $10K per year in travel funds for 
recruitment airfare costs, the entertainment costs were not budgeted, and appeared 
unallowable.   
 Award 218C4A had three charges for general office and cleaning supplies that were not 
allocable to the award, totaling $138. 
 
PI Effort Reduction 
The NIHGPS (Part II, Section 8.1.2.6, October 2012) requires prior agency approval if “there is a 
significant change in the status of the PD/PI (Principal Investigator) or other Senior/Key Personnel 
specifically named in the NOA including but not limited to withdrawing from the project entirely, being 
absent from the project during any continuous period of 3 months or more, or reducing time devoted to 
the project by 25 percent or more from the level that was approved at the time of initial competing year 
award.” 
 
Our review of key personnel effort (named on the Notice of Award) for three awards (2159BA, 21D64A 
and 218C4A) identified one key personnel whose effort was either 25% or more below the budgeted 
effort per the grant proposal, which required prior approval.  Discussion with Fund Managers for two of 
the awards (21D64A and 218C4A) indicated that PI effort is expected to be in line to budget in future 
grant years.  
 
 

C. 

Gift Fund Management 

Certain gift fund expenditures did not appear to be consistent with  donor intent and in some cases, 
gift funds were not spent timely. 

Risk Statement/Effect 
Lack of appropriate and timely expenditure of gift funds increases the risk that donor intent is not 
being met. 
 

Management Action Plans 
Department management will:  
C.1 

Transfer tuition fees for the Vice Chair from 57134A to an appropriate fund source.   

C.2 

Review gift fund balances and expenditures, and increase spending in a timely manner.  

 

7 

 Department of Ophthalmology 
 

 Report 2019‐15 

C. Gift Fund Management  – Detailed Discussion   
 
Gift Fund Usage 
University policy (Policy and Procedure Manual (PPM) 410‐20) states that “gifts and bequests are 
allocated, reallocated and administered to benefit the University of California consistent with the legal 
and fiduciary responsibility to fulfill the donor terms of the gift and bequest.”  
 
We noted that spending on one gift fund, 57134A, was designated for the Department Vice Chair’s 
research of Graves' disease related programs.  Review of a sample of donor letters indicated that 
donations were primarily to support research for the Department, with a small portion of the gift 
intended for unrestricted use.   
 
Our review of spending on the fund revealed that the gift fund was used to pay the Ophthalmology 
Vice Chair’s Masters in Business Administration (MBA) tuition fees, which did not appear to be 
consistent with the gift fund purpose for research use.  Tuition of $88,162 had been charged to the 
fund within the audit scope period (FY18 and FY19 as of May 2019), with an additional tuition of $41K 
prior to FY18.  Although some of the donation letters indicated unrestricted use of the funds, those we 
located did not offset the amount of the tuition, and it is unclear how much of the gift fund can be 
attributed to unrestricted use to cover tuition costs.   
 
Gift Spending 
University policy  (PPM 410‐5, Policy on Timely Expenditure of Endowment Payout and Expendable 
Gifts) states that “the annual payout generated by any UC San Diego endowed fund, whether Regents 
or Foundation‐held, should be expended within two fiscal years of receiving the payout.  A Dean must 
submit a justification and plan to the Office of Donor Stewardship for payout accumulation beyond two 
years.”  In addition, the policy specifies that balances in expendable gift funds “must be spent within 
reasonable times specific to the unique circumstance of each gift. If no material spending occurs within 
five years of the receipt of a gift, a spending plan must be provided within 90 days of receiving notice 
from the Office of Donor Stewardship.” 
 
We reviewed the Department list of gift funds from the STAR database1 and selected a sample of eight 
gift funds (three endowment and five current/expendable fund) for high level review of expenditures 
over the last few years.  Two of the endowment gift funds (56219A and 86985A) annual payout was not 
expended within two fiscal years.  We also noted one current gift fund, 86K31A, that did not have 
material spending of the expendable balance for the five years FY14‐FY18.   
 
 
 
 

                                                            
1

 STAR (Stewardship, Transparency, Accountability, Reporting) is an online dashboard powered by Cognos to 
provide Advancement and UC San Diego staff with access to financial information related to University private 
support gift funds (both Foundation and UC Regents). 

8 

 Department of Ophthalmology 
 

D. 

 Report 2019‐15 

Financial Oversight  

Controls for monitoring and oversight of financial activities could be improved to ensure the 
appropriate use of funds and compliance with University policy. 

