Successful Client On‐boarding 
On‐boarding is the bridge for financial advisors to deliver on the expectations and commitments made during the 
prospecting phase. This is one of your first opportunities to ensure your words and actions are consistent. Many 
financial professionals talk about SERVICE during the prospecting phase and some even SELL service as their key 
DIFFERENTIATOR.  During  client  on‐boarding,  financial  professionals  need  to  transition  from  "selling  service"  to 
ensuring  the  new  client  actually  "experiences"  the  service.  The  on‐boarding  process  should  include  multi‐touch 
communication,  education,  and  appreciation  elements  and  it  typically  lasts  from  6  to  12  months.  The  first  6 
months  of  the  relationship  are  critical;  your  actions  during  this  timeframe  set  the  stage  for  longevity  and  the 
proclivity  of  each  new  client  to  make  referrals.  Day  one  of  the  account  opening  is  the  RIGHT  time  to  begin 
executing on the "perfect client experience!" 
 
TIPS 
„ On‐boarding programs should be differentiating and memorable. 
„ Be  sure  to  balance  technology  with  personal  touches.  Technological  communications  are  efficient  and  cost 
effective but not a replacement for the personal touch. 
„ Create  a  CONSISTENT  message  of  confidence  in  the  ENTIRE  team's  abilities.  The  process  provides  further 
opportunity to help new clients understand the roles of each team member and present your team as a full 
practice. 
„ Space out your deliverables so as not to overwhelm new clients in the first 60 days. 
„ Ensure during this process, the client understands the totality of your value proposition. 
„ Leverage your platform, resources, service menu and deliverables. 
„ Developing the on‐boarding process should be a TEAM activity. 
„ Establish accountability by assigning SPECIFIC ownership of the varying activities throughout the on‐boarding 
process to the appropriate individual(s). 
„ Solicit new client feedback at least twice during the first 12 months. 
„ Ensure  at  the  end  of  the  process,  you  integrate  each  client  into  your  regular  "Service  Menu”  based  on  the 
segment in which they reside. This helps ensure your continued success at meeting each client's expectations 
and hopefully exceeding them! 
„ Successful relationships are not mass produced. Individual relationships need to be cultivated over time and 
nurtured through ongoing communication, education, and appreciation. 
 
RISKS of NOT Developing and Consistently Executing a Client On‐boarding Process 
„ Unsatisfied clients 
„ Client departures 
„ Reluctance to provide referrals 
„ Inability to understand or articulate your value proposition and process 
„ Wasted time in the prospecting phase 
„ Over‐promising and under‐delivering 
 
A sample on‐boarding process can be found on the ensuing page. For more detailed tools, letters, and scripts, visit 
http://www.BoundlessPublishing.com for a copy of our book, KNOW SERVICE: Connect with Clients. Shape Your 
Future. Differentiate YOU!  

© 2010 Know No Bounds, LLC & Paragon Resources, Inc. All Rights Reserved.                                                                P a g e    1 
www.KnowNoBounds.net   www.ParagonResources.com 

  
Sample On‐boarding Process 
Client Name: _________________ 
 
    
          New Relationship Date: ______________________ 
FA= Financial Advisor; SA = Service Associate or Sales Assistant; RM=Relationship Manager 

On‐boarding Element 
Team welcome letter,  welcome package/kit 
(all team signatures) 
Appreciation Token (Signature clients only) 
Service Associate Welcome Letter/Call/Email 
Status Communication(s) 
(transfers/ACATS/pending paperwork) 
Service Commitment Meeting 
(review/delivery of service commitment agreement) 
First Statement Call 
Online Access/Web Registration Communication 
Accurate Reporting Communication 
(cost basis, attorney and CPA names) 
Newsletter 
Important Documentation Communication 
New Client Welcome Reception 
Multi‐generational Fact Finding 
Personal Communication  
(Based on personal fact finding, passions/interests) 
Anniversary Card (all team signatures) 
Anniversary Call (signature clients only) 
"How are we doing" communication 
Introduction to other Pertinent Partners 
Personal Communication  
(Based on personal knowledge, passions/interests) 
Anniversary Card (all team signatures)  
Anniversary Token (Signature clients only) 
Re‐Commitment Meeting  
(Include "how are we doing" questions & service 
commitment based on actual segment going forward) 
INTEGRATE INTO REGULAR SERVICE MENU BASED ON 
CLIENT SEGMENT 
… Signature   … Select   … Courtesy 

When 

Completion 
Date 

Who 

One day after account 
 
SA 
opening 
 
With welcome kit 
SA 
One week after 
 
SA 
account opening 
As needed based on 
 
SA 
paperwork 
Month 1 of 
 
Team or RM 
Relationship 
One week after  1st 
 
SA 
statement delivery 
 
Month 2 
SA 
 
As needed 
SA 
 
 
Quarterly 
SA 
 
 
Month 3 
FA / RM / SA   
Quarter they become 
 
Team 
a new client 
 
Month 4 
FA / RM 
 
Month 4 
FA / RM / SA 
6 month mark 

SA 

 

6 month mark 

SA or RM 

 

6 month anniversary 

FA 

 

6‐9 months 

FA 

 

Month 10 

FA / RM / SA 

12 month mark 

SA 

 

12 month 

SA or RM 

 

12 month mark 

Team 

 

 

 
12 month mark 

SA or RM 

 
© 2010 Know No Bounds, LLC & Paragon Resources, Inc. All Rights Reserved.                                                                P a g e    2 
www.KnowNoBounds.net   www.ParagonResources.com