572 Amtsblatt EPA / Official Journal EPO / Journal officiel OEB 12/1997 MITTEILUNGEN DES EUROPÄISCHEN PATENTAMTS INFORMATION FROM THE EUROPEAN PATENT OFFICE COMMUNICATIONS DE L'OFFICE EUROPEEN DES BREVETS Informationen über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz Information concerning interviews and oral proceedings to be held as a video conference Note d'information concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence Ab 1. Januar 1998 steht ein neues System für die Kommunikation zwischen dem EPA und den Benutzern des europäischen Patentsystems zur Verfügung: Anmelder und ihre Vertreter können dann beantragen, daß Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung als Videokonferenz durchgeführt werden. Ob diese neue Dienstleistung auf andere Verfahren wie Einspruchsverfahren und Verfahren vor dem EPA als mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragte Behörde nach dem PCT ausgedehnt werden kann, wird später entschieden, wenn ausreichend Erfahrung mit dem europäischen Patenterteilungsverfahren gesammelt worden ist. From 1 January 1998 on, a new means of communication between the EPO and users of the European patent system will be available: applicants and their representatives will be able to request that an interview or oral proceedings before an examining division be held as a video conference. Whether this new service can be extended to other proceedings, such as opposition proceedings and proceedings before the EPO acting as International Preliminary Examining Authority under the Patent Cooperation Treaty, will be decided at a later stage once sufficient experience has been gained in European patent grant proceedings. Un nouveau moyen de communication entre l'OEB et les utilisateurs du système de brevets européen sera disponible à compter du 1er janvier 1998: les demandeurs et leurs mandataires pourront demander qu'un entretien ou qu'une procédure orale devant une division d'examen soient organisés sous forme de visioconférence. La décision d'étendre éventuellement ce nouveau service à d'autres procédures, telles que les procédures d'opposition et les procédures devant l'OEB agissant en qualité d'administration chargée de l'examen préliminaire au titre du Traité de coopération en matière de brevets, sera prise à une date ultérieure lorsqu'une expérience suffisante aura été acquise dans le cadre de la procédure de délivrance de brevets européens. 1. Antrag auf Durchführung einer Videokonferenz 1. How to request a video conference 1. Modalités de demande d'une visioconférence Anträge auf die Durchführung von Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz sollten beim EPA in der gleichen Weise eingereicht werden wie alle anderen Anträge betreffend eine anhängige europäische Patentanmeldung. Insbesondere ist die Anmeldenummer anzugeben. Soll eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz abgehalten werden, wird der Anmelder aufgefordert, vorab auf seinen Anspruch zu verzichten, daß nach der Videokonferenz eine mündliche Verhandlung in der herkömmlichen Form in den Räumlichkeiten des EPA stattfindet. Daher sollte der Antrag folgende Erklärung enhalten: Any request for an interview or oral proceedings to be held as a video conference should be filed with the EPO in the same way as any other request concerning a pending European patent application. In particular, the number of the application concerned has to be indicated. If oral proceedings are to take place as a video conference, the applicant will be asked to forgo in advance his right to oral proceedings being held in the traditional form at the EPO premises after the video conference. In such a case, the request should therefore contain the following declaration: Toute demande d'entretien ou de procédure orale à organiser sous forme de visioconférence doit être déposée auprès de l'OEB selon les modalités en vigueur pour toute autre requête concernant une demande de brevet européen en instance. En particulier, le numéro de la demande concernée doit être indiqué. Si une procédure orale doit être organisée sous forme de visioconférence, le demandeur sera prié de renoncer par avance à son droit à la tenue d'une procédure orale sous forme traditionnelle dans les locaux de l'OEB après la visioconférence. Dans ce cas, il est par conséquent