Risk Statement/Effect 
The absence of appropriate monitoring controls for financial activity increases the risk of inappropriate 
use of funds and/or the lack of supporting documentation for expenditures. Adequate oversight and 
monitoring of transactions is necessary to ensure that transaction errors are quickly identified and 
resolved. 

Management Action Plans 
Department management will: 
D.1 

Ensure that all sampled transactions are appropriately reviewed and reconciled on a timely 
basis. 

D.2 

Review active service agreement and clinical trial indexes that relate to expired agreements and 
transfer any residual balances for index inactivation.      

D.3 

Update approval hierarchies to ensure expenses are not approved by and individual who reports 
directly or indirectly to the person incurring (claiming) the expenditure. 

D.4 

Ensure that Distribution Of Payroll Expenses (DOPE) reviews are performed and documented on 
a monthly basis, as required by policy. 

 

D. Financial Oversight  – Detailed Discussion   
 
Transaction Sampling 
Transaction Sampling is an operating ledger review process overseen by the Controller’s Office in which 
the system randomly selects financial transactions for review during the monthly operating ledger 
reconciliation and account validation process.  This sampling process is intended to reduce the ledger 
review workload inherent to 100% reconciliation of the ledger.  Department participation is contingent 
on the timely reconciliation of all sampled items.  Ledger review is a key internal control to ensure that 
expenditures are appropriate and supported by adequate documentation. 
 
The Department utilized the campus Transaction Sampling process for monthly review of non‐payroll 
expenditures in the operating ledger, including recharges (e.g. the Bookstore).  However, we noted that 
a significant number of transactions that had been selected for review had not yet been reviewed 
during the audit scope period.  Specifically, for FY18 and FY19 through December 31, 2018, 2,791 of 
3,759 (74%) of sampled transactions had not been reviewed as of February 2019.  We noted 1,453 
(52%) of the transactions not reviewed related to FY18.  In order for the Transaction Sampling process 
to be regarded as a valid method of ledger review, all sampled transactions should be reviewed on a 

9 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
monthly basis.  Lack of review of the full sample of transactions increases the risk of not detecting 
erroneous or inappropriate transactions in a timely manner. 
 
Index Inactivation 
During our review of service agreements and clinical trial agreements, we identified several service 
agreement and clinical trial indexes that remained active even though the agreement had expired 
several years ago, some as early as 2012.  Comparison of active indexes under service agreement funds 
(60107A, 60108A, 60153A, 60155A, 60157A, 60158A, 60990A, 60156A, 60106A, and 60746A) to the 
active service agreement listing from Health Sciences Business Contracting Office, identified 53 active 
indexes for expired agreements.  Twenty of the expired service agreement indexes were in deficit 
(totaling $141,934) as of March 2019, whereas others had a zero or positive balance.  In addition, our 
review of a sample of clinical trial indexes identified three trials that had expired several years ago but 
indexes remained active with deficit balances.    
 
Timely index inactivation procedures are indicative of good business practices and demonstrates 
stronger management of department funds, through timely management of deficits and ensuring cost 
recovery.   
 
Approval Hierarchies 
We noted that expense approval hierarchies allowed the approval of transactions by subordinate 
employees. University policy provides that payments for expenses should be reviewed and approved 
by an individual who does not report directly or indirectly to the person incurring (claiming) the 
expenditure (UC Policies BFB G‐28, Travel Regulations; BFB BUS‐43, Material Management; BFB BUS‐
79, Expenditures for Entertainment, Business Meetings, and Other Occasions and; Accounting Manual 
D224‐17, Delegation of Authority – Signature Authority). 
 
We reviewed the department’s expense approval hierarchies to determine whether the hierarchies 
had been assigned in accordance with University policy. We also reviewed approvals as part of detailed 
testing of selected expenditures and analyzed transaction reviewers for Express Card holders for 
compliance with UC policy. The following observations were made based on our review:  
 
 A Fund Manager was set up as an alternate approver for the Business Office Supervisor's 
transactions in the IFIS approval template.   
 One travel event and one entertainment transaction for the Administrative Vice Chair was 
approved by a subordinate Business Office Supervisor and Fund Manager respectively.   
 The Administrative Vice Chair approved reimbursement for the Department Vice Chair which 
was inappropriate since the Administrative VC was in a subordinate role.    
 
