BOLETÍN INFORMATIVO Nº 22 DICIEMBRE 2012 ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS DEL ARCHIVO GENERAL MILITAR DE ÁVILA Henar Alonso Rodríguez Técnico Superior de Archivos Archivo General Militar de Ávila El Archivo General Militar de Ávila (AGMAV), creado hace casi veinte años, en 1993, como ampliación espacial de los archivos históricos del Ejército de Tierra, por entonces al límite de sus capacidades, ha crecido y podemos afirmar que se ha afianzado como uno de los más importantes archivos históricos nacionales, aunque también es, seguramente, el más desconocido de todos ellos. Una forma de paliar esta falta de conocimiento y reconocimiento de la riqueza de los fondos que custodia es explicar cuáles son esos fondos, cómo están organizados y por qué. El archivo abulense alberga la documentación generada por las instituciones centrales y periféricas relacionadas con el Ejército de Tierra desde la época de la II República española hasta la actualidad. Es un archivo abierto que se nutre de fondos de distinta procedencia y a través de distintos procedimientos: transferencias, reubicaciones y donaciones, fundamentalmente. Esa diversidad, tanto en los orígenes de la documentación como en su forma de llegar al archivo, condiciona claramente la forma de organizarlos y describirlos. El reto del nuevo cuadro de clasificación, reelaborado hace apenas dos años para adecuarlo a las pautas recomendadas por la entonces Unidad de Coordinación de Archivos Militares, fue integrar armónicamente todos los fondos, cada uno con sus particularidades, respetando, como no podía ser de otra forma, los principios de procedencia y de ordenación original. Para ello fue preciso realizar un minucioso estudio y análisis de cada uno de los fondos recibidos, o mejor, de cada una de las transferencias, donaciones o reubicaciones del Registro General de Entrada, actualmente en número superior a las trescientas. Es evidente que una parte muy importante de los fondos del Archivo General Militar de Ávila provenían del antiguo Servicio Histórico Militar; que la inmensa mayoría de la documentación vino transferida del Archivo General del Cuartel General del Ejército; que otra parte procede, también por transferencia, de otros archivos intermedios del Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra y que, finalmente, había varios fondos donados o cedidos por particulares o familias. E l S e r v i c i o H i s t ó r i c o M i l i t a r. Reubicación de fondos Creado en noviembre de 1939 en el Ministerio del Ejército «para recoger las enseñanzas de la experiencia en el terreno militar y ajustar a ellas la organización y el empleo de las Fuerzas Armadas»1, su tarea fundamental fue la recopilación documental y la elaboración de estudios históricos sobre las campañas militares del Ejército español, principalmente de la última y reciente «campaña de la guerra de liberación». Para ello, poco después de terminar la Guerra Civil, el general Franco ordenó la recogida de la documentación propia y del bando republicano, primero mediante telegramas remitidos a los generales jefes de los ejércitos y después dictando una instrucción general con normas para la clasificación, ordenación y remisión de los documentos por las distintas unidades al «Archivo Histórico de la Campaña», que se estaba constituyendo en Madrid a las órdenes del coronel del estado mayor Eduardo Fuentes Cervera, en la sede de la entonces Biblioteca Central de la calle Mártires de Alcalá. La instrucción2 preveía la clasificación y ordenación de la documentación del bando republicano y del bando nacional conforme a un primer criterio que podíamos denominar orgánico, por organismos y unidades, para después pasar a una ordenación por materias basada en las secciones de estado mayor, con seis divisiones: organización, información, operaciones, servicios, cartografía y varia. Se completaba la instrucción con normas para la remisión de la documentación, tanto la propia como la requisada por las unidades al derrotado ejército popular republicano: primero a las regiones militares donde radicase la unidad militar y después, según fueran completándose los procesos de ordenación y clasificación y previo envío de inventario, al coronel jefe del «Archivo Histórico Militar» cuando este lo ordenase. 