recommandé d'inclure dans la demande la déclaration suivante: "Der Anmelder verzichtet vorab und unwiderruflich auf sein Recht, nach der beantragten Videokonferenz eine mündliche Verhandlung in der herkömmlichen Form in den Räumlichkeiten des EPA über denselben Gegenstand durchführen zu lassen." "The applicant renounces in advance and irrevocably his right to oral proceedings being held in the traditional form at the EPO premises on the same subject after the requested video conference." "Le demandeur renonce par avance et de manière irrévocable à son droit à la tenue d'une procédure orale sous forme traditionnelle dans les locaux de l'OEB pour le même objet après la visioconférence demandée." 2. Behandlung des Antrags auf Durchführung einer Videokonferenz 2. How the EPO will deal with a request for a video conference 2. Examen de la demande de visioconférence par l'OEB Der Antrag wird dem beauftragten Prüfer, der mit der Bearbeitung der The request will be forwarded to the primary examiner in charge of the La demande sera transmise pour décision au premier examinateur 12/1997 Amtsblatt EPA / Official Journal EPO / Journal officiel OEB 573 betreffenden Akte befaßt ist, zur Entscheidung zugeleitet. Soll eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt werden, so ist die Prüfungsabteilung für die Entscheidung zuständig. Je nach Sachlage entscheidet der beauftragte Prüfer bzw. die Prüfungsabteilung nach eigenem Ermessen und im Einzelfall, ob eine Videokonferenz zweckdienlich ist. Kann dem Antrag nicht stattgegeben werden, so erhält der Antragsteller eine Mitteilung, in der die Gründe für die Ablehnung angegeben sind. In dieser Angelegenheit ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung. corresponding file for decision. In the case of oral proceedings to be held as a video conference, the competence for the decision lies with the examining division. The first examiner or the examining division, as the case may be, has a discretionary power and will, on a case by case basis, decide on the suitability of video conferencing. If the request cannot be allowed, the person making the request will be informed by a communication indicating the reasons for the refusal. No appealable decision will be issued on the matter. responsable du dossier correspondant. En cas de demande de procédure orale sous forme de visioconférence, la compétence en matière de décision relève de la division d'examen. Le premier examinateur ou la division d'examen, selon le cas, sont investis d'un pouvoir discrétionnaire et décideront au cas par cas de l'opportunité d'une visioconférence. S'il ne peut être fait droit à la demande, le requérant sera informé par une notification des motifs du refus. Les décisions rendues ne seront pas susceptibles de recours. Wird dem Antrag stattgegeben, so wird mit dem Antragsteller ein Termin an einem Werktag während der Arbeitszeit des EPA abgesprochen. Dieser Termin wird in einem Schreiben oder per Fax bestätigt, das gegebenenfalls weitere sachdienliche Informationen enthält. Gleichzeitig wird nach dem amtsinternen Reservierungsverfahren ein Videokonferenzraum reserviert. If the request is allowed, the person making the request will be contacted in order to arrange the date and time of the video conference, which has to be on a working day within Office working hours. This will be confirmed by a written communication or fax containing any further appropriate information. In parallel, the internal procedure for reserving the Office video conference studio will be followed. S'il est fait droit à la demande, le requérant sera contacté afin de fixer la date et l'heure de la visioconférence, qui devra se tenir un jour ouvrable et lors des heures de travail de l'Office. Cette décision sera confirmée par une notification écrite ou par télécopie avec mention de toutes les informations supplémentaires nécessaires. Parallèlement, la procédure interne de réservation du studio de visioconférence sera suivie. 