The establishment of appropriate approval hierarchies helps ensure segregation of responsibilities 
within the procurement processes, and increases assurance that purchase transactions are bona fide 
University expenses that comply with applicable policy. 
 
Review of DOPE Reports  
University policy requires Distribution of Payroll Expense (DOPE) reviews to be performed monthly and 
that the review be routinely documented.  UC Policy, IA‐101, Internal Control Standards: Department 
10 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
Payroll, requires DOPE reviews to be performed monthly and requires that this DOPE review be 
adequately documented.  We noted that DOPEs were not being reviewed or reconciled monthly to 
departmental records or compared to budgeted amounts, as required by policy. 
 
 

E. 

Non Payroll Expenditures 

Business processes for non‐payroll expenditures could be improved to ensure compliance with policy. 

Risk Statement/Effect 
Inadequate controls over Express Card administration and travel expenses can increase the risk of 
restricted purchases, misuse of University funds, inappropriate reimbursements, and non‐
compliance with policy. 
 

Management Action Plans 
Department management will:  
E.1 

Correct equipment classification and Use Tax for Express Card transactions. 

E.2 

Discontinue use of Express Card for charges on clinic funds (Org 434851) and transition to a 
Procurement Card managed by UCSDH. 

E.3 

Make efforts to locate the missing Express Card invoice and ensure a duplicate payment was not 
made to the vendor.  

E.4 

Require Express Cardholders take refresher training for awareness of Express Card policies and 
restrictions. 

E.5 

Obtain reimbursement for the two travel events which were over‐reimbursed. 

E.6 

Revise departmental practices for travel transactions to ensure compliance with applicable 
University policy. 

 

E. Non Payroll Expenditures – Detailed Discussion   
 
Express Card 
University policy (BUS 43 Material Management, Procurement Card Program) outlines requirements on 
use of procurement cards. UCSD’s Express Card is a procurement option in the form of a Visa credit 
card for faculty and staff who have buying responsibilities, which simplifies buying routine, low‐cost 
goods and services.  Express Cardholders are responsible for abiding by Express Card usage guidelines.  
Designated Express Card Administrators are responsible for reviewing expenditures to make sure they 
are compliant with the University policy and program guidelines.  Certain transactions are restricted on 
the Express Card, including inventorial equipment, gifts and exceeding the Express Card transaction 
limit for a single purchase.     
 
Our review of a sample of Express Card transactions on the Department organizations, including the 
clinic organization, identified the following issues: 
11 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
 
 We noted that Express Cards were used to purchase restricted purchases, particularly 
inventorial equipment, in three instances by two Express Cardholders totaling $40,886.  One of 
the Express Cards has been since cancelled.  The inventorial equipment was misclassified as a 
supply (sub 3) expense.   
 Invoice for the purchase of drugs from a vendor, Besse Medical, of $44,400 in July 2017 was 
not provided by the Department.  We noted that the Department had placed multiple 
Marketplace orders for the same amount with the vendor during this time period and all but 
one order (requisitioned on July 11, 2017 and thereafter cancelled) was fully paid.  We were 
unable to determine whether the Express Card was used to make payment for a completed 
Marketplace order, potentially resulting in duplicate payment, or was separate from the 
Marketplace ordering system. 
 Use Tax was also not appropriately calculated for two transactions.  Use Tax totaling $586 was 
separately charged on the index even though sales tax had already been paid on the invoice.  
 We also noted that Express Card was used for purchases on the clinic organization (434851).  
However, purchases under the clinic organization should follow the UCSD Health Procurement 
Guidelines which do not allow use of an Express Card.  Although several of the Express Cards 
originally charging to the clinic organization were cancelled in November 2018, there are still a 
few recurring Express Card purchases on the clinic funds.   
 
Travel Reconciliation 
University Policy (G‐28 Travel Regulations) describes requirements for prior approval and 
reimbursement of University business travel.  In general, University policy governing travel requires all 
official UCSD travel to be preauthorized, submitted timely, and properly supported.  Exceptions for 
reimbursement to coach and economy fare need to meet eligible criteria, for example, medical need or 
time restrictions.      
 
Our review of a sample of 11 travel events identified two travel events in which the traveler was over 
reimbursed for charges amounting to $4,560.  In one event the traveler appeared to be reimbursed for 
both first class and economy travel.  No justification was provided for the first class travel.  The other 
travel event included reimbursement for an additional hotel stay that was not for business purpose.  
Travel events should be appropriately reconciled and supporting documentation obtained in compliance 
with policy.  
 