3 4 BOLETÍN INFORMATIVO La creación del Servicio Histórico Militar unos meses después dotó a esa incipiente organización de una legitimación y una estructura orgánica que habría de permanecer prácticamente durante todo el periodo franquista y que se dedicó, principalmente, a la ingente tarea de clasificar y ordenar toda la documentación enviada por las unidades según la Instrucción de 1939. También fue el Servicio Histórico Militar el que, con los mismos criterios, organizó y clasificó parte del fondo de la División Española de Voluntarios (División Azul), que lo incluyó dentro del denominado «Archivo de la Guerra de Liberación», y elaboró, de igual modo, varias recopilaciones documentales con el material recibido: «Trabajos de secretaría», «Guerra de minas», «Antecedentes políticos de la República», etc. Posteriormente, y debido al proceso descolonizador impulsado por Naciones Unidas, el Servicio Histórico Militar elaboró una serie de trabajos y ponencias de las comisiones de Guinea Ecuatorial y Gibraltar, y una nueva recopilación documental de la denominada «Campaña de Ifni-Sahara». También recogió y creó colecciones de fotografías, de recortes de prensa y de diversos objetos relacionados con la Guerra Civil, y, por supuesto, generó una serie de inventarios o, más bien, índices de la documentación una vez ordenada y clasificada3. Todo ese fondo, con las características que hemos descrito, fue reubicado en el Archivo General Militar Nº 22 DICIEMBRE 2012 de Ávila en 1995. Para ello fue preciso reinstalar en cajas normalizadas y en planeros y cajas de fotografía la documentación trasladada a Ávila en 90 armarios metálicos y 17 mesas de madera. Esa instalación había dado lugar a una signaturación topográfica que aún se mantiene en los índices del Servicio Histórico Militar (por ejemplo: armario 51, legajo 13, carpeta 2, documento 1 / mesa 10, tabla 4, documento 3), por lo que fue también necesario establecer tablas de equivalencias entre las signaturas del Servicio Histórico Militar y las del Archivo General Militar de Ávila. A la hora de integrar los fondos procedentes del Servicio Histórico Militar en el cuadro de clasificación se hizo evidente la necesidad de mantener su organización y estructura interna originales, aunque esta tuviera poco que ver con los criterios actuales de organización y descripción archivística. De este modo, se ha mantenido la documentación organizada en un primer nivel con un criterio orgánico, por las unidades productoras de la documentación, un segundo nivel funcional, interpretando como «funciones» la división en secciones de Estado Mayor (organización, información, operaciones, servicios, varia), y un tercero de carácter claramente material, ya que la documentación tras los dos primeros niveles acaba agrupándose mayoritariamente por asuntos, y no en series ni unidades documentales, sino en lo que ellos mismos denominaban, y así hemos mantenido, como «carpetas». Veamos un ejemplo, extraído de la base de datos de Archidoc: BOLETÍN INFORMATIVO Las «carpetas» suelen contener un solo documento o un expediente, pero en otras ocasiones hay varios expedientes, que pueden, o no, constituir una fracción temporal o alfabética, y algunas veces son el resultado de la simple acumulación de documentación de la misma materia, o de la misma fecha o del mismo lugar… Por lo que leemos en escritos de uno de los directores que tuvo el Servicio Histórico Militar, el teniente coronel José Manuel Martínez Bande, al principio