3. Erforderliche Ausstattung 3. Equipment required 3. Equipement nécessaire Die Videokonferenzräume des EPA sind mit je einer ISDN-Videokonferenzanlage ausgestattet (H.261/H.320 ITU-kompatibel, Kanalbündelung oder H.244 Videocoding CIF H.261, Audiocoding G.722, maximale Übertragungsrate 384 Kbit/s bei Ausnutzung von 6 Kanälen). Darüber hinaus stehen in jedem Videokonferenzraum ein Faxgerät und eine Dokumentenkamera mit Zoomfunktion zur Verfügung. Videokonferenzen müssen mit einer Übertragungsrate von mindestens 256 Kbit/s durchgeführt werden. Der Anmelder oder sein Vertreter hat zu gewährleisten, daß seine Videokonferenzanlage diese Übertragungsrate anbietet. Der Einsatz von PC-basierten Anlagen mit einer maximalen Übertragungsrate von 128 Kbit/s ist in Verfahren vor dem EPA nicht zulässig. The EPO video-conference studios employ ISDN technology (H.261/H.320 ITU compatible, channel bonding or H. 244 Videocoding CIF H. 261, Audiocoding G.722, max. transmission rate 384 Kbit/s using 6 channels). Each studio has a fax device and a document camera with zoom function. Video conferences must be carried out at a transmission rate of at least 256 Kbit/s. The applicant or representative has to ensure that his video-conference equipment will meet the minimum transmission rate. The use of video-conference equipment linked to personal computers with a maximum transmission rate of 128 Kbit/s is not possible in proceedings before the EPO. Les studios de visioconférence de l'OEB font appel à la technologie RNIS (H.261/H.320 compatible UIT, liaison par canaux ou H. 244 codage vidéo CIF H. 261, codage audio G.722, débit de transmission maximum de 384 Kbit/s avec utilisation de 6 canaux). Chaque studio dispose d'un télécopieur et d'une caméra pour documents équipée d'une fonction de zoom. Les visioconférences doivent se dérouler à un débit de transmission minimum de 256 Kbits/s. Le demandeur ou son mandataire doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond au débit de transmission minimum. L'utilisation d'un équipement de visioconférence branché à des PC d'un débit de transmission maximum de 128 Kbits/s n'est pas possible pour les procédures devant l'OEB. 4. Standorte der Videokonferenzräume des EPA 4. Location of the video-conference studios of the EPO 4. Liaison téléphonique avec les studios de visioconférence de l'OEB Die Videokonferenzräume des EPA in München, Den Haag und Berlin werden in europäischen Patenterteilungsverfahren zur Verfügung stehen. Die vom Anmelder zu benutzende Videokonferenzrufnummer wird ihm in der Mitteilung bekannt gegeben werden, in der die Videokonferenz zugelassen wird. The video-conference studios of the EPO in Munich, The Hague and Berlin will be available in European patent grant proceedings. The video conference call number to be used by the applicant will be indicated in the communication allowing the video conference. Les studios de visioconférence de l'OEB à Munich, La Haye et Berlin pourront être utilisés lors des procédures de délivrance de brevets européens. Le numéro d'appel de visioconférence sera communiqué au déposant dans la notification autorisant la visioconférence. 574 Amtsblatt EPA / Official Journal EPO / Journal officiel OEB 12/1997 5. Kosten 5. Costs 5. Coûts Das EPA erhebt keine spezielle Gebühr für Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden. Der Antragsteller hat die Verbindungskosten zu tragen; er wird vom EPA aufgefordert, zum abgesprochenen Termin die angegebene Nummer des Videokonferenzraums des Amts anzuwählen. The EPO does not require the payment of a specific fee for an interview or oral proceedings to take place as a video conference. The person making the request will have to bear the transmission costs, and will be asked by the EPO to dial the indicated number of the videoconference device of the Office on the date and at the time which have been agreed. L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour un entretien ou une procédure orale à organiser sous forme de visioconférence. Le requérant devra prendre à sa charge les coûts de transmission et sera invité par l'OEB à composer le numéro du système de visioconférence de l'Office indiqué à la date et à l'heure convenues. Für weitere Informationen steht Herr Prussen, Referat Gebäudeverwaltung (Tel.: (+49-89) 23 99-44 20) zur Verfügung. Further information can be obtained by contacting Mr Prussen, Building Administration Department (Tel.: (+49-89) 23 99-44 20). Des informations supplémentaires peuvent être obtenues auprès de M. Prussen, service de l'administration des bâtiments (Tél.: (+49-89) 23 99-4420). ________________ ________________ ________________