 

F. 

Clinic Oversight  

Controls for oversight of clinical activities, including equipment inventory, financial agreements, safety 
audits, drug inventory, cash handling, and paper records management could be improved to ensure the 
good asset management practices and compliance with University policy. 

Risk Statement/Effect 
Adequate oversight and monitoring of clinical activities is necessary to ensure adequate asset 
management practices, and manage patient information and employee safety risk.   

12 

 Department of Ophthalmology 
 

 Report 2019‐15 

Management Action Plans 
Department management will: 
F.1 

Coordinate with Equipment Management to perform an equipment inventory for Shiley clinic 
medical equipment.     

F.2 

Consider entering into a contract for maintenance of medical equipment for the Shiley clinic 
with Biomedical Equipment Services or continue utilizing a third party for equipment 
maintenance.    

F.3 

Develop a formal agreement with UCSDH for financial support for the Fourth and Lewis 
Ophthalmology clinic operations. 

F.4 

Coordinate with EH&S to ensure that Environment of Care (EOC) audits are performed for all 
Ophthalmology clinic locations.  

F.5 

Consider performing regular secondary verification of the drug inventory at the Fourth and 
Lewis clinic location, other than by the Lead Technician.  

F.6 

Coordinate with Health Information Management (HIM) to ensure that paper medical records 
are maintained and secured in accordance with policy.    

F.7 

Ensure all employees with cash handling responsibilities should complete cash handling training 
at least once per year. 

F.8 

Develop a process to ensure cashier close batch reports on a daily basis.  

F.9 

Inform cashiers at the Fourth and Lewis location to make deposits timely in accordance with 
policy. 

 

F. Clinic Oversight – Detailed Discussion   
 
Equipment Inventory and Maintenance 
University Policy (BUS 29, Management and Control of University Equipment)  requires that every 
department take a physical inventory of all University inventorial equipment, government equipment, 
other government property, and other inventorial items, at least once every two years.  After an 
inventory effort has been completed, the department is responsible for the proper disposal and/or 
transfer of any equipment no longer in their custody.  The Capital Asset Management System (CAMS) is 
UCSD’s web‐based inventory system used to track inventorial equipment with an acquisition cost of 
$5,000 or more.   
 
We noted that an equipment inventory has not been performed for Ophthalmology clinic locations since 
2015.  CAMS report revealed 13 pieces of equipment with a total current value of $438,447 in 
equipment custody codes #0159 (CPO – Perlman and Lewis St), and 7394 (Shiley Eye clinic).  However, 
during our tour of the Shiley Eye clinic in La Jolla, we identified several pieces of equipment that were 
not tagged.  We were unable to verify whether this equipment has been appropriately recorded in 
CAMS.   
13 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
There is also lack of clarity with regards to medical equipment maintenance for the Shiley Eye clinic 
location.  Discussion with BioMedical Equipment Services (Biomed) revealed that a maintenance 
contract is in place for equipment maintenance for the Shiley Operating Room (3rd Floor) but this does 
not cover maintenance for the Shiley Eye clinic equipment (on the 1st floor).  The Shiley Eye clinic has 
the option to service equipment on a recharge basis with BioMed or utilize a third party to maintain 
their equipment.     

 
Clinic Agreement 
We were informed by the Physician Group Finance and Department management that there is 
currently a verbal agreement for the Medical Center to compensate the Department for any losses 
incurred at the recently‐opened Fourth and Lewis clinic location.  The clinic operations were 
transferred from within the Hillcrest Medical Center space to the new location in November 2018.  As 
of May 2019, the Fourth and Lewis clinic index (MSCBVJ3) had a reported loss of $204,474.  A formal 
agreement to document financial support for the clinic has not been established to allow the Physician 
Group to process the necessary transfers of the loss.  The Fourth and Lewis clinic loss would have a 
negative impact on the net amount transferred to the Department since the Department is not part of 
the CARE payment model2.   
 
Safety Inspections 
University policy (PPM  510, Environment, Health and Safety (EH&S) states that “Principal Investigators 
(PI), Managers, and Supervisors are responsible for implementing the health, safety, and 
environmental management program… the EH&S department conducts audits and makes 
recommendations for improvement to responsible Principal Investigators, Chairs, Directors and 
Deans.”  In addition, UCSDH Policy 811.1 Environment of Care (EOC) Program states that UCSDH EH&S 
conducts regular EOC rounds to include all patient care areas at least every six months and all non‐
patient care areas at least annually.   
 