de las tareas de ordenación y organización de los fondos de la Guerra Civil trataron de aplicar el nomenclátor del hoy derogado Reglamento de Archivos Militares de 1898, pero la complejidad de la tarea les obligó a centrarse solo en las cuatro o cinco divisiones de las secciones de estado mayor. Aun así, se aprecia en las carpetillas originales del «Archivo de la Guerra de Liberación» cómo intentaron agrupar los documentos por las materias del reglamento de 1898. Es cierto que cuando se ha procedido al volcado de los datos recogidos en los inventarios mecanografiados del Servicio Histórico Militar han empezado a normalizar las descripciones conforme a la norma ISAD (G) y la NEDA, y que eso ha propiciado una homogeneización de las descripciones que hubiera permitido una cierta asimilación a series documentales; pero la realidad es que esta documentación originalmente no estaba organizada en series, ni expedientes, por lo que se optó por mantener su organización original en carpetas, tal y como hemos visto en el ejemplo, aunque tengamos que incluir a esta categoría extraña en la lista de los niveles de descripción de la ISAD (G). Nº 22 DICIEMBRE 2012 Otro problema añadido que presentan los fondos procedentes del antiguo Servicio Histórico Militar es el desglose incontrolado que se hizo de la documentación gráfica de la Guerra Civil, problema que se repitió con motivo de la recopilación de información de la campaña de Ifni-Sahara. Al clasificar la documentación decidieron separar, sin duda guiados por el criterio de su mejor conservación, mapas, planos, croquis y fotografías e integrarlos en «cartotecas» o «colecciones fotográficas». El problema es que tras separar los elementos anexos de sus expedientes originales y agruparlos nuevamente por unidades productoras o por temas, su identificación y su descripción se ven seriamente dificultadas. Actualmente existen dos bases de datos en Access con una somera descripción de las unidades de instalación de planos y de fotos que llegaron del Servicio Histórico Militar; están controlados e instalados, pero sin una descripción mínimamente normalizada. Esta es una tarea que se ha comenzado a realizar ahora, cuando en el Archivo General Militar de Ávila se procede a un desglose controlado y posterior descripción y volcado a la base de datos de Archidoc de toda la documentación gráfica (mapas, planos, croquis, fotografías, impresos) que aparece durante el tratamiento archivístico; y en un futuro próximo trataremos de ir reintegrando a sus fondos las fotografías y los mapas y planos desglosados en el Servicio Histórico Militar. La documentación procedente, directa o indirectamente, del Servicio Histórico Militar reubicada en el Archivo General Militar de Ávila supone el 18 % de total de su volumen (más de 8.000 cajas) e incluye los siguientes fondos y grupos de fondos: –– Archivo de la guerra de liberación. –– Archivo general de milicias. –– División Española de Voluntarios – División Azul. –– Campañas Ifni-Sahara y estudios del Sahara Occidental. –– Comisión histórica de Gibraltar. –– Comisión histórica de Guinea Ecuatorial. –– Colecciones fotográficas de la Guerra Civil y del territorio del Sahara Occidental. –– Colección de antecedentes políticos de la zona republicana. 5 6 BOLETÍN INFORMATIVO Nº 22 DICIEMBRE 2012 –– Colección de prensa y propaganda. –– Colecciones documentales sobre guerra de minas, trabajos de secretaría y brigadas internacionales. –– Colección de láminas de Arturo Reque Meruvia (Kemer). –– Archivos privados de los generales Cuartero Larrea y Cuesta Monereo. Tr a ns f e r e nc i as d e ar c h i v o s i n t e r m e d i o s Sin duda la fuente principal de entrada de fondos en el Archivo General Militar de Ávila son los archivos intermedios del Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra, en concreto el Archivo General del Cuartel General del Ejército (Madrid), que