We noted that the Shiley Eye clinics at both the La Jolla and Hillcrest location were subject to regular 
inspections by UCSDH Infection Prevention‐Clinical Epidemiology Unit (IPCE).  The IPCE Unit focuses its 
services on both the inpatient and ambulatory care settings and conducted regular assessments of 
infection prevention practices and guided quality improvement activities.  UCSDH EH&S performed EOC 
audits at the Fourth and Lewis Ophthalmology clinic subsequent to their move in November 2018.  In 
addition, the Campus EH&S performed fire inspections and laboratory inspections for the Shiley 
building in La Jolla.   
 
However, we noted that there was a gap in that EOC audits were not being performed for the patient 
care areas in the Shiley Eye clinics located on the 1st floor of the Shiley Eye Center.  There is confusion 
on whether UCSDH or Campus EH&S are the responsible department for the EOC rounds at this 
location.  Campus EH&S generally does not conduct reviews in patient care areas.  Regular EOC rounds 
are critical to ensure the workplace is free from safety and health hazards, and to ensure the University 
complies with safety and environmental regulations.   
                                                            
2
 Clinical and Reimbursable Event (CARE) Payment Model was implemented, wherein payments to 
departments are based upon a guaranteed amount per work Relative Value Unit (wRVU) indexed to 
physician specialty benchmarks. 
14 

 Department of Ophthalmology 
 
Drug Inventory Management 

 Report 2019‐15 

The Ophthalmology clinics purchased some high‐cost drugs (up to $2K/vial) and stored defined par 
levels of drugs at the clinics. For the Fourth and Lewis Ophthalmology clinic, we noted that high‐cost 
medication inventory was maintained in lockable and temperature‐controlled storage (Pyxis) accessible 
only to physicians and technicians.  Ordering of drugs was automated to maintain par levels.  However, 
we noted that only the Lead Technician had control of medication disposal/wasting, as well as receipt 
of shipment and restocking the storage.  No secondary verification of drug inventory was performed.  
The Lead Technician was unable to provide an electronic record of the drugs inventory report during 
our site visit to confirm drug inventory on hand.  The lack of segregation of duties in drug handling 
increases the risk of undetected errors in drug inventory or potential diversion of the drugs.   
 
Cash Controls 
University policy (BUS‐49, Policy for Cash and Cash Equivalents Received) required cash handling training 
for all employees who handle cash, including when a new employee begins work in a cash handling job 
and once per year to refresh knowledge.   The Department indicated that clinic cashiers completed cash 
handling training at the time of hire, but the Clinic Manager was not aware of the annual training 
requirement and consequently, this had not been enforced for the cashiers as required by Policy.   
 
We also noted that deposits for the Fourth and Lewis clinic were not made timely as required by policy 
requirements which states that “Collections at Sub‐cashiering Stations and Departments shall be 
deposited at the designated Main Cashiering Station at least weekly or whenever collections exceed 
$500.”  Our review identified one deposit (under $500) that was not performed weekly and another 
deposit that exceeded $500 but was deposited few days after the cashier batch report close date.   
 
In addition, discussion with UCSDH Physician Group staff (who received and processed Shiley clinic 
deposits) and, the Shiley Clinic Manager revealed a gap in review for open cashier batch reports for a 
lengthy time period.  Lack of timely closeout of cashier batch reports increases the risk that deposits 
are not made timely in accordance with University policy, or may be indicative of deposits being lost or 
misappropriated.   
 
Medical Records Management 
Medical Center Policy (MCP 325.2, Legal Medical Record) states that “Health records shall be 
maintained in a safe and secure area.  Safeguards to prevent loss, destruction and tampering will be 
maintained as appropriate.” The UCSDH Director of Health Information Management (HIM) is 
designated as the person responsible for assuring that there is a complete and accurate medical record 
for every patient. The medical staff and other health care professionals are responsible for the 
documentation in the medical record within required and appropriate time frames to support patient 
care.  
 
Historically, Shiley Eye clinics maintain paper medical records but the Department is in process of 
transitioning to the electronic health record system, Epic.  Discussion with Department leadership 
indicated that about half of the clinicians have transitioned to Epic to date and the remaining continue 
to use paper medical records.  During our tour of the Shiley Eye clinic, we noted that paper medical 
records were maintained in a designated storage area on the first floor, with records older than six 
months sent to Iron Mountain and retrieved as needed.  Although medical records retrieved from the 
15 

 Department of Ophthalmology 
 Report 2019‐15 
 
designated internal storage and off‐site locations were logged, safeguards to prevent the loss, 
destruction and tampering of medical records on site could be improved.  The records in storage were 
arranged on shelves, but we noted that storage space was tight.  There were rows of carts with medical 
records on the hallway just outside of the storage room.  In some cases, the records were not easily 
accessible and needed to be traced from the last appointment or visit.  Paper medical records should 
be safeguarded until the transition to Epic is complete to ensure compliance with policy.   
 
 

G. 

Clinical Trial Agreement Invoicing  

Invoicing and payments for selected clinical trial agreements was not timely or complete in accordance 
with the agreement terms.   

Risk Statement/Effect 
The lack of timely review and monitoring of invoices could result in missed or unpaid invoices, loss of 
revenue, and inadequate funding for supported activities. 

Management Action Plans 
Management will:  
G.1 

Evaluate completeness of invoicing and payments for the two clinical trials (OPHDLZ05 and 
OPHDC01). 

G.2 

Implement procedures to regularly monitor all clinical trial revenues to ensure all revenues are 
invoiced and deposited to the clinical trial in a timely manner. 

 

G. Clinical Trial Agreement Invoicing – Detailed Discussion   
 
The Department has various clinical trials with outside sponsors which the Business Office is 
responsible for invoicing, tracking revenues and expenditures.  The FINMAN Profit and Loss Statement 
reported $459K in clinical trial revenues as of January 2019.   
 
We selected a sample of six active clinical trial indexes, but only three were related to a currently active 
agreement. The remaining clinical trial indexes should to be inactivated as summarized in Finding E 
above.  Detailed review of the contract terms, invoicing and monitoring of revenue and expense 
activities indicated that billing for clinical trials was generally based on completion of case report forms 
data to the sponsor.  However, certain events were considered separately invoiceable under the 
clinical trial agreements (OPHDLZ05 and OPHDC01) for example, startup costs, IRB fees and, initial 
review fees.  However, based on review of revenues posted to the ledger, it did not appear that these 
expenses were timely paid by the sponsor, in accordance with the agreement terms.  As of the date of 
this report, the Department had not provided clarification on the completeness of invoicing and 
payments for the selected clinical trials.   
 

16 

  
Department of Ophthalmology 
Attachment A – Audit Results by Business Office Process 
Audit & Management Advisory Services Project #2019‐15 
 
 
Business Office 
Process 
 

Conflict of 
Commitment  

Contract & Grant 
Activity  
(Post Award 
Admin.)  

Gift Fund 
Management 

 
Analytical 
Review of 
Financial 
Data 

AMAS Audit Review Procedure
 
Internal Control   Process Walk‐
Transaction Testing 
Questionnaire/ 
through (Ltd 
(Sample Basis) 
Separation of 
Document 
Duties Matrix 
Review) 

√ 

√  

√ 

√ 

√   

√ 

Risk & 
Controls 
Balance 
Reasonable 
(Yes or No) 

 

Audit 
Conclusion1 
 

√ 

Not applicable 

No 

Unsatisfactory 

√  

Selected seven National 
Eye Institute (NEI) awards 
totaling $32.1M and 
evaluated expenditures on 
awards for reasonableness 
and key personnel effort 
for any significant changes 
that need to be reported 
to the agency.  

No 

Improvement 
Needed 

√ 

Reviewed list of gift funds 
for Department and 
judgmentally selected 
eight to review for timely 
spending per PPM 410‐5 
and five to test spending in 
accordance with donor 
intent. 

No 

Improvement 
Needed 

Comments 

The Department did not collect or 
review annual Outside 
Professional Activity disclosures 
as required by APM 671.   
Report Finding A   
Charges were generally 
reasonable, appropriate and 
appeared to be consistent with 
the award proposal.  However, a 
few non payroll expenses totaling 
$59,564 were identified that 
were not allocable to the award.    
 