aportó casi el 50 % del número total de transferencias recibidas, el Archivo Intermedio Militar Centro (Valencia), el Archivo Intermedio Militar Noroeste (Ferrol, A Coruña), el Archivo Intermedio Militar Pirenaico (Barcelona), el Archivo Intermedio Militar Sur (Sevilla) y el Archivo Intermedio Militar de Canarias. También consideramos «transferencias» las reubicaciones de documentación producidas a partir de la creación del archivo abulense desde los otros tres archivos históricos del Ejército: Archivo General Militar de Segovia, Archivo General Militar de Guadalajara y Archivo General Militar de Madrid. La abundancia de los fondos enviados por el Archivo General del Cuartel General del Ejército se debe a que es el archivo que custodió, hasta su transferencia a Ávila, todo el fondo del Ministerio del Ejército, que supone cerca de 15.000 cajas. Pero no se transfirió el fondo completo sino que se hicieron noventa y tres remesas parciales, ordenadas unas veces según las divisiones y secciones del Reglamento de Archivos Militares de 1898 y otras veces según su procedencia orgánica4. El grueso del volumen, además, se recibe como perteneciente a la Subsecretaría del Ministerio del Ejército, como organismo que gestionaba toda la documentación del ministerio, aunque cuando se ha procedido a su identificación y descripción, en realidad se han encontrado fondos de otras dependencias y divisiones orgánicas del ministerio. Veamos un ejemplo, con los registros de entrada números 60 a 90: Cada transferencia o grupo de transferencias venía acompañada de un inventario, normalmente ordenado por letras y/o por voces, y otras veces por instituciones y funciones5, aunque en realidad se trata de la transposición a rudimentario instrumento de descripción de la relación de entrega. Algo parecido ocurre con el resto de la documentación recibida de los otros archivos intermedios: parte de los fondos están organizados por el Reglamento de Archivos Militares de 1898 y otra parte se mantiene conforme al principio de procedencia. En algunos casos, al multiplicarse el número de transferencias, un mismo fondo BOLETÍN INFORMATIVO puede estar en parte organizado conforme al Reglamento de Archivos Militares de 1898, otra parte conforme a las secciones de Estado Mayor de la instrucción de 1939, a la que ya hemos hecho referencia, y el resto sin organización previa alguna, es decir, susceptible de mantenerse organizada conforme al principio de procedencia consagrado en el Reglamento de Archivos Militares aprobado mediante el Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre. La solución a la que se ha llegado vuelve a ser la de utilizar una primera ordenación orgánico- Nº 22 DICIEMBRE 2012 funcional para los niveles superiores de la descripción, considerando las secciones y divisiones del Reglamento de Archivos Militares de 1898 como sucesivas divisiones de fondo y, a partir de ahí, a medida que se va identificando el fondo, colgar series, subseries, fracciones de ambas y unidades documentales. Cuando el fondo ha sido previamente fraccionado y cada parte viene organizada de distinta manera, cada una constituye una división de fondo y se describe según su ordenación original. Veamos algunos ejemplos: 7 8 BOLETÍN INFORMATIVO D o na c i on es . A r c h i v o s p r i v a d o s y colecciones Las donaciones son la tercera forma de ingreso de fondos en el Archivo General Militar de Ávila, si bien la mayoría de ellas se han efectuado, en la práctica, al Instituto de Historia y Cultura Militar, que por su temática las ha transferido al archivo. La mayoría de las donaciones corresponden a fondos de naturaleza personal o familiar y algunos son colecciones de objetos, fotografías y/o documentos recopilados o generados por particulares. Los archivos privados y familiares se han organizado y descrito conforme a los criterios Nº 22 DICIEMBRE 2012 del Manual de Archivos