Also, key personnel effort for 
three awards represented a 
significant change that required 
prior approval in accordance with 
agency terms.   
Report Finding B 
One gift fund spending did not 
appear to be fully consistent with 
gift fund purpose/donor intent.  
We also noted that gift funds 
have not been expended timely in 
accordance with policy. 
Report Finding C 

                                                            
1

 Scale: Satisfactory ‐ Improvement Suggested ‐ Improvement Needed ‐ Unsatisfactory 

Page 1 of 6 
 

  
Department of Ophthalmology 
Attachment A – Audit Results by Business Office Process 
Audit & Management Advisory Services Project #2019‐15 
 
 
Business Office 
Process 
 

Operating 
Ledger Review & 
Financial 
Reporting 

Express Card  

 
Analytical 
Review of 
Financial 
Data 

√ 

√ 

AMAS Audit Review Procedure
 
Internal Control   Process Walk‐
Transaction Testing 
Questionnaire/ 
through (Ltd 
(Sample Basis) 
Separation of 
Document 
Duties Matrix 
Review) 

√ 

√ 

Risk & 
Controls 
Balance 
Reasonable 
(Yes or No) 

 

Audit 
Conclusion1 
 

√ 

Examined operating 
ledgers, transactional 
sampling reports, approval 
hierarchies and financial 
reports.   
 

No 

Improvement 
Needed 

√ 

Reviewed process and 
management of Express 
Cards. Reviewed 31 
judgmentally selected 
transactions; traced to 
supporting documents. 

No 

Improvement 
Needed 

Comments 

The Department deficit balances 
were monitored by the 
Controller’s Office.  We noted 
that transaction sampling was not 
timely.  In addition, several 
service agreement and clinical 
trial indexes need to be 
inactivated as they were for 
expired agreements.  Approval 
for three transactions was 
performed by a person 
subordinate to the person 
incurring the expense.  We also 
noted that DOPE reviews were 
not performed for 
Ophthalmology staff on a 
monthly basis.  Report Finding D 
Express Cards were used for 
restricted purchases and 
equipment was misclassified.  In 
other cases, Use Tax was not 
appropriately calculated.  The 
supporting invoice was not 
available for a large Express Card 
transaction.  We also noted 
continuing Express Card 
transactions on the clinic 
organization funds.    
Report Finding E 

Page 2 of 6 
 

  
Department of Ophthalmology 
Attachment A – Audit Results by Business Office Process 
Audit & Management Advisory Services Project #2019‐15 
 
 
Business Office 
Process 
 

Travel & 
Entertainment 

Equipment 
Management 

 
Analytical 
Review of 
Financial 
Data 

√ 

√ 

AMAS Audit Review Procedure
 
Internal Control   Process Walk‐
Transaction Testing 
Questionnaire/ 
through (Ltd 
(Sample Basis) 
Separation of 
Document 
Duties Matrix 
Review) 

√ 

√ 

Risk & 
Controls 
Balance 
Reasonable 
(Yes or No) 

 

Audit 
Conclusion1 
 

√ 

Reviewed 11 judgmentally 
selected travel events and 
10 entertainment 
transactions and traced to 
supporting documents and 
approvals. 

No 

Improvement 
Needed 

√ 

Reviewed inventory listing 
and most recently 
completed inventory for 
both Department and 
clinic equipment.  
Validated a sample of five 
equipment items not 
validated in prior inventory 
for Department custody 
codes. 

No 

Improvement 
Needed 

Comments 

Entertainment transactions 
generally appeared appropriate, 
although one entertainment 
expense was not approved by a 
subordinate and another was 
charged to an inappropriate fund 
source.  Report Finding D    
Two travel events included 
reimbursement of excess charges 
to the traveler.  Report Finding E 
A physical inventory was 
completed for the Department 
custody codes within the last two 
years in accordance with policy, 
but an equipment inventory had 
not been completed for the clinic 
custody codes since 2015.  During 
physical verification of five 
selected pieces of equipment, we 
identified three items that did not 
have the equipment tag. The 
Department custodian thereafter 
took steps to ensure tags were 
placed on these equipment 
pieces.   In addition, there was 
confusion on the equipment 
maintenance arrangement for the 
Shiley clinics.  
Report Finding F 

Page 3 of 6 
 

  
Department of Ophthalmology 
Attachment A – Audit Results by Business Office Process 
Audit & Management Advisory Services Project #2019‐15 
 
 
Business Office 
Process 
 

Cash Handling 

 
Analytical 
Review of 
Financial 
Data 

√ 

AMAS Audit Review Procedure
 
Internal Control   Process Walk‐
Transaction Testing 
Questionnaire/ 
through (Ltd 
(Sample Basis) 
Separation of 
Document 
Duties Matrix 
Review) 

√ 

√ 

Reviewed deposit process 
for the Shiley Eye clinic 
and selected a sample of 
deposits from June for 
tracing to deposit slips and 
confirmation of receipt by 
the Physician Group.   

Risk & 
Controls 
Balance 
Reasonable 
(Yes or No) 

No 

 

Audit 
Conclusion1 
 

Comments 

Improvement 
Needed 

Cash handlers have not 
completed the annual cash 
training. Also, deposits for Lewis 
clinic were not timely.  Open 
Batch reports were not reviewed 
for completeness to ensure 
batches were closed and deposits 
made.    
Report Finding F 
 
The Department acknowledged 
that they do not inform 
Disbursement when scrip 
payments exceed $600.  In 
addition, we noted that General 
Accounting Office records 
indicated a $300 change fund 
under the Shiley Clinic Manager 
which needs to be updated to 
reflect a split between two 
custodians of the change fund.  
The Department is aware of these 
issues for correction.   

Page 4 of 6 
 

  
Department of Ophthalmology 
Attachment A – Audit Results by Business Office Process 
Audit & Management Advisory Services Project #2019‐15 
 
 
Business Office 
Process 
 

Clinic Activity 

 
Analytical 
Review of 
Financial 
Data 

√ 

AMAS Audit Review Procedure
 
Internal Control   Process Walk‐
Transaction Testing 
Questionnaire/ 
through (Ltd 
(Sample Basis) 
Separation of 
Document 
Duties Matrix 
Review) 

√ 

√ 

Service 
Agreement and 
Clinical Trial 
Invoicing 

√ 

√ 

√ 

Cost Transfers  

√  

√  

√ 

Conducted a tour of the 
Ophthalmology clinics and 
reviewed drug inventory 
and medical records 
management. Obtained 
and inquired on safety 
inspections for the Shiley 
clinics 

Selected a judgmental 
sample of 3 service 
agreements and 3 clinical 
trials for review of 
invoicing and accounts 
receivable practices. 
Verified appropriateness 
for 10 EPETs and 10 
ENPETs per operating 
ledgers and business 
justifications.  

Risk & 
Controls 
Balance 
Reasonable 
(Yes or No) 

 

Audit 
Conclusion1 
 

No 

Improvement 
Needed 

No 

Improvement 
Needed 

Yes 

Satisfactory 

Comments 

Safeguards to prevent loss, 
destruction and tampering for 
medical records at the Shiley Eye 
clinic and, drug inventory at the 
Lewis location could be improved.  
We also noted a gap in EOC 
rounds for the Shiley Eye clinic 
patient care areas.   
Report Finding F 
 
During our tour of the Shiley Eye 
clinic, we noted a sample drug in 
the patient care area and that a 
full emergency kit was not 
maintained. The Department is 
aware of these issues for 
correction.  
We noted that invoicing and 
payments for selected clinical 
trial agreements was not timely 
or complete in accordance with 
the agreement terms.   
Report Finding G 
Controls over expense transfers 
appeared satisfactory.  

Page 5 of 6 
 

  
Department of Ophthalmology 
Attachment A – Audit Results by Business Office Process 
Audit & Management Advisory Services Project #2019‐15 
 
 
Business Office 
Process 
 
Effort Reporting  

 
Analytical 
Review of 
Financial 
Data 
√  

AMAS Audit Review Procedure
 
Internal Control   Process Walk‐
Transaction Testing 
Questionnaire/ 
through (Ltd 
(Sample Basis) 
Separation of 
Document 
Duties Matrix 
Review) 
√  
√ 
Reviewed effort 
certification reports for 
four periods for FY17 and 
FY18.  
Verified the 97% effort 
reporting compliance rule 
for a sample of principal 
investigators.  
 

 

Risk & 
Controls 
Balance 
Reasonable 
(Yes or No) 

Audit 
Conclusion1 
 

Yes 

Satisfactory 

Comments 

All but one report was not 
certified (only partial 
certification).  Department was 
informed the effort report was 
subsequently certified.  Effort 
report certification were 
generally timely.   

Page 6 of 6