Familiares de Olga Gallego Domínguez6, describiendo por separado los documentos personales y los documentos de función. En cuanto a las colecciones, se ha respetado la ordenación que originalmente tenían según su procedencia, si bien en el caso de las procedentes del antiguo Servicio Histórico Militar (colecciones fotográficas fundamentalmente), se han descrito y agrupado los distintos reportajes fotográficos o fotografías relacionadas con el mismo tema con el fin de poder identificar mejor su procedencia. Veamos algunos ejemplos: istema , rchivístíco 0 BOLETIN INFORMATIVO deiaDefensa N 22 3 3 ! .&RCHIVDE PRIVB DDE “f F.&MILI.£.REE El?! I… 3.1 ,“ Rafael Fernández de la Calzada ; Ferrer - 3egi5munde Ca5au:le López l-l— - -… 3. 3 ; General Miguel Cuartere Larrea —_ -- 2.3 ¡' F--E F ' ili3 Hidalgu CIE! I._i5-r' er :e :__ "ii-- -… 3.3.1 ,“ Franci5ce Hidalge de Ci5nere5 ; Marea de Zúñiga :-'l €£$ 3.3.1. 1 ; Decumente5 per5enale5 ' __' . 3. 3 1. 1. 1 ,“ Admini5traciún patrimenial g3.3.1.1.3 ¡ Eliegrañ'a5 &1 -- 2.3.1.1.3 Certiñcatle5 l'—_FJ--. 3.3.1.1.4 ¡ Cerre5eendencia EE -- 3.3.1.1.5 ; Diarie5 de guerra EEI-. 3.3.1.1.Eu ¡ Decumentacinfun militar -- 3.3.1.1.F ; E5quela5 ; recerdaterie5 de fallecimiente5 E- 2.3.1.1.a ; Fellete5 I'_—l—] -- 3.3.1.1.3 ; Fetegraña5 EEI-. 2.3.1.1.1e ; Libres -- 3.3.1.1.11,r Recerte5 cie pren5a - 3.3.1.1.13 ; Relaciene5 neminale5 -- 3.3.1.1.13 ,“ 3alvecenductes ; pa5aperte5 militare5 E..…"I.3 3.1. 1. 14 ,“ Te5tamentes .f última5 veluntatle5 [+A1 . 2.3.1.1.15 ; Dl:¡jete5 I"El €£$ 3. 3 1. 3 ,“ Decumente5 de función E] . 3.3.1.3.1 ,“ Regimiente de Guipuzcea nº 53 ----- 3.3.1.3.1.1 ,“ Cemunicaciene5 eñciale5 --- 3.3. 1.3. 1.3 ,“ Cerre5pendencia 3.3.1.3.1.3 ,“ Pregrama5 de acte5 :] 3.3.1.3.3 ,“ Regimiente de Infantería de Cuenca nº 3? '-- 3.3.1.3.3 ,“ Cemeañia de 3egure5 Plu5 Ultra :- --- 3.3.1.3.3.1 ; Cerre5pendencia 3”- 3.3.1.3.4 ,“ IM Brigada de Navarra ,“ IM Divi5iúr¡ Navarra 3 . 3.3.1.3.5 ¡ Regimiente de Infantería de Eiill:uae nº 54 EFI-- 3.3.1.3.Eu ; Academia General Militar de 3arageza Cl-l . 3.3.1.3? ¡ 333 Divi5iúr¡ ; Gelaierne Militar de ñ5turia5 El… 3.3.3 ; Fermin Hidalge de Ci5nere5 ; Maese de Zúñiga El"… 3.3.3 ; Ignacie Hidalge de Cisnere5 Alen5e Etl… 3.3.4 ; Je5e María Hidalge de Ci5nere5 .E'.IÚI_ISEI I:;— l ITI ITI DICIEMBRE 2012 10 BOLETÍN INFORMATIVO El nue vo c u a d r o d e c l as i f i c a c i ó n d e l A r c hi v o G e n er a l M i l i t ar d e Á v i l a Dos años después de iniciar la tarea de revisión del anterior cuadro de clasificación, basado fundamentalmente en el registro sucesivo de las entradas de documentación en el archivo, se completó el nuevo modelo a principios del 2012. Un cuadro de clasificación es la base fundamental de la descripción del archivo y, como hemos visto, el reto en el Archivo General Militar de Ávila era cómo homogeneizar conforme a las normas nacionales e internacionales de descripción hoy vigentes el volumen documental reunido en sus depósitos. Tomamos la decisión de adaptar las divisiones y secciones tanto del Reglamento de Archivos Militares de 1898 como las de la Instrucción Nº 22 DICIEMBRE 2012 de 1939 a las normas de la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA)7 y de seguir la prescripción del artículo 37.2 del Reglamento de Archivos Militares de 1998, que establece que «los documentos de los archivos militares serán clasificados con un criterio orgánico funcional que tendrá como base el principio de procedencia.» Así pues, por norma general, los fondos que ingresan en el Archivo General Militar de Ávila se organizan respetando la estructura y las funciones del organismo productor de la documentación, salvo si vienen previamente organizados conforme al antiguo reglamento de 1898 o a la instrucción de 1939, en cuyo caso se respetará su ordenación aunque adaptándola a los niveles de descripción actuales. BOLETÍN INFORMATIVO El resultado, en versión reducida, es el que sigue: Cuadro de clasificación del Archivo General Militar de Ávila 1.  Fondos públicos 1.1.  Instituciones de la administración central 1.1.1.  Presidencia de la República 1.1.2.  Ministerio de la Guerra / Ministerio de Defensa Nacional (Republicano) 1.1.3.  Ministerio de Gobernación (R) 1.1.4.  Ministerio de Hacienda (R) 1.1.5.  Ministerio de Estado (R) 1.1.6.  Ministerio de la Gobernación (Nacional) 1.1.7.  Junta de Defensa Nacional / Junta Técnica del Estado de Burgos (N) 1.1.8.  Cuartel General del Generalísimo (N) 1.1.9.  Secretaría de Guerra / Ministerio de Defensa Nacional (N) 1.1.10.  Ministerio del Ejército / Cuartel General del Ejército de Tierra 1.2.  Instituciones de la admnistración territorial 1.2.1  Gobierno de Euskadi 1.2.2  Generalitat de Catalunya 1.2.3  Capitanías y Comandancias Generales 1.2.4  Gobiernos Militares 1.2.5  Comandancias militares del Ejército Popular durante la Guerra Civil (R) 1.2.6  Comandancias militares del Ejército Nacional durante la Guerra Civil (N) 1.2.7  Administración militar española en África Nº 22 DICIEMBRE 2012 1.3  Unidades de la fuerza 1.3.1  Ejército popular durante la Guerra Civil 1.3.2  Ejército nacional durante la Guerra Civil 1.3.3  Milicias nacionales: falange y requetés 1.3.4  División Española de Voluntarios («División Azul») 1.3.5  Unidades militares en territorios coloniales 1.4.  Establecimientos militares 1.4.1  Hospitales militares 1.4.2  Academias y escuelas militares 1.4.3  Fábricas de armas 1.5  Otros fondos 1.5.1  Casa Militar de Franco 2.  Archivos privados y familiares 3. Colecciones Algunos de los antiguos usuarios del Servicio Histórico Militar, de los archivos remitentes de la documentación y del propio Archivo General Militar de Ávila echarán de menos, al menos durante un tiempo, la estructuración anterior basada, como hemos dicho, en la sucesión de fondos llegados al archivo, muchos con un criterio puramente temático («Falange y Requetés» «Zona Nacional y Zona Roja», «Organización Defensiva del Pirineo», «Campaña de Ifni-Sahara»….). Para su tranquilidad y la correcta localización de sus referencias contamos aún con los inventarios mecanografiados originales y con tablas de equivalencias de signaturas entre las del archivo de origen y las actuales, pero también con una firme voluntad de normalización de las descripciones archivísticas dirigida tanto al futuro de la investigación histórica como al continuo servicio a la administración y la sociedad y, cómo no, a la difusión generalizada del conocimiento a través de las nuevas tecnologías de la información. 1  Orden de 8 de noviembre de 1939 (Diario Oficial del 11 de noviembre y BOE n.º 321 de 17 de noviembre de 1939). 1. Personal 2  La remitida al Cuerpo de Ejército de Toledo en AGMAV, C.1386, 39. 1. Armamento Registro de Instrumentos de Descripción del Archivo General Militar de Ávila: inventarios 1 al 25 y 48 a 51. 3.  Asuntos generales 3  4  A modo de explicación, insertamos aquí un esquema de las divisiones del Reglamento de Archivos Militares de 1898: 11 2. Asuntos 2. Ascensos 4. Campaña 5. Contabilidad 6. Destinos 12 BOLETÍN INFORMATIVO Nº 22 DICIEMBRE 2012 7. Estadística 3. Ingenieros 8. Instrucción 4. Cuerpos 9. Justicia 5.  Oficinas 10. Organización 6. Sanidad 11.  Reclutamiento y reemplazo 4. Causas 12. Recompensas Registro de instrumentos de descripción del Archivo General Militar de Ávila: inventarios 26 al 47. 13. Remonta 14. Sanidad 15.  Servicios administrativos 16. Uniformidad 3. Material 1.  Administración militar 2. Artillería 5  6  GALLEGO DOMÍNGUEZ, Olga: Manual de Archivos Familiares. Madrid, Anabad, 1993. 7  Recogidos en el «Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2: Relaciones». (Documento de la CNEDA de 18 de junio de 2012), en http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_ MCDA_P1_P2_20120618.pdf [Consultado el